Распоряжение

Скачать 0.87 Mb.

Название	Распоряжение
страница	8/17
Тип	Регламент

rykovodstvo.ru > Руководство ремонт > Регламент

1 ... 4 5 6 7 8 9 10 11 ... 17

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.

При адресовании документа Главе Республики Северная Осетия-Алания одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и органы, должностным лицам государственной власти РСО-Алания, а также при переписке между структурными подразделениями АМС г.Владикавказа.

Реквизит "Адресат" печатается от правой границы текстового поля. Длина реквизита в одной строке не должна превышать 80 мм.

5.7.7. Текст документа.

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не рекомендуется.

5.7.8. Приложение.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1.Справка о документообороте за 2009 г. на 7 л. в 2 экз.

2. Проект постановления... на 8 л. в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, распоряжения, положения, инструкции т.д.) на первом листе в правом верхнем углу пишут «ПРИЛОЖЕНИЕ №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к распоряжению администрации

местного самоуправления

г.Владикавказа
от 20.10.2009 №795

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты – 2-3 см.

5.7.9. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке администрации, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Глава администрации

местного самоуправления

г.Владикавказа Личная подпись С.Дзантиев
или на бланке:
Глава администрации Личная подпись С.Дзантиев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками, например:
Глава администрации Личная подпись С.Дзантиев
Начальник Отдела

учета и отчетности Личная подпись И.Басиева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель главы администрации	Заместитель главы администрации
Личная подпись	Личная подпись
Есиева С.И.	Фидарова Р.З.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

5.7.10. Согласование документа.

Гриф согласования проставляется на документах, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется ниже реквизита «Подпись» или на оборотной стороне последнего листа документа. Например,

Начальник ПУ

Личная подпись

А.Мзоков

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования и печатается от границы левого поля, например:

СОГЛАСОВАНО

Первый заместитель

главы администрации
Личная подпись М.М.Тамаев

20 сентября 2009 г.

5.7.11. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа (не более 80 мм от границы правого поля) на верхнем поле первого листа документа. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

местного самоуправления

г.Владикавказа
Личная подпись С.Дзантиев

20 октября 2009 г.

При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, которое согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ, например:

УТВЕРЖДЕН

распоряжением администрации

местного самоуправления

г.Владикавказа
от 20.10. 2009 №795

5.7.12. Фамилия исполнителя, номер его телефона и дата исполнения документа.

Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах располагаются в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и оформляются с использованием шрифта №10, например:

Петров И.И.

75-00-21

29.03.2010

В качестве исполнителя указывается сотрудник АМС г.Владикавказа, замещающий должность муниципальной службы г.Владикавказа.

При оформлении документов за подписью главы администрации указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя, занимающего должности категории "руководители".

Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

5.7.13. Резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Базаеву Д.Г.

Урумову О.П.

Прошу подготовить предложения

к 05.04.2010
Личная подпись
29.03.2010

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

6.Организация внутренней служебной переписки

6.1. Общие положения.

Внутри администрации используются не письма, а служебные, объяснительные и докладные записки.

Служебная записка – документ о выполнении какой-либо работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, содержащий сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Внутренние служебные, объяснительные и докладные записки, адресованные руководителям или должностным лицам данной организации, составляются на стандартных листах бумаги с оформлением всех необходимых реквизитов.

Докладная и служебная записки имеют одинаковый состав реквизитов (разумеется, кроме наименования документа), который включает:

наименование структурного подразделения – составителя документа;

адресат;

наименование документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (при необходимости);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (при необходимости);

подпись;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Типовые формы докладной и служебной записок представлены в (приложение № 6, 7).

6.2. Организация документооборота служебных (докладных) записок

6.2.1. Подготовка и оформление служебной (докладной) записки.

Служебная (докладная) записка подготавливается сотрудником подразделения (исполнителем), которому непосредственный руководитель подразделения поручил ее оформить. Служебная (докладная) записка составляется на основе типовой формы (приложение 6, 7), которая утверждена настоящим Регламентом.

В реквизите «Адресат» служебной (докладной) записки указывается должность, инициалы и фамилия в дательном падеже руководителя структурного подразделения, которому эта записка будет направляться, а в реквизите «Подпись» - должность руководителя подразделения-составителя, его инициалы и фамилия.

В левом нижнем углу служебной (докладной) записки обязательно указывается фамилия исполнителя (составителя записки), номер его служебного телефона.

Подготовленная служебная (докладная) записка визируется исполнителем, подписывается заместителем главы администрации, заместителем руководителя аппарата АМС или руководителем структурного подразделения, которому дано поручение, после чего передается на рассмотрение адресату (главе администрации, заместителю главы администрации или руководителю структурного подразделения). При необходимости служебная (докладная) записка может быть согласована с другими структурными подразделениями, если ее исполнение касается участия этих подразделений.

6.2.2. Регистрация служебной (докладной) записки.

Регистрация служебных (докладных) записок осуществляется секретарем подразделения или лицом, ответственным за документационное обеспечение подразделения в день подписания документа. Регистрация может производиться в отдельной регистрационно-контрольной форме (журнал или СЭД). (Приложение №8).

Служебная (докладная) записка подготавливается в количестве соответствующем числу адресатов, оригинал передается в подразделение, указанное в адресате первым, копии – остальным адресатам. Один экземпляр подшивается в дело для хранения и использования в информационно-справочной работе.

6.2.3. Передача служебной (докладной) записки.

Служебная (докладная) записка, поступающая на имя главы администрации, его заместителей или заместителя руководителя аппарата АМС, передается и регистрируется в Управлении документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан.

Служебная (докладная) записка должна передаваться в день ее подписания и регистрации.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется секретарями подразделений или лицами, ответственными за документационное обеспечение подразделения. При этом секретарь, который передает документы, обязан внести данные о них в учетно-регистрационную форму (например, в журнал разноски), а секретарь, который принимает документы, должен в этом журнале расписаться в получении.

6.2.4. Обработка и рассмотрение поступившей служебной (докладной) записки.

Поступившая в подразделение служебная (докладная) записка обрабатывается как входящий документ и учитывается в журнале поступающих документов, который секретарь может вести как в бумажном, так и в электронном виде (приложение №9).

6.2.5. Исполнение служебной (докладной) записки.

Исполнение поступившей в подразделение служебной (докладной) записки может быть оформлено документально, т.е. ответной служебной (докладной) запиской. Порядок оформления ответной служебной (докладной) записки аналогичен порядку оформления входящей служебной (докладной) записки (см. пункт 6.2.1.). Ответная служебная (докладная) записка регистрируется секретарем подразделения исполнителя в регистрационно-контрольной форме и передается по назначению в установленном порядке (см. пункт 6.2.3.). Один экземпляр ответной служебной (докладной) записки подшивается в дело вместе с входящей служебной (докладной) запиской.

6.2.6. Передача других внутренних документов из одного подразделения в другое.

Для передачи внутренних документов, таких как отчет, презентационный материал или целый пакет внутренних документов, содержащих информацию, по которой должно быть принято соответствующее решение, необходимо подготовить сопроводительную служебную (докладную) записку, передаваемые внутренние документы будут являться приложением к ней. При этом в сопроводительной служебной (докладной) записке (приложение № 10) необходимо перечислить эти приложения. Служебная (докладная) записка регистрируется в установленном порядке и передается вместе с прилагаемым материалом по назначению.

Сопроводительная служебная (докладная) записка рассматривается как аналог входящего сопроводительного письма.