 
|
www.directum.ru
support@directum.ru
|
DIRECTUM Jazz для DIRECTUM.
Методические рекомендации по внедрению и использованию
|
|
Оглавление
Назначение 3
Позиционирование 3
Профиль пользователя 3
Возможности и ограничения 4
Рекомендации по организации процесса внедрения 7
Исследование и проектирование бизнес-процессов 7
Установка и настройка приложения 7
Тестовая эксплуатация 7
Тестирование взаимодействия десктоп-клиента и мобильного приложения 8
Тестирование работы клиентского приложения 8
Обеспечение информационной безопасности 8
Введение
В документе приведены методические рекомендации по внедрению и использованию клиентского приложения DIRECTUM Jazz для операционных систем iOS и Android (далее DIRECTUM Jazz).
Данная методология может использоваться при внедрении приложения DIRECTUM Jazz как представителями компании DIRECTUM или партнеров (далее – Исполнитель), так и сотрудниками Заказчика, занимающимися:
оценкой применимости;
внедрением;
обучением пользователей;
поддержкой и сопровождением.
Назначение
Информация о назначении клиентского приложения может быть использована при:
оценке применимости приложения для удовлетворения потребностей Заказчика;
принятии решения о внедрении приложения DIRECTUM Jazz;
определении целей внедрения, исходя из задач, решаемых с помощью приложения DIRECTUM Jazz.
Позиционирование
DIRECTUM Jazz – это мобильное приложение для работы широкого круга пользователей с задачами и заданиями, для создания, редактирования и подписания документов.
Важной особенностью является возможность работы с приложением в отсутствии стабильной связи (в том числе, работа офлайн).
Профиль пользователя
Мобильное приложение DIRECTUM Jazz ориентировано на:
Руководителей структурных подразделений и руководителей проектов.
Характеристики:
часто отсутствуют на рабочем месте;
работают с архивом документов организации;
ведут активную внутрикорпоративную переписку на различных уровнях;
основные операции: выполнение заданий и выдача задач, создание, редактирование и подписание документов.
Рядовых сотрудников организации.
Характеристики:
часто отсутствуют на рабочем месте;
выполняют задания по свободным и типовым маршрутам;
активно работают с архивом документов организации;
основные операции: просмотр и выполнение заданий, поиск, создание, редактирование и отправка в работу документов.
Такими пользователями DIRECTUM Jazz может быть выбран в качестве дополнения к стандартному десктоп-клиенту или веб-доступу при работе вне локальной сети или работе вне офиса.
Использование DIRECTUM Jazz нецелесообразно сотрудниками, которые:
работают непосредственно в справочниках;
создают и изменяют карточки объектов системы;
самостоятельно выносят резолюции и осуществляют контроль исполнения по ним.
Подробнее см. раздел «Возможности и ограничения».
Возможности и ограничения
Перед проведением работ по внедрению необходимо детально изучить возможности и ограничения решения и оценить их применимость для Заказчика.
Таблица 1. Основные возможности и ограничения приложения DIRECTUM Jazz
по сравнению с работой через десктоп-клиент DIRECTUM
Возможность
|
Поддержка в DIRECTUM Jazz
|
Работа с папками и списками объектов
|
Поддерживается:
просмотр содержимого папок: ссылки на задачи, задания, уведомления, документы, справочники, записи справочников;
отображение папок «Входящие» и «Исходящие» замещаемого сотрудника;
работа со ссылками: удаление, копирование, вставка, отправка вложением в задачу, установка цветного статуса.
Не поддерживается:
просмотр папок типа «Компоненты»;
отображение в папках компонент: отчеты, мастера действий, варианты запуска, сценарии;
просмотр и редактирование карточки папки;
создание новых папок;
настройка прав доступа к папкам.
|
Работа с документами
|
Поддерживается:
работа с документами любого формата (доступна только последняя действующая версия документа):
просмотр карточек документов1;
просмотр и редактирование документов, при наличии сторонних приложений-редакторов
Для Android: реализован механизм автоматического импорта измененного документа,
Для iOS: необходимо вручную импортировать в приложение документ, измененный в стороннем приложении;
Для iOS: предпросмотр документов;
подписание документов простой и усиленной электронной подписью2;
просмотр информации о подписях;
экспорт/импорт документов;
создание документов из файла, с камеры. Для Android: из шаблона.
Документы создаются с видом «Прочие документы»3. Созданные документы сохраняются в папке «Избранное». Документы, создаваемые в рамках задач и заданий, сохраняются только во вложениях текущей задачи и могут быть найдены поиском;
отправка документов по электронной почте.
Не поддерживается:
просмотр сведений о сертификате подписавшего;
редактирование карточки документа;
просмотр и ручная настройка прав доступа на документ4;
связывание документов и просмотр связанных документов;
работа (в т.ч. предпросмотр) с зашифрованными документами;
просмотр истории работы с документом;
работа с жизненным циклом документа.
|
Работа с формализованными документами, полученными из сервисов обмена
|
Поддерживается:
просмотр формализованных документов;
подписание формализованных документов;
просмотр списка электронных подписей.
|
Работа с задачами и заданиями
|
Поддерживается:
создание задач и подзадач, в том числе:
группе исполнителей при наличии подключения к сети,
по жестким типовым маршрутам, разрешенным для выбора в приложении5,
с запросом параметров при наличии подключения к сети;
выполнение заданий, в том числе с запросом параметров при наличии подключения к сети.
Для Android: выполнение заданий-контроль из оповещений;
работа с вложениями:
вложение в задачу из буфера обмена ссылок на документы, задачи, задания, уведомления, справочники, записи справочников;
вложение ссылок на документы через контекстное меню документа «Отправить задачей», или в задаче/задании – с помощью добавления вложения с камеры, из файла, из результатов поиска документа;
открытие из вложений документов, задач, заданий, уведомлений, записей справочников;
просмотр уведомлений
Для Android: просмотр уведомлений из оповещений;
получение оповещений о новых заданиях и уведомлениях,
Для Android: оповещений о сроках исполнения заданий;
просмотр состояния и истории работы над задачей в тексте переписки;
Для Android: прекращение/рестарт/возобновление задач.
Не поддерживается:
при создании задач по типовому маршруту с запросом параметров не поддерживаются следующие типы параметров:
задача и коллекция задач,
задание и коллекция заданий,
коллекция логических значений,
список объектов;
настройка типа прав на задачу;
шифрование и подписание задач и заданий;
добавление текста в уже запущенную задачу;
просмотр схемы типового маршрута.
|
Работа с поручениями
|
Поддерживается:
исполнение поручений и запрос на продление срока исполнения поручений в процессе работы с заданием по типовому маршруту «Исполнение поручений»;
приемка работ по поручению в процессе выполнения задания на контроль исполнения поручения с результатами «Принять», «На доработку»;
просмотр поручения: карточки, если она вложена в задание, или текста в переписке по задаче.
Не поддерживается:
создание и редактирование записей справочника Поручения;
создание подчиненных поручений;
просмотр дерева поручений;
запрос отчета по поручению.
|
Работа со справочниками
|
Поддерживается:
просмотр записей справочников (в том числе, детальных разделов), ссылки на которые вложены в задачи, задания, либо размещены в папках6.
Не поддерживается:
открытие справочника;
работа непосредственно со справочником;
редактирование записей справочников.
|
Работа с отчетами, мастерами действий и сценариями
|
Не поддерживается.
Просмотр отчетов в приложении возможен, только если сформированный в десктоп-клиенте отчет будет сохранен в качестве документа системы и вложен в папку или задание.
|
Поиск объектов
|
Поддерживается:
поиск документов по критериям «Наименование», «Автор», «Дата создания», «Дата изменения».
Не поддерживается:
поиск задач, заданий, папок, справочников.
|
Работа в отсутствие стабильной связи
|
Поддерживается:
офлайн-работа с объектами, загруженными в клиентское приложение7:
с папками «Входящие», «Исходящие»;
с управляемыми папками;
с папкой «Общая папка»;
с папками «Личные» и «Избранное»;
с задачами, заданиями и документами, вложенными в указанные папки;
настройка папок, доступных в офлайн-режиме8.
Особенности синхронизации:
при сохранении в клиентском приложении каких-либо изменений с объектами и при наличии подключения к сервису, начинается передача данных из приложения на сервер;
передача изменений с сервера в клиентское приложение производится с указанной в настройках регулярностью. При отсутствии каких-либо изменений обновление также происходит с заданной периодичностью9.
|
Одновременная работа с несколькими системами
|
Поддерживается: максимальное количество систем – три.
Для iOS: Не поддерживается
|
Также важно учесть требования приложения, предъявляемые к программным и аппаратным средствам. Подробное описание требований см. в документах «Сервер NOMAD. Инструкция по установке и настройке» и «DIRECTUM Jazz для DIRECTUM. Инструкция по установке и удалению», разделе «Требования к аппаратному и программному обеспечению».
Рекомендации по организации процесса внедрения
Исследование и проектирование бизнес-процессов
При проведении исследования необходимо учесть роль автоматизируемого сотрудника и функциональность мобильного приложения (см. раздел «Возможности и ограничения»), чтобы определить, какие потребности сможет закрыть использование DIRECTUM Jazz в качестве дополнительного мобильного клиента.
При необходимости выполнения каких-либо действий, не поддерживаемых мобильным приложением, рекомендуется использовать другие варианты доступа к системе DIRECTUM.
Установка и настройка приложения
Процесс установки и настройки DIRECTUM Jazz состоит из следующих этапов:
Установка и настройка сервера NOMAD. Подробное описание работ см. в документе «Сервер NOMAD. Инструкция по установке и настройке».
Установка и настройка клиентского приложения DIRECTUM Jazz. Подробное описание работ см. в документе «DIRECTUM Jazz для DIRECTUM. Инструкция по установке и удалению».
Тестовая эксплуатация
Тестирование рекомендуется проводить на устройствах, имеющих те же технические характеристики, программное обеспечение и настройки, что и на устройствах, использующихся в реальной работе. Наилучшим вариантом является тестирование на устройстве, которое будет использоваться в работе сотрудников непосредственно. Это позволит создать условия тестирования, максимально приближенные к реальным.
Тестирование взаимодействия десктоп-клиента и мобильного приложения
После завершения первой синхронизации проверить корректность загрузки объектов в клиентское приложение DIRECTUM Jazz:
все ли папки отображаются;
проверить полноту переписки по нескольким задачам/заданиям/уведомлениям;
создать новую задачу и проверить в ее карточке полноту списка сотрудников, доступных для выбора в поле «Маршрут», проверить наличие фамилии и имени пользователя, подразделения и фотографии;
все ли объекты поддерживаемых типов были загружены: сверить количество объектов в папках десктоп-приложения и приложения DIRECTUM Jazz;
проверить, что документы, попадающие под условия настроек «Загружать документы» и «Максимальный размер документов для автозагрузки», загрузились после окончания первой синхронизации или после смены настроек.
Проверка приема-передачи данных:
отправить из клиентского приложения документ вложением в задачу, где исполнитель – текущий пользователь. Запустить синхронизацию и после ее завершения проверить корректность входящего задания;
создать новые объекты (документы, задачи) в мобильном приложении, запустить синхронизацию и проверить корректность передачи данных в десктоп-клиенте;
создать новые объекты в десктоп-клиенте, запустить синхронизацию в мобильном приложении и проверить корректность передачи данных в приложении;
подписать ЭП документ в DIRECTUM Jazz, обновить данные и проверить наличие подписи и информации о ней в мобильном приложении и десктоп-клиенте.
Рекомендуется также проверить лог-файлы сервиса на наличие в них сообщений об ошибках. Расположение лог-файлов указано в документе «Сервер NOMAD. Инструкция по установке и настройке», подразделе «Закладка «Настройки веб-сервиса» раздела «Настройка веб-сервиса NOMAD».
Тестирование работы клиентского приложения
Необходимо проверить:
(для iOS): Работу предпросмотра документов.
Создание задач и подзадач, в том числе по типовым маршрутам с запросом параметров поддерживаемых типов (см. таблицу 1).
Создание документов из файла и с камеры. Для Android: из шаблона.
Выполнение заданий и заданий-контроль по свободным и типовым маршрутам, в том числе с запросом параметров.
Просмотр ссылок записей справочников в проводнике и во вложении.
Открытие записей справочников, корректность отображения реквизитов карточки (в том числе детальных разделов), открытие карточек реквизитов типа «Справочник».
Поиск документов.
Все возможные варианты сценариев работы пользователей по разработанным инструкциям.
Обеспечение информационной безопасности
При использовании мобильных приложений рекомендуется обеспечить безопасность:
сервера-посредника между внутренней сетью предприятия и сетью Интернет с помощью настройки демилитаризованной зоны;
канала связи за счет использования VPN-технологии или соединения по протоколу HTTPS;
использования мобильного устройства с помощью организационных мер или централизованного управления устройствами с помощью MDM-решений.
Подробнее см. в документе «Рекомендации по обеспечению информационной безопасности при работе с системой», разделе «Мобильные приложения».
|
