Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Советского района (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии Советского района (далее тик).
|
Скачать 0.88 Mb.
|
|
Российская Федерация Ханты-Мансийский автономный округ-Югра ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СОВЕТСКОГО РАЙОНА
21 июня 2017 г. № 44 г.Советский Об утверждении инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Советского района Заслушав и осудив сообщение председателя территориальной избирательной комиссии Советского района Г.А.Кайсиной, территориальная избирательная комиссия Советского района п о с т а н о в л я е т:
Председатель территориальной избирательной комиссии Советского района Г.А. Кайсина Секретарь территориальной избирательной комиссии Советского района И.В.Кувалдина Приложение к постановлению территориальной избирательной комиссии Советского района от 21.06.2017 года № 44 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Советского района (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии Советского района (далее – ТИК). 1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года № 214), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года № 751, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Избирательной комиссии Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Регламента ТИК, с использованием ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия «ДЕЛО» подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (далее – ПИ ДЕЛО). 1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов ТИК, государственных гражданских служащих ТИК и граждан, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам. 1.5. Ведение делопроизводства ТИК осуществляет председатель (секретарь) ТИК в соответствии с распределением обязанностей. 1.6. Члены ТИК, гражданские служащие, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции. 1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) ТИК дает указание передать неисполненные документы другому исполнителю. 1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией. 1.9. Обмен документами ТИК с Избирательной комиссией Советского района осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО. 1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в ТИК. 1.11. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа. 1.12. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа. 1.13. В Инструкции используются следующие термины и определения: бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа; внутренний документ – документ, подготовленный в ТИК, не выходящий за ее пределы; входящий документ – документ, поступивший в ТИК; дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку; делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов; докладная (служебная) записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя; документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; документирование – запись информации на носителе по установленным правилам; документооборот – движение документов в избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки; дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа; заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость; исходящий документ – документ, отправляемый из избирательной комиссии; контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов; копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа; номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в ТИК, с указанием сроков их хранения; нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания; носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации; официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке; оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов; письменное обращение – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба; письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами; подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий; регистрационная карточка документа (РК) – регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО; регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму; реквизит документа – элемент оформления документа; система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; сканирование документа – получение электронного образа документа; срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением; указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов; электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме; электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота); электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе; электронный шаблон бланка документа – см. термин «бланк документа». 2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов 2.1. Документы в ТИК доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), специальной связью, нарочным или передаются председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) избирательной комиссии во время личного приема. Документы могут поступать в ТИК по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», на адрес электронной почты ТИК в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и по факсимильной связи. 2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы ТИК, кроме выходных и нерабочих праздничных дней. Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем ТИК, в случае отсутствия председателя – заместителем председателя либо секретарем ТИК. 2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение № 1). 2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами почтовой связи, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде». 2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд. 2.7. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа. При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка). К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа. После регистрации документа на бумажном носителе он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf (за исключением документов, поступивших из Избирательной комиссии Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, подписанных электронной подписью). При регистрации входящих документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо. 2.8. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю ТИК. 2.9. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя ТИК возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются на исполнение. 2.10. Документы, адресованные членам ТИК, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке. 2.11. Исполненные документы помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел ТИК. 3. Основные требования к подготовке и оформлению документов 3.1. Документы, создаваемые в ТИК, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. 3.2. Документы оформляются на продольных либо угловых бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 3). В ТИК могут быть установлены следующие виды бланков: бланк протокола заседания ТИК; бланк постановления ТИК; бланк распоряжения председателя ТИК; бланк письма ТИК; общий бланк ТИК (для подготовки любого вида документа, кроме письма, например, справки). 3.3. При подготовке документов с применением систем электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков документов. 3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 4). 3.5. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в ТИК, являются: 3.5.1. Наименование ТИК. Наименование ТИК указывается на бланках в соответствии с регламентом ТИК. 3.5.2. Справочные данные о ТИК. Справочные данные о ТИК указываются в бланках писем в следующем порядке: ул. 50 лет Пионерии, д. 10, г. Советский, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, 628240, телефон (34675) 3-18-44, факс (34675) 3-18-44, e-mail: izbirsov@mail.ru 3.5.3. Наименование вида документа. Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов. В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается. 3.5.4. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события. Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 17.01.2017 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 17 января 2017 г. 3.5.5. Регистрационный номер документа. Для входящих документов – это порядковый номер, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. 3.5.6. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 3.5.7. Место составления (издания) документа. Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные о ТИК. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления. При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля. 3.5.8. Адресат. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например: Администрация Советского района Правовое управление Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например: Администрация Советского района Начальнику управления делами Н.П. Иванову Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например: Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела П.П. Смирнову Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например: Центральная избирательная комиссия Российской Федерации Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012 Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например: Председателям участковых избирательных комиссий Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 5), который подписывается председателем ТИК. При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Фомичеву П.И. ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва, 115156 3.5.9. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия) прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель Территориальной избирательной комиссии Советского района личная подпись инициалы, фамилия Дата При утверждении документа постановлением, протоколом, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН постановлением Территориальной избирательной комиссии Советского района от 25 января 2017 г. № 12 Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки. 3.5.10. Указания по исполнению документа (резолюция). Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем ТИК на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147 мм) установленной формы (приложение № 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например: Иванову Н.И. Краснову П.Н. Прошу подготовить проект письма к 22.03.2017 Личная подпись Дата Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело. Указания по исполнению документа могут быть оформлены с использованием ПИ ДЕЛО. 3.5.11. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем (о ком)?», например: распоряжение «О создании Экспертной комиссии»; «чего (кого)?», например: Должностной регламент ведущего специалиста В.В. Смирнова Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля. Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются. 3.5.12. Отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа «Контроль» (или иным способом) на верхнем поле документа справа, либо на бланке указания по исполнению документа. 3.5.13. Текст документа. Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например: Уважаемый Иван Петрович! Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур. Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ЦИК России, избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: на основании федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например: 1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт Абзацы внутри пунктов не нумеруются. В письмах используют следующие формы изложения: от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.); от 3-го лица единственного числа («территориальная избирательная комиссия не считает возможным...», «территориальная избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...»); на бланках должностных лиц – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы). 3.5.14. Отметка о наличии приложения. Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью и отделяется от текста одним межстрочным интервалом. Также отделяется от подписи не менее, чем двумя межстрочными интервалами. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме: Приложение: на 15 л. в 3 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №), например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например: «Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении № 1». Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например: Приложение к постановлению Территориальной избирательной комиссии Советского района от 10 января 2017 г. № 10 При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее. 3.5.15. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке ТИК, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если документ оформляется на бланке председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии, то должность не указывается. Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Председатель личная подпись инициалы, фамилия Заместитель председателя личная подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например: Председатель ТИК личная подпись инициалы, фамилия Члены ТИК личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия 3.5.16. Гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Председатель Территориальной избирательной комиссии Советского района личная подпись инициалы, фамилия Дата Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО протокол заседания экспертной комиссии Территориальной избирательной комиссии Советского района от 15 февраля 2017 г. № 3 или: СОГЛАСОВАНО письмо Росархива от 25 марта 2015 г. № 4-15/46 Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа. 3.5.17. Виза. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например: Председатель экспертной комиссии личная подпись инициалы, фамилия Дата При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Председатель экспертной комиссии личная подпись инициалы, фамилия Дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Допускается полистное визирование документов и приложений к ним. Если подлинник документа остается в ТИК, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого подлежит отправке из ТИК, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. 3.5.18. Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. 3.5.19. Отметка о заверении копии документа. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например: Верно (Копия верна) секретарь ТИК личная подпись инициалы, фамилия Дата Допускается заверять документы отметкой «Верно» или «Копия верна» проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения. При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов). При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии___листов». Допускается заверять отметкой «Верно» или «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа. 3.5.20. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например: А.П. Сидоров (3467) 30-94-25 3.5.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в центральной избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
 |
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
|
Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии... Российской Федерации» и постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 г. №321/1832-6 «Об... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Состав молодежной избирательной комиссии при территориальной избирательной... |
|
Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии... Салават Республики Башкортостан (далее тик), в том числе в ходе проведения избирательных кампаний, кампаний референдума |
|
Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области I общие положения Регламентом Избирательной комиссии Ленинградской области, Положением об аппарате Избирательной комиссии Ленинградской области, иными... |
|
Об Аппарате избирательной комиссии Амурской области Аппарат избирательной комиссии Амурской области (далее – Аппарат) является органом избирательной комиссии Амурской области (далее... |
|
Инструкция разработана на основании: Федерального закона от 12. 06.... О типовой инструкции по делопроизводству участковой избирательной комиссии в Новосибирской области и Типовой номенклатуре дел участковой... |
|
Ежегодный отчет Территориальной избирательной комиссии Шурышкарского... В том числе о решении вопросов, поставленных Избирательной комиссией Ямало-Ненецкого автономного округа за 2017 год |
|
Отчет о выполнении плана работы Избирательной комиссии Ярославской области на 2015 год Тик; 15 – по вопросам изменения составов избирательных комиссий; 10 – по вопросам, касающимся зачисления в резерв либо исключения... |
|
Инструкция по делопроизводству в Администрации Советского района Общие положения В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в Администрации Советского района,... |