Инструкция по делопроизводству гоу впо «Самарский государственный экономический университет» Общие положения
|
Скачать 359.5 Kb.
|
Инструкция по делопроизводству ГОУ ВПО «Самарский государственный экономический университет» 1. Общие положения 1.1.Инструкция по делопроизводству в ГОУ ВПО СГЭУ устанавливает единую систему делопроизводства в высшем учебном заведении Российской Федерации, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92, и Инструкцией по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования России от 23.04.97 № 790, примерной инструкцией по делопроизводству в высших учебных заведениях, утвержденной приказом Минобразования от 24.07.2000 № 2286. 1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет канцелярия. Канцелярия дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями вуза, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. 1.3.Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность, возлагается на руководителей структурных подразделений университета. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.4.Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.5.Работники структурных подразделений несут ответственность за Выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства университета. 1.6.Запрещается переписка между структурными подразделениями университета. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора). Ведение переписки от имени университета с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений. 1.7.Положение Инструкции распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. 1.8.Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. 1.9.Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 2.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1.Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись]. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. 2.2.Бланки документов Документы должны, как правило, оформляться на бланках университета и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». В университете применяются бланки: бланк письма; бланк конкретного вида документа (приложения 1, 2, 3). Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через канцелярию. Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях. 2.3.Оформление реквизитов документов 2.3.1. Наименование организации - автора документа Наименование вуза указывается в точном соответствии с Уставом университета. 2.3.2.Наименование вида документа Название документа должно соответствовать его содержанию, Табелю унифицированных форм документов университета. 2.3.3.Дата документа Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2008. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2008 г. 2.3.4.Подпись документа Документы, направляемые университетами в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по доверенности ректора. Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений университета. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например: Проректор по научной работе подпись Е.В.Зарова В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Не допускается подписание документов с предлогом “за” или проставление косой черты перед наименованием должности. 2.3.5.Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Для документа, подлинник которого остается в вузе, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Самарского государственного экономического университета личная подпись инициалы, фамилия 05.10.2008 Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 10.12.2008 № 6 СОГЛАСОВАНО Письмо Федерального агентства по образованию от 12.05.2008 № 06-15/1945-Р Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.); с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 3.3.6. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются ректором университета, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. УТВЕРЖДАЮ Ректор Самарского государственного экономического университета подпись А.П.Жабин 12.09.2008 или УТВЕРЖДЕНО Приказом Самарского государственного экономического университета от 00.00.2008 № Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. 2.3.7. Адресование документа Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например: Московский институт дизайна и технологии Отдел аспирантуры При направлении документа должностному лицу названиё организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном. Например: Федеральное агентство по образованию Управление делами Главному специалисту В.Г.Семкиной или Ректору Самарского государственного экономического университета А.П.Жабину При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Ректорам (директорам)образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, руководителям предприятий и организаций Федерального агентства по образованию Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала «Вестник образования» Чистопрудный бульвар, 6, г. Москва, 101856 Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: А.А. Калинину ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264 2.3.8.Резолюция В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 2.3.9.Оформление приложений к документу Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложения: 1. Штатное расписание … на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов… на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.). На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. Например: Приложение 2 к приказу Федерального агентства по образованию от 08.10.2008 № 623 |
Похожие:
 |
Отчет о результатах самообследования Кольского филиала гоу впо «Петрозаводский... Общие сведения о кольском филиале гоу впо «петрозаводский государственный университет» |
|
Инструкция по делопроизводству государственного образовательного... Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
|
Инструкция о порядке обеспечения конфиденциальности при обращении... Российской Федерации, а также «Положения о персональных данных работников и обучающихся Государственного образовательного учреждения... |
 |
Атопический дерматит взрослых: клинико-иммунологические показатели... Работа выполнена в гоу впо «Самарский государственный медицинский университет Федерального агентства по здравоохранению и социальному... |
|
О проведении запроса котировок Наименование заказчика: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Самарский государственный... |
|
Заболевания слюнных желез при поражении щитовидной железы Работа выполнена в гоу впо «Московский государственный медико-стоматологический университет» и гоу впо «Дагестанская государственная... |
|
На объектах вычислительной техники утверждено «Самарский государственный экономический университет» (далее Университет) только лицензионных программных продуктов. Настоящая Инструкция... |
|
Методические рекомендации сургут, 2015 ббк 74. 50р30 удк 376(07)... Богатая О. Ф., старший научный сотрудник научно-исследовательской лаборатории инновационных образовательных технологий гоу впо хмао-югры... |
|
Гоу впо «Омский государственный технический университет» утверждаю проректор гоу впо омгту Компьютерные лабораторные работы по курсу "Основы преобразовательной техники". Исследование неуправляемых выпрямителей средней и... |
|
Гоу впо «Красноярский государственный педагогический университет... Идейно-художественное своеобразие романов б. Окуджавы «путешествие дилетантов» и «свидание с бонапартом» |
|
Гоу впо «Российский государственный профессионально- педагогический университет» Возрождение ремесленничества в Уральском регионе: социальные предпосылки, проблемы и пути их решения. Сб науч ст. / Под ред. Л. Ф.... |
|
Инструкция администратора информационной безопасности Настоящий документ определяет основные обязанности, права и ответственность администратора информационной безопасности (далее иб)... |
|
Гоу впо «Российский государственный профессионально-педагогический... Культура. Образование. Право: Материалы Международной заочной научно-практической конференции (г. Екатеринбург, гоу впо «Российский... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству общие положения «Казанский национальный исследовательский технологический университет» (далее – университет) |
|
Анализ репаративных процессов в нижней челюсти при использовании... Работа выполнена в гоу впо «Московский государственный медико-стоматологический университет Росздрава» и в гоу впо «Ставропольская... |
|
Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного... «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |