ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
ПАМЯТКА
о некоторых правилах написания и условностях, которые необходимо соблюдать при подготовке и оформлении документов
Москва 1999
ВВЕДЕНИЕ
Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с документами.
Цель настоящей Памятки состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и ознакомить специалистов учреждений, организаций, предприятий и т.п. с методическими рекомендациями по составлению текстов деловых документов, выработанных на основе накопленного опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документационной лингвистики.
Памятка составлена с учетом требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий и т.п. В ней приводятся примеры написания отдельных слов и словосочетаний, даются рекомендации по обеспечению делового стиля документов, основные требования при составлении и унификации тестов документов.
Памятка разъясняет и конкретизирует порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», включает методические рекомендации по оформлению документов, а также отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Памятка состоит из 6 разделов.
Памятка призвана оказать помощь специалистам учреждений, организаций, предприятий и т.п. при подготовке и оформлении служебных документов.
Содержание
|
I. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ
II. ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ. СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ
III. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ
IV. ПРИМЕРЫ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО ВСТРЕЧАЮШИХСЯ НЕПРАВИЛЬНЫХ ОБОРОТОВ РЕЧИ И ИХ ПРАВИЛЬНОЕ УПОТРЕБЛЕНИЕ
V. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ
СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ
VI. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ
ТЕРМИНОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ИСТОЧНИКИ РАЗРАБОТКИ
|
I. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.
1.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;
Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.
1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
1.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
1.5. При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с трафаретным текстом. Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ), необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».
1.6. Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Структура должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.
5 .Взаимоотношения.
1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).
В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в следующем составе...
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.
Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:
Срок представления - 15.09.99.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.
или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.
Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть строится по схеме:
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали:
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:
· наименование сторон (полное и сокращенное название);
· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;
· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;
· срок действия договора;
· начало и окончание работ по договору;
· стоимость работы и порядок расчета;
· порядок сдачи и приемки работы;
· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);
· подпись руководства организации.
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:
· должность и паспортные данные доверенного лица;
· организация, в которой производятся действия по доверенности
· вид действий;
· образец подписи лица, получившего доверенность;
· срок действия доверенности;
· подпись руководства организации (автора доверенности).
1.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не возражает.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
· письмо оформляется на должностном бланке;
· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну ил две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:
· обращение;
· вступление;
· основное содержание;
· заключение.
Если ситуация требует непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным элементом.
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферы деятельности и т.д.
В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый Сергей Петрович!
Господин Титов!
Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.
Глубокоуважаемый товарищ Петров!
При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например:
Господин Президент!
Ваше Преосвященство!
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать:
· ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
· констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением... », «Искренне Ваш...».
Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.
Например:
С уважением,
Начальник личная подпись Ю. Б. Жуковский
1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы). Например:
Заголовок строк
|
Заголовок граф
|
Подзаголовки граф
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Подзаголовки строк
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатает более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номер граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его, например:
Таблица 1
(тыс. руб.)
|
Объем строительно-монтажных работ, выполненных
|
подрядным способом
|
хозяйственным способом
|
Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:
Таблица 2
Наименование автоматических манипуляторов
|
Исполнитель и срок выполнения работ
|
Разработка технической документации
|
Производство первой промышленной серии
|
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
Заголовок пишется над таблицей посредине ширины листа. В конце заголовка точка не ставится, например:
СВЕДЕНИЯ
заголовки граф
Наименование организаций
|
Счетно-вычислительные машины
|
Импортное оборудование и приборы
|
Буровое оборудование
|
Боковик
|
Прографка
|
Когда в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака №). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.
Сокращение слов в заголовке таблице и заголовках граф не допускается.
Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:
неправильно
|
Лимиты капитальных вложений
|
В том числе:
|
1998 год
|
1999 год
|
2000 год
|
правильно
|
Лимиты капитальных вложений
|
Всего
|
в том числе:
|
1998 год
|
1999 год
|
2000 год
|
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста позиции не ставятся.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.
Например:
Таблица 3
(штуки)
Наименование оборудования
|
Количество поставленных бульдозеров
|
всего
|
в том числе:
|
1998 год
|
1999 год
|
2000 год
|
Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках, например:
Таблица 4
Наименование объектов строительства
|
Металл (тонны)
|
Лес (куб. м)
|
на армирование железобетона
|
на прочие нужды
|
круглый
|
пиленый
|
Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:
Таблица 5
Наименование материалов
|
Единицы измерения
|
Количество
|
Срок поставки
|
Цемент
|
тыс. т
|
27
|
05.01.2000
|
пиломатериалы
|
куб. м
|
160
|
05.01.2000
|
Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графу таблиц могут быть заменены кавычками.
Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.
Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений.
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.
Допускается оформлять таблицы следующим способом:
Таблица 6
Замечания и предложения по улучшению работы с обращениями граждан
|
Количество жалоб граждан
|
Принято граждан на личном приеме
|
Всего
|
в том числе:
|
Всего
|
в том числе:
|
Поступило в Главгосэкспертизу
|
Поступило из Госстроя России
|
Руководителем Главгосэкспертизы
|
Заместителем начальника Главгосэкспертизы
|
1.15. Документы должны быть написаны деловым стилем.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся:
· нейтральный фон изложения;
· точность и ясность изложения;
· лаконичность и краткость текста.
Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания Большого театра».
или
«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
не «при сем направляем», а «направляем»;
не «сего года», а «этого года (текущего года)»;
не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;
не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».
Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
Установлено, что в период с... по...
В соответствии с ...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным...
Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
«В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... ».
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он».
Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не «мы выполним», а нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
1.16. Правила переноса слов
1.16.1. При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога, например, неправильно:
просмо - тр, ст - ройка; правильно: про - смотр, строй - ка.
1.16.2. При переносе слов нельзя отделять ъ, ь и й от предшествующей буквы. Например, неправильно: под - ъезд, бол - ьшой, во - йна; правильно: подъ - езд,
боль - шой, вой - на.
1.16.3. Если после приставки стоит буква ы, то переносить часть слова, начинающуюся с ы, не следует. Например: неправильно: без - ыдейный, пред - ыдущий: правильно: безы - дейный, преды - дущий.
1.16.4. При переносе слов с приставками нельзя разбивать односложную приставку, если за приставкой идет согласная, а также нельзя оставлять в конце строки при приставке начальную часть корня, не составляющую слога, например: неправильно:
эк - сперт, пок - рытие, тран - спорт; правильно: экс - перт, по - крытие,
транс - порт.
1.16.5. При переносе сложных слов нельзя оставлять в конце строки начальную часть второй основы, если эта часть не составляет слога. Например, неправильно: пятиг - раммовый, Волгог - рад, Кирова - бад; правильно: пяти - граммовый, Волго - град, Киров - абад.
1.16.6. Нельзя разбивать переносом односложную часть сложносокращенного слова. Например, неправильно; спе - цодежда; правильно: спец - одежда.
1.16.7. Нельзя оставлять в конце строки или переносить в начало следующей две одинаковые согласные, стоящие между гласными. Например, неправильно: ма - сса; правильно: мас - са..
Это правило не относится к начальным двойным согласным корня, а также к двойным согласным второй основы в сложных словах, например: сожженый, нововведение. Эти слова надо переносить так:
со - жженый, ново - введение.
1.16.8. Нельзя разбивать переносом сокращенные слова (аббревиатуры), например: Ростовская - АЭС, ТЭЦ - 9, ЗИЛ - 130.
1.16.9. Некоторые слова не подлежат переносу, например: Азия, узнаю, фойе.
1.16.10. Нельзя отделять слово «России» от слова, к которому оно относится, например:
Неправильно:
|
Правильно:
|
Минэкономики
|
Минэкономики России
|
России просит...
|
просит...
|
1.16.11. Нельзя отделять арабские и римские цифры от единиц измерения и поясняющих их слов, например неправильно: 1 января 2000 - г., 53 - км, 72 - кв.м, XX - век.
1.16.12. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую инициалы от фамилии. Неправильно: Маслов - Н.В., Чернышев - Л.Н.
1.16.13. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую сокращенное слово от имени собственного, к которому оно относится. Неправильно: г-на - Петрова, г. - Загорск.
1.16.14. Нельзя переносить на другую строку пунктуационные знаки кроме тире, стоящего после точки или после двоеточия перед второй частью прерванной прямой речи.
1.16.15. Нельзя разбивать переносом на другую строку условные сокращения типа и т.п., и т.д., и пр.
1.16.16. Нельзя переносить наращения. Неправильно: 1 - - е, 2 - - ая.
1.17. Тире и дефис.
1.17.1. Тире ставится между словами для обозначения пространственны временных или количественных пределов (вместо «от ... до»), например:
железнодорожная магистраль Санкт-Петербург - Москва:
восстановление движения на линии метрополитена между станциями «Лесная» - «Площадь мужества».
При написании временных и количественных пределов перед и после тире пробелы не ставятся, например:
10-11 ноября 1999 г.
1.17.2. Тире ставится между существительными и распространенным приложением, например: страны - члены СНГ.
1.17.3. Тире ставится, если одиночное приложение относится к двум существительным, например: министерства и ведомства - заказчики.
1.17.4. Дефис ставится между существительным и одиночным приложением, например: министерство-заказчик, министерство-поставщик
1.17.5. Через дефис пишутся сложные слова, например: дизель-мотор, погрузчик-смеситель, прерыватель-распределитель.
1.18. Сочетание знаков препинания.
1.18.1. Запятая, точка с запятой, точка, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками никогда не ставятся (даже при цитировании), все знаки ставятся после кавычек.
1.18.2. Ни перед открывающейся, ни перед закрывающейся скобкой не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Все эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки, например:
Новые тенденции в градостроительстве (прежде всего снижение этажности жилой застройки, развитие малоэтажного жилищного строительства, а также необходимость в размещении значительного количества новых учреждений), а также отсутствие неосвоенных территорий и средств на их освоение, вынуждают к поискам площадок под размещение объектов в застроенных районах населенных мест и пересмотру концепции ранее разработанной и утвержденной градостроительной документации.
1.18.3. Точка перед открывающейся и закрывающейся скобкой ставится в том случае, если перед скобкой стоит законченное предложение, а слова, заключенные в скобки, имеют самостоятельное значение, например:
Конструктивное решение пристройки не обосновано расчетами и, по экспертной оценке, не обеспечивает безопасной эксплуатации здания. (Кирпичные колонны, воспринимающие нагрузки от перекрытий, опираются на фундаментные балки, сечения элементов стропильной крыши занижены в 2,5-3 раза.)
1.18.4. Если после цитаты следует ссылка на автора или на произведение, то эта ссылка заключается в скобки. Точка ставится после скобки, например:
«Хотели как лучше, а получилось как всегда» (Черномырдин).
1.18.5. После цифровых и прописных буквенных перечислений с точкой: 1., 2., 3.; I., П., III. или А., Б., В. - абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками.
1.18.6. После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой а), б), в), или 1), 2), 3) - пункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если пункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками; последний абзац пункта заканчивается точкой с запятой.
1.18.7. Знаки №, %, и § для обозначения множественного числа удваивать не следует, например:
неправильно:
|
правильно:
|
в §§ I и 2
|
в §1 и §2
|
согласно приложениям №№ 1 и 2
|
согласно приложениям №1 и №2
|
100%%
|
100%
|
1.19. Сноски.
Сноски печатаются в конце соответствующей страницы. Первое слово в сноске пишется с прописной буквы и в конце ставится точка.
В тексте документа сноски должны быть оформлены одинаково: цифрами (1), 2), 3)) или звездочками (*), **), ***)). Знаки препинания (запятая, точка с запятой, двоеточие, точка) в тексте ставятся после знака сноски.
1.20. Примечания.
Примечания к служебным документам допускаются только в исключительных случаях, когда соответствующее пояснение невозможно изложить в тексте документа.
Примечания обычно выносятся в конец материала, если не требуется сделать примечание к соответствующему пункту или абзацу.
Примечание отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.
Слово «Примечание» пишется с «красной строки» без подчеркивания и после него ставится точка. Текст примечания начинается с прописной буквы и печатается через один межстрочный интервал. Вторая и последующие строки примечания пишутся от левого поля. В конце текста примечания ставится точка. Например:
Примечание. Более подробная информация о работе, проводимой в регионах Российской Федерации по энергосбережению в строительстве и жилищно-коммунальном хозяйстве, будет представлена в отдельном аналитическом докладе, подготавливаемом Главгосэкспертизой России.
Если примечаний несколько, то слово «Примечания» пишется от левого поля и после него ставится двоеточие. Каждое примечание пишется с «красной строки» и нумеруется арабской цифрой. Примечания отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
1.21. Резолюции.
Резолюция - реквизит документа, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.
В резолюции определяются подразделения или должностные лица, которым может быть поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Степанову Р. В.
Кельчевскому К.Д.
Прошу рассмотреть и подготовить
предложения.
Срок исполнения - 15.12.99.
личная подпись
01.12.99
При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.
Резолюция оформляется на бланке формата А6 (10,4 мм ´ 14,5 мм). В этом случае указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.
Допускается оформлять резолюцию от руки соответствующем руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
1.22. Корректурные знаки, применяемые при редактировании и исправлении ошибок
Служебный документ, передаваемый для печати, должен быть написан аккуратно, разборчиво, предварительно согласован и отредактирован. Для исправления ошибок, обнаруженных в тексте применяются корректурные знаки:
é вставить или заменить одну букву, цифру, знак, например:
 вставить слово или несколько слов, например:
 убрать лишнюю букву или знак, например:
 убрать несколько букв, слово, строку, например:
 убрать несколько строк, например:
 - сделать пробел между словами или знаками, например:
 - убрать пробел между словами или знаками, например:
 - поменять местами стоящие рядом слова, буквы, например:
 - переставить слово или группу слов, например:
 - передвинуть текст до указанного предела, например:
 Это предложение отклонено, как противоречащее основным Положениям проекта постановления
 - печать в строчку, например:
 - сделать абзац, например:
 - заменить строчную букву прописной или прописную строчной. Две линии ставятся над буквой (при замене строчной буквы на прописную) или над буквой (при замене прописной буквы строчную), например:
 - оставить как было, т.е. не учитывать исправления, например:
 - набрать строчными (подчеркнуть снизу букву, слово), например:
 - набрать курсивом, например:
 - сделать разрядку, например:
|
