Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения
страница1/7
ТипИнструкция
  1   2   3   4   5   6   7


Приложение

к постановлению Избирательной комиссии

Ленинградской области
от 22 декабря 2010 года № 56/487


ИНСТРУКЦИЯ


по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области
I Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Федеральными законами от 12.06.2002 №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», от 06 ноября 1997 г. №134/973-11 «О Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации», от 20.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 года №536; Постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009 года №477; Регламентом Избирательной комиссии Ленинградской области, Положением об аппарате Избирательной комиссии Ленинградской области, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ленинградской области в сфере избирательного права и архивного дела.

1.2. Делопроизводство в Избирательной комиссии Ленинградской области (далее – Комиссия) ведется в журналах и в подсистеме автоматизации административной деятельности избирательных комиссий (ПААДИК) ГАС «Выборы» (далее – ПИ «ДЕЛО»).

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Комиссии, работников её аппарата.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Комиссии возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата Комиссии.

1.5. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний Комиссии, оформление принятых постановлений и протоколов заседаний Комиссии, решение вопросов сохранности документов, их передачи в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на секретаря Комиссии.


  1. Создание документов в Комиссии


2.1. Документы, создаваемые в Комиссии, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) и имеют установленный состав реквизитов.

2.2. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

2.3. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.4. Письма в Комиссии изготавливаются на основе углового расположения реквизитов. Реквизиты занимают площадь 73х88 мм в левом верхнем углу листа и выравниваются по центру отведенной площади (приложение 1);

2.5. Постановления Комиссии и распоряжения председателя Комиссии изготавливаются на основании продольного расположения реквизитов и выравниваются по центру (приложение 2,3);

2.6. Реквизиты протокола заседания размещаются вдоль верхнего поля и выравниваются по центру (приложение 4).


  1. Основные требования к подготовке и оформлению документов


3.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в ней информации.

При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ.

Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение документов и соисполнителями. Виза проставляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

3.2. Документы печатаются в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств, и к файлам текстовых документов (приложение 5).

3.3. Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов). Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Всего реквизитов 30. (приложение 6).

В Комиссии чаще всего используются следующие основные реквизиты:

3.3.1. Эмблема организации. Эмблема Комиссии размещается в левом верхнем углу документа.

3.3.2. Наименование организации. Наименование Комиссии должно соответствовать ее наименованию, указанному в областном законе «Об Избирательной комиссии Ленинградской области».

3.3.3. Справочные данные об организации. Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты).

3.3.4. Наименование вида документа. Наименование вида документа, создаваемого в Комиссии, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.3.5. Дата документа – это дата его подписания или согласования.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится.

Например: 12.01.2010

Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например 25 января 2010 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ставится ноль, например: 05 мая 2010 г.

3.3.6. Регистрационный номер – это реквизит, представляющий собой цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов и индекса дела по номенклатуре дел Комиссии.

При регистрации жалоб и заявлений граждан регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии заявителя.

3.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Указанный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит оформляется только в письмах-ответах.

Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: «На ваше письмо от … №… сообщаем …».

3.3.8. Место составления или издания документа – указываются в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации".

Сокращение «г.» (город) не употребляется при названиях «Москва» и «Санкт-Петербург».

3.3.9. Адресат. Этот реквизит указывает, кому предназначаются документы.

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например:
Администрация Приозерского района

Ленинградской области

юридический отдел
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например:
Институт законодательства

и сравнительного правоведения при

Правительстве Российской Федерации
Заведующему отделом

П.П. Петрову
При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии, а затем указывается почтовый адрес. Например:

Петрову П.П.
ул. Лесная, дом 4, кв.5,

Санкт-Петербург, 193050
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат».

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например:
Заместителю директора

Всероссийского научно-исследовательского

Института документоведения и архивного дела
И.И. Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Российская академия государственной службы при

Президенте Российской Федерации
Проспект Вернадского, 84, Москва, 117606
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно.
Например:

Председателям

территориальных

избирательных комиссий
3.3.10. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (председателем Комиссии, заместителем председателя Комиссии) или специально издаваемым документом.

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения документа располагают в правом углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек прописными заглавными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель

Избирательной комиссии

Ленинградской области
(подпись) инициалы, фамилия

25 января 2010 г.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель

Избирательной комиссии

Ленинградской области
(подпись) инициалы, фамилия

25 января 2010 г.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ», «УТВЕРЖДЕНО» без кавычек прописными заглавными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО

Постановлением

Избирательной комиссии

Ленинградской области

от 22 мая 2010 г. № 10/35
3.3.11. Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, автора резолюции, и дату.

Обычно на документе располагается не более четырех резолюций.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресом и текстом.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Например:
Иванову И.И., Петрову П.П.

Прошу подготовить проект письма

к 21 февраля 2010 г.

(подпись)

08 февраля 2010 г.
3.3.12 Заголовок к тексту. Этот реквизит раскрывает содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точно передавать содержание документа. Этим реквизитом оформляются, как правило, все документы формата А4, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5 (148х210).

Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «О выделении…», «О назначении…»).

В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатают без кавычек и не подчеркивают.

Заголовок располагается на первом листе от левого поля листа над текстом документа. Если длина заголовка к тексту превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку.

3.3.13. Отметка о контроле. В соответствии с ГОСТом отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Располагается эта отметка в правом верхнем углу документа.

В Комиссии используется штамп «Контроль».

3.3.14. Текст документа. Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели создания документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов или текст документа большого объема, то его можно разбивать на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Например:

  1. Раздел


1.2. Подраздел
1.2.3. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

3.3.15. Отметка о наличии приложений. Данный реквизит располагается от границы левого поля после текста документа перед подписью

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложения: 1. Положение об Экспертной комиссии на 11 л. в 1 экз.

2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Избирательной комиссии Ленинградской области от 30 февраля 2010 г. № 01-18/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.
В постановлениях (распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

«Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1»
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится.
Например: Приложение

к постановлению Избирательной комиссии

Ленинградской области от 09 января 2010 г. № 5/8

или:

Приложение

к распоряжению председателя

Избирательной комиссии

Ленинградской области

от 09 января 2010 г. № 10-р
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными заглавными или строчными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Например:

Приложение 1 (2,3, ….)

к постановлению Избирательной комиссии

Ленинградской области от 09 января 2010 г. № 5/8

или:

Приложение 1 (2,3, ….)

к распоряжению председателя

Избирательной комиссии

Ленинградской области

от 09 января 2010 г. № 10-р
3.3.16. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, (полное, если документ оформлен не на бланке Комиссии, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Председатель подпись инициалы, фамилия
Или:

Председатель

Избирательной комиссии

Ленинградской области подпись инициалы, фамилия
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Документы, направляемые в ЦИК России, федеральные и региональные органы представительной и судебной власти, подписываются председателем Комиссии или в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые в нижестоящие комиссии, в другие организации, гражданам, подписываются председателем Комиссии или лицом исполняющим его обязанности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации».

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель

Избирательной комиссии

Ленинградской области подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

В документе, подготовленном временной рабочей группой, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например:
Руководитель рабочей группы подпись инициалы, фамилия
Члены рабочей группы подпись инициалы, фамилия

подпись инициалы, фамилия

подпись инициалы, фамилия
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

3.3.17. Гриф согласования. Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Гриф согласования документа состоит из: слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек, прописными заглавными буквами, отделяется от последующих строк полуторным интервалом), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.


Например:
СОГЛАСОВАНО
Секретарь

Избирательной комиссии

Ленинградской области
Подпись, инициалы, фамилия

23 января 2010 г.
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то «Гриф согласования документа» оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания

Экспертной комиссии

Избирательной комиссии

Ленинградской области

от 28 января 2010 г. № 2
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива

от 20 марта 2010 г. № 01-20/580
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается в левой нижней части листа (под реквизитом «Подпись»).

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами.

3.3.18. Виза согласования документа. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, включающей: подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания, отказ от визирования документа не допускается. Например:
Начальник отдела

(подпись) инициалы, фамилия

14 февраля 2010 г.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник отдела

(подпись) инициалы, фамилия

14 февраля 2010 г.
В случае несогласия с документом в целом делается соответствующая отметка:
С проектом не согласен, замечания прилагаются
Начальник отдела

(подпись) инициалы, фамилия

14 февраля 2010 г.
Для документа, подлинник которого остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. Допускается полистное визирование документа и его приложения.
3.3.19. Оттиск печати.

В Комиссии используется две (большая и малая) печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также простая круглая печать «для документов».

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простая круглая печать (без изображения государственной символики) ставится в реестрах входящей и исходящей корреспонденции. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На финансовых документах гербовая печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

3.3.20. Отметка о заверении копии. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:
Верно

Секретарь

Избирательной комиссии

Ленинградской области (подпись) инициалы, фамилия дата
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется гербовой печатью.

3.3.21. Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Иванов Иван Иванович

тел. (812)923-24-56

3.3.22. Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит содержит порядковый номер и дату поступления документа. Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа, как правило в нижнем правом углу.


  1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов




    1. Подготовка и оформление документов, рассмотренных на заседании Комиссии. Протокол заседания Комиссии


4.1.1. Подготовка проектов повестки заседаний, проектов постановлений и прилагаемых документов по вопросам, включенным в проект повестки, а также оформление решений, принятых на заседании Комиссии, осуществляется в соответствии с разделами III и IV Регламента Избирательной комиссии Ленинградской области, утвержденного постановлением Комиссии от 26 апреля 2004 г. №712;

4.1.2. Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий Комиссии одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого;

4.1.3. Копии постановлений Комиссии направляются отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в Комиссию;

4.1.4. Постановления Комиссии подписывают председательствующий и секретарь Комиссии.

4.1.5. После подписания постановления Комиссии регистрируются в журнале (приложение 7), им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на этих постановлениях. Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой.

4.1.6. Нумерация постановлений осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

4.1.7. Протоколы заседаний Комиссии, постановления и документы к ним подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

4.1.8. Протоколы заседаний и постановления регистрируются также в ПИ «ДЕЛО».


    1. Оформление распоряжений председателя Комиссии


4.2.1. Проекты распоряжений готовятся по поручению председателя Комиссии;

4.2.2. Распоряжение должно содержать следующие реквизиты:

  • полное наименование Комиссии;

  • наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ (без кавычек и двоеточия, напечатанное вразрядку прописными заглавными или строчными буквами на отдельной строке);

  • дата и номер распоряжения. Дата оформляется словесно-цифровым способом (например: 04 марта 2010 г.), номер состоит из знака «№» и порядкового номера распоряжения;

  • заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал от левого поля листа над текстом распоряжения.


Например:

О предоставлении отпуска Васильеву И.Н.
4.2.3. Текст распоряжения отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля;

4.2.4. Текст распоряжения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (описательной) и распорядительной.

В констатирующей части излагается обоснование предписываемых действий, в необходимых случаях делается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки распоряжения.

В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители по пунктам. Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами с точкой, не имеет заголовка и начинается с красной строки.

В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами» «Назначить», «Перевести», «Уволить», «Премировать» и так далее. Каждый пункт распоряжения должен быть точно сформулирован в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации»;

4.2.5. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …»;

4.2.6. При необходимости в последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом;

4.2.7. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии нескольких приложений, каждое приложение печатается на отдельном листе, приложения нумеруются. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения;

4.2.8. Проект распоряжения председателя Комиссии должен быть завизирован исполнителем, подготовившим проект и начальником сектора правового обеспечения Комиссии и повышения правовой культуры избирателей. Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза главного бухгалтера Комиссии.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в левой нижней его части.

4.2.9. Распоряжение вступает в силу с момента его подписания председателем Комиссии, а в его отсутствие – исполняющим обязанности председателя Комиссии, если в его тексте не указан иной срок;

4.2.10. После подписания распоряжения регистрируются в специальных журналах работником отдела по работе с территориями и ведению делопроизводства Комиссии, в должностном регламенте которого закреплено данное направление работы (далее работник отдела, ответственный за регистрацию документов). Распоряжениям присваиваются регистрационные порядковые номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис присваивается буква «р». Распоряжения по основной деятельности регистрируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Используется следующая форма журнала регистрации распоряжений председателя Комиссии (формат А4 – 210х297 мм) (таб.1).

Таблица 1

Форма журнала регистрации распоряжений председателя Комиссии

Дата распоряжения

№ распоряжения (р; р/лс; р/к)

Содержание распоряжения

Исполнитель

Индекс дела

1

2

3

4

5

















4.2.11. При регистрации распоряжений по основной деятельности к порядковому номеру через дефис добавляется только буква «р». Например: №20-р;

4.2.12. При регистрации распоряжений по личному составу: о приеме на работу, переводе, увольнении, об установлении надбавки, денежных поощрений, премий, сотрудникам Комиссии к порядковому номеру через дефис добавляются буквы «р» и «лс», разделенные косой чертой. Например: №20-р/лс;

4.2.13. При регистрации распоряжений председателя: о командировании членов Комиссии, работников ее аппарата, о дисциплинарных взысканиях, очередных и учебных отпусках, материальной помощи к порядковому номеру через дефис добавляются буквы «р» и «к», разделенные косой чертой. Например: №7-р/к;

4.2.14. Распоряжения председателя также регистрируются в ПИ «ДЕЛО»;

4.2.15. Распоряжения председателя формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
V. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции
5.1. Движение документов в Комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.2. Доставка документов в Комиссию осуществляется почтой, по системе ГАС «Выборы», посредством программы ПИ «ДЕЛО», по электронной почте (официальный электронный адрес Комиссии в сети Интернет), факсимильной связью, фельдъегерской связью, нарочным.

Прием и первичная обработка документов производится работником отдела по работе с территориями и ведению делопроизводства Комиссии, в должностном регламенте которого закреплено данное направление работы (далее – работник отдела, ответственный за регистрацию документов).

С помощью почтовой связи в Комиссию доставляется письменная корреспонденция в виде регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания.

Посредством программы ПИ «ДЕЛО» в Комиссию поступают документы из ЦИК России. Прием и регистрацию данных документов осуществляет работник отдела, ответственный за регистрацию документов.

5.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.

5.4. Документы, поступающие в Комиссию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично» и упаковок, содержащих документы на машинных носителях).

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются в журнале и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

Определяется необходимость сохранения упаковки. Конверты сохраняются в случаях, если:

  • получена доплатная корреспонденция;

  • адрес отправителя написан только на конверте;

  • дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

5.5. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один из которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.

На обратной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

5.6. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 8).

5.7. Полученный документ регистрируется в журнале и в ПИ «ДЕЛО».

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

  • проставление отметки на документе;

  • заполнение регистрационной формы (журнал, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной.

При регистрации поступившего документа в журнале вводятся следующие обязательные реквизиты регистрации: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, дата поступления документа, регистрационный номер, ссылка на исходящий регистрационный номер и дату, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и направлении документа в дело.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: распоряжения по основной деятельности отдельно от распоряжений по личному составу, протоколов и др.

5.8. На поступившем документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит наименование Комиссии, дату и регистрационный номер. Регистрационный штамп, а также отметка с указанием количества листов основного документа и количества листов приложения проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Он подтверждает факт и время поступления документа в Комиссию. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении должны проставляться также часы и минуты поступления. Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

  • номер дела по номенклатуре;

  • порядковый номер документа по журналу.

Например, номер документа №01-12/32 состоит из:

  • 01 –12 индекс дела по номенклатуре - условное обозначение, где:

  • 01 - номер раздела номенклатуры;

  • 12 – порядковый номер дела внутри соответствующего раздела номенклатуры;

  • 32 – индивидуальный порядковый номер, присвоенный делу при регистрации в журнале и в ПИ «ДЕЛО».

При регистрации предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан регистрационный номер документа дополняется первой буквой фамилии заявителя. Так, номер 205-Д будет означать, что заявление подано Дёминой.
Используется следующая форма журнала регистрации входящих документов (формат А4 210х297 мм) (табл. 2).

Таблица 2

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления

№ п/п

Корреспондент

Дата и индекс поступившего документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении

Индекс дела

1

2

3

4

5

4

































Соответственно для регистрации исходящих документов также заводится свой журнал, форма которого приведена в табл. 3.
Таблица 3

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата отправки

№ п/п

Корреспондент

Краткое содержание

Отметка об исполнении

Индекс дела

1

2

3

4

5

6




















5.9. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем Комиссии (в его отсутствие заместителем председателя Комиссии, или лицом, исполняющим обязанности председателя), затем передаются работнику отдела, ответственному за регистрацию документов, для внесения резолюций в регистрационный журнал и в ПИ «ДЕЛО». С оригинала документа снимается необходимое количество копий (в зависимости от количества исполнителей по резолюции). Оригинал поступившего документа подшивается в дело (в соответствии с номенклатурой дел), а копии передаются исполнителям под расписку.

Без регистрации и снятия копий, но с резолюцией председателя Комиссии (в его отсутствие заместителя председателя Комиссии, или лица, исполняющего обязанности председателя) передаются на исполнение в бухгалтерию Комиссию все первичные бухгалтерские документы (счета, счета-фактуры, накладные, договора, акты выполненных работ и т.д.).

5.10. Исполненные документы помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Комиссии.

5.11. Работники аппарата Комиссии, выполняющие функции системных администраторов комплексов средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (КСА ТИК) ГАС «Выборы» в соответствии с Постановлением Комиссии от 25 января 2006 г. №45/309 и настоящей инструкцией:

а) осуществляют прием сведений от глав администраций муниципальных районов, городского округа для формирования и ведения Регистра избирателей, участников референдума (далее – Регистр избирателей).

Сопроводительные письма за подписью главы администрации муниципального района, городского округа со сведениями, адресованными на имя председателя Комиссии, регистрируются системным администратором КСА ТИК без наложения резолюции председателя Комиссии в журнале входящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Поступившие сопроводительные письма помещаются системным администратором в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии и хранятся у него. Форма журнала регистрации входящих документов системного администратора КСА ТИК приведена в таблице 4.
Таблица 4

Форма журнала регистрации входящих документов системного администратора КСА ТИК

Дата поступления

№ п/п

Корреспондент

Приложение (количество листов и количество приложений)

Примечание

Индекс дела

1

2

3

4

5

6
















03-01ДСП




















б) направляют главам администраций муниципальных районов, городского округа информацию о выявленных в базе ГАС «Выборы» некорректных сведениях о гражданах в целях ее уточнения.

В этих целях системные администраторы КСА ТИК через руководителя информационного центра Комиссии подписывают сопроводительные письма с грифом «Для служебного пользования» на имя глав администраций муниципальных районов, городского округа у председателя Комиссии, а в его отсутствие у заместителя председателя или лица, исполняющего обязанности председателя, и регистрируют их у работника отдела, ответственного за регистрацию документов. Регистрация осуществляется в журнале регистрации исходящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Работник отдела, ответственный за регистрацию документов вносит зарегистрированный документ в ПИ «ДЕЛО».

Оригинал зарегистрированного сопроводительного письма подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, а отсканированная копия передается системному администратору, о чем в журнале регистрации исходящих документов делается пометка «передано через системного администратора ФИО».

в) передают главе администрации муниципального района, городского округа в соответствии с Положением «О Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации», утвержденным Постановлением ЦИК России от 06 ноября 1997 г. №134/973-11, не позднее 15 января и 15 июля каждого года территориальный фрагмент Регистра избирателей по состоянию на 1 января и 1 июля текущего года на защищенном от записи машиночитаемом носителе (далее – компакт-диск CD-R). Передаваемый компакт-диск CD-R предварительно учитывается в соответствии с Инструкцией «О порядке учета, хранения и уничтожения носителей информации, содержащих персональные данные и иные конфиденциальные сведения», утвержденной распоряжением председателя Комиссии от 03 июля 2007 г. №38-1-р/01-10 с учетом изменений, внесенных распоряжением председателя Комиссии от 08 июля 2008 г. №39-р/01-10 (далее – Инструкция о порядке учета носителей информации) и оформляется в соответствии с приложениями 4, 5 к указанной Инструкции. Передача осуществляется по Акту (приложение 9). Копия территориального фрагмента регистра избирателей хранится на КСА ТИК ГАС «Выборы».

Передача главе администрации территориального фрагмента Регистра избирателей осуществляется системным администратором с сопроводительным письмом с грифом «Для служебного пользования», подписанным через руководителя информационного центра Комиссии у председателя Комиссии, а в его отсутствие у заместителя председателя или лица, исполняющего обязанности председателя (приложение 10). Сопроводительное письмо регистрируется у работника отдела, ответственного за регистрацию документов. Регистрация осуществляется в журнале регистрации исходящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Работник отдела, ответственный за регистрацию документов вносит зарегистрированный документ в ПИ «ДЕЛО». К сопроводительному письму прилагаются два экземпляра Акта, подписанных системным администратором и утвержденных председателем Комиссии, а также учтенный компакт-диск CD-R.

Копия зарегистрированного сопроводительного письма подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, а оригинал сопроводительного письма с двумя экземплярами Актов и территориальным фрагментом Регистра избирателей на учтенном компакт-диске CD-R передается системному администратору, о чем в журнале регистрации исходящих документов делается пометка «передано через системного администратора ФИО».

  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconИнструкция по делопроизводству в центральной избирательной комиссии...
Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconПримерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии...
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconИнструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии...
Об утверждении инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Советского района

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconИнструкция разработана на основании: Федерального закона от 12. 06....
О типовой инструкции по делопроизводству участковой избирательной комиссии в Новосибирской области и Типовой номенклатуре дел участковой...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской...
Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии...
Российской Федерации» и постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 г. №321/1832-6 «Об...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconОб Аппарате избирательной комиссии Амурской области
Аппарат избирательной комиссии Амурской области (далее – Аппарат) является органом избирательной комиссии Амурской области (далее...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области
Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconСостав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconСостав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconСостав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconСостав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconВыборы Губернатора Кировской области 10 сентября 2017 года рабочий...
Круглов Алексей Евгеньевич, председатель Избирательной комиссии Кировской области

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconГубернатор ленинградской области постановление
Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconРеспублики Бурятия Буряад Республикын h унгуулиин комиссиин тогтоол 24 марта 2016 г
«Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», заслушав и обсудив...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения iconГубернатор ленинградской области постановление
О работе с электронными документами в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти Ленинградской области...


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск