1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает систему делопроизводства и распространяется на служебные документы в государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении Ленинградской области «Политехнический колледж» (далее – колледж).
1.2. Инструкция подготовлена в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) Государственного стандарта Российской Федерации (ГОСТ Р6.30-2003) и Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002.
1.3. В колледже применяется смешанная система делопроизводства, при которой:
- операции (приём, регистрация поступающей на имя директора колледжа корреспонденции, ее систематизация, отправка после рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям, отслеживание сроков исполнения, отправка корреспонденции в сторонние организации) осуществляется секретарем-машинисткой;
- операции (приём, регистрация и отправка корреспонденции по абитуриентам и студентам) осуществляется секретарем учебной части.
- оформление документов, формирование дел производится в подразделениях колледжа.
1.4. С инструкцией по делопроизводству и установленным порядком работы должны быть ознакомлены все работники подразделений. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей подразделений.
1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях возлагается на работников, ответственных за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами. .
1.6. Делопроизводство по выдаче и заполнению документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, по заполнению книги регистрации выдачи дипломов возлагается на секретаря учебной части.
1.7. Делопроизводство по выдаче и заполнению бланков академической справки, по заполнению книги регистрации выдачи академических справок возлагается на секретаря учебной части.
1.8. Выдача документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов производится в строгом соответствии с Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной приказом Министерства образования и науки РФ от 09 марта 2007 г. № 80.
2. Порядок работы с входящей корреспонденцией
2.1. Вся корреспонденция, поступающая в адрес колледжа, принимается секретарем-машинисткой. Принятые конверты, кроме конвертов с надписью «лично» или с указанием конкретного должностного лица, вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, об этом сообщается отправителю. К разряду нерегистрируемых документов относятся: печатные издания, рекламные извещения и т.д.
2.2. В правом нижнем углу полученного документа ставится отметка, на котором указывается дата получения документа и входящий номер.
2.3. Корреспонденция после вскрытия конвертов регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и в тот же день передается директору колледжа для рассмотрения и принятия решения. Рассмотренная корреспонденция с пометками (резолюциями) директора через секретаря-машинистку направляется непосредственно тому лицу, которому поручается исполнение.
2.4 Устанавливается следующий порядок регистрации и получения ценных, заказных писем и бандеролей наложенным платежом, поступивших в колледж:
- ценные, заказные письма регистрируются секретарем-машинисткой и затем передаются адресату под расписку;
- ценные письма и бандероли с наложенным платежом получает секретарь-машинистка и после регистрации передает их по назначению.
3. Порядок работы с исходящей корреспонденцией
3.1. Документы, предназначенные для отправки, регистрируются секретарем-машинисткой в журнале исходящей корреспонденции. На документе и его копии проставляется исходящий номер и дата.
3.2. На документах, предназначенных для отправки, должен быть указан точный почтовый адрес, индекс, наименование учреждения и (или) фамилия и инициалы получателя.
3.3. Исходящая корреспонденция должна быть отправлена в день ее регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
3.4. Копии зарегистрированных исходящих писем хранятся в делах, предусмотренных номенклатурой дел.
4. Контроль за исполнением документов
4.1. Все поступающие на имя руководства и в адрес колледжа документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
4.2. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:
- секретарь-машинистка;
- секретарь учебной части;
- лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях (зам. директора по АХР, зам. директора по УР, зам. директора по УПР, зам. директора по безопасности, главный бухгалтер, инженер по охране труда, инспектор по кадрам).
4.3. Документы с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок. Документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», подлежат немедленному исполнению, остальные в трехдневный срок. Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в колледж, исходящих – со дня их подписания. Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения документа, руководители соответствующих подразделений колледжа не менее чем за 2-3 дня до истечения установленного срока исполнения должны в письменной форме подготовить на имя директора мотивированную просьбу по этому вопросу и предложение о новом сроке исполнения.
4.4. На документах, взятых на контроль, ставится пометка «контроль». При исполнении документа, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении колледжа сообщает ответ директору. Документ снимается с контроля, когда решены все связанные с ним вопросы, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы, корреспонденту дан ответ по существу вопроса.
4.5. Снять документ с контроля может только секретарь-машинистка по распоряжению директора колледжа.
4.6. Руководители структурных подразделений колледжа обязаны на оперативных совещаниях рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам, требующим исполнения и подготовки ответа.
5. Электронный документооборот.
5.1. В колледже имеется общая электронная почта. Письма из сторонних организаций поступают на общий адрес. Секретарь-машинистка распечатывает, регистрирует бумажный вариант, передает адресатам: пересылает электронные версии на личный электронный адрес, если необходимо с резолюцией директора.
6. Правила подготовки и оформления документов
6.1. Управленческая деятельность колледжа выражается посредством издания распорядительных документов. Руководство колледжа издает:
- приказы;
- распоряжения;
- инструкции.
6.2. Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ, издается от имени директора колледжа, в целях разрешения основных и оперативных задач.
Приказ (распоряжение) по основной деятельности оформляется на бланке приказа (распоряжения) колледжа и включает в себя следующие реквизиты:
− наименование колледжа;
− наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
− дату документа;
− регистрационный номер документа;
− заголовок к тексту;
− текст документа;
− отметку о наличии приложения;
− подпись;
− визы согласования документа.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей, в отдельных случаях только из распорядительной части без констатирующей.
В констатирующей части излагаются причины, основания, цели составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая касается цели издания приказа.
В распорядительной части приказа указываются конкретные действия, исполнители, сроки исполнения предписываемых действий.
Приказ подписывает директор колледжа или уполномоченное им лицо.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности колледжа готовит инспектор по кадрам и руководители подразделений каждый по своему направлению, регистрируют в отделе кадров.
Приказы по личному составу готовит инспектор по кадрам.
6.3. Инструкция – документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности. В заголовке к тексту инструкции обозначается круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.
В тексте инструкции используются слова «должен», «обязан», «имеет право», «запрещается» и т.п.
Инструкция утверждается директором колледжа и согласовывается в зависимости от типа инструкции с соответствующими должностными лицами.
6.4. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
6.5. Должностная инструкция – документ, наряду с трудовым договором является основным нормативным документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему.
Должностная инструкция включает в себя следующие разделы: «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность».
Раздел «Общие положения» имеет типовую информацию, включающую пункты о порядке приема работника, его подчиненности, квалификационных требованиях к образованию и стажу работы, документах, о которых он должен знать и которыми руководствуется в работе.
Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ и обязанностей, выполняемых работником.
Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.
Раздел «Ответственность» указывает, за что работник несет ответственность. Должностная инструкция может иметь и другие разделы.
В тексте инструкции используются слова: «Должен», «Имеет право», «Обязан», «Допускается», «Запрещается» и т.п. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам, согласовывается с руководителем подразделения, утверждается директором колледжа.
6.6. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность, организацию работы структурных подразделений, а также других вопросов, касающихся деятельности колледжа.
Положения разрабатываются руководителями подразделений и утверждаются директором колледжа. Текст положения может состоять из следующих разделов: «Общие положения», «Основные задачи и функции», «Права», «Организация работы» и т.д.
6.7. Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов и т.д.).
Акт утверждается директором колледжа или уполномоченным им лицом и может иметь гриф согласования. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка (с актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «Замечания прилагаются».
6.8. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо может быть адресовано организации, ее подразделениям, должностным или физическим лицам. Письмо должно содержать следующие элементы:
− адресат;
− текст;
− подпись;
− визы согласования (при необходимости);
− отметка о наличии приложений (если они есть);
− отметка об исполнителе.
Письмо оформляется в трех экземплярах. Первый экземпляр – отправляют адресату, второй – в дело секретарю-машинистке, третий – исполнителю.
6.9. Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1) Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий деятельности колледжа.
Составляются по указанию вышестоящих и контролирующих органов или директора колледжа для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее описанию, во второй – приводятся конкретные данные. В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени.
Справка должна объективно отражать состояние дел, её составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.
Справки, составленные для руководителей колледжа, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящих и контролирующих органов, подписывает директор колледжа.
Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер и директор колледжа.
2) Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д.
Выдаются по запросу заинтересованных лиц или учреждений. При необходимости в конце справки указывается название организации, куда она представляется.
Данные справки могут подписывать должностные лица, руководители подразделений, руководство колледжа.
6.10. Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и (или) студента и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляет руководство колледжа по просьбе работника и (или) студента, по запросу других органов (учреждений, организаций). Характеристика составляется в произвольной форме.
Текст характеристики состоит из двух частей: вводной, где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы (период обучения) в колледже; основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, достижения, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.
Завершающая фраза: «Характеристика выдана для предоставления …»
Характеристику подписывает руководитель подразделения (куратор учебной группы), директор колледжа.
Характеристика составляется в двух экземплярах.
|
