Лекция 2.5 Структура АВС – анализа
Компания рано или поздно оказывается перед дилеммой – стараться максимально угодить клиенту и держать широкий ассортимент и большой товарный запас или следить за рентабельностью вложений в ассортимент и в склад, с тем, что бы можно было дальше развиваться. Налицо противоречие между двумя задачами – максимально удовлетворить наибольшее число клиентов или сделать компанию максимально рентабельной.
Какой ассортимент необходим для удовлетворения потребностей покупателей? Какие формы работы с ассортиментом обеспечат максимальную отдачу вложенных средств? Эффективное управление запасами отвечает на эти вопросы и приводит компанию к тому, что ассортимент наиболее полно отвечает всем потребностям клиентов и оптимизирует ресурсы предприятия.
Оговоримся сразу, что существует достаточное количество методов, позволяющих анализировать ассортимент и товарные запасы. Но рассмотрим методы, которые не только эффективны, но и применимы на практике.
Предложенные методы практичны, просты, информативны и очень активно применяются многими успешными компаниями.
Для того, что бы любой анализ был эффективен необходимо, чтобы данные, лежащие в его основе, точны и доступны для структурирования. Ассортимент должен иметь понятную структуру, информационная база данных должна быть достаточно современна и конечно, наш персонал должен уметь обращаться с этой системой. Также многое зависит от того, правильно ли ведется учет движения товаров.
Приведя в порядок общую структуру, мы можем взяться за анализ ассортимента. Для этого мы рассмотрим подробно методику проведения АВС- анализа.
С помощью АВС-анализа можно анализировать вклад товара в результат работы магазина,
Правило Парето или принцип «80/20».
Один из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента является метод АВС-анализа. АВС-анализ («а-бэ-цэ»-анализ) нельзя путать с бухгалтерским Abc-анализом (читается «эй-би-си»-анализ и переводится как «activity-based costing» - «расчет себестоимости на основе разнесения затрат по видам деятельности»).
АВС-анализ основывается на так называемом принципе Парето, говорящем о том, что за 20% последствий отвечает 80% причин. На самом деле, основателем идеи явился доктор Джозеф Джуран,1 обнаруживший универсальный принцип, который он назвал "vital few and trivial many" (важного - мало, обычного - много). Правило 20/80 означает, что в любом процессе малое число причин (20%) жизненно важны, а 80% не оказывают существенного влияния на результат.
Управленцы и люди творческих профессий знают, что 20% результатов (первые и последние 10%) отнимают 80% времени и сил. Принцип Парето можно применить практически к любой сфере бизнеса:
80% материальных благ приходятся на 20% населения (соответственно, остальные 80% людей довольствуются 1/5 частью материальных богатств, имеющихся у человечества).
за 20% рабочего времени делается 80% работы
20% клиентов приносят компании 80% дохода
80% товарных запасов поставляются 20% поставщиков,
20% товарных запасов занимают 80% склада,
20% дефектов вызывают 80% проблем.
80% объема продаж обеспечивается 20% продавцов,
и так далее.
Важно, что данное правило является эмпирическим - конкретная пропорция может оказаться иной - не 80/20, а, например, 90/10 или 67,48/32,52. Правило Парето указывает именно на значительное отклонение от пропорции 50/50 в различных системах, а не конкретную величину отклонения. Но пропорция «20/80» все же является универсальным термином и мы примем ее для простоты формулировки.
Для нас ценность правила Парето заключается в том, что эта идея позволяет сосредоточиться на тех 20%, которые действительно важны. Из этих 20% проистекает 80% будущих результатов. И метод АВС-анализа позволяет определить наиболее приоритетные позиции, «звезды» в ассортименте компании или магазина, выделить аутсайдеров и показать, что является базовым ассортиментом.
По сути, АВС-анализ – это ранжирование ассортимента по разным параметрам. Мы далее будем говорить об ассортименте компании. Однако ранжировать таким образом можно и поставщиков, и складские запасы, и покупателей, и длительные периоды продаж – все, что имеет достаточное количество статистических данных.
В рамках общего рейтингового списка выделяют три группы объектов – А, В и С, которые отличаются по своей значимости и вкладу в оборот или прибыль магазина (в зависимости от выбранного результата. Под словом «результат» мы в дальнейшем будем подразумевать или прибыль, или оборот):
Товары А – самые важные товары, приносящие первые 50% результата.
Товары В – «средние» по важности, приносящие еще 30% результата.
Товары С – «проблемные» товары, приносящие остальные 20% результата.
Такое соотношение процентов как раз и обусловлено правилом Парето – мы выделяем главные 80% результата (у нас это выделено как 50 + 30, но можно использовать и другие пропорции, например, 70 + 10, или 65 + 15) и оставшиеся 20%.
Рисунок 2 – Кривая Лоуренца
Порядок проведения АВС-анализа
1 шаг. Выбираем объект анализа (что будем анализировать? Ассортимент? Поставщиков? Клиентов?) и параметр (по какому признаку будем анализировать? По обороту? По прибыли? По оборачиваемости?). Обычно объектами АВС-анализа являются товарные группы, товарные категории и товарные позиции. Каждый из этих объектов имеет разные параметры описания и измерения: объем продаж (в денежном или количественном выражении), доход (в денежном выражении), товарный запас, оборачиваемость и т.д.
2 шаг. Составляем рейтинговый список объектов по убыванию значения параметра (вверху располагаются товары с наибольшей долей в обороте, внизу списка – с наименьшей).
3 шаг. Выделяем группы А, В или С. Для этого необходимо:
- рассчитать долю параметра от общей суммы параметров с накопительным итогом.
- присвоить значения групп выбранным объектам.
Доля с накопительным итогом высчитывается путем прибавления параметра к сумме предыдущих параметров. В программе Excel такая формула имеет следующий вид:
Пример расчета доли с накопительным итогом в таблице Excel.
|
А
|
В
|
С
|
D
|
E
|
F
|
G
|
|
1
|
Продукт
|
Оборот за январь (руб.)
|
Оборот за февраль (руб.)
|
Оборот за март (руб.)
|
Оборот по группе за 1-й квартал
|
доля в обороте
|
доля в обороте накопительным итогом
|
Формула Excel
|
2
|
ИТОГО
|
|
|
|
32 241 519
|
100,0%
|
|
|
3
|
Товар1
|
1 667 484
|
1 651 702
|
1 642886
|
4 962 071
|
15,4%
|
15,4%
|
=F3
|
4
|
Товар 2
|
927 569
|
922 691
|
930 253
|
2 780 513
|
8,6%
|
24,0%
|
F4+G3
|
5
|
Товар 3
|
879 119
|
816 959
|
967 919
|
2 663 996
|
8,3%
|
32,3%
|
F5+G4
|
..
|
…..
|
….
|
….
|
….
|
….
|
….
|
….
|
F…+G...
|
4
|
Товар 32
|
31 492
|
27 265
|
36 673
|
95 430
|
0,3%
|
100,0%
|
F34+G33
|
Общие рекомендации
Группа А – товары, сумма долей с накопительным итогом которых составляет первые 50% от общей суммы параметров. Эти объекты требуют тщательного планирования, постоянного (возможно, даже ежедневного) и скрупулезного учета и контроля. Эти товары составляют 50% вашего оборота или прибыли, и соответственно, чем выше стоимость товара, тем дороже обходятся ошибки в их анализе.
Необходим периодический подсчет запасов с жесткими допусками.
Полная инвентаризация по этим группам должна проходить не реже раза в квартал.
Возможно так же по этим товарам проводить выборочную инвентаризацию с периодичностью раз в месяц.
Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в базе данных, от данных, полученных при проведении инвентаризации.
По группе А необходимо постоянное отслеживание спроса, объемов заказываемых партий и размера страхового запаса;
Необходимо тщательное отслеживание и сокращение сроков оборачиваемости товара. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах.
Группа В – следующие за группой А товары, сумма долей с накопительным итогом которых составляет от 50% до 80% от общей суммы параметров. Эти объекты в меньшей степени важны для компании и требуют обычного контроля, налаженного учета (возможно, ежемесячного). Для них применяются те же меры, что и для категории A, но они осуществляются реже и с большими приемлемыми допусками.
Группа С – остальные товары, сумма долей с накопительным итогом которых составляет от 80% до 100% от общей суммы параметров. Эти товары характеризуются упрощенными методами планирования, учета и контроля. Однако несмотря на их кажущуюся малоценность, они составляют 20% оборота (или прибыли) и требуют периодического контроля.
Лекция 2.6 Структура XYZ – анализа
XYZ-анализ – математически-статистический метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность продаж отдельных видов товаров и колебания уровня потребления тех или иных ресурсов. Этот метод обычно применяется для ранжирования и группирования ассортиментных позиций по степени прогнозируемости объема спроса или оборачиваемости товара.
Метод XYZ-анализа сходен с АВС-анализом и основывается на том же принципе - товары подразделяются на три группы X,Y,Z , исходя из значения коэффициента вариации за определенный период времени. Этот анализ делит объекты по степени отклонения от среднего показателя, высчитываемого за несколько периодов.
АВС-анализ показывает нам вклад товара в результат магазина, а XYZ анализ показывает стабильность или нестабильность спроса. Чем стабильнее спрос на товар, тем легче мы им управляем, тем ниже потребность в товарных запасах, тем легче планировать движение продукта. Таким образом, мы имеем дополнительный материал для принятия решений о пребывании товара в нашей ассортиментной матрице.
Этапы XYZ-анализа
1 шаг. Выбираем объект анализа (группа, категория, позиция) и параметр, по которому мы будем сравнивать объекты (продажи за месяц, например). Традиционно в рознице объектами XYZ-анализа являются товарная категория или товарная единица. За основу анализа берется период продаж не менее трех месяцев.
Рисунок 3 – Кривая анализа XYZ
2 шаг. Определить количество периодов, по которым будет проводиться анализ: неделя, декада, месяц, квартал/сезон, полугодие, год. Чем больше период, тем лучше, тем вернее будет статистика спроса. Важно – для анализа надо брать не менее трех периодов, по которым ведется отчетность. Если товар имеет оборачиваемость более месяца, то надо взять период, как минимум в три раза превышающий оборачиваемость (например, оборачиваемость категории «швейные машины» - 2 месяца. Тогда за основу надо взять период не менее 6 – ти месяцев).
3 шаг. Определить коэффициент вариации – среднее квадратическое отклонение - для каждого объекта анализа. Коэффициент вариации означает величину, насколько продажа товара отклоняется от среднестатистической, то есть показывает, стабилен ли спрос на товар или нет.
Расчет коэффициента вариации
Формула для расчета коэффициента вариации (Кв):
где хi — значение параметра по оцениваемому объекту за i- тый период,
x — среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа,
п — число периодов
4 шаг. Составить рейтинговый список объектов анализа по возрастанию значения коэффициента вариации. И последнее - определяем, какие объекты относятся к группе X, Y и Z.
Общие рекомендации
Категория X – товары, характеризуются стабильностью продаж и, как следствие, высокими возможностями прогноза продаж. Коэффициент вариации не превышает 10%. Колебания спроса незначительны, спрос на них устойчив, следовательно, можно по этим товарам делать оптимальные запасы и использовать математические методы прогноза спроса и оптимального запаса.
Категория Y – товары, имеющие колебания в спросе и как следствие, средний прогноз продаж. Коэффициент вариации составляет от 10% до 25%. Отклонение от средней величины продаж существует, но оно колеблется в разумных пределах – в пределах 25%.
Категория Z – товары с нерегулярным потреблением, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогноза продаж невысокая. Коэффициент вариации превышает 25% и может быть более 100%. Это может быть группа товаров, привозимая по заказу клиентов или недавно поступившая в продажу.
Так же, как и в случае в АВС-анализом, это рекомендованные сочетания, и иногда можно делать допуск коэффициента вариации по группе Х – 0-15%, группе Y – 15-40%, группе Z – от 40%.
Графически это можно представить так:
Ограничения XYZ-анализа
В реальной жизни на продажи и доходность товаров оказывает влияние огромное количество факторов: сезонность спроса, регулярность поставок, колебания цен на аналогичные товары у конкурента, наличие или отсутствие специальных мероприятий по продвижению и т.д. Все эти факторы будут вызывать колебания продаж, и, как следствие, высокие показатели коэффициента вариации.
Результаты XYZ-анализа будут достоверны, только если анализируется достаточно длительный период времени. Важно, чтобы период, взятый для анализа, в несколько раз превосходил оборачиваемость товара в днях. Например, если период оборачиваемости дорогих сигар или эксклюзивных часов составляет 4 месяца, то для анализа нужно брать период не менее 12 месяцев.
Если же ассортимент обновляется часто, то нужно также использовать информацию о жизненном цикле товара и смотреть тенденцию развития всех новых позиций. Весьма вероятно, что в бутике модной одежды все товары поступают в продажу на один сезон, и тогда в таком магазине у нас вообще не будет группы Х.
В случае, если мы имеем дело с сезонными коллекциями одежды и обуви, которые держатся в продаже максимум один сезон, то тогда этот анализ можно проводить по торговым маркам или по поставщикам.
Также важно выяснять причины попадания товара в группу Z: было это вызвано действительно непредсказуемостью спроса, или просто товар нерегулярно попадал на склад.
XYZ-анализ невозможен и не нужен, если в ассортименте много новых товаров или поставки идут с перебоями. В таком случае необходимо вводить другой параметр для анализа, а именно запросы или обращения клиентов. Именно ранжирование по обращениям может сделать картину более реальной. Однако и здесь нужно отмечать, идет ли запрос от разных покупателей, или это повторение одного запроса. Поэтому если магазин существует в условиях постоянного дефицита, то этот вид анализа вряд ли покажет истинную картину.
Лекция 2.7 Формирование товарных запасов розничной торговой
организации
Обеспечение непрерывности процесса реализации товаров и обслуживания покупателей требует создания на торговом предприятии нужного объема товарных запасов.
Товарный запас представляет собой массу товаров, предназначенную для продажи, находящихся в сфере обращения в процессе перемещения от производства до потребителя.
В процессе перемещения товарные запасы сферы в обращения приобретает разные формы:
1. Запасы готовой продукции на складах предприятия
2. Товары в пути (от производителя к оптового звена, от оптовой к розничной звена)
3. Товарные запасы на складах оптовой торговли и других сбытовых посредников
4. Товары в пути от оптовой к розничной звеньев торговли
5. Запасов предприятий розничной торговли (на складах и в торговом зале)
Потребность образования торговых запасов обусловлена следующими причинами:
1. Несоответствием ритма потребления (реализации) и производства товаров;
2. Сезонностью производства и потребления отдельных видов товаров
3. Неравномерность размещения производства и районов потребления
4. Потребностей преобразования производственного ассортимента в торговый;
5. Потребностью образования страховых резервов для сглаживания возможных непредсказуемых колебаний в спросе и предложении товаров, обусловленных различными факторами.
Для характеристики состояния процессов образования и разработки стратегии управления запасами торговых предприятий их классифицируют по следующим признакам:
1) В зависимости от назначения выделяют четыре группы товарных запасов: запасы начального хранения, сезонного хранения, досрочного завоза и целевого назначения
Товарные запасы начального хранения составляют главную часть всех товарных запасов (около 80-85% всей суммы запасов) и предназначены для обеспечения бесперебойной продажи товаров их размер определяется объемом реализации товаров и а интервалом поставки. В процессе реализации эта часть товарных запасов используется, а значит, требует систематического обновления.
Товарные запасы сезонного хранения нужны для формирования торгового предложения в периоды сезонных изменений спроса или предложения (производства) товаров. Они создаются из таких товаров, которые в силу особенностей их производства, спроса или с др. Других причин имеют разрыв во времени производства и реализации (овощи, школьная форма, елочные украшения, резиновую обувь и т.д.).
Товарные запасы досрочного завоза должны обеспечивать нормальный уровень торговли в течение периода между завоза товаров в отдаленных горных районах, связь с которыми поддерживается определенный период (период навигации или иной).
Товарные запасы целевого назначения создаются по распоряжению органов власти для выполнения определенных целей, не связанных с текущей хозяйственной деятельностью предприятий (для стимулирования закупки сельскохозяйственной продукции, за обеспечения сети детских учреждений, объектов здравоохранения, инвалидов и выдачи товарных выигрышей в лотереях и т.п..
2) В зависимости от места формирования выделяют товарные запасы розничной торговли, оптовых предприятий и запасы товаров в пути.
Наличие запасов в пути обусловлена действующими условиями и формами расчетов между производителями, предприятиями оптовой и розничной торговли. В состав товарных запасов розничной торговли относят запасы всех товаров, принадлежащих торговому предприятию, находящихся на его балансе и предназначенные для розничной торговли и общественного питания. В соответствии с "Инструкцией об учете товарооборота товаров " в государственную статистическую отчетность о товарных запасах в розничной торговле не включают:
-товары в пути;
- готовая продукция в подсобных производственных предприятиях торговых организаций;
-товары поставщика, принятые этой торговой организацией на ответственное хранение;
-товары, принятые от населения и кооперативов на комиссию;
- свободную тару всех видов - мягкую, твердую, стеклянную;
-тару всех видов, занятую под товары, находящиеся в розничной торговле;
-товары материально-технического обеспечения;
- сырье и вспомогательные материалы, полученные для промышленной переработки.
В зависимости от местонахождения в составе товарных запасов розничной торговли выделяют:
-товары, которые есть в наличии в розничной сети (магазинах, лавках, аптечных киосках, развозной и разносной сетях), а также в мелкооптовых базах, распределительных складах и базах, овоще-, картофеле-, фруктохранилища
-товары, которые есть в наличии на базах и складах, принадлежащих розничным предприятиям, организациям;
- товары, закупленные и оплаченные торговым предприятием, организацией и оставлены на ответственное хранение у поставщиков;
- товары, сданные на переработку, которые на отчетную дату находятся на производственных предприятиях, как собственных, так и сторонних.
3) В зависимости от ассортиментной структуры запасов (потребительского назначения).
Классификация запасов по товарным группам позволяет характеризовать их состав и служит основой для оценки обеспечения ими товарооборота предприятия, как по общему объему, так и по ассортиментной структуре.
В статистической отчетности торговых предприятий товарные запасы группируются в соответствии с номенклатурой отчета ф № 3-торг "Отчет о формировании, реализации и остатках товаров", в котором выделяются 35 групп продовольственных и 57 непродовольственных товаров.
4) В зависимости от регулярности пополнения (поступлений и расходов) товарных запасов. Разница между отдельными группами товаров оговаривается время накопления (формирования) и время потребления (использования) товарных запасов. Такой подход к оценке товарных запасов обусловливает необходимость выделения:
-запасов товаров регулярного пополнения (поступления) и расходов:
-запасов товаров регулярного пополнения, но сезонного использования ния;
-запасов периодического пополнения (как правило, целевого назначения)
-запасов регулярного и нерегулярного пополнения, регулярного и нерегулярного использования.
5) В зависимости от спроса на потребительские товары товарные запасы делят на запасы соответствуют или не соответствуют спросу. К последним относятся неходовые, залежалые и завезены сверх нормы товары.
Неходовые – это товары, которые не отвечают качественным параметрам потребительского спроса в данном месте и в настоящее время.
К залежалым относятся товары, которые долгое время находятся без движения на складах предприятий, которые частично потеряли свое качество и морально устарели. Формирование этих запасов, как правило, обусловлено завозом товаров без с учетом объема и структуры потребительского спроса.
Завезенные сверх нормы товары – это такие, которые не соответствуют количественным параметрам потребительского спроса на определенном территориальном сегменте потребительского рынка. Реализация этой группы товарных запасов возможна при условии региональной диверсификации деятельности или в следующие временные периоды при активной рекламной компании.
6) В зависимости от чувствительности к изменению товарооборота предприятия. Эти товарные запасы могут в некоторой степени условности быть представлены двумя частями:
-переменной, размер которой определяется размером и динамикой товарооборота предприятия;
- условно-постоянной, размер которой не зависит от изменения товарооборота предприятия.
Ко второй части относятся товарные запасы в пределах ассортиментного представительного набора товаров, должны постоянно находиться в торговой сети предприятия их размер определяется установленным ассортиментным перечнем товаров, размерами торговой площади предприятия, формой торгового обслуживанияня. В товарных запасах, размер которых не зависит от объемов товарооборота предприятия, относят также товарные запасы целевого назначения.
7) В зависимости от момента и характера оценки выделяют:
- запасы на начало (входящие), характеризующие размеры, которые фактически сложились на начало отчетного или планового периода;
- выходные, характеризующие размеры товарных запасов, фактически сложившихся на конец определенного периода (отчетного или планового);
- средние товарные запасы, которые характеризуют средний объем имеющихся товарных запасов в течение определенного периода и рассчитывается по средней арифметической или средней хронометрических;
- плановые (прогнозируемые) товарные запасы, которые предприятие планирует или ожидает обеспечить на определенную дату.
8) В зависимости от соответствия норматива выделяют запасы в пределах норматива и сверхнормативные Потребность нормирования как одной из функций управления запасами обусловлена тем, что недостаточный объем товарных запасов приводит к нарушению ритма продажи, неполучения должного объема товарооборота и прибыли предприятия, формирование неудовлетворенного спроса населения.
|
