Манский районный Совет депутатов
Красноярского края
РАСПОРЯЖЕНИЕ
29 июля 2010 года
|
с. Шалинское
|
№32
|
Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов
В соответствии с рекомендациями Государственного стандарта Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р. 630-2003):
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству согласно приложению
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного специалиста райсовета (Юрченко).
3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.
Глава района С.В. Белоножкин
ПРИЛОЖЕНИЕ
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов
1. Общие положения
1.1. Настоящая типовая инструкция по делопроизводству (далее - инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения правотворческой и управленческой деятельности и повышения её эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает единые требования к организации работы с документами в представительном органе – Манском районном Совете депутатов (далее – представительный орган).
1.2. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, которые осуществляются с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Контроль за работой с документами в представительном органе возлагается на его руководителя.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности в представительном органе, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей инструкцией порядка работы с документами осуществляются специалистом представительного органа.
1.5. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.6. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя представительного органа.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю представительного органа.
2. Подготовка и оформление документов
При составлении и оформлении документов используются реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
При подготовке документов применяется текстовой редактор Microsoft Office Word или другой совместимый с ним формат с использованием шрифтов Times New Roman.
Каждый напечатанный лист документа, как оформленный на бланке, так и без него, имеет размеры полей не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм - нижнее.
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы представительного органа оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 297 мм).
2.1.2. В представительном органе применяются следующие виды бланков:
общий бланк (например, депутатский запрос – приложение №11);
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
2.1.3. Если муниципальное образование имеет официально зарегистрированные символы, представительный орган для оформления документов может использовать гербовые бланки. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.
Гербовые бланки подлежат учёту в журнале учёта и выдачи гербовых бланков и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется в соответствии с актом.
2.1.4. Если муниципальное образование не имеет официально зарегистрированных символов, представительный орган для оформления документов использует бланки, которые оформляются и имеют обязательные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки организационно-распорядительных документов
2.2.1. Герб муниципального образования (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами муниципального образования.
2.2.2. Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.5. Наименование представительного органа (реквизит 08) должно соответствовать его наименованию, указанному в Законе Красноярского края.
2.2.6. Справочные данные о представительном органе (реквизит 09) включают почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты представительного органа и другие сведения, необходимые для информационных контактов.
2.2.7. Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.8. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письма, заключения, разъяснения и т.д.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчёт) - дата утверждения.
Датой документа, принимаемого коллегиальным органом, является дата заседания коллегиального органа либо дата принятия документа.
Например, датой протокола заседания представительного органа является дата его заседания, датой нормативного правового акта представительного органа – дата его принятия.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Применяются два способа проставления даты:
словесно-цифровой (29 апреля 2002 года);
цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).
Если обозначение дня месяца содержит одну цифру, то обязательно перед ней проставляется ноль, например: 05 июня .
2007 года.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и оформляется на расстоянии 1-3 междустрочных интервалов от предыдущего реквизита от левой границы текстового поля.
2.2.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12) является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, для регистрации обращений граждан первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.
Регистрация документа производится после его подписания или утверждения и заключается в записи сведений в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.
2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа .
(реквизит 13) включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
2.2.11. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Место составления или издания документа указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. Например: с. Шалинское
2.12. Адресат (реквизит 15)
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, её структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Департамент экономического развития Красноярского края
Если документ отправляется нескольким однородным руководителям организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщённо.
Например:
Председателям представительных органов городских округов, муниципальных районов
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилию в дательном, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
Департамент кадровой политики
Управление государственной службы и кадров
Начальнику управления
Е.С. Ильиной
При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав должности адресата.
Например:
Начальнику департамента финансов и бюджетной политики
В.Ф. Боровику
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи указываются в следующей последовательности:
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
Государственное учреждение «Управление капитального строительства
ул. Преображенская, 21
г. Красноярск, 600000
Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
с. Алексеевка,
Энский район,
Красноярского края, 600000
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после неё.
Адресату отправляется первый экземпляр документа, его копия помещается в дело в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырёх адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырёх исполнитель составляет лист рассылки.
2.2.13. Гриф утверждения документа (реквизит 16)
Документ утверждается должностным лицом, а в случае его отсутствия - лицом, исполняющим его обязанности. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Реквизит «Гриф утверждения документа» печатают в правом верхнем углу.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель (указывается наименование представительного органа)
подпись Ф.И.О.
17.09.2011
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель комиссии по бюджету и налогам
подпись Ф.И.О
17.02.2011
|
УТВЕРЖДАЮ
Председатель комиссии по социально-экономическому развитию
подпись Ф.И.О
18.02.2011
|
При утверждении документа решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Решением (указывается наименование представительного органа)
от №
2.2.14. Резолюция (реквизит 17) печатается или пишется от руки на листах формата А6 установленной формы, прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело либо оформляется непосредственно на рассматриваемых документах, на свободном от текста месте.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение даётся двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
При оформлении резолюции на отдельном листе указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.
2.2.15. Заголовок к тексту (реквизит 18) должен быть кратким, точно передавать содержание документа и отвечать на вопрос: «о чём?» («о ком?»). Например: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
2.2.16. Отметка о контроле исполнения документа (реквизит 19) обозначается буквой «К» или штампом «Контроль».
2.2.17. Текст документа (реквизит 20) отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение. Он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации.
Документы, создаваемые на основе нормативных правовых актов государственных органов власти и в развитие документов других организаций либо ранее изданных документов, должны содержать ссылку на них с указанием вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.
В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих структур.
Сплошной связный текст документа печатается на расстоянии двух междустрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом 12 без слова «страница» (стр.).
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой и с точкой на конце (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками и с точкой на конце (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).
Заголовки разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и глав пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.
Тексты разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и глав пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.
В отдельных случаях подпункты могут обозначаться арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (например: 1), 2), 3) или а), б), в). В данных случаях тексты пишутся со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.
Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.
Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного предписания. Несколько связанных между собой нормативных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют друг друга.
Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части указываются основные причины, основания, цели составления документа, во второй части (заключительной) излагаются выводы, решения, поручения, распоряжения, предложения, просьбы, рекомендации.
Текст может состоять из одной заключительной части.
В распорядительных актах, а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения должна быть от первого лица единственного числа (предлагаю, объясняю, прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов (Собрание, Совет, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решила).
В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (постановляем, решили, предлагаем).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа («комитет установил», «служба осуществляет функции»).
2.2.17.1. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.
В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов.
Например:
|
