Отчёт по нормоконтролю организационно-распорядительной документации за 2012-2014 годы

Скачать 111.89 Kb.

Название	Отчёт по нормоконтролю организационно-распорядительной документации за 2012-2014 годы
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

Система менеджмента качества

ОТЧЁТ

по нормоконтролю организационно-распорядительной документации

за 2012-2014 годы

с. из 7

Система менеджмента качества
ОТЧЁТ

по нормоконтролю организационно-распорядительной документации

(за 2012-2014 годы)

2015

Содержание

1 Общие положения……………………………………………………….	3
2 Нормативные ссылки	3
3 Список принятых терминов и сокращений	4
4 Анализ результатов выборочного контроля	4

1 Общие положения
В соответствии с планом работы отдела менеджмента качества в октябре-ноябре 2014 г. комиссией была проведена плановая выборочная проверка организационно-распорядительной документации на соблюдение требований стандартов.

Анализ результатов за 2012-2014 годы представлен в виде отчёта.

Нормоконтроль проводится в целях обеспечения однозначности применения документации и установленных в ней требований, правил и норм.

Основными задачами нормоконтроля являются обеспечение:

соблюдения в документации требований, правил и норм, установленных в стандартах и в других нормативных документах, указанных в документации;
достижения единообразия в оформлении, учете и хранении;
высокого качества оформления документации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем отчете использованы ссылки на следующие стандарты и нормативные документы:
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

РД ФГБОУ ВПО «КнАГТУ» 015-2012 Документация организационно-распорядительная. Общие требования к оформлению;

СТО 4.2.3-6 Инструкция по делопроизводству;

СТО 7.5-1 Текущий контроль успеваемости и промежуточная аттестация студентов очной формы обучения. Положение;

СТП 7.5-2 Итоговая аттестация. Положение;

РИ 4.2.3-4 Порядок, условия согласования и подписания приказов;

РИ 6.2-2 Трудоустройство и продление договора с профессорско-преподавательским составом;

РИ 7.5-2 Организация и проведение практик обучающихся.
3 Список принятых терминов и сокращений

ИДПО	- институт дополнительного профессионального образования
НИО УМУ СТО/СТП	- научно-исследовательский отдел - учебно-методическое управление - стандарт организации/ стандарт предприятия
РИ	- рабочая инструкция
РД	- руководящий документ

4 Анализ результатов выборочного контроля
Для проведения выборочного контроля организационно-распорядительной документации на соответствие требованиям стандартов была создана комиссия из сотрудников ОМК и общего отдела (4 человека).

Проверено 16 томов приказов (около 1 400) из них было выявлено 109 приказов - с несколькими (от 1 до 4) несоответствиями (таблица 1).
Таблица 1

Годы	Количество томов, (приказов)	Количество приказов с несоответствиями
2014	16 (1400)	109
2013	14 (1200)	217
2012	20 (1800)	226

При оформлении организационно-распорядительной документации были допущены следующие нарушения требований стандартов (таблица 2):
Таблица 2 - Основные несоответствия

Несоответствия	Количество приказов
Несоответствия	2012 г.	2013 г.	2014 г.
1 Оформление углового штампа	112	63	43
2 Оформление текста (и/или формулировка приказов)	34	102	23
3 Оформление реквизита «ПРИКАЗЫВАЮ»	60	37	29
4 Недопустимый размер шрифта	31	23	14
5 Абзацный отступ	45	33	11
6 Даты	18	65	35
7 Оформление реквизита «СОГЛАСОВАНО»	51	20	11
8 Оформление реквизита «Подпись»	90	53	20
9 Отметка об исполнителе	104	56	42

4.1 Оформление углового штампа

По сравнению с 2013 г. в полтора раза уменьшилось количество приказов с неправильным оформлением углового штампа.

Значительное количество несоответствий у следующих подразделений:

Филиал пос. Ванино – 6 приказов (из 6);

ШПСМС – 5 (из 10);

Кафедра ХТ – 4 (из 4);

НИО – 7 (из 12);

ИДПО – 3 (из 8).
Образцы электронного вида документов размещены на сайте университета: http://www.knastu.ru/ Наш университет / Общий отдел / Документация.

4.2 По сравнению с 2013 г. в пять раз уменьшилось количество приказов с неправильным оформлением текста (и/или с недопустимой формулировкой).

Значительное количество несоответствий:

ЦИТС – 6 приказов (из 15);

Подготовительные курсы – 3 (из 3).
В соответствии с пп. 4.3, 4.4 РД 015-2012:

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 25 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее;
20 – нижнее.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания, полнота информации и краткость изложения; типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.

Текст документов должен быть напечатан в редакторе Word 14-м кеглем через 1-1,5 интервала шрифтом Times New Roman.

В таблицах допускается мелкий шрифт 11-го или 12-го кегля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа.

Недопустимая формулировка приказов: «Ниже перечисленного студента…»; «Вышеупомянутым студентам…»; «Закрепить темы дипломных проектов», «Присудить квалификацию…» и т.д.

Неправильно	Правильно
«1. Ниже перечисленного студента-выпускника … факультета …выдать диплом: 1. Иванову Евгению Николаевичу Выше перечисленного студента п.1 отчислить из университета в связи с его окончанием…»	«Студента ИВАНОВА Евгения Николаевича выпускника … факультета…. выдать диплом ИВАНОВА Е.Н. отчислить из университета …в связи с его окончанием…»
«Присудить квалификацию … и выдать диплом следующему студенту группы …… отлично защитившему дипломную работу …. 1. ПЕТРОВУ Алексею Игоревичу….»	«Присвоить квалификацию … и выдать диплом … студенту группы …… ПЕТРОВУ Алексею Петровичу, отлично защитившему дипломную работу ….»
Изм. № 3 к СТП 7.5-2 «Итоговая аттестация. Положение»
«Закрепить темы дипломных проектов…»	«Утвердить темы дипломных проектов...»
«За ниже перечисленными студентами… утвердить темы дипломных работ и руководителей…»	«Студентам группы… специальности…. утвердить темы дипломных работ и назначить руководителей»

4.3 Оформление реквизита «ПРИКАЗЫВАЮ»

По сравнению с 2013 г. немного уменьшилось количество несоответствий.

Значительное количество несоответствий:

Международный отдел – 3 приказа (из 3);

НИО – 7 (из 12).
В приказах по основной деятельности университета распорядительная часть должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается от нулевой отметки прописными буквами с двоеточием в конце слова [п. 6.2 РД 015-2012].

4.4 Шрифт

По сравнению с 2013 г. количество несоответствий уменьшилось в полтора раза. Значительное количество несоответствий:

ШПСМС – 4 приказа (из 10);

ИДПО – 3 (из 8).
4.5 Абзацный отступ

По сравнению с 2013 г. количество несоответствий уменьшилось в три раза.

Значительное количество несоответствий:

ИДПО – 3 приказа (из 8).
Абзацный отступ должен быть одинаковым для всего текста и равняться 1,25 или 1,27 см [разд. 4 РД 015-2012].

4.6 Оформление даты

По сравнению с 2013 г. уменьшилось количество несоответствий в два раза.

Значительное количество несоответствий:

Кафедра физвоспитания – 3 приказа (из 3);

ЦИТС – 10 (из 15);

ИДПО – 5 (из 8);

ЦПРК – 2 (из 2);

Кафедра УНиК – 2 (из 2).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами
[разд. 5 РД 015-2012].

4.7 Реквизит «СОГЛАСОВАНО»

По сравнению с 2013 г. в два раза уменьшилось количество несоответствий.

Значительное количество несоответствий:

ШПСМС – 4 приказа (из 10).
«СОГЛАСОВАНО» печатается без двоеточия! [разд. 5 РД 015-2012].

Приказы по личному составу студентов по вопросам прохождения производственной практики должны быть согласованы с ведущим специалистом по практике УМУ [п. 7.5 РИ 4.2.3-4].

Приказы о дипломном проектировании студентов должны быть согласованы с зав. кафедрой и начальником УМУ [СТП 7.5-2].

4.8 Реквизит «Подпись»

По сравнению с 2013 г. в два раза уменьшилось количество несоответствий.

Значительное количество несоответствий:

ЦИТС – 6 приказов (из 15);

Филиал пос. Ванино – 3 (из 6).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должности печатается от нулевой отметки [разд. 5 РД 015-2012].

4.9 Отметка об исполнителе

По сравнению с 2013 г. немного уменьшилось количество несоответствий.

Значительное количество несоответствий:

ЦИТС – 15 приказов (из 15);

ИДПО – 4 (из 8);

Технопарк – 3 (из 6);

Подготовительные курсы – 3 (из 3).
Отметка об исполнителе – располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя:

- инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона;

- инициалы технического исполнителя, количество экземпляров и дату исполнения документа;

- идентификатор электронной копии документа – отметка, проставляемая в левом нижнем углу и содержащая наименование файла на машинном носителе [разд. 5 РД 015-2012].
Имеются и такие нарушения, как:

- несоблюдение полей;

- отсутствие нумерации страниц;

- орфографические ошибки.

Обратить внимание!

Примеры оформления ОРД:

- приказов на производственную практику приведены в РИ 7.5-2 «Организация и проведение практик обучающихся»;

- приказов об утверждении тем выпускных работ и назначении руководителей – в СТП 7.5-2 «Итоговая аттестация. Положение»;

- приказов по личному составу студентов – в СТО 7.5-1 «Текущий контроль успеваемости и промежуточная аттестация студентов очной формы обучения. Положение»;

- актов - в СТО 4.2.3-6 «Инструкция по делопроизводству»;

- приказов, должностных инструкций, протоколов, писем, актов, докладных записок и заявлений – в РД 015-2012 «Документация организационно-распорядительная. Общие требования к оформлению»;

- выписок из протоколов – в РИ 6.2-2 «Трудоустройство и продление договора с профессорско-преподавательским составом».

Отчет составила

ведущий инженер ОМК М.В. Короткова

Похожие:

	И. А. Смирнова оформление организационно-распорядительной документации Методические рекомендации предназначены для выполнения практических работ по разработке и оформлению организационно-распорядительной...		Отчет о результатах самообследования деятельности колледжа Соответствие собственной нормативной и организационно-распорядительной документации законодательству и Уставу
	Отчет о результатах самообследования деятельности колледжа Соответствие собственной нормативной и организационно-распорядительной документации законодательству и Уставу		Отчет о результатах самообследования федерального государственного бюджетного Соответствие нормативной и организационно-распорядительной документации действующему законодательству и Уставу 10
	Контрольно-оценочные средства по оформлению организационно-распорядительной... Контрольно-оценочные средства по оформлению организационно-распорядительной документации		Отчёт о работе профсоюзного комитета за 2012-2014 годы Профсоюзная организация нашего детского сада насчитывает на сегодняшний день 31 членов профсоюза, из них 2 неработающих пенсионера....
	Согласовано утверждаю Государственным стандартом РФ гост р 30 – 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной...		Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения... Методические рекомендации на основе гост р 30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной...
	Качество учебно-методического, информационного и библиотечного обеспечения Соответствие собственной нормативной и организационно-распорядительной документации действующему законодательству и уставу		Методические рекомендации по осуществлению профсоюзного (общественного) контроля Общие требования по наличию организационно-распорядительной документации по охране труда в образовательном учреждении
	Рекомендации к содержанию разделов отчета по самообследованию основных... Анализ организационно-правового обеспечения образовательной деятельности осуществляется на основе проверки наличия нормативной и...		Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области общие положения России от 27. 11. 2000 №68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26. 12. 2000 №2508, и положениями...
	Методические рекомендации по внедрению гост р 30-2003 Общие положения Гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...		Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп) 8
	Памятка разъясняет и конкретизирует порядок применения и внедрения... Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования...		Отчет о результатах деятельности Главы и Администрации Отчет о реализации Программы социально экономического развития муниципального образования "Город Майкоп" на 2014-2018 годы за 2014...

Руководство, инструкция по применению