Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении

Скачать 1.08 Mb.

Название	Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении
страница	1/9
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Приложение к приказу руководителя учреждения

_ ______ 2009 №

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В УЧРЕЖДЕНИИ

1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в учреждении (укажите полное официальное наименование учреждения, в скобке - сокращенное, далее - учреждение) разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М.,2005), Унифицированными системами документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.07.2009 № 477), Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары, 2001), и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в учреждении.

1.2. Основная цель инструкции - упорядочение создания документов, повышение их качества и сокращение количества, рациональная организация документооборота, совершенствование работы с документами.

1.3. Документы учреждения входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики, являются имуществом учреждения; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами государственной архивной службы, положением об архиве, уставом (положением) учреждения.

1.4. Настоящая инструкция регламентирует порядок документирования деятельности учреждения, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.

1.5. Положения настоящей инструкции распространяются на традиционное делопроизводство. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения».

1.6. Учреждение, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами учреждения осуществляет ответственный за делопроизводство в соответствии с должностной инструкцией.

1.7. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения возлагается на их руководителей.

Руководитель учреждения назначает документоведа который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения.

1.8. Работники учреждения несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел учреждения. Об их утрате немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается руководителю.

При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения по акту передаются другому сотруднику.

1.9. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя учреждения (в его отсутствии - заместителя).

1.10. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документировании и делопроизводственном обслуживании деятельности учреждения, определяются в должностных инструкциях.

1.11. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении осуществляется документоведом.
2. Документация учреждения
2.1. Деятельность учреждения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией учреждения, его задачами и функциями, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между вышестоящими и сторонними учреждениями.

В состав документационной базы входят: организационно-правовые документы (устав (положение), положения о структурных подразделениях, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, утвержденные структура и штаты, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и т. д.);

распорядительные (приказы, протоколы);

справочно-информационные (письма, акты, справки, таблицы, отчеты, докладные и объяснительные записки, телеграммы, факсы и т.д.);

документы по личному составу (приказы, трудовые договоры, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.);

документы бухгалтерского учета и отчетности (ведомости, книги, балансы, отчеты, счета, сметы, акты ревизий и т. д.);

документы по материально-техническому снабжению (заказы-заявки, расчеты, накладные, разнарядки и т. д.).

2.2. В целях эффективного использования средств вычислительной техники в учреждении устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм и процессов работы с документами.

2.3. Распорядительные документы, поступающие в учреждение из вышестоящей организации, доводятся до его сотрудников посредством:

издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящей организации применительно к задачам учреждения, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

издания информационного письма (если распорядительный документ вышестоящей организации не требует конкретизации).
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности учреждения заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, лазерные диски и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа: наименование учреждения, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, подпись, визы.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
3.2. Бланки документов
3.2.1. Документы изготавливают на бланках.

3.2.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.2.3. В учреждении установлены следующие бланки: бланк письма (приложение 1) и бланк приказа (приложение 5).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает в себя реквизиты:

– герб Чувашской Республики (эмблема) учреждения;

– код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКУД);

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

– наименование учреждения;

– справочные данные об учреждения;

и при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов;

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– адресат;

– резолюция;

– заголовок к тексту;

– отметка о контроле;

– текст документа;

Бланк приказа включает в себя реквизиты:

– наименование учреждения;

- наименование вида документа (приказ);

- номер документа;

– дата документа;

- место издания;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– подпись.

3.2.4. Устанавливаются два основных формата бланков – А4 (210 х 294 мм). Варианты расположения реквизитов на бланках: на бланке письма – продольный, а на бланке конкретного вида документа (приказа) – угловой.

3.2.5. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способами.

3.2.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 20 мм, верхнее - 20 мм, правое - 10 мм и нижнее - 20 мм. На документах со сроком постоянного хранения левое поле должно иметь не менее 30 мм.

3.2.7. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

3.2.8. Наименование учреждения на бланке исполнено на обоих государственных языках Чувашской Республики. Наименование учреждения на чувашском языке располагается слева или выше от наименования на государственном языке Российской Федерации.

З.З. Оформление реквизитов документов

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 2).

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации или государственный герб Чувашской Республики помещаются на документах в соответствии с действующим законодательством. Эмблему учреждения или товарный знак помещают на бланках в соответствии с уставом (положением) учреждения. При наличии на бланке государственного герба эмблема не воспроизводится. Диаметр изображения герба и эмблемы не более 20 мм.

3.3.2. Наименование учреждения на документах указывается в точном соответствии с уставом (положением) о нем.

Над наименованием учреждения указывают полное наименование уполномоченного органа (при наличии). Сокращенное наименование учреждения (в скобках) помещают ниже полного или за ним. На бланке с продольным расположением реквизитов наименование учреждения на чувашском языке располагают над наименованием на государственном языке Российской Федерации, при угловом расположении – наименование на чувашском языке располагается слева, на русском – справа на одном уровне.

3.3.3. Справочные данные об учреждении включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронного адреса.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию документируемого управленческого действия.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающих одинаковые по форме документы (решения, приказы и др.), оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающих различные по форме документы, оформляются в виде «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого учреждения, принявшей этот документ.

Документы, создаваемые от имени двух или более учреждений, оформляются без бланка.

Все экземпляры совместных документов, включая приложения, должны быть подлинниками, т.е. содержать подписи руководителей с указанием наименования должностей, расшифровку подписей и дату подписания. Индексом этих документов являются порядковые регистрационные номера, разделенные удлиненной косой чертой (первым должен стоять номер, присвоенный учреждению, подготовившей проект документа). Подписи руководителей располагаются на одном уровне, при этом подпись руководителя учреждения подготовки совместного документа располагается с левой стороны, а подпись другого - с правой.

3.3.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя и более учреждениями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующем порядке: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой: год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 сентября 2009 г. следует оформлять 05.09.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 23 сентября 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.01.05.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.3.6. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации.

Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 01-10/115 входящего документа включает:

115 - порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации;

01 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;

10 - номер соответствующего дела по номенклатуре.

Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например К-45.

Индексами приказов, протоколов, актов, справок и т.п. являются их порядковые номера в возрастающей последовательности с начала года.

Составные части индекса отделяются.

При оформлении письма ответа на инициативное письмо делается ссылка на индекс и дату последнего.

3.3.7. Адресатом могут быть учреждения, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. При адресовании документа в учреждение или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Министерство имущественных и

земельных отношений

Чувашской Республики
При адресовании документа должностным лицам или гражданам инициалы указываются перед фамилией. При направлении документа должностному лицу название организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном:
Министерство культуры,

по делам национальности, информационной политики и архивного дела

Чувашской Республики

Первому зам. министра

В.С. Бондареву

или

Первому зам. министра

Министерства культуры,

по делам национальности, информационной политики и архивного дела

Чувашской Республики

В.С. Бондареву
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата:

Директору

РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»

Г.В. Ертмаковой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Составные части почтового адреса указывают в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или для граждан: фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте:

РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики»
Пр. Ленина, 16 В, г. Чебоксары,

Чувашская Республика, 428000

или

Сидорову Ивану Петровичу

ул. Победы, д. 19, кв. 203

Ядринский р-н, г. Ядрин,

Чувашская Республика, 000000