Глава администрации
Бурунчинского сельсовета (подпись) (инициалы, фамилия)
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности
главы администрации сельсовета (подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:
Глава сельсовета (подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:
Начальник отдела культуры
администрации района
(подпись) (инициалы, фамилия)
|
|
Начальник отдела образования
администрации района
(подпись) (инициалы, фамилия)
|
|
|
|
3.8.17. Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, при этом необходимо центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Между словом УТВЕРЖДАЮ и наименованием должности руководителя пробел не проставляется:
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Бурунчинского сельсовета
(подпись) (инициалы, фамилия)
(дата)
При утверждении документа постановлением (распоряжением) гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Бурунчинского сельсовета
от 10.02.2013 № 105-п
Перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении № 34.
3.8.18. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Органы местного самоуправления сельсовета имеют печать с изображением Герба Бурунчинского сельсовета Саракташского района, иные печати, указанные в положении об администрации сельсовета и Регламенте Совета депутатов сельсовета.
Оттиск печати с изображением Герба Бурунчинского сельсовета ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. (Приложение № 35).
3.8.19. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Заместитель главы
администрации сельсовета (подпись) (инициалы, фамилия)
(дата)
Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.» Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению органов местного самоуправления сельсовета. Печать должна захватывать часть наименования должности и не закрывать личную подпись лица, заверившего документ.
В органах местного самоуправления сельсовета право заверения копий правовых актов администрации, Совета депутатов сельсовета возложено на заместителя главы администрации сельсовета или лица, его замещающего.
3.8.20. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа шрифтом № 12 и включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
О.П. Николаев
6-17-65
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.
3.8.21. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Указания по исполнению включают в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Петрову С.А.,
Сидоровой О.Л.
Прошу подготовить проект
договора с ООО «Газпром Добыча Оренбург» к 20.02.2013
(подпись)
(дата)
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.8.22. Отметка о контроле документа
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и проставляют на первой странице документа в его правом верхнем углу.
3.8.23. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.
3.8.24. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в органы местного самоуправления содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
3.8.25. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации*).
В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
_______________________
*) Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями от 23 сентября 2005 года).
3.9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов в органах местного самоуправления
Бурунчинского сельсовета
3.9.1. Постановление, распоряжение
3.9.1.1. Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы органов местного самоуправления сельсовета.
Проекты постановлений (распоряжений) готовят и вносят на основании поручений руководителей органов местного самоуправления сельсовета, их заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит заместитель главы администрации сельсовета, ответственный за работу по кадрам администрации сельсовета.
Проекты распоряжений по основной деятельности Совета депутатов сельсовета готовит заместитель главы администрации сельсовета.
Заместитель главы администрации сельсовета осуществляет обеспечение качественной подготовки проектов постановлений (распоряжений), их согласование с заинтересованными сторонами, а также осуществляет правильностью оформления проектов постановлений (распоряжений).
3.9.1.2. Проекты постановлений (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем, внесшим проект, а также юристом администрации сельсовета. Возражения по проекту постановления (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.
3.9.1.3. Проекты постановлений (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы. При необходимости к проекту постановления (распоряжения) прилагается пояснительная записка, в которой кратко излагается суть постановления (распоряжения), обоснование его необходимости, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой постановления (распоряжения) является дата его подписания.
Постановления (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года (распоряжения по основной деятельности, по личному составу и постановления нумеруются отдельно).
3.9.1.4. Копии постановлений (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатями администрации и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю.
3.9.1.5. Постановление (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Герб Бурунчинского сельсовета Саракташского района Оренбургской области.
Наименование органа местного самоуправления.
Наименование вида документа – постановление (распоряжение).
Дата и регистрационный номер постановления (распоряжения). Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера постановления (распоряжения).
Место составления (издания) документа.
Наименование документа (заголовок к тексту).
Подпись должностного лица.
Визы.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении правил по охране труда
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст постановления может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если постановление издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления.
Если постановление изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В постановление не следует включать пункт «Постановление довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом постановления.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Постановления (распоряжения) подписывают руководители органов местного самоуправления сельсовета, а в их отсутствие – лица, их замещающие.
При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанное постановление (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается.
3.9.2. Положение, правила, инструкция
3.9.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов местного самоуправления сельсовета.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые органами местного самоуправления; утверждение осуществляется путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органов местного самоуправления сельсовета.
3.9.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
3.9.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А 4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.
Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении № 17.
3.9.3. Протокол
3.9.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.9.3.2. В органах местного самоуправления сельсовета протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.9.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель или председательствующий и секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
3.9.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрировано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.9.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний администрации, протоколы заседаний Совета депутатов сельсовета, протоколы заседаний комиссий, протоколы рабочих совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, за исключением принятых на рабочих совещаниях администрации сельсовета, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в администрации сельсовета.
3.9.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью органа местного самоуправления «Для документов».
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью органа местного самоуправления «Для документов».
3.9.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке органа местного самоуправления сельсовета формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания – при необходимости указывается место проведения (выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой).
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Допускается ведение еженедельных (ежемесячных) рабочих совещаний проводимых главой сельсовета в журналах. Журналы протоколов ведутся по каждому виду совещания раздельно и имеют раздельную нумерацию.
Образец оформления полного протокола приведен в приложении № 18.
Образец оформления краткого протокола приведен в приложении № 19.
Образец оформления полного протокола Совета депутатов приведен в приложении № 20.
3.9.4. Служебная переписка
3.9.4.1. Служебные письма органов местного самоуправления сельсовета готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора области;
исполнение поручений Губернатора области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления поселения;
сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов органов местного самоуправления;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма.
3.9.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем, а также сроки подготовки инициативных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции главы сельсовета.
3.9.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или A5.
Служебные письма, подписываемые главой сельсовета, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо органов местного самоуправления, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
3.9.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: «Администрация сельсовета считает...», «Совет депутатов рассмотрел...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.9.4.5. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в должностных инструкциях и должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
3.9.5. Служебная записка
3.9.5.1. Служебная записка вносится вышестоящему руководителю, как правило, с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Суть вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с изложением справочных или аналитических материалов). (Приложение № 21).
Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:
3.9.5.2. Адресат. В состав реквизита входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже, например:
Заместителю главы администрации –
руководителю аппарата
администрации района
Р.М.Бакирову
Наименование должности в реквизите «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина наибольшей строки не должна превышать 10,6 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата оформляются прописными буквами и располагаются центрированным способом по отношению к наименованию должности.
3.9.5.3. Текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.9.5.4. Приложение. Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного), например:
Приложение: 1. Справка по итогам работы отдела в первом полугодии
2013 года на 4 л. в 2 экз.
2. Основные данные о работе отдела в первом полугодии
2013 года на 10 л.
3.9.5.5. Подпись включает в себя полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личную подпись, инициалы и фамилию, например:
|
