Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002


Скачать 351.51 Kb.
Название Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002
страница 1/3
Тип Инструкция
rykovodstvo.ru > Руководство ремонт > Инструкция
  1   2   3

c:\users\елена\pictures\2017-05-23\002.jpg

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает систему делопроизводства и распространяется на служебные документы в государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении Ленинградской области «Политехнический колледж» (далее – колледж).

1.2. Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) Государственного стандарта Российской Федерации (ГОСТ Р6.30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002.

1.3. В колледже применяется смешанная система делопроизводства, при которой:

- операции (приём, регистрация поступающей на имя директора колледжа корреспонденции, ее систематизация, отправка после рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям, отслеживание сроков исполнения, отправка корреспонденции в сторонние организации) осуществляется секретарем-машинисткой;

- операции (приём, регистрация и отправка корреспонденции по абитуриентам и студентам) осуществляется секретарем учебной части.

- оформление документов, формирование дел производится в подразделениях колледжа.

1.4. С инструкцией по делопроизводству и установленным порядком работы должны быть ознакомлены все работники подразделений. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей подразделений.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях возлагается на работников, ответственных за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами. .

1.6. Делопроизводство по выдаче и заполнению документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, по заполнению книги регистрации выдачи дипломов возлагается на секретаря учебной части.

1.7. Делопроизводство по выдаче и заполнению бланков академической справки, по заполнению книги регистрации выдачи академических справок возлагается на секретаря учебной части.

1.8. Выдача документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов производится в строгом соответствии с Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной приказом Министерства образования и науки РФ от 09 марта 2007 г. № 80.

2. Порядок работы с входящей корреспонденцией

2.1. Вся корреспонденция, поступающая в адрес колледжа, принимается секретарем-машинисткой. Принятые конверты, кроме конвертов с надписью «лично» или с указанием конкретного должностного лица, вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, об этом сообщается отправителю. К разряду нерегистрируемых документов относятся: печатные издания, рекламные извещения и т.д.

2.2. В правом нижнем углу полученного документа ставится отметка, на котором указывается дата получения документа и входящий номер.

2.3. Корреспонденция после вскрытия конвертов регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и в тот же день передается директору колледжа для рассмотрения и принятия решения. Рассмотренная корреспонденция с пометками (резолюциями) директора через секретаря-машинистку направляется непосредственно тому лицу, которому поручается исполнение.

2.4 Устанавливается следующий порядок регистрации и получения ценных, заказных писем и бандеролей наложенным платежом, поступивших в колледж:

- ценные, заказные письма регистрируются секретарем-машинисткой и затем передаются адресату под расписку;

- ценные письма и бандероли с наложенным платежом получает секретарь-машинистка и после регистрации передает их по назначению.

3. Порядок работы с исходящей корреспонденцией

3.1. Документы, предназначенные для отправки, регистрируются секретарем-машинисткой в журнале исходящей корреспонденции. На документе и его копии проставляется исходящий номер и дата.

3.2. На документах, предназначенных для отправки, должен быть указан точный почтовый адрес, индекс, наименование учреждения и (или) фамилия и инициалы получателя.

3.3. Исходящая корреспонденция должна быть отправлена в день ее регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

3.4. Копии зарегистрированных исходящих писем хранятся в делах, предусмотренных номенклатурой дел.

4. Контроль за исполнением документов

4.1. Все поступающие на имя руководства и в адрес колледжа документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

4.2. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:

- секретарь-машинистка;

- секретарь учебной части;

- лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях (зам. директора по АХР, зам. директора по УР, зам. директора по УПР, зам. директора по безопасности, главный бухгалтер, инженер по охране труда, инспектор по кадрам).

4.3. Документы с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок. Документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», подлежат немедленному исполнению, остальные в трехдневный срок. Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в колледж, исходящих – со дня их подписания. Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения документа, руководители соответствующих подразделений колледжа не менее чем за 2-3 дня до истечения установленного срока исполнения должны в письменной форме подготовить на имя директора мотивированную просьбу по этому вопросу и предложение о новом сроке исполнения.

4.4. На документах, взятых на контроль, ставится пометка «контроль». При исполнении документа, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении колледжа сообщает ответ директору. Документ снимается с контроля, когда решены все связанные с ним вопросы, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы, корреспонденту дан ответ по существу вопроса.

4.5. Снять документ с контроля может только секретарь-машинистка по распоряжению директора колледжа.

4.6. Руководители структурных подразделений колледжа обязаны на оперативных совещаниях рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам, требующим исполнения и подготовки ответа.

5. Электронный документооборот.

5.1. В колледже имеется общая электронная почта. Письма из сторонних организаций поступают на общий адрес. Секретарь-машинистка распечатывает, регистрирует бумажный вариант, передает адресатам: пересылает электронные версии на личный электронный адрес, если необходимо с резолюцией директора.

6. Правила подготовки и оформления документов

6.1. Управленческая деятельность колледжа выражается посредством издания распорядительных документов. Руководство колледжа издает:

- приказы;

- распоряжения;

- инструкции.

6.2. Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ, издается от имени директора колледжа, в целях разрешения основных и оперативных задач.

Приказ (распоряжение) по основной деятельности оформляется на бланке приказа (распоряжения) колледжа и включает в себя следующие реквизиты:

− наименование колледжа;

− наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);

− дату документа;

− регистрационный номер документа;

− заголовок к тексту;

− текст документа;

− отметку о наличии приложения;

− подпись;

− визы согласования документа.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей, в отдельных случаях только из распорядительной части без констатирующей.

В констатирующей части излагаются причины, основания, цели составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая касается цели издания приказа.

В распорядительной части приказа указываются конкретные действия, исполнители, сроки исполнения предписываемых действий.

Приказ подписывает директор колледжа или уполномоченное им лицо.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности колледжа готовит инспектор по кадрам и руководители подразделений каждый по своему направлению, регистрируют в отделе кадров.

Приказы по личному составу готовит инспектор по кадрам.

6.3. Инструкция – документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности. В заголовке к тексту инструкции обозначается круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.

В тексте инструкции используются слова «должен», «обязан», «имеет право», «запрещается» и т.п.

Инструкция утверждается директором колледжа и согласовывается в зависимости от типа инструкции с соответствующими должностными лицами.

6.4. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих

пунктам повестки дня.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

6.5. Должностная инструкция – документ, наряду с трудовым договором является основным нормативным документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему.

Должностная инструкция включает в себя следующие разделы: «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность».

Раздел «Общие положения» имеет типовую информацию, включающую пункты о порядке приема работника, его подчиненности, квалификационных требованиях к образованию и стажу работы, документах, о которых он должен знать и которыми руководствуется в работе.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ и обязанностей, выполняемых работником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» указывает, за что работник несет ответственность. Должностная инструкция может иметь и другие разделы.

В тексте инструкции используются слова: «Должен», «Имеет право», «Обязан», «Допускается», «Запрещается» и т.п. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам, согласовывается с руководителем подразделения, утверждается директором колледжа.

6.6. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность, организацию работы структурных подразделений, а также других вопросов, касающихся деятельности колледжа.

Положения разрабатываются руководителями подразделений и утверждаются директором колледжа. Текст положения может состоять из следующих разделов: «Общие положения», «Основные задачи и функции», «Права», «Организация работы» и т.д.

6.7. Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов и т.д.).

Акт утверждается директором колледжа или уполномоченным им лицом и может иметь гриф согласования. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка (с актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «Замечания прилагаются».

6.8. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо может быть адресовано организации, ее подразделениям, должностным или физическим лицам. Письмо должно содержать следующие элементы:

− адресат;

− текст;

− подпись;

− визы согласования (при необходимости);

− отметка о наличии приложений (если они есть);

− отметка об исполнителе.

Письмо оформляется в трех экземплярах. Первый экземпляр – отправляют адресату, второй – в дело секретарю-машинистке, третий – исполнителю.

6.9. Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1) Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий деятельности колледжа.

Составляются по указанию вышестоящих и контролирующих органов или директора колледжа для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее описанию, во второй – приводятся конкретные данные. В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени.

Справка должна объективно отражать состояние дел, её составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителей колледжа, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящих и контролирующих органов, подписывает директор колледжа.

Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер и директор колледжа.

2) Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д.

Выдаются по запросу заинтересованных лиц или учреждений. При необходимости в конце справки указывается название организации, куда она представляется.

Данные справки могут подписывать должностные лица, руководители подразделений, руководство колледжа.

6.10. Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и (или) студента и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет руководство колледжа по просьбе работника и (или) студента, по запросу других органов (учреждений, организаций). Характеристика составляется в произвольной форме.

Текст характеристики состоит из двух частей: вводной, где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы (период обучения) в колледже; основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, достижения, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающая фраза: «Характеристика выдана для предоставления …»

Характеристику подписывает руководитель подразделения (куратор учебной группы), директор колледжа.

Характеристика составляется в двух экземплярах.
  1   2   3

Похожие:

Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Общие положения
Гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Инструкция подготовлена в соответствии с рекомендациями гост р 30-2003...
Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» (далее Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в бюджетном...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности...
Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Согласовано утверждаю
Государственным стандартом РФ гост р 30 – 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Отчёт по нормоконтролю организационно-распорядительной документации за 2012-2014 годы
В соответствии с планом работы отдела менеджмента качества в октябре-ноябре 2014 г комиссией была проведена плановая выборочная проверка...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области общие положения
России от 27. 11. 2000 №68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26. 12. 2000 №2508, и положениями...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Забайкальского края
Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", госта р 30. 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon 6 Предварительно выполненные и подготовительные работы
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. №184-фз «О техническом...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon К. А. Либерман Глава общие положения
Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, т е комплекта документов, в котором фиксируются...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Некоммерческое Партнерство «Инновации в электроэнергетике»
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. №184 – фз «О техническом...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения...
Методические рекомендации на основе гост р 30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Инструкция и правила работы в компьютерном классе
Санитарными правилами и нормами. «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам. СанПиН 2 1340-03» (утв....
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Памятка разъясняет и конкретизирует порядок применения и внедрения...
Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon И. А. Смирнова оформление организационно-распорядительной документации
Методические рекомендации предназначены для выполнения практи­ческих работ по разработке и оформлению организационно-распорядитель­ной...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Открытое акционерное общество
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. №184-фз «О техническом...
Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (усорд) Государственного стандарта Российской Федерации (гост 30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06. 02. 2002 icon Отчет о результатах самообследования федерального государственного бюджетного
Соответствие нормативной и организационно-распорядительной документации действующему законодательству и Уставу 10

Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2024
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск