IV. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
4.1.АХО в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:
4.1.1.документное и бездокументное обслуживание Генерального директора предприятия;
4.1.2.прием и регистрация корреспонденции и доверенностей;
4.1.3.организация работы по заключению закрепленных за АХО договоров и своевременное внесение в них изменений, контроль над соблюдением выполнения договорных обязательств;
4.1.4.осуществление подписки на периодические издания и их хранение;
4.1.5.ведение календаря праздничных и юбилейных дат сотрудников организации и руководителей подрядных организаций и их поздравление;
4.1.6.организация корпоративных мероприятий;
4.1.7.содержание и ремонт здания;
2.1.8.организация уборки и содержание в чистоте служебных помещений;
4.1.9.осуществление контроля за чистотой и порядком в помещениях и на закрепленной территории;
4.1.10.взаимодействие с подрядными организациями по вопросам озеленения в летнее время года и уборке снега в зимнее время года на закрепленной территории;
5.1.11.обеспечение СП водой, канцелярией, транспортными картами, мебелью;
4.1.12. выдача пропусков на вынос ТМЦ из здания ООО «ДЕЗ Калининского района»;
4.1.13.своевременное пополнение транспортных карт;
6.1.14.организация работ по поддержанию а/транспорта в надлежащем состоянии;
4.1.15.обеспечение автотранспортом сотрудников организации и ведение отчетных документов по расходованию топлива;
4.1.16.формирование отчетов по результатам деятельности отдела;
4.1.17.выполнение распоряжений Генерального директора организации по вопросам работы предприятия;
4.1.18.обеспечение соблюдения выполнения отделом бюджетных показателей;
4.1.19.осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.
4.2.Структура и штат определяются штатным расписанием, утвержденным в установленном порядке. Для организации эффективного процесса управления, осуществления возложенных на отдел функций каждой должности присвоен идентификационный номер (Таблица 1). В основу присвоения идентификационного номера каждой должности положена существующая структура отдела (Приложение 1).
4.3.Функции АХО (подразделения) распределяются его руководителем по должностным обязанностям сотрудников подразделения.
Табл.1
Перечень наименований должностей сотрудников структурного подразделения
Идентификационный номер
|
Наименование должности
|
1
|
2
|
АХО - 01
|
Офис-менеджер
|
АХО – 02
|
Водитель-экспедитор
|
АХО – 03
|
Водитель
|
АХО - 04
|
Уборщик служебных помещений в ДУ
|
АХО - 05
|
Уборщик служебных помещений в УК
|
АХО - 06
|
Уборщик служебных помещений в УК
|
АХО - 07
|
Дворник в ДУ
|
4.4.Перечень закрепления функций обеспечения за сотрудниками подразделения представлен в Приложении 3.
V. Права
5.1.АХО имеет право:
5.1.1.получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учёта и использования в работе;
5.1.2.запрашивать и получать от руководителей организации и её структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;
5.1.3.знакомиться с проектами решений руководства, касающимися обеспечения выполнения задач и функций, вносить свои предложения по улучшению качества работы отдела;
5.1.4.осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам соответствия стандартам организации, о результатах проверок докладывать руководству организации;
5.1.5.вносить предложения по совершенствованию методов работы отдела и организации в целом;
5.1.6.бесплатно пользоваться средствами мобильной связи в порядке и объеме, установленном приказом по предприятию;
5.1.7.участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесённых к компетенции отдела.
5.2.Офис-менеджер имеет право:
5.2.1.осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, а также другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию АХО;
5.2.2.давать руководителям структурных подразделений организации разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, находящимся в компетенции АХО, которые являются обязательными для исполнения подразделениями;
5.2.3.привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений организации, специалистов обслуживающих организаций для участия в выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим Положением;
5.2.4.создавать распорядительные документы от имени и по поручению директората;
5.2.5.организовывать и проводить совещания по вопросам деятельности отдела, в пределах компетенции отдела;
5.2.6.представлять Финансовому директору предложения о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину; о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших некачественное исполнение своих должностных обязанностей, недоброкачественное оформление и составление документов, несвоевременную передачу их для отражения в отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных;
5.2.7.повышать профессиональную квалификацию путём посещения семинаров и тренингов за счёт предприятия.
VI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1.Офис-менеджер несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством, и в соответствии с внутренними корпоративными стандартами за:
6.1.1.ненадлежащее и несвоевременное выполнение отделом функций, возложенных на него настоящим Положением и Должностными инструкциями;
6.1.2.организацию работы отдела, несвоевременное и неквалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
6.1.3.нерациональное и неэффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
6.1.4.непредоставление в установленном порядке достоверной информации о деятельности отдела;
6.1.5.состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;
6.1.6.несоблюдение сотрудниками АХО правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;
6.1.7.разглашение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну.
6.1.8.причинение или способствование причинению действием (бездействием) сотрудниками отдела материального или морального ущерба организации;
6.1.9.правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
6.2.Сотрудник АХО несет ответственность за:
6.2.1.ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями, - в порядке, установленном действующим законодательством РФ;
6.2.2.ненадлежащее и несвоевременное исполнение разовых служебных поручений руководства, если они не противоречат действующему законодательству;
6.2.3.правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим законодательством РФ;
6.2.4.причинение ущерба организации, - в порядке, установленном действующим законодательством РФ;
6.2.5.нарушение Правил корпоративного поведения (несоблюдение субординации, некорректное отношение к руководителям, коллегам по работе);
6.2.6.несоблюдение Правил и норм охраны труда и техники безопасности, Правил внутреннего трудового распорядка;
6.2.7. нарушение сроков выполнения поручений руководства организации;
6.2.8. не обеспечение сохранности документов, товарно-материальных ценностей отдела.
VII. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
7.1.АХО осуществляет свою работу во взаимодействии со структурными подразделениями организации (внутренними пользователями), а также со сторонними организациями, (внешними пользователями). Перечень документационного взаимодействия подразделения представлен в Приложении 4.
VIII. ОТЧЕТНОСТЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
8.1.АХО координирует свою деятельность со специалистами других подразделений предприятия (внутренних пользователей), а также выстраивает взаимодействие с представителями контролирующих органов по установленной отчетности (внешними пользователями). Наименование и состав отчетности подразделения представлен в Приложении 5.
IX. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
9.1.Настоящее Положение вводится в действие с момента утверждения и действует до его отмены.
9.2.Актуализация настоящего Положения зависит от функциональных, организационных изменений предприятия, изменения видов деятельности, изменения других организационно-распорядительных документов.
9.3. Решение об актуализации Положения принимает фис-менеджер.
9.4.Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение производится приказом Генерального директора предприятия.
X. СОСТАВ ПРИЛОЖЕНИЙ
Приложение 1 «Организационная структура подразделения».
Приложение 2 «Перечень нормативных документов, которыми руководствуется СП».
Приложение 3 «Перечень функциональных направлений и обеспечивающих функций по видам деятельности».
Приложение 4 «Документационное взаимодействие подразделения».
Приложение 5 «Система отчетности подразделения».
Приложение 1
к Положению об АХО
ООО «ДЕЗ Калининского района»
Организационная структура подразделения
офис-менеджер
(код АХО- 01)
Водитель-экспедитор
(код АХО-02)
Уборщик служебных помещений в ДУ
(код АХО-04)
Уборщик служебных помещений
1 эт.
(код АХО-05)
Дворник в ДУ
(код АХО-07)
Приложение 2
к Положению об АХО
ООО «ДЕЗ Калининского района»
Перечень нормативных документов, которыми
руководствуется структурное подразделение
№ п/п
|
Наименование
|
1
|
Гражданский кодекс РФ.
|
2
|
Трудовой кодекс РФ № 197 – ФЗ от 30.12.2001г. (принят ГДФСРФ 21.12.2001г.).
|
3
|
Жилищный кодекс РФ.
|
4
|
Организационно-распорядительные документы ООО «ДЕЗ Калининского района»
|
5
|
Прочие решения, постановления, регламентирующие деятельность структурного подразделения.
|
6
|
ГОСТы по документообороту и архивному делу.
|
7
|
Положение об оплате труда.
|
8
|
Положение о порядке использования системы «Реквестер».
|
9
|
Положение о порядке разработки, согласования, заключения, внесения изменений и контроля над использованием договоров.
|
10
|
Положение о порядке разработки, внесения изменений, утверждения и хранения организационной структуры ООО «ДЕЗ Калининского района».
|
11
|
Положение о порядке внедрения и контроля использования стандартов предприятия ООО «ДЕЗ Калининского района».
|
12
|
Порядок коммуникации в ООО «ДЕЗ».
|
13
|
Положение о порядке требований к содержанию корпоративной документации предприятия.
|
14
|
Положение о порядке предоставления отпусков сотрудникам.
|
15
|
Настоящее Положение.
|
Приложение 3
к Положению об АХО
ООО «ДЕЗ Калининского района»
Перечень функциональных направлений и обеспечивающих функций по видам деятельности
Основные направления (виды) деятельности структурного подразделения
№ п/п
|
Наименование вида деятельности
|
1
|
Документное и бездокументное обслуживание Генерального директора.
|
2
|
Делопроизводство и контроль соблюдения сотрудниками СТП.
|
3
|
Информационная работа.
|
4
|
Организация работы по заключению договоров и своевременное внесение в них изменений, контроль соблюдения выполнения договорных обязательств.
|
5
|
Содержание и ремонт здания ООО «ДЕЗ Калининского района».
|
6
|
Хозяйственное обеспечение сотрудников организации.
|
7
|
Обеспечение автотранспортом сотрудников организации.
|
8
|
Организация корпоративных мероприятий.
|
9
|
Обеспечение деятельности подразделения.
|
|
