Приложение № 1
к выписке из протокола заседания Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
от «20» ноября 2013г. № 204-2-6
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В УЧАСТКОВОЙ КОМИССИИ
Общие положения
Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой комиссии со сроком полномочий пять лет.
Инструкция разработана на основании Федерального закона
«Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
-
Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой комиссии.
Члены участковой комиссии должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
Ведение делопроизводства участковой комиссии осуществляет председатель либо секретарь участковой комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
Делопроизводство в участковой комиссии осуществляется с использованием журналов регистрации документов.
Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.
Инструкция и изменения, вносимые в нее, принимаются решением участковой комиссии.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1. Прием и регистрация поступающих документов производится председателем участковой комиссии либо секретарем участковой комиссии с использованием журнала регистрации входящих документов (приложение № 1).
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, в участковой комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, или если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления.
2.5. При регистрации поступившего документа в журнале регистрации входящих документов обязательно проставляются следующие реквизиты: дата получения документа, его регистрационный номер, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), исходящий номер и дата документа, краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении документа и списании его в дело.
Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При регистрации входящих документов может быть использован регистрационный штамп.
На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» журнала регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.
Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.
2.6. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем участковой комиссии, в ходе исполнения документа производится запись по его исполнению в журнале регистрации.
2.7. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.
2.8. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (приложение № 3), а в день голосования – в отдельном реестре учета поступивших в участковую комиссию жалоб (заявлений), который приобщается к первому экземпляру протокола об итогах голосования участковой комиссии.
2.9. Ответ на обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем участковой комиссии.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровья и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
3. Основные требования к подготовке и оформлению документов
Документы оформляются на бланках установленной формы (приложение № 4).
В участковой комиссии могут использоваться следующие виды бланков:
бланк протокола заседания участковой комиссии;
бланк решения участковой комиссии;
бланк письма участковой комиссии.
3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 5), при отсутствии печатающих устройств – в рукописном виде.
3.3. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
3.3.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:
17.01.2011
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
17 января 2011 г.
17 января 2011 года
При оформлении протоколов и решений участковой комиссии, актов участковой комиссии используется только словесно-цифровой способ написания даты.
3.3.2. Регистрационный номер документа.
Для входящих документов – это порядковый номер, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
3.3.3. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.
3.3.4. Адресат.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Администрация городского округа
«Город Сочи»
Организационно-правовой отдел
Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Председателю территориальной комиссии
Лазаревская г. Сочи
Г.П. Польской
Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Администрация городского округа
«Город Сочи»
Начальнику финансового управления
В.Г. Гавриловой
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Избирательная комиссия
Краснодарского края
ул. Гимназическая, д. 30, г. Краснодар, Краснодарский край, 350000
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221
«Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Агеевой А.И.
ул. Космонавтов, д. 42, г. Полысаево,
Кемеровская область, 652560
3.3.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы
и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения,
например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель участковой комиссии
избирательного участка № 123
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
решением участковой комиссии
избирательного участка № 1054
от 15 февраля 2013 г. № 28/35
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата
А6 (105x147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя участковой комиссии и дату, например:
Сизову А.Ю.
Григорьеву В.С.
Прошу рассмотреть и дать ответ
к 15.02.2013
Личная подпись председателя участковой комиссии
Дата
3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например:
О создании Экспертной комиссии
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.
3.3.8. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление, просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, избирательной комиссией субъекта Российской Федерации, избирательной комиссией муниципального образования, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…» и др.);
от 3-го лица единственного числа («участковая комиссия не считает возможным…», «участковая комиссия предлагает рассмотреть возможность…»).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
3.3.9. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
|
1.
|
Положение об Экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
|
|
2.
|
Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.
|
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение:
|
письмо участковой комиссии избирательного участка №___ от 15.11.2012 № 01–21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.
|
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
3.3.10. Подпись должностного лица.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа указываются исключительно фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке участковой комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Председатель
|
личная подпись
|
инициалы, фамилия
|
|
|
|
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
Заместитель председателя
участковой комиссии
избирательного участка №__
|
личная подпись инициалы, фамилия
|
Особенности подписания решений участковой комиссии в случае отсутствия, исполнения обязанностей председателя, заместителя председателя, секретаря участковой комиссии определены в п. 5.2.6 Инструкции.
3.3.11. Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
3.3.12. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Копия верна» или «Верно», должность лица, заверившего копию (председатель, заместитель председателя, секретарь участковой комиссии), его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения, например:
Верно
Председатель участковой комиссии
избирательного участка №____
личная подпись инициалы, фамилия
Дата, время
Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью участковой комиссии.
3.3.13. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
В.Л. Зубарев
(499) 356-85-31
3.3.14. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату
и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела,
в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя участковой комиссии.
|
