Тема 2.1. Организация документооборота
УРОВЕНЬ А.
Выберите верное утверждение
1.В каждом учреждении должны быть разработаны схемы движения основных категорий документов
2. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества обрабатываемых документов
3. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию
4. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают
5. Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя
6.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом свободном месте первого листа документа
7. Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на конверте
8. Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации
9. Поступающие документы регистрируют в день поступления
10. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения
Выберите правильный ответ.
К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.
1. Документы, поступившие не по адресу, следует
а) вернуть на почту
б) уничтожить
в) передать с курьером
2. Конверты поступивших документов
а) уничтожают
б) оставляют
в) в зависимости от ситуации
3. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом
а) отметка о контроле
б) отметка о поступлении документа
в) отметка об исполнителе
4. Обязательной регистрации подлежат
а) экспресс-информация
б) рекламные письма
в) заявления граждан
5. Целью регистрации является
а) обеспечение учета и контроля
б) быстрый поиск документов
в) все вышеперечисленное
6. Процедура регистрации включает в себя
а) один этап
б) два этапа
в) три этапа
7. В индекс документа не входит
а) код по ОКУД
б) номер дела по номенклатуре
в) номер структурного подразделения
8. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс
а) № 18-М
б) № 18
в) № 18 о/к
9. Приказ по основной деятельности имеет индекс
а) 34 л/с
б) № 34
в) № 34-к
10. Не подлежит регистрации
а) приказ по основной деятельности
б) жалоба гражданина
в) письмо информационного характера, присланное для сведения
11. Обязательной регистрации подлежит
а) документ, который по своему содержанию требует решения или ответа
б) программа совещания
в) планово-финансовая документация
12. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает
а) исполнитель
б) руководитель
в) секретарь
13. Срок исполнения документа исчисляется
а) с момента поступления документа в организацию
б) с момента получения документа исполнителем
в) с даты поступившего документа
14. Срок исполнения документа может продлить
а) тот, кто его установил
б) исполнитель документа
в) руководитель
15. Документ считается исполненным
а) когда есть указание руководителя
б) когда проставлена отметка об исполнении
в) после регистрации документа
УРОВЕНЬ В.
Вставьте пропущенные в тексте слова.
1. Документооборот — это ____________________ документов в учреждении с момента их __________________ или получения до завершения _________________ или отправления
2. Объем документооборота — это ___________________ поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год.
3. Индексация — это проставление _________________________ и необходимых условных________________ при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.
4. Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота ________________________________ единиц в год.
5. Срок исполнения — это период времени, который отводится на
_____________________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его ___________________.
Практическая работа №7
Тема:«Организация документооборота»
Наименование работы: «Составление схемы документооборота в организации»
Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документооборота
Задание 1. Изобразите оперограмму подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).
Задание 2. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра среднего и профессионального образования соответствующего субъекта РФ.
Практическая работа №8
Тема: «Организация документооборота»
Наименование работы: «Создание регистрационной формы для регистрации входящих и исходящих документов»
Цели работы: совершенствование навыков регистрации документов
Задание 1. Изучите лекционный материал, рекомендуемую литературу.
Задание 2. Оформите журнал регистрации входящей корреспонденции
Дата
|
Реги-
|
Коррес-
|
Номер
|
Содер-
|
Резо-
|
Ис-
|
Срок
|
Отмет-
|
Номер
|
полу-
|
стра-
|
пон-
|
и дата
|
жание
|
люция
|
полни-
|
испол-
|
ка об
|
дела
|
чения
|
цион-
|
дент
|
доку-
|
|
|
тель
|
нения
|
испол-
|
|
|
ный
|
|
мента
|
|
|
|
|
нении
|
|
|
номер
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Задание 3. Заполните графы журнала входящей корреспонденции
Практическая работа №9
Тема: «Организация документооборота»
Наименование работы: «Составление и оформление номенклатуры дел»
Цели работы: совершенствование навыков составления номенклатуры дел
Задание 1. Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведут дела фактически и соответствуют ли они по реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел.
Задание 2. Составьте номенклатуру дел для организации, выбранной вами лично.
Тема 2.2.Информационные технологии в документационном обеспечении управления
Теоретические вопросы:
Дайте общую характеристику организационных технических средств в «Документационном обеспечении управления».
Какие компьютерные средства применяются для подготовки документов
Изучите компьютерные программы по работе с документами
Изучите техническую документацию средств оргтехники
Практическая работа №10
Тема: «Информационные технологии в документационном обеспечении управления»
Наименование работы: «Передача информации с использованием средств телекоммуникации»
Цели работы: совершенствование навыков пользования Интернетом
Задание 1. Создать в Интернете Электронный адрес.
Задание 2. Передать письма через электронный адрес следующего содержания:
Письмо-отказ Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов (с указанием причины отказа).
Письмо-извещение ЗАО «Экосан» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
Практическая работа №11
Тема: «Информационные технологии в документационном обеспечении управления»
Наименование работы: «Составление, оформление документов с использованием средств оргтехники»
Цели работы: совершенствование навыков пользования оргтехникой
Задание 1. Один из составленных ранее документов передать посредством факса в другую организацию.
Задание 2. Сделать копию любого документа при помощи ксерокса.
Задание 3. Отсканировать один из ранее созданных документов.
2.1.2. Задания для самостоятельной работы
Задание №1Тема: «Основные понятия и термины. Современное государственное регулирование делопроизводства. Законодательное регулирование делопроизводства. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства».
Вопросы:
1. Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?
2. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?
3. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?
4. Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?
5. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?
6. В чем значение ЕГСД?
7. Что такое документ?
8. Что такое документооборот?
Задание № 2 Тема: «Возникновение и развитие отечественного делопроизводства. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X-XV вв.), приказное делопроизводство (XV1-XVII вв.). Коллежское делопроизводство (XVIII в.). Министерское делопроизводство (XIX- начало ХХв).»
Вопросы:
1. Какие этапы прошло развитие отечественное делопроизводство?
2. В чем особенности приказного делопроизводства?
3. В чем особенности коллежского делопроизводства?
4. В чем особенности министерского делопроизводства?
5. Делопроизводство в советское время.
Задание №3Тема: «Оформление управленческих документов. Общие требования. Форматы бумаги и поля. Бланки документов. Правила оформления отдельных реквизитов документов. Требования к изготовлению документов. Составление документов. Требования к тексту документа. Подготовка документов на компьютере.»
1. Назвать и охарактеризовать реквизиты заголовочной части документа;
2. Назвать и охарактеризовать реквизиты содержательной части документа;
3. Назвать и охарактеризовать реквизиты оформляющей части документа.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДЕПАРТАМЕНТ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
П Р И К А З
7.02. 2014 г. Москва № 2
Об утверждении положений по
вопросам профессиональной
ориентации граждан
В целях реализации "Основных положений политики в области профессиональной ориентации в службе занятости на 2003-2004 годы", одобренных Коллегией Минтруда России 11 ноября 2003 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Примерное положение о Подразделении профессиональной ориентации службы занятости (приложение 1) и Примерное положение о Центре профессиональной ориентации и психологической поддержки населения территориального органа занятости (приложение 2).
2. Территориальным органам занятости, городским, районным, межрайонным службам занятости руководствоваться утвержденными примерными положениями при разработке (переработке) положений о создаваемых (действующих) самостоятельных подразделениях профессиональной ориентации, уставов Центров (лабораторий, кабинетов) профессиональной ориентации и психологической поддержки населения.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на первого заместителя руководителя департамента Савчука О.Т.
Руководитель Подпись Н.Р.Смирнова
Вопросы для самоподготовки:
1. Что такое бланк документа?
2. Какие бланки организации вам известны?
3. Что такое общий бланк организации?
4. Что такое гербовый бланк организации
5. Что такое бланк письма?
6. Какие разновидности бланка письма вам известны?
7. Какие реквизиты содержит бланк письма?
8. Какие требования предъявляются к хранению бланков писем?
Задание №4 Тема:«Особенности языка и стиля служебных документов. Нормы официально-делового стиля. Редакторская правка служебных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Распорядительные документы.»
Составить и оформить приказ по личному составу в соответствии с требованиями по образцу:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
" ПАЛЬМИРА ТРЕЙДМАРК-89 "
П Р И К А З
___22.10.2015___ Москва №__98__
О создании экспертной комиссии
В целях формирования сезонной коллекции обуви "Весна-Лето-2004" и в соответствии с Методикой формирования экспертной комиссии по проведению маркетинговых исследований, утвержденной генеральным директором 12.06.2014,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать экспертную комиссию в составе: председатель – заместитель генерального директора по маркетингу Петров В.Н.; члены: ст. маркетолог отдела маркетинга Серебрянская Н.Н., ст. менеджер отдела продаж Соков И.П., ст. эксперт контрольного отдела Марычева О.Б.
2. Экспертной комиссии провести анкетирование и обработку полученных результатов в течение июня-июля этого года.
3. Начальнику отдела конъюнктуры и цен Сергееву И.Л. по итогам обработки результатов опроса по формированию сезонной коллекции обуви "Весна-Лето-99" провести уточнение и доработку нормативных документов, разработанных отделом маркетинга для формирования сезонных коллекций обуви.
4. Контроль за выполнением приказа возлагается на коммерческого директора фирмы Ковальского И.Р.
Генеральный директор (подпись) Т.В.Живов
Вопросы для самоподготовки:
1. Какие распорядительные документы вам известны?
2. Какие виды приказов вам известны?
3. Какие реквизиты содержатся в приказах по основной деятельности?
4. Каков порядок и требования к оформлению приказов по личному составу?
5. Какие формулировки в распорядительной части используются в приказах, распоряжениях, указаниях, решениях?
Задание №5 Тема: «Организация службы делопроизводства. Организационные формы работы с документами. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.»
Составить Должностную инструкцию секретаря-референта организации в соответствии с требованиями.
Вопросы для самоподготовки:
1. Какие документы относятся к организационным документам?
2. Какую функцию выполняют организационные документы?
3. Каковы правила оформления организационных документов.
4. Какие реквизиты содержатся в Положении о структурном подразделении организации?
5. Какие реквизиты содержатся в Должностной инструкции?
6. Какие реквизиты содержатся в Структуре и штатной численности организации?
7. Какие реквизиты содержатся в Штатном расписании организации?
8. Какие реквизиты содержатся в Договоре-контракте?
Задание 6 Тема: «Организация документооборота. Проблема совершенствования документооборота. Понятие «документооборот», его развитие и норма. Основные правила организации документооборота в учреждении. Прием, обработка и распределение поступающих документов. Правила обработки исходящих документов. Регистрация документов. Значение и задачи регистрации документов. Формы регистрации документов (журнальная, карточная, электронная).»
Задание: составить и оформить регистрационный журнал с записями о документе.
Вопросы для самоподготовки:
1. Что такое регистрация документа?
2. Какие формы регистрации документов вам известны?
3. Какие сведения о документе вносятся в регистрационный журнал?
4. В чем преимущества электронной формы регистрации документа?
Задание 7 Тема: «Информационно-справочная работа по документам. Информационно-справочные документы. Контроль за исполнением документов. Значение и виды контроля. Формы контроля. Сроковая картотека.»
Задание: составить и оформить письмо- просьбу в соответствии с требованиями по предложенному образцу:
Закрытое акционерное общество
“Э К О Н И К А” Директору павильона
Всероссийского выставоч ного центра
Рязанский пр-т, 99, корп. Москва, 1109542,
т. 371-3922, факс (095) 377-8227
г-ну Турову В.С.
10.09.2004 № 01-18 / 395
На № _______от________
О предоставлении выставочной площади
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2004 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...
Исполнительный директор Подпись А.А.Кочеров
Главный бухгалтер Подпись Г.В.Туманов
Печать
Славина Анна Евгеньевна 377-65-45
Вопросы для самоподготовки:
1. Какие виды информационно-справочных документов вам известны?
2. Какие функции выполняют информационно-справочные документы?
3. Какие реквизиты содержатся в протоколе?
4. Какие реквизиты содержатся в акте?
5. Какие виды докладных записок вам известны?
6. Какие виды деловых писем вам известны?
7. Для чего предназначены гарантийные письма?
8. Какие реквизиты содержатся в гарантийных письмах?
9. Каковы требования к оформлению служебных телеграмм, служебных телефонограмм?
10. Какие виды и формы контроля вам известны?
Задание 8.Тема: «Организация текущего хранения документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение дел.»
Задание. Составить примерный образец номенклатуры дел структурного подразделения.
Вопросы для самоподготовки:
1. Что такое формирование дел?
2. Каковы основные принципы формирования дел?
3. Что такое номенклатура дел?
4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению номенклатуры дел?
5. Какие реквизиты используются при оформлении номенклатуры дел?
Задание 9.Тема: «Подготовка дел к архивному хранению. Экспертиза ценности документа. Оформление дел. Составление описей дел. Порядок передачи дел в архив.»
Задание: составить и оформить акт о выделении дел к уничтожению.
Вопросы для самоподготовки:
1. Что такое экспертиза ценности документа?
2. Каковы задачи проведения экспертизы ценности документа?
3. Каковы критерии, предъявляемые к документу экспертной комиссией?
4. Каков порядок составления описей дел?
5. Каков порядок передачи дел в архив?
Контроль выполнения студентом заданий для самостоятельной работы проводится в ходе аудиторных занятий, консультаций, а также при определении допуска к зачёту.
|
