Согласована
Управлением Судебного департамента в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре
13 мая 2016 года
|
Утверждена
распоряжением Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
от 13 июля 2016 года № 427-р
|
с изменениями
от 1 февраля 2017 года
(распоряжение Аппарата Губернатора
Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры № 56-р),
от 28 сентября 2017 года
(распоряжение Аппарата Губернатора
Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры № 647-р),
Инструкция
по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
Общие положения
1.1. Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа − Югры (далее − Инструкция) разработана в целях соблюдения и совершенствования документационного обеспечения деятельности мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает:
единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – мировой судья);
учет и ведение документооборота в аппарате мирового судьи (едином аппарате мировых судей);
единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, образующихся в деятельности мирового судьи;
обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, образующихся в деятельности мирового судьи;
порядок текущего хранения судебных дел, документов общего делопроизводства и передачи их в архив.
1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархив), постановлениями Президиума Совета судей Российской Федерации, приказами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.
Процессуальные документы мирового судьи оформляются в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.
Организационно-распорядительные документы судебного участка мирового судьи оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с учетом положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477.
1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, созданными с использованием информационной системы судебного делопроизводства программного комплекса «Мировые судьи» (далее – ПК «Мировые судьи»).
На судебном участке в обязательном порядке используется ПК «Мировые судьи».
1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей). Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Организация судебного делопроизводства
2.1. Начальник отдела – аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей) обеспечивает организацию судебного делопроизводства в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников судебного участка с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2.2. Непосредственное ведение делопроизводства на судебном участке возлагается в соответствии с должностными регламентами (инструкциями) на работников аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей).
Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей) определяются их должностными регламентами (инструкциями).
Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
3.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие на судебный участок посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почты и нарочными, принимает, регистрирует, а также отправляет по назначению работник аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей), должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.
3.2. Работник аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей) вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) в нижнем правом углу штамп, где проставляет дату поступления материала на судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.
Если при вскрытии пакетов обнаружит отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляет акт, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй приобщает к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье (приложение 2).
Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть приложены к присланным документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с приложением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
3.3. Поступившие на судебный участок исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей) в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1), в ПК «Мировые судьи», в день их поступления, а в исключительных случаях – не позднее окончания следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.
При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей корреспонденции (форма № 1) и исходящей корреспонденции (форма № 1-а) формируются автоматически в ПК «Мировые судьи» с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
Реестры формируются в форме журнала учета входящей корреспонденции (форма № 1) либо в форме журнала учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а), которые должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью «Для документов» и подписью начальника отдела – аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей).
3.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие к мировому судье одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в базе данных ПК «Мировые судьи», журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1), учетно-статистической карточке (форма № 7р).
3.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других мировых судей, судов) в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.
3.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные мировому судье;
расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).
Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком рекламные извещения, поздравительные письма.
Почта на имя мирового судьи или работника его аппарата с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению.
3.7. Все поступившие на судебный участок дела и корреспонденция после регистрации в базе данных ПК «Мировые судьи» и формирования в журнале учета входящей корреспонденции не позднее следующего рабочего дня после регистрации передаются для рассмотрения мировому судье под подпись в журнале (форма № 1) либо в распечатанном реестре из указанного журнала с расшифровкой подписи получившего лица.
Поступившие заявления, ходатайства и другие материалы по делам, назначенным в день поступления вышеуказанных документов, незамедлительно регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) и передаются мировому судье.
3.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах, и на официальном интернет-сайте мирового судьи в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденном постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 года № 253 (далее – Регламент).
3.9. Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые мировым судьей, не позднее следующего рабочего дня передает секретарь судебного заседания в канцелярию судебного участка для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции.
3.10. Лицом, подающим исковое заявление и другие материалы на приеме, может быть представлена дополнительная копия вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
3.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале формы № 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка хранится. При этом исходящий номер по журналу и номер дела (материала) или наряда в документе указываются через дробь. Например, 456/2-17/2016, где первые цифры до первой дроби – исходящий порядковый номер по журналу формы № 1-а, а последующие – номер дела (материала) или наряда.
При регистрации исходящих документов проверяется правильность их оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
Исходящие служебные письма оформляются работниками аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей) на бланках писем мирового судьи (приложение 3) и подписываются мировым судьей.
Отправляемое служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и номера его телефона (обязательно перед номером телефона указывается код населенного пункта). Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.
Все судебные дела, материалы и процессуальные документы направляются с сопроводительными письмами.
3.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы – заказными письмами либо направляются в сопровождении работника аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей).
На заказные бандероли и письма составляется список внутренних почтовых отправлений, отдельно на бандероли и на письма (форма № 3). Список внутренних почтовых отправлений остается на судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд «Список внутренних почтовых отправлений заказных бандеролей (писем)».
Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам в сопровождении работника аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей), записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.
3.13. Судебные повестки и копии судебных актов направляются посредством почтовой связи в соответствии с требованиями действующего законодательства (ст. 4 Федерального закона от 17 июля 1999 года № 176-ФЗ «О почтовой связи», приказ ФГУП «Почта России» от 5 декабря 2014 года № 423-п «Об утверждении Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное»). В том числе могут пересылаться приложения на электронном носителе информации. Заказные письма и бандероли разряда «Судебное» должны пересылаться с уведомлением о вручении. Бланк уведомления о вручении прикрепляется к стороне конверта, на которой не указывается адрес. На адресной стороне заказных писем и бандеролей наносится штамп «Судебное».
Иная корреспонденция направляется по почте простыми письмами и бандеролями в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234, либо в сопровождении работника аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей).
Вся корреспонденция, направляемая адресатам в сопровождении работника аппарата мирового судьи (единого аппарата мировых судей), регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а), а затем записывается в разносную книгу (форма № 4) и сдается получателям под расписку в этом журнале либо производится отметка получателем на копии сопроводительного письма, которая подшивается в соответствующее дело (наряд).
Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела посредством отправки им СМС-сообщений определяются соответствующим Положением, утвержденным исполнительным органом государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, осуществляющим организационное обеспечение деятельности мировых судей.
Телеграммы на отправку оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222.
Текст телеграммы должен быть предельно сжатым, без переноса слов, по возможности без союзов, предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается его содержание).
Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания мировым судьей) передается в телеграфное отделение, а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в соответствующем деле (наряде).
Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса с одним текстом, прилагается список адресатов, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы
4. Регистрация и учет уголовных, гражданских,
|
