Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях, на предприятиях. Общие положения
|
Скачать 335.39 Kb.
|
Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях, на предприятиях.
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы, документационного обеспечения управления, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах государственной власти (М.,2000), Государственными стандартами по делопроизводству и архивоведению, Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД) и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях Чувашской Республики (далее организации). 1.2.Основная цель инструкции - упорядочение создания документов, повышение их качества и сокращение количества, рациональная организация докуметооборота, совершенствование работы с документами. 1.3.Документы организаций всех форм собственности входят в состав Архивного фонда Чувашской республики, являются имуществом организации: вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно – методическими документами государственной архивной службы, положениями (уставами) об организациях. 1.4.Настоящая инструкция регламентирует порядок документирования деятельности организаций, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов, Правила работы с секретными документами, документами с грифом. «Для служебного пользования» устанавливается специальными инструкциями. 1.5.Положения настоящей инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с технотронными документами, независимо от их носителей, Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения». 1.6.Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения. 1.7.Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения. При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения по акту передаются другому сотруднику. 1.8. Передача документов, их копий сторонник организациям допускается с разрешения руководства. 1.9. Права, обязанности и ответственность работников участвующих в документировании и делопроизводственном обслуживании деятельности организации, определяются в должностных инструкциях. 1.10. Методическое руководство по вопросам документационных процессов в организациях осуществляется соответствующим архивным учреждением. 2 . Документация организаций. 2.1. Деятельность организаций обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией организации, ее задачами и функциями, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организацией и вышестоящими, подчиненными и сторонними учреждениями. В состав документационной базы входят: Организационно-правовые документы (постановления, указы, распоряжения органов власти и управления, относящиеся к сфере деятельности организации, лицензии, уставы, положения свидетельства о государственной регистрации, утвержденные структура и штаты, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т. д.); распорядительные (приказы и распоряжения администрации организации, решения коллегиальных и совещательных органов, протоколы); справочно– информационные (письма, акты, справки, таблицы, отчеты, докладные и объяснительные записки, телеграммы, факсы и т.д.); документы по личному составу (приказы, трудовые контракты (договоры), лицевые счета по зарплате, личные дела и т. д.); Документы по материально-техническому снабжению (заказы-заявки, расчеты, накладные, разнарядки и т .д.)
3.1.Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях пол установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, графические документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты лазерные диски и др.). При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа: наименование организации автора, название вида документов или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, подпись, визы. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими, если того требуют назначение документа, его обработка и т. д. 3.2. Бланки документов. 3. 3. Для организаций устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк конкретного вида документа (приказ, решение, протокол и т.д.). 3.4.Устанавливаются два основных формата бланков- А4 (210х297мм) и А5 (148х218мм), На бланках каждого формата допускается два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. 3.5. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способами. 3.6. На бланках для писем указываются реквизиты: наименование организации, почтовый или телекоммуникационный адрес, номер телефона, код по ОКПО, дата, регистрационный номер, ссылка на индекс и дату входящего документа. 3.7.. На общем бланке указывается реквизит; наименование организации. 3.8. Бланк конкретного вида документа имеет реквизиты: наименование организации, код по ОКУД, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания. 3.9. Бланки документов должны иметь поля (мм): левое-35, верхнее-15, правое-10 и нижнее-20. 310. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. 3.11. Наименование организаций на бланке должны быть исполнены на обоих государственных языках Чувашской Республики.
Каждый вид документа должен имеет строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение № 1) 4.1..Государсьтвенный герб Российской Федерации и Государственный герб Чувашской Республики помещаются на бланках документов в соответствии с действующим законодательством. Эмблему организации или товарный чек (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с положением (уставом) об организации. При наличии на бланке государственных гербов, эмблема не воспроизводится. Диаметр изображения герба и эмблемы не более 20 мм. 4.2. Наименование организации- автора документа указывается в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается бланке вслед за полным наименованием только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе). На бланке наименование организации при продольном расположении реквизитов указывается на чувашском и русском языках на одном уровне, при угловом расположении – печатается флаговым способом сначала на чувашском языке, ниже – на русском. 4.3. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телефонов, счетов в банках, идентификационный номер, адрес электронной почты и др). 4.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и др.) оформляются с соответствующим названием. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные по форме документы, оформляются в виде « совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принявшей этот документ. Документы, создаваемые от имени двух или более организации , оформляются без бланка. Все экземпляры совместных документов, включая приложения должны быть подлинниками, т.е. содержать подписи руководителей с указанием наименования должностей, расшифровку подписей и дату подписания. Индексом этих документов являются порядковые регистрационные номера, разделенные удлиненной косой чертой (первым должен стоять номер присвоенный организацией, подготовившей проект документа), Подписи руководителей располагаются на одном уровне, при этом подпись руководителя организации – инициатора подготовки совместного документа располагается с левой стороны, а подпись другого- с правой. 4.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующем порядке: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр с точками; год – четырьмя арабскими цифрами без точки (05.09.2000). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:5 сентября 2000г., а также оформление даты в следующем порядке: год, месяц, день месяца: 2000.01.05. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. 4.6. Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено определение по реквизитам «наименование организации» «справочные данные об организации». Место составления (издания) указывается в соответствии с принятым админитсративно-территориальным делением и включает только общепринятые сокращения. 4.7. Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дело по номенклатуре, регистрационные номера документов, так, индекс 186-02\15 входящего документа включает: 186 – порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации; 02 – индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ; 15 – номер соответствующего дела по номенклатуре. Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например К-45. Индексами постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, справок и т.п. являются их порядковые номера в возрастающей последовательности с начала года. 4.8. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Печать без герба ставится на: копиях документов, направляемых в другие организации; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; Справках с места работы, о заработной плате и т. п. Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном «М.П», без захвата наименования должности и подписи. Размеры печатей должны соответствовать: круглая печать с использованием одного языка- диаметру 38-40 мм; круглая печать с использованием двух языков –диаметру 40-45 мм; треугольная печать -45х45х45 мм. Реквизиты печати с указанием названия организации на чувашском и русском языках должны быть одинакового размера. 4.9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов служебных документов. 4.10. Положения- правовые акты, регламентирующие порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, структуру и функции организаций и их структурных подразделений, они составляются, как правило, при создании новых организаций, подписываются их руководителями и утверждаются вышестоящим органом. Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются руководителем организации. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата. Положениями определяются правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т. п. Основные реквизиты Положения: Название организации (структурного подразделения), функции которого определяются Положением; наименование вида документа (Положение); дата и место издания; заголовок к тексту; содержание (текст), которое разбивается на основные разделы: общие положения, основные задачи, функции, права, руководство, взаимоотношения и связи, контроль, проверка и ревизия деятельности, порядок упразднения (реорганизации); подпись руководителя организации (структурного подразделения); гриф утверждения; печать. 4.11. Устав является юридическим актом, оформляющим образование организации или предприятия и определяющим их структуру, функции и правовое положение. Устав включает следующие реквизиты: Наименование организации (предприятия), образование которой оформляется уставом; Наименование вида документа (устав); дата и место издания; текст устава, который включает логически законченные разделы, содержащие; общие положения (правовой статус, подчиненность, сведения о месте нахождения, правовые и нормативные документы, которыми регулируется деятельность); основные задачи; организационная структура и функции; права и обязанности; руководство; организация работы, служебные и хозяйственные взаимоотношения и связи; финансовая и материальная база; трудовые отношения; порядок упразднения (реорганизации); подпись руководителя организации (предприятий); гриф утверждения; печать. В зависимости от вида организации (предприятия) устав может содержать дополнительные сведения, предусмотренные действующим законодательством. |
Похожие:
 |
Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
|
Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях |
 |
Инструкция бухгалтера Общие положения Минтруда РФ от 21 августа 1998г. №37 с изменениями от 14 марта 2011г. «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
|
Примерная инструкция о мерах пожарной безопасности в учреждениях образования I. Общие положения Инструкция о мерах пожарной безопасности в учреждениях образования (далее — Инструкция) является обязательной для исполнения всеми... |
|
Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
|
Инструкция по содержанию и применению средств пожаротушения I. Общие положения Инструкция разработана на основании:“Правил пожарной безопасности”,“Правил пожарной безопасности в компаниях, на предприятиях и в... |
|
Инструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
|
Указания О проведении инструктажа и обучения по технике безопасности и производственной санитарии в учебных заведениях, предприятиях, учреждениях... |
|
Единые правила оформления лекарств, приготовляемых в аптечных учреждениях... Все лекарства, приготовляемые в аптечных учреждениях (предприятиях), оформляются соответствующими этикетками |
|
«Баланнинская основная общеобразовательная школа» Муслюмовского муниципального района «Трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях определяется правилами внутреннего трудового распорядка» (ст. 189... |
|
Инструкция по делопроизводству гоу впо «Самарский государственный... Федерации, утвержденной Росархивом 06. 07. 92, и Инструкцией по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования... |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
|
Инструкция по применению дезинфицирующего средства «Максимус» Инструкция предназначена для персонала медицинских, лечебно-профилактических организаций, на санитарном транспорте, многопрофильных... |
|
Рекомендации (отдела вкио по городу Братск) по подготовке к проверке... «Положение о воинском учёте», утвержденное Постановлением Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 года |