6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архивохранилище администрации дела хранятся по месту их формирования.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивохранилище администрации района.
6.3.2. Выдача дел сторонним организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
7. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Документы администрации Бурунчинского сельсовета являются собственностью Бурунчинского сельсовета и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации района как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение администрация сельсовета образует архивохранилище. Подготовка документов к передаче на хранение в архивохранилище включает работу заместителя главы администрации сельсовета, специалистов администрации, ответственных за ведение и формирование отдельных дел, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. Оформление дел
7.1.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится заместителем главы администрации сельсовета и специалистами, в обязанность которых входят заведение и формирование дел.
7.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 30); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 31); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 32); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.1.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование органа местного самоуправления (фондообразователя); наименование раздела; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование раздела – записывается название раздела в соответствии с номенклатурой дел;; номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации сельсовета; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел администрации; дата дела – указываются год заведения и год окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация листов зачеркивается.
Листы дел, состоящих из несколько томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивохранилище администрации сельсовета черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного отдела, в которое будут передаваться дела, кода администрации сельсовета по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
7.1.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется заместителем главы администрации сельсовета. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.1.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.2. Экспертиза ценности документов
7.2.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.2.2. Экспертиза ценности документов в администрации сельсовета на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архивохранилище администрации района.
7.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК) или экспертная комисси (далее – ЭК) администрации сельсовета.
7.2.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем администрации (для ЦЭК (ЭК) администрации сельсовета) после согласования с ЭПМК.
7.2.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в администрации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).
7.2.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивохранилище администрации; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.2.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, и номенклатуры дел администрации сельсовета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК) администрации сельсовета.
7.2.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.2.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.2.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются.
7.2.11. В администрации сельсовета описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архивохранилище администрации сельсовета.
7.2.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 33) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) администрации района одновременно. Только после утверждения ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области описей дел постоянного хранения, согласованные с ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем администрации сельсовета, после чего администрация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.2.13. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела администрации сельсовета.
7.3. Подготовка и передача документов в архивохранилище
7.3.1. В архивохранилище администрации сельсовета передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архивохранилище администрации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.3.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архивохранилище администрации сельсовета, как правило, не подлежат. Они хранятся в администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.3.4. В период подготовки дел к передаче в архивохранилище администрации сельсовета предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации сельсовета.
7.3.5. Прием каждого дела производится заместителем главы администрации сельсовета в присутствии членов комиссии, созданной в администрации сельсовета. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заместителя администрации и членов комиссии.
7.3.6. В случае ликвидации или реорганизации администрации сельсовета лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивохранилище администрации района независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
8. Особенности работы с электронными документами
В соответствии с постановлением Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года № 174-п «Об утверждении регламентов по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области» организация электронного документооборота и автоматизация делопроизводства в администрации осуществляется с использованием системы CompanyMedia (Lotus Notes).
Документы, создаваемые в администрации и поступающие в администрацию сельсовета на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота администрации сельсовета.
Система электронного документооборота администрации должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота администрации сельсовета реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в администрации используются электронные подписи.
Электронная подпись должна применяться в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При получении электронных документов от других органов власти или организаций осуществляется проверка подлинности электронной подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и других), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном органе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации сельсовета используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку. Перечень обязательных сведений определен для каждого вида документа в Регламенте по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области.
Допускается включение в систему электронного документооборота дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: отметка о контроле исполнения, отметка о публикации, вид доставки и другие.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации сельсовета. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
Постановления администрации Бурунчинского сельсовета. Электронные документы.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в администрации района программно-технических средств и нормативно-методических документов комитета по делам архивов Оренбургской области.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем администрации района, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
9. Учет печатей и штампов
Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Органы местного самоуправления Бурунчинского сельсовета применяют печати с изображением герба Бурунчинского сельсовета.
В органах местного самоуправления сельсовета могут использоваться печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для документов»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Заявка на изготовление печати, её эскиз оформляются и передаются предприятию – изготовителю печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя администрации допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителя, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым распоряжением главы или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
В администрации сельсовета должны быть установлены:
форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
порядок выдачи печатей и штампов работникам администрации; порядок хранения печатей и штампов;
ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
порядок уничтожения печатей и штампов.
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;
печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;
передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых администрацией сельсовета, не допускается;
ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением герба Бурунчинского сельсовета возлагается на руководителя администрации сельсовет;
печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
10. Оформление табличных приложений
10.1. Заголовок таблицы и заголовки граф
Например:
Нумерационный заголовок
Приложение
к постановлению
администрации сельсовета
от ____________№ ____
Тематический заголовок
Перечень
оборудования, поставляемого на экспорт в 2013 году
Заголовки граф
Наименование
оборудования
|
Единица измерения
|
Количество – всего
|
В том числе
|
|
|
|
первое
полугодие
|
второе
полугодие
|
Боковик
|
Прографка
|
Графы таблицы могут быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.
Наименование
оборудования
|
Единица измерения
|
Количество – всего
|
В том числе
|
|
|
|
первое
полугодие
|
второе
полугодие
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.
Заголовки граф следует писать в единственном числе.
Например:
наименование станков, единица измерения, срок поставки, форма документа.
В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.
В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.
Например:
Таблица 1
Наименование
продукции
|
Единица измерения
|
2013 год – всего
|
В том числе
первое полугодие
|
В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.
Например:
Таблица 2
Наименование завода
|
Объем капитальных вложений
(млн. рублей)
|
Генеральный подрядчик
|
2012
год – всего
|
в том числе объем строительно-монтажных работ
|
2013 год – всего
|
в том числе объем строительно-монтажных работ
|
|
Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
Например:
Таблица 3
Наименование
автоматических манипуляторов
|
Исполнитель и срок выполнения работ
|
Разработка технической документации
|
Производство промышленной серии
|
|
|
|
10.2. Боковик таблицы и элементы граф
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.
В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.
В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа.
Одинаковые текстовые элементы и цифры в графах кавычками заменять нельзя.
Например:
Таблица 4
Наименование
заводов и продукции
|
Единица измерения
|
Мощность
|
Срок ввода в действие
|
Организация,
осуществляющая строительство
|
Березниковский
азотно-туковый завод, Пермская область
нитратные соли
|
тыс. тонн
|
80
|
IV квартал
|
Госстрой России
|
Завод органического синтеза, г. Бугульма Республики Татарстан
проксанолы
проксамины
|
тыс. тонн
тыс. тонн
|
20
40
|
IV квартал
IV квартал
|
Госстрой России
Госстрой России
|
10.3. Сноски и примечания
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.
Например:
Таблица 5
(тыс. штук)
Наименование тракторов
|
2012 год
|
2013 год
|
Тракторы – всего
из них:
гусеничные тракторы Т-74
колесные тракторы Т-150К
|
60
42
18
|
65*)
35
30
|
*) Включая производство по кооперации.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством.
10.4. Однострочные и многострочные элементы таблиц
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Например:
Таблица 6
Наименование оборудования
|
Срок поставки
|
Поставщик
|
Станок для изготовления резиновых чехлов диаметром 1400 и 1600 мм
|
2013 год
|
ОАО «Завод РТИ»
|
Двух- или многострочные текстовые элементы равняются по первой (верхней) строке боковика. В этом случае и цифры располагаются на верхней строке.
Например:
Таблица 7
(штук)
Наименование оборудования
|
2012 год
|
2013 год
|
Завод-изготовитель
|
Агрегатные станки
|
5
|
5
|
ОАО «Станкострои-тельный завод»
|
Линии для обработки
редукторов
|
2
|
2
|
ОАО «Машинострои-тельный завод»
|
|
