ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <*>, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст с датой введения 1 июля 2003 г.
--------------------------------
<*> Далее по тексту - ГОСТ.
1.2. ГОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 г.: ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".
ГОСТ Р 6.30-2003 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1) с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Важнейшим новым положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.
Дальнейшее развитие стандартизации оформления организационно-распорядительной документации будет определяться Федеральным законом "О техническом регулировании" от 27.12.2002 № 184-ФЗ, в котором по-новому решается ряд вопросов стандартизации.
Названный Федеральный закон вступил в действие с 01.07.2003, в данных Методических рекомендациях будут использоваться некоторые его положения.
1.3. Положения вновь разработанного ГОСТ распространяются на организационно-распорядительные документы <*>, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц <**> независимо от форм собственности.
--------------------------------
<*> Далее по тексту - документы.
<**> Далее по тексту - организаций.
1.4. ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.
1.5. При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.
1.6. Исходя из изменений ряда положений в ГОСТ и задач его внедрения Методические рекомендации состоят из следующих разделов:
Раздел 1 "Общие положения" содержит описание области применения и назначения ГОСТ.
Раздел 2 "Терминология" содержит определения основных терминов, используемых в документационном обеспечении управления.
Раздел 3 "Оформление стандартных реквизитов документов" конкретизирует требования настоящего стандарта к оформлению реквизитов документов.
Раздел 4 "Подготовка текстов документов" содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия.
Раздел 5 "Разработка стандартных бланков" устанавливает порядок подготовки различных стандартных бланков на основе требований ГОСТ.
Раздел 6 "Изготовление документов" разъясняет положения по подготовке документов при помощи средств вычислительной техники.
Раздел 7 "Использование оттиска печати при оформлении документов" содержит рекомендации по проставлению оттисков печатей.
Раздел 8 "Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи" содержит основные требования к документам, отправляемым по каналам факсимильной связи, электронной почты.
Раздел 9 "Организация внедрения стандарта" содержит рекомендации, обеспечивающие применение ГОСТ в соответствии с установленными требованиями стандарта.
Раздел 10 "Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ" определяет меры воздействия к юридическим лицам, допустившим нарушения требований (положений, правил), установленных ГОСТ.
1.7. В приложениях даны: образцы бланков документов, подготовленных с учетом требований ГОСТ; перечень систем документации, входящих в ОКУД; примерный перечень документов, подлежащих утверждению; примерный перечень документов, на которых ставится оттиск печати; Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715, от 07.07.2006 № 418).
1.8. Методические рекомендации соответствуют положениям Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, нормативным и методическим документам в области делопроизводства и архивного дела.
1.9. Методические рекомендации учитывают некоторые положения международных стандартов в области документирования управленческой деятельности.
2. Терминология
В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины <*>:
--------------------------------
<*> Терминология преимущественно соответствует ГОСТ Р 51141-98. В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
дата - форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ 8.567-99 "Межгосударственный стандарт. Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения");
дата (официального) документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документ электронный - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи");
документ организационно-распорядительный - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
документ подлинный - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;
товарный знак (знак обслуживания) - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее - товаров) юридических или физических лиц (Закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3520-1 с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24.12.2002 № 176-ФЗ);
эмблема - символическое изображение какого-либо понятия;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3. Оформление стандартных реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты организационно-распорядительных документов, состав которых представлен в ГОСТ.
3.1. Государственный герб Российской Федерации, герб субъектов Российской Федерации, эмблема организации, товарный знак, знак обслуживания (реквизиты 01; 02; 03).
Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 г. № 2-ФКЗ).
В соответствии с этим Законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:
федеральных конституционных законов и федеральных законов;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
решений Конституционного суда Российской Федерации;
решений Верховного суда Российской Федерации;
решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации;
Президента Российской Федерации;
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации;
Правительства Российской Федерации;
Конституционного суда Российской Федерации;
Верховного суда Российской Федерации;
Высшего арбитражного суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
Администрации Президента Российской Федерации;
полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
федеральных органов исполнительной власти;
Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Счетной палаты Российской Федерации;
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
федеральных судов;
органов прокуратуры Российской Федерации;
дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Например:
Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется Законом города Москвы от 20 января 1999 г. № 3 "О московской городской символике" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается:
органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;
окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;
районными управлениями органов исполнительной власти города;
органами власти района - районной управой;
представительствами органов исполнительной власти города;
комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.
На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.
Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.).
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" от 23 сентября 1992 г. № 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 г. № 176-ФЗ).
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).
Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности.
Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.
3.2. Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
В бланках документов код организации включают в состав справочных данных.
Код организации - автора документа (автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.
КонсультантПлюс: примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Постановление Правительства РФ № 438 издано 19.06.2002, а не 16.06.2002.
ОГРН проставляется в бланках документов, в составе справочных данных об организации, наряду с ее наименованием в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О Едином государственном реестре юридических лиц" от 16 июня 2002 г. № 438.
ОГРН обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.
|
