Программный продукт Documentum.
Documentum's EDMS содержит три основные компоненты:
Серверная часть: DocPage Server, RightSite;
Семейство клиентских приложений: Workspace, SmartSpace, ViewSpace;
Средства интеграции: UnaLink for Lotus Notes.
Компоненты управления документами
I DocPage Server - один из наиболее мощных на сегодняшний день серверов управления документами. Он имеет возможности для контроля и управления бизнес-информацией и процессами в масштабах предприятия.
Управляемая бизнес-правилами база данных Docbase хранит документы или Web-страницы как объекты Docobject, которые содержат документы наряду с их атрибутами, включая информацию о связях между документами, соответствующие версии, форматы, правила обработки, а также средства обеспечения секретности.
DocPage Server предоставляет следующие возможности.
Функции библиотеки
Функции Workflow
Управление виртуальными документами,
Прозрачный доступ
Возможность репликации
Безопасность
Средства управления конфигурацией
Приложение RightSite обеспечивает связь между DocPage Server и паутиной. На наиболее простом уровне он принимает запросы, посылаемые Web-серверу, и передает их DocPage Server для выполнения. Более конкретно, RightSite предоставляет следующие средства по управлению содержанием документов.
Функции библиотеки
Integrated Workflow
Менеджер виртуальных CBHseK
автоматическое создание и уничтожение гиперсвязей
Динамический сборщик страниц
виртуальный менеджер версий
менеджер базы данных DocPage
Семейство клиентов: WorkSpace, SmartSpace, ViewSpace
Универсальные системы, построенные по принципу One-size-fits-all, не всегда удовлетворяют пользователей крупных корпораций, в которых имеется широкий спектр работ по обработке документов. Тогда система должна быть способной предоставить ряду пользователей полные функциональные возможности по работе с документами и управлению документооборотом, в то время как для других необходимо предлагать более специализированные решения в соответствии с особенностями их работы.
Именно поэтому Documentum's EDMS поставляется с рядом приложений-клиентов, каждое из которых предназначено для конкретного класса пользователей предприятия.
Клиентские приложения являются как бы окном в базу данных Docbase, которое служит хранилищем для деловых документов, Web-страниц, а также связанных с ними процессов.
Рассмотрим подробнее характеристики и функции продуктов, предназначенных для различных типов клиентов.
Приложение Workspace предоставляет функционально полные возможности управления документами для координаторов, т.е. тех пользователей предприятия, которые создают и определяют бизнес-правила . по работе с документами.
Приложение SmartSpace предоставляет функционально полные возможности для тех пользователей, которые подготавливают содержание документов.
Приложение ViewSpace предназначено для потребителей документов - то есть пользователей как внутри, так и вне организации, которым для выполнения своей работы необходим быстрый и легкий доступ к специализированной корпоративной информации.
Особенности рассматриваемых приложений.
Гибкая навигация и поиск.
Библиотечные функции.
Средства просмотра документов.
Аннотирование и выделение.
Встроенные средства workflow и уведомления.
Универсальная возможность просмотра виртуального документа.
Интеграция приложений.
Средства обеспечения секретности (безопасности) и администрирование.
Настраиваемостъ.
Средства интеграции: Unalink for Lotus Notes
Groupware – это класс программного обеспечения, который облегчает общение и взаимодействие членов рабочей группы, посредством таких возможностей как репликация (дублирование) данных, электронная почта и телеконференции.
Lotus Notes усиливает продуктивность рабочей группы с помощью удобных средств отработки нештатных ситуаций (ad hoc), обеспечения коммуникации, дискуссий по проектам, "мозговым атакам" и хорошо подходит для групповых работ, основанных на формализованных процессах взаимодействия и стандартных формах документов, таких как счета и бланки заказов.
Многим из пользователей Lotus Notes также необходима возможность участвовать в создании, одобрении и распределении важных деловых документов, таких как спецификации продуктов, инженерные чертежи, а также проекты и контракты. Эти документы обычно имеют хорошо определенное время жизни и процессы одобрения/подтверждения, требующие контроля версий и возможности обеспечения секретности. Все это выходит за рамки возможностей продукта Lotus Notes. Для этих целей компания Documentum предлагает приложение UnaLink.
Приложение UnaLink объединяет возможности групповой работы, которыми обладает продукт Lotus Notes, с возможностями СУД компании Documentum. В результате получается мощное средство для доступа, коммуникации и обработки документов в масштабах предприятия.
Продукт UnaLink for Lotus Notes обеспечивает:
возможность доступа к документам, хранящимся в базе данных Docbase для пользователей Lotus Notes как для просмотра, так и редактирования;
возможность контроля версий документов в базе данных Lotus Notes;
легкое разделение работы (редактирование и просмотр) над документами с другими пользователями Lotus Notes
позволяет импорт новых документов из базы данных Lotus Notes в базу данных Docbase.
Livelink Internet
Livelink Intranet – это корпоративное сетевое приложение, которое предоставляет возможность удобной совместной работы для любого количества пользователей. Используя только Web-браузер и имея соответствующий доступ к ресурсам корпорации,
Livelink Project Collaboration поддерживает технологию workflow, a также библиотеки стандартных процедур и бизнес-процессов; дает возможность назначения задач и отслеживания их выполнения; пользователи могут участвовать в любом количестве проектов; управляет проведением телеконференций и дискуссий.
Livelink Workflow опрашивает пользователей на предмет введения данных и документов в процессе workflow; создает легко читаемую, визуальную статусную карту в реальном времени; выполняет действия в зависимости от конкретных условий.
Livelink Library for Document Management включает автоматический контроль версий; позволяет менеджерам и привилегированным пользователям контролировать доступ к документам; производит проверку входящих и исходящих документов.
Livelink Builder предоставляет визуальную, объектно-ориентированную среду разработки приложений; обеспечивает возможность в любое время внести новые функции или изменить функциональность действующих; допускает интеграцию с другими приложениями.
В каких случаях организации могут потребоваться продукты компании Open Text?
В тех случаях, когда организация должна поддерживать совместную работу многих людей, работающих в различных отделах, в отдаленных друг от друга районах и использующих различные технологии (платформы).
Рекомендуется использовать продукт Livelink Intranet в следующих случаях:
рабочие группы и менеджеры организации тратят много времени на организацию работы, а не на саму работу вследствие географической распределенности рабочих мест и использования различных технологий (платформ);
менеджерам необходимы быстрые и эффективные средства контроля за выполняемой работой и поддержки высокого уровня согласованности;
деловые процедуры можно описать определенными правилами;
необходимо поддерживать аудиторский контроль над версиями документов, а также процессами workflow;
пользователям необходим быстрый и надежный способ доступа к наиболее свежим версиям документов;
необходимо разграничивать доступ пользователей к документам;
желательна легкая настройка конфигурации системы, а также возможность изменения/добавления других программных компонентов.
Приложение Livelink Search включает мощные средства поиска информации в базе данных, управляемой приложением Livelink, а также в Internet.
Приложение Livelink Search также включает копию Netscape FastTrack Server. Как опции есть приложение Livelink Spider, а также поддержка SGML.
|
