Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях, организациях, на предприятиях. Общие положения
|
Скачать 335.39 Kb.
|
|
4.29. Телеграммы – разновидность служебного письма, используются при необходимости установления срочной связи с адресатом и характеризуются предельной краткостью языка. Телеграфный стиль требует выбора коротких, точных слов, использование сокращений. Количество глагольных форм должно быть минимальным, не употребляются прилагательные, союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания обозначаются: ТЧК- точка, ЗПТ- запятая, КВЧ- кавычки, двтч - двоеточие. Цифровые данные в тексте рекомендуется писать словами. 4.30.Телефонограмма- документ по оперативным служебным вопросам, передаваемый по телефону. Телефонограмма применяется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и т.д. Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д. На телефонограмме отмечаются фамилия лица, принявшего ее, и время. Передающий телефонограмму сообщает адресату свою фамилию, номер телефона и время. 4.31. Факс – документ, полученный по специальному аппарату (телефаксу) по телефонным каналам связи. Факс является копией переданного документа и относится к разновидности письма. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Дополнительными данными, которые проставляет сам телефакс, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер телефакса, с которого передана информация, количество страниц. Отправитель факса должен получить подтверждение (CONFIRMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя: код организации- получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (P) и результат (RESULTS), в которой ставится «OK» (okey), если сообщение получено полностью и без ошибок, или «NG» (негатив). Документ, передаваемый по телефаксу, должен иметь толщину линий изображения не менее 0,15-0,2мм, величину букв не менее 2 мм, четкое изображение на белой бумаге форматом не более А 4, в разброшюрованном виде и иметь поля по периметру не менее 15 мм. 4.32.Составление и оформление личных документов. При персональном обращении с заявлениями, предложениями, просьбами, жалобами, ходатайствами и т. п. к руководству организации или в государственное учреждение составляются документы личного характера, когда автором документа является гражданин. К таким документам относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность (личная) и т.д. Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но обязательными реквизитами являются: название вида документа, дата, подпись. 4.33.Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение адресованный должностному лицу или организации. Заявление имеет следующие реквизиты: наименование подразделения, должность, фамилия, имя и отчество заявителя, название документа, дата, адресат, текст, подпись.
5.Составление и ведение номенклатуры дел. 5.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовок дел, заводимых в делопроизводстве организации на соответствующий календарный год с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизация, учета, индексации дел, определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и одним из учетных документов в делопроизводстве. 5.2.Номенклатура дел, составленные в структурных подразделениях организации, служат основой для сводной номенклатуры дел, которая составляется с Службе делопроизводства. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архивный орган или архивное учреждение, непосредственно курирующие данной организации. Номенклатура дел составляется ежегодно в конце текущего года на последующий и до утверждения ее руководителем организации, представляется на согласование в соответствующий архивный орган или архивное учреждение. Если задачи, функции и структура организации не меняются, то ранее согласованная номенклатура перепечатывается на каждый следующий год и утверждается руководителем, а соответствующий архивный орган или архивное учреждение уведомляются о том, что номенклатура дел на будущий год остается без изменений. Однако, по истечении 3 лет номенклатура дел уточняется и согласовывается с ответствующим архивным органом или архивным учреждением. В случае коренных изменений в функциях и структуре организации номенклатура дел вновь пересоставляется и согласовывается с архивным органом или архивным учреждением. 5.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением (уставом) об организации и ее структурных подразделениях, а также утвержденной структурой, штатным расписанием, должностными инструкциями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, разработанными вышестоящим отраслевым органом. Обязательно должны быть изучены документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, их виды, состав. Номенклатура дел составляется по функциональной схеме. Если в организации отсутствует структура, то дела группируются по направлениям деятельности: «руководство», «работа с кадрами», «охрана труда», «бухгалтерия» и т.д. Заголовки дел в каждом разделе номенклатуры располагаются следующим образом: организационно- правовая документация; распорядительная; планово-отчетная; справочно-информационная; вспомогательная. Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов дела. Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах: первый экземпляр хранится в Службе делопроизводства, второй - представляется в соответствующий орган или архивное учреждение. Третий- используется в качестве рабочего экземпляра в ведомственном архиве, четвертый – расформировывается в структурные подразделения.
6.1.Экспертиза ценности документов – определение ценности документов для последующего их хранения и использования или для отбора на уничтожение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Задачи, функции и ее права ЭК определяются Положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках. Обязательно проверяется состав документов в деле. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи их на хранение в ведомственный архив, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «до замены новыми», при условии завершения ревизии» и т.п. По результатам экспертизы ценности документов проводится описание дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Акт рассматривается на заседании ЭК организации одновременно с описями. Одобренный ЭК и утвержденный руководителем акт вместе с описями представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа. Только после утверждения описей ЭПК архивного органа организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт. Документы, выделенные к уничтожению, подлежат передаче предприятию «Вторресурсы». Сдача документов оформляется приемно-сдаточной накладной. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте. Не допускается уничтожение документов путем сжигания. Порядок уничтожения дел с грифом «ДСП», сроки хранения которых истекли, определяется специальной инструкцией. Вычислительный центр обеспечивает проведение экспертизы ценности документов на машинных носителях, участвует в работе ЭК при определении сроков и режима хранения этих документов. 7. Оформление дел. 7.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, а также проведения экспертизы ценности подлежат оформлению для подготовки их к передаче на архивное хранение. Дела оформляются сотрудниками структурных подразделений организации при методической помощи и под контролем Службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет; нумерацию листов; составление заверительной подписи; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление обложки. Дела временного (до19 лет включительно)хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, сформированные в дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех текстов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепки удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа простым графическим карандашом. Лист любого формата пришивается за одну сторону и нумеруется как один лист; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется так же. Листы большого формата складываются. Обложки дел постоянно, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 30). На обложке дела указываются: полное название организации в (именительном падеже); наименование структурного подразделения; индекс дела (при наличии нескольких томов или частей дела индекс проставляется на каждом томе с добавлением «том I», «том II» и т. д.); заголовок; даты дела (тома); количество листов; срок хранения; архивный шифр (после включения дела в сводную опись). Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушью. 8.Составление описей дел. 8.1.На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, на прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи. Описи составляются отдельно на дела: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; личные дела уволенных; со специальной документацией (научные отчеты по темам, следственные и судебные дела и т.п.)На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. 8.2. В каждом структурном подразделении организации описи составляются не позднее, чем через год после завершения дел в делопроизводстве. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Сводная ведомость составляется в Службе делопроизводства по хронологически-структурному принципу, рассматривается ЭК, утверждается руководством и подлежит утверждению ЭПК соответствующего архивного органа. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; 8.3. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на машинке, не имеющей дефектов шрифта. Опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, 2 экземпляра – на белой бумаге. Описи дел долговременного хранения, по личному составу, личных дел уволенных, акты на уничтожение печатаются в 2 экземплярах. При печатании расстояние между заголовками дел в описи должно быть 2 интервала, расстояние между строчками в заголовке – 1-1,5 интервала. После утверждения описей первый экземпляр описи дел постоянного хранения остается на контроле в соответствующем архивном учреждении, а все остальные экземпляры возвращаются в организацию.
9.1.С момента заведения и до передачи в ведомственный архив организации дела хранятся по месту их формирования. Руководители и сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел. 9.2. Дела должны находиться в рабочих кабинетах в запирающихся шкафах, сейфах или специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, влаги. 9.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.
10.1.Передача дел в ведомственный архив, обеспечение их сохранности. Документы организации, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое, политическое значение, входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики и независимо от времени и места происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на постоянное хранение. Для временного хранения документов Архивного фонда ЧР и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации образуется ведомственный архив, действующий на основании Положения и подчиненный руководителю. 10.2.Ведомственный архив комплектуется документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве и обеспечивает их сохранность. 10.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в ведомственный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
11.1.Все печати, штампы, пломбиры, бланки организационно – распорядительных документов и писем, удостоверений личности, командировочных удостоверений, а также все виды пропусков и трудовые книжки подлежат обязательному учету. Печати, штампы, пломбиры, бланки должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц. 11.2. Ответственность за организацию и состояние учета, хранения и использования печатей, штампов пломбиров и бланков несет руководитель организации. 11.3.Сотрудник, персонально ответственный за учет, печатей, штампов, пломбиров, бланков, назначается приказом. Заказы на изготовление печатей, штампов, пломбиров, бланков оформляются через соответствующую службу или должностное лицо организации. Учет изготовленных печатей, штампов, пломбиров, бланков, передача их сотрудникам, ответственным за хранение и использование, ведется в специальных журналах. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. 11.4.При уходе в очередной отпуск или увольнении сотрудник, ответственный за хранение и использование печати, штампа, пломбира, сдает их в соответствующую службу или по приказу передает другому, о чем делается соответствующая отметка в журнале. При смене руководства организации, а также руководителя Службы делопроизводства печати, штампы, пломбиры учитываются поединично и путем тиснения в описи или акте приема - передачи имущества. 11.5.Уничтожение изношенных печатей, штампов, пломбиров (после изготовления новых) производится непосредственно у самих организациях, о чем делается отметка в журнале. Для их уничтожения приказом руководителя создается специальная комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия составляет акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. 11.6. При ликвидации ее печати, штампы и пломбиры уничтожаются ликвидационной комиссией
12.1.При смене должностных лиц служебная документация по указанию руководителя структурного подразделения или по приказу руководителя организации передается с отметкой в контрольно-регистрационных формах и номенклатуре дел. 12.2. При смене руководства организации, начальника Службы делопроизводства, сотрудника, ответственного за архив. документы, архив и печати передаются в обязательном порядке по акту приема - передачи. 13.Порядок передачи документов при реорганизации, ликвидации организации и ее структурных подразделений. 13.1. При реорганизации, ликвидации структурного подразделениям организации, в соответствии с приказом руководителя, по акту передаются правопреемнику или по описи сдаются в ведомственный архив. Передачу производит руководитель реорганизуемого, ликвидируемого подразделения. 13.2. При реорганизации, ликвидации организации ее документы в упорядоченном состоянии по описям передаются ликвидационной комиссией правопреемнику или в соответствующее архивное учреждение. Документы по личному составу передаются на хранение в Государственный архив социально-правовой документации Чувашской Республики или соответствующий муниципальный архив. |
Похожие:
 |
Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
|
Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях |
|
Примерная инструкция о мерах пожарной безопасности в учреждениях образования I. Общие положения Инструкция о мерах пожарной безопасности в учреждениях образования (далее — Инструкция) является обязательной для исполнения всеми... |
|
Инструкция по содержанию и применению средств пожаротушения I. Общие положения Инструкция разработана на основании:“Правил пожарной безопасности”,“Правил пожарной безопасности в компаниях, на предприятиях и в... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
 |
Инструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов |
|
Инструкция по делопроизводству гоу впо «Самарский государственный... Федерации, утвержденной Росархивом 06. 07. 92, и Инструкцией по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования... |
|
Единые правила оформления лекарств, приготовляемых в аптечных учреждениях... Все лекарства, приготовляемые в аптечных учреждениях (предприятиях), оформляются соответствующими этикетками |
|
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
|
«Баланнинская основная общеобразовательная школа» Муслюмовского муниципального района «Трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях определяется правилами внутреннего трудового распорядка» (ст. 189... |
|
Инструкция по применению дезинфицирующего средства «Максимус» Инструкция предназначена для персонала медицинских, лечебно-профилактических организаций, на санитарном транспорте, многопрофильных... |
|
Рекомендации (отдела вкио по городу Братск) по подготовке к проверке... «Положение о воинском учёте», утвержденное Постановлением Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 года |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |
|
Решение председателя кчс на проведение аварийно-спасательных и других неотложных работ Примерный перечень документов по вопросам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций, рекомендуемых для разработки в районах и на... |
|
Структура учреждения и структура управления Директор учреждения Учреждения, представляет его во всех учреждениях, предприятиях и иных организациях |
|
Инструкция № ап-12/05 по применению дезинфицирующего средства «Аламинол... Фгуп «гнц «ниопик», Россия для целей дезинфекции в лечебно-профилактических учреждениях и на предприятиях коммунально-бытового обслуживания,... |