Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» (далее Инструкция) определяет единую систему делопроизводства
|
Скачать 444.34 Kb.
|
|
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ТРЕХПРОТОКСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ» ПРИВОЛЖСКОГО РАЙОНА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от «13» сентября 2013 года № 106 с. Три Протока Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет», в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», на основании ст. 42, ст. 55 Устава муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»
6. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Глава администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» Р.Р. Мухаримов Утверждено распоряжением администрации МО «Трехпротокский сельсовет» от 13.09.2013 г. № 106 Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» (далее - Инструкция) определяет единую систему делопроизводства и организации работы с документами в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» (далее - администрация) в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляется начальником информационно-правового отдела администрации. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее - структурное подразделение) возлагается на их руководителей. 1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников администрации. Работники администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.6. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется только помощником главы администрации при согласовании с главой администрации. 1.7. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. 1.8. В случае утраты документов руководитель структурного подразделения обязан проинформировать начальника информационно-правового отдела администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются главе администрации. 2. Документация в администрации 2.1. Деятельность администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. В пределах своих полномочий глава администрации издает постановления и распоряжения. 2.2. Постановлениями оформляются решения главы администрации нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянные или многократные действия. В форме распоряжений принимаются решения главы администрации по оперативным, организационным, кадровым вопросам. 3. Общие требования к составлению и оформлению документов 3.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman или Arial. 3.2. Обязательными реквизитами всех документов являются: наименование вида документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа. 3.3. Постановления, распоряжения, и служебные письма оформляются на соответствующих бланках. 3.3.1. Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом размера 12 через интервал 1,15, таблицы – шрифтами 10, 11, 12, через одинарный интервал. Постановления и распоряжения администрации, печатаются шрифтом 12 через интервал 1,15. Приложения к постановлениям, распоряжениям, могут быть напечатаны с использованием шрифтов 10, 11 и 12 через интервал 1,15. 3.3.2. Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами. 3.3.3. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование организации, структурного подразделения, указание должности с инициалами и фамилией лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации печатаются с новой строки от границы текстового поля. Те же требования должны соблюдаться при печатании документа частному лицу. 3.3.4. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются в левом нижнем углу последнего листа документа (размер шрифта 10), например: И.П. Кораблев 22-38-14 Инициалы, фамилия исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона обязательно указываются только в исходящих документах (письмах, справках, докладных записках, заключениях). 3.4. Вид документа. Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, акт, инструкция и т.д.). 3.5. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. 3.6. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 января 2008 года следует оформлять 05.01.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 2008 года. 3.7. Адресование документа. 3.7.1. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Министерство сельского хозяйства Астраханской области 3.7.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например: Заместителю председателя Правительства Астраханской области – министру строительства и дорожного хозяйства Астраханской области Т.Д. Мухатову 3.7.3. В состав реквизита "адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. 3.7.4. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение "Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул., д. 12, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например: Петрову И.А. ул. С. Здоровцева, д. 10, кв. 15, г. Астрахань, 414040 3.8. Текст документа. 3.8.1. Текст должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений администрации может содержать одну распорядительную часть без преамбулы. 3.8.2. При необходимости разделения текста на составные части (главы, пункты, подпункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Пункты нумеруются в пределах главы. Номер пункта должен состоять из номера главы и пункта, разделенных точкой, например: 1.3. Подпункты нумеруются в пределах пункта. Номер подпункта должен состоять из номера главы, пункта, подпункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами. Постановляющая (распорядительная) часть постановлений и распоряжений администрации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков не имеют. 3.8.3. Особенностями языка служебного документа являются: - замена сложных предложений простыми; - использование прямого порядка слов в предложении; - употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать", "рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. 3.8.4. В постановлениях администрации текст излагается от первого лица единственного числа. Преамбула в проектах постановлений главы администрации завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ:", оно печатается прописными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("Правительство Астраханской области не возражает", "управление считает возможным"). 3.9. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа. Приложения к постановлениям и распоряжениям администрации печатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласно требованиям настоящей Инструкции. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер, например: Приложение № 2 к постановлению администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» от 05.06.2010 № 310. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. 3.10. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в администрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее. Внутреннее согласование проекта распорядительного документа оформляется в виде листа согласования (приложения № 1,2). 3.10.1. Внешнее согласование. Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами), полное наименование должности и название организации, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области (личная подпись) К.А. Маркелов 10.03.2008 3.10.2. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов местного самоуправления, организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листе согласования, на документе делается запись: "Лист согласования прилагается". 3.11. Подписание документа. 3.11.1. Подпись - обязательный реквизит документа. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации... |
 |
Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,... |
|
Инструкция по делопроизводству в учреждении среднего профессионального образован Далее Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в учреждении среднего профессионального образования |
|
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном... Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
|
Инструкция по делопроизводству общества с ограниченной ответственностью Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы... |
|
Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция)... Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи в Республике... Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Геленджик, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией и организациями, в том числе федеральными... |
|
Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации... |
|
Положение по делопроизводству. Общие положения Ново-Савиновского района г. Казани (далее положение) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления,... |
|
Приволжского района астраханской области постановление Об административном регламенте администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» по предоставлению муниципальной... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи устанавливает... Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
|
Положение об учетной политике для целей бухгалтерского учета Администрации... Федоровский «Сельский Дом культуры» муниципального образования «Федоровский сельсовет» (далее мкук федоровский сдк), совете муниципального... |