Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов
|
Скачать 2.29 Mb.
|
|
дата служебного письма оформляется при его подписании адресантом (уполномоченным должностным лицом Службы – автором письма) по правилам, установленным подпунктом 3.1.5.7 Инструкции, арабскими цифрами и проставляется в определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебного письма в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства для отправки без оформления даты должностным лицом, подписавшим его, реквизит дата оформляется Управлением делопроизводства по согласованию с автором письма; регистрационный номер служебного письма оформляется после его подписания. Служебные письма Службы подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД. Регистрационный исходящий номер служебного письма формируется автоматически СЭД при завершении заполнения и сохранении регистрационной карточки служебного письма ответственным за делопроизводство структурного подразделения центрального аппарата Службы. Регистрационный исходящий номер окончательно закрепляется за служебным письмом Управлением делопроизводства после проверки полноты оформления реквизитов письма, представляемого исполнителем (ответственным за делопроизводство структурного подразделения) для отправки адресату. Регистрационный номер служебного письма (за исключением ответов на обращения граждан) состоит из индекса Службы, индекса структурного подразделения Службы, подготовившего документ, порядкового номера документа в электронной базе данных СЭД по регистрации служебных писем (группа «Исходящие документы»), буквенного литера, добавляемого при регистрации служебных писем, направляемых за подписью Директора или его заместителей, составленного из первых букв имени и фамилии подписавшего служебное письмо. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например, 12/06-227-АП, где: 12 – индекс Службы; 06 – индекс структурного подразделения Службы, подготовившего служебное письмо (в примере соответствует Управлению делопроизводства); 227 – порядковый номер документа в единой электронной базе данных по регистрации исходящих документов СЭД; АП – буквенный литер, добавленный при регистрации служебного письма, подписанного Директором, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Парфенчиков). В случаях, когда первые буквы имени и фамилии совпадают с литерами «СС» или «ОВ», используемыми в секретном делопроизводстве, к буквенному литеру регистрационного номера служебного письма добавляется первая буква отчества. Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя Директора Сазанова С.В. – «СВС» (С.В. Сазанов). Исходящий регистрационный номер ответа на обращение гражданина состоит из индекса Службы, индекса номенклатурного дела (по Сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год), в которое помещается копия ответа, номера, присвоенного поступившему обращению гражданина в Управлении делопроизводства при централизованной регистрации, буквенного литера, добавляемого при регистрации документов, направляемых за подписью Директора или его заместителей, составленного по правилам, предусмотренным предыдущим абзацем Инструкции. Составные части регистрационного номера ответа на обращение гражданина разделяются косой чертой или дефисом, например, 12/06-17-357/10-АП, где: 12 – индекс Службы; 06-17 – индекс номенклатурного дела, в которое помещается копия ответа; 357/10 – номер, присвоенный обращению гражданина в Управлении делопроизводства при централизованной регистрации; АП – буквенный литер, добавленный при регистрации ответа, подписанного Директором. Регистрационный номер служебного письма проставляется на позиции, предусмотренной на угловом бланке письма, после знака «№». При регистрации служебного письма, подготовленного совместно двумя и более государственными органами, регистрационный номер каждого из них помещаются под подписью должностного лица соответствующего государственного органа; ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа на позиции, предусмотренной на угловом бланке письма, а также во вводной части текста письма; заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»). При объеме текста до 4-5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться. Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении по необходимости указанного объема текста заголовка допускается продлевать его до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится; текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами. Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение; использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения. Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Директору, тексты служебных писем в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (документы, в которых адресат указан обобщенно), представляемых на подпись заместителям Директора, подлежат обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном частью 10) пп. 3.3.3.2 Инструкции. Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей: официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например: «Уважаемый Матвей Сергеевич!»; «Уважаемая Антонина Петровна!»;. «Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!». При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение: «Уважаемые коллеги!»; «Уважаемые господа!»; «Глубокоуважаемые депутаты!». При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения: «Уважаемый гражданин Хохлов!»; «Уважаемая госпожа Михайлова!». При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии: «Уважаемый господин председатель!»; «Уважаемый господин директор!»; «Уважаемый господин секретарь!». В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение: «Григорий Иванович!»; «Гражданин Петров!»; «Граждане!»; «Коллеги!»; «Господа!». Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок». В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: «Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...»; «Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...»; Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений; вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например: подтверждение: «Ваше письмо от... №... получено»; «В ФССП России получили Ваше письмо от.. .№...»; «В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»; обоснование действия: «В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»; «В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...»; «На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...»; «В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...»; «В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...»; благодарность: «Федеральная служба судебных приставов благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)...№...»; «Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»; «Заранее благодарим за возможную помощь»; «Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»; просьба: «Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...»; «Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...»; «Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)…»; сопровождение: «Направляем копию служебного контракта...»; «Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...»; напоминание: «Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...»; «Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008»; предложение: «Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника организационно-контрольного отдела»; «Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»; «Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»; основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т. д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать каким структурным подразделением Службы будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также что направление документа на бумажном носителе не требуется; заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Службы. Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Службы, например: «С уважением,...»; «С неизменным уважением,...»; «С глубоким уважением,...»; «С благодарностью и уважением,...»; «С уважением и пожеланиями успехов в работе,...». Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: «ФССП России рассмотрела», «коллегия решила», «информируем...», «сообщаем...», «просим направить...», «предлагаем рассмотреть...», «полагаем целесообразным» и т.п. На персональном бланке Директора текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу...», «направляю...», «полагаю необходимым...» и т.п.); реквизит «приложение» отделяется от текста служебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал. Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа, оно обязательно указывается в реквизите «приложение», затем число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например: Приложение: программа в 3 экз. Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом: Приложение: письмо Минфина России от 05.03.2006 № 02-03-04/25 с приложениями к нему, всего на 5 л.; согласование служебного письма со структурными подразделениями, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Директора (служебных писем с подписью Директора) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа; реквизит «подпись» отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Службы, полное – в иных случаях), личная подпись Директора (заместителя Директора, начальника структурного подразделения), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на текстовом поле бланка в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции, например: Заместитель директора (личная подпись) В.В. Воронин Начальник Управления организации исполнительного производства (личная подпись) А.В. Абрамов В служебных письмах, оформленных на бланках Директора, в реквизите «подпись» должность не указывается. Несколько подписей лиц, замещающих равные по иерархии должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, например:
Подписи лиц, замещающих разные по иерархии должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например: Заместитель директора личная подпись В.Н. Мулов Главный бухгалтер личная подпись Н.А. Маратканова Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Директор или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности. Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, подписываются только Директором или его заместителями. Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Службы, подписывают Директор, его заместители, руководители структурных подразделений или их заместители, начальник отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства (только по первичным обращениям граждан и юридических лиц). Служебные письма на персональных бланках Директора подписывает только Директор. Заместители Директора, в том числе при исполнении ими обязанностей Директора, а также другие должностные лица Службы подписывают служебные письма на бланках письма Службы; Исполнитель служебного письма указывает свои инициалы и фамилию, номер служебного телефона на лицевой стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу, например: И.В. Петров 999 66 11 Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Службы, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» в порядке, предусмотренном в пп. 3.1.5.18 и 3.1.5.20 Инструкции соответственно. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами, а также резолюциями Директора или его заместителей (руководителя территориального органа Службы или его заместителей). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы. Текст ответного письма должен соответствовать данному поручению, поступившему запросу, указанию руководства по исполнению документа. 4) Телеграмма Телеграфные сообщения в Службе используются для передачи только срочной текстовой информации. Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в 2 экземплярах (оригинал и визовый экземпляр) в следующем порядке: категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Правительственная» («Срочная»). В случае направления простой телеграммы категория не указывается; перед текстом центровано печатается, как правило, полужирным шрифтом реквизит «наименование документа» – «ТЕЛЕГРАММА»; после наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата; текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, передаваемые как отдельные телеграммы, объем которых не более 300 слов. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату; подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции. Телеграммы подписывают Директор или его заместители, в исключительных случаях (по поручению Директора или лица, исполняющего его обязанности) – руководители структурных подразделений центрального аппарата Службы. Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06 февраля 2006 г. № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Российская газета, 2006, № 36) подписывают Директор или заместитель Директора, исполняющий его обязанности; дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Службы (адресантом) 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает разделенные дефисом буквенный индекс «НР» (номер), индекс подразделения, подготовившего телеграмму, порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года, например: 29 марта 2010 г. НР-09-23, где: 09 – индекс Управления государственной службы и кадров; 23 – порядковый номер телеграммы. Через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Службы и дата передачи ее в Управление делопроизводства для отправления адресату; визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа её визового экземпляра в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.15 Инструкции; отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа обоих экземпляров телеграммы в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.20 Инструкции; подпись должностного лица Службы (адресанта) в телеграмме заверяется печатью Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.18 Инструкции; оба экземпляра оформленной телеграммы передаются исполнителем в Управление делопроизводства для отправки. Первый экземпляр телеграммы уполномоченным работником Управления делопроизводства передается в отделение телеграфной связи, копия телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается исполнителю для помещения в номенклатурное дело. 5) Факсограмма Факсимильные сообщения в Службе используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа. Для обмена факсограммами в Службе используются факсимильные аппараты, установленные в отделе документационного обеспечения, в отделе писем и приема граждан, в приемных руководителей структурных подразделений центрального аппарата (руководителей территориальных органов) и в подразделениях документационного обеспечения территориальных органов. Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе государственных служащих ФССП России. Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения. Средства факсимильной связи Службы позволяют передавать любые виды документов, оформленных на стандартных листах (бланках) формата А4. Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, распоряжение, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы – подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне. Полученные по факсимильной связи документы учитываются по правилам, предусмотренным в подразделе 4.4 Инструкции, отделом документационного обеспечения УДП (территориального органа) Службы. Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы, адресованные Директору или его заместителям (руководителю территориального органа Службы или его заместителям), передаются ответственными за делопроизводство этих подразделений для учета в отдел документационного обеспечения. 6) Телефонограмма Телефонограммы в Службе используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между аппаратом управления территориального органа ФССП России и его районными (межрайонными, городскими) отделами судебных приставов в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов. В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Телефонограммы в Службе оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке: наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе, например: Управление Федеральной службы судебных приставов по Москве; наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером № 14 от левой границы текстового поля; дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например: 06.04.2010 № 55 Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров в соответствующем подразделе СЭД после подписи автором; время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи, например: 16.30 – соответствует времени 16 часов 30 минут; ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля; адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.10 Инструкции; текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 дополнительными межстрочными интервалами; подпись автора телефонограммы отделяется от текста 3 дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции; отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.20 Инструкции; должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи, например: Передал главный специалист Петров (495) 620 34 35 Принял специалист Сергеева (683) 2 33 44 11. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной. Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора. После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение. После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.22 Инструкции, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел. 7) Электронное письмо (электронное сообщение) В Службе электронными сообщениями по каналам информационных систем общего пользования и сетей международного информационного обмена могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих персональные данные, в том числе государственных служащих Службы. Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, могут передаваться по мультисервисной телекоммуникационной сети Службы при соблюдении требований законодательных и нормативных актов по защите информации. Для осуществления обмена электронными сообщениями структурным подразделениям центрального аппарата (территориальным органам и их структурным подразделениям) правовым актом Службы (территориального органа Службы) присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты. Для обеспечения юридической значимости электронных сообщений применяется электронная цифровая подпись в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и соответствующим актом Службы. Электронное сообщение состоит из текста сообщения и реквизитов, в состав которых входят: адрес получателя в формате электронной почты; адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты; заголовок сообщения (Тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения; служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.). Для создания электронного сообщения адресант с использованием меню выбранной программы почтового клиента формирует команду на создание сообщения, по исполнению которой на мониторе компьютера открывается окно с заготовкой (шаблоном) электронного письма, содержащей поля, подлежащие заполнению. Поля электронного сообщения заполняются в следующем порядке: в поле «Кому» указывается электронный адрес получателя информации; поля «Копия» и «СК (Скрытая копия)» при направлении сообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения нескольким адресатам в поле «Кому» указывается электронный адрес одного адресата, а электронные адреса остальных указываются в полях «Копия» либо «СК (Скрытая копия)»; в поле «Тема» дается краткое описание сообщения: указываются фамилия и инициалы получателя в структурном подразделении, в адрес которого направляется сообщение, а также заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на поручение; после задания адресата и темы сообщения в поле «Тело сообщения» набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемого документа и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившего основанием для направления сообщения, и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер; заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактный телефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы. Электронное сообщение помимо собственно текста сообщения может иметь вложения – файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню «Вставка» выбранной программы почтового клиента. При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе. Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил: в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов; значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.). 3.3.3.10. Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая) 1) Для реализации отношений субординации структурных подразделений (подразделений аппарата управления территориального органа, работников) с руководством Службы (территориального органа Службы), координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ – записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая). 2) В записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции Службы. 3) Служебная записка В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству Службы, либо руководителю структурного подразделения – головного исполнителя поручения. Служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке: адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном в пп.3.1.5.10 Инструкции; наименование структурного подразделения указывается через 3-4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк); наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» печатается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами от левой границы текстового поля; дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания; заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2-3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка – 28 печатных знаков; текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин) составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.). Текст служебной записки составляется с соблюдением правил, предусмотренных в пп. 3.1.5.12 Инструкции, и начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком; подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным пп. 3.1.5.16 Инструкции. 4) Объяснительная записка В объяснительных записках государственные служащие в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п. Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу (руководителю структурного подразделения, территориального органа, Службы). Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением: реквизит дата указывается от левой границы текстового поля под реквизитом подпись без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания; заголовок к тексту может отсутствовать. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие указанные факты. 5) Докладная записка В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства Службы (территориального органа Службы) о вопросах, требующих принятия управленческих решений. Докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки. Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем; третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя. Докладными записками оформляются результаты проверок деятельности территориальных органов комиссиями центрального аппарата Службы (структурных подразделений территориального органа комиссиями аппарата управления территориального органа Службы), а также результаты служебных проверок в отношении должностных лиц Службы. 6) Аналитическая записка В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению. Также, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства Службы (территориального органа Службы) о проблемах, требующих принятия управленческих решений. Аналитическая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки. Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей: в первой части дается характеристика проблемы; во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения; третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. 7) При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов. Текст записки (служебного письма) в этом случае подлежат обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном |
|||||||||||||||||
Похожие:
 |
Справка по тематической проверке деятельности Пий-Хемского районного... Приказом Управления Федеральной службы судебных приставов по Республике Тыва от 14. 10. 2013 №298 «О проведении тематической проверки... |
|
Приказ от 10 декабря 2010 г. N 682 об утверждении инструкции по делопроизводству... Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
|
Управление федеральной службы судебных приставов по хабаровскому краю Заместитель руководителя Управления Федеральной службы судебных приставов по Хабаровскому краю – заместитель главного судебного пристава... |
 |
Приказ фссп россии от 10. 12. 2010 n 682 (ред от 02. 06. 2016) "Об... Гост р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.... |
|
Открытый конкурс чебоксары 2007 год перечень документов пакета конкурсной... Управление Федеральной службы судебных приставов по Чувашской Республике (далее – Заказчик) приглашает к участию в открытом конкурсе... |
|
Протокол №07-04 Поставка офисной мебели для нужд центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов |
|
Протокол №05-02 Поставка сканеров планшетных для нужд центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов |
|
Анализу судебной практики по рассмотрению в судах заявлений об оспаривании... Управления Федеральной службы судебных приставов по Санкт-Петербургу (далее – Управление) проведён анализ судебной практики по рассмотрению... |
|
Протокол №11-02 Поставка средств мобильной связи для нужд центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов |
|
Протокол №07-03 Федеральной службы судебных приставов и расположенных на 5 этаже административного здания по адресу: г. Москва, ул. Бутырский вал,... |
|
Протокол №05-03 Помощник директора Федеральной службы судебных приставов – главного судебного пристава Российской Федерации Сибилёв Ю. Н |
|
Анализу судебной практики по рассмотрению в судах заявлений об оспаривании... Управления Федеральной службы судебных приставов по Санкт-Петербургу (далее – Управление) проведён анализ судебной практики по рассмотрению... |
|
Требования к содержанию и составу заявки на участие в открытом аукционе... Управление Федеральной службы судебных приставов по Смоленской области, расположенный по адресу 214029, г. Смоленск, Краснинское... |
|
2. Сведения о заказчике, уполномоченном органе, специализированной организации Заказчик: Управление Федеральной службы судебных приставов по Новгородской области |
|
2. Сведения о заказчике, уполномоченном органе, специализированной организации Заказчик: Управление Федеральной службы судебных приставов по Новгородской области |
|
Заместитель директора Федеральной службы судебных приставов Заместитель... Заместитель директора Федеральной службы судебных приставов – Заместитель главного судебного пристава Российской Федерации |