Преимущества электронных документов
На данный момент очевидны несколько явных преимуществ, которые будут способствовать широкому восприятию электронных документов:
Стоимость их распространения значительно ниже, чем у бумажных носителей.
Время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а часами (минутами, секундами).
Способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии.
Повышаются возможности для взаимодействий как между сотрудниками, так и между учреждениями.
Упрощаются механизмы защиты документов.
Широкому восприятию новых технологий в делопроизводстве мешают некоторые сомнения и трудности технического и организационного характера:
беспокойство о долговечности электронной информации;
неустойчивые стандарты для представления, хранения и индексирования (снабжения указателем) информации;
"драконовские" цены на инфраструктуру (например, Internet);
"приемлемость " предприятиями-партнерами электронных документов;
проблемы безопасности и обеспечение защиты от несанкционированного доступа к электронным документам.
Основные понятия о системах электронного документооборота
Назначение СЭД
Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Основные понятия и термины в сфере ЭД
Многие понятия, такие как документ, учреждение, документооборот, делопроизводство и др., являются настолько широкими, что часто разные люди вкладывают в них различный смысл. В Законе Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации", принятом Государственной Думой 25 января 1995 года, утверждается:
"Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
По толковому словарю Вебстера (Webster's Dictionary) документ – это
нечто напечатанное, написанное, и т.п., относящееся к регистрации или доказательству чего-либо;
нечто, служащее как доказательство.
Следуя Оксфордскому словарю: документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение.
Следуя предложению фирмы Xsofl: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию.
В России документом принято считать некий тест, имеющий подпись, а иногда и печать.
Одним из ключевых и проблемных атрибутов электронного документа является электронная подпись.
Наиболее авторитетная в этой области информатики организация DMA приняла более общую формулировку: "документ - это набор информации, который имеет отношение к выделенной теме или к родственным темам".
Под структурой документа различными организациями по стандартизации даются различные определения. Формализацией и стандартизацией структуры документов интенсивно занимались в 1985-1989 годах, когда совместными усилиями международных организаций по стандартизации (ISO, CCITT, ЕСМА) был разработан ряд стандартов на архитектуру документов и форматы обмена, на язык разметки структуры, на передачу, доступ и манипуляции. Для решения проблемы мобильности структурированной электронной документации используются унифицированные средства разметки документов. Здесь традиционным инструментом является SGML - стандартизированный язык обобщенной разметки документов.
Стандарт ISO 8879, Information Processing - Text and Office Systems -Standard Generalized Markup Language SGML - предлагает метаязык для создания языков обобщенной разметки документов. Стандарт создавался в следующих целях:
добиться независимости структуры документа от стиля его представления;
обеспечить независимость от форматирующей системы;
предоставить возможность многофункциональной обработки документа: форматирование всего документа, выборка фрагментов текста и ключевых слов, выборка из документа информации о заголовке, авторах и аннотации.
При использовании SGML предполагается, что текст состоит из логических частей, называемых элементами, которые с помощью разметки помечаются в тексте. Обычно элемент ограничен начальной и конечной метками. Важно, что ни названия меток, ни их структура не определяются и не фиксируются в стандарте SGML.
Использование SGML имеет определенные преимущества:
при создании большого количества однотипных документов повышается производительность,
при подготовке документов, которые должны иметь конкретный формат, обеспечивается всеобщее "выполнение" принятых стандартов,
при постоянных модификациях документов с длинным жизненным циклом облегчается сопровождение,
при работе с документом, содержащим информацию, которая должна обрабатываться различным образом, можно использовать только исходный файл и не переходить на специфические виды обработки, например, не извлекать рисунки,
при передаче документов в другие системы упрощаются преобразования форматов представления различных частей документа.
Cтандарт ISO 8613 parts 1-6, Information Processing - Text and Office Systems - Office Document Architecture (ODA) and Interchange Format (ODIF) предназначен для передачи и представления документов, ориентированных на делопроизводство - бланки, накладные, переписка, отчеты и т.п.
ODA имеет два основных назначения. Во-первых - это метод описания электронного представления документа, включая все входящие в него виды информации (текст, штриховая и растровая графика, таблицы). Такое структурное описание называется архитектурой документа. Второе назначение - представление содержания структурированной информации в виде, удобном для автоматизации обмена между текстовыми процессорами, рабочими станциями, лазерными принтерами и т.д. Кодирование ODA для обмена между такими устройствами осуществляется в последовательном формате ODIF, что удобно для использования в коммуникационных системах. В частности, здесь используется стандартный синтаксис, определенный для использования в архитектуре OSI. Структура документа ODA. В описании документа по стандарту ODA выделяются следующие основные категории: логическая структура, форматирующая структура, содержание. Логическая структура предназначена для представления произвольных иерархических видов организации информации. Например, рубрикация документа, включение в текст таблиц и рисунков.
Форматирующая структура служит для описания размещения документа на физическом носителе. Здесь появляются следующие понятия:
группы взаимосвязанных страниц для представления конкретных разделов документа;
отдельные страницы и блоки, размещаемые на страницах;
текст, таблицы или рисунки, размещаемые в блоках.
Содержание представляет собственно информацию документа: буквенный текст, рисунки и т.п. Текущая версия ISO 8613 идентифицирует три вида содержания: символьный текст, растровая графика, геометрическая графика (линии, кривые, области).
Основным элементом любой организационной системы являются люди. По определению, корпорация - это группа людей, объединенных одной целью.
Учрежденческая (корпоративная) система управления документами (СУД - EDMS - Enterprise Document Management System) должна обеспечивать требования кооперативной работы и управления документами независимо от какой-либо специфики применений.
Основное функциональное назначение корпоративной системы управления документами - заботиться о технологической среде для документов, или различных классов информационных объектов, способной управлять методами доступа, версионностью, безопасностью и даже увеличивающейся сложностью отношений между этими объектами независимо от аппаратной платформы и независимо от сетевого и программного окружения.. В отечественной канцелярской практике довольно часто термины делопроизводство и документооборот рассматриваются как эквивалентные. В журнале "Открытые системы" существует более-менее внятное изложение различий между:
"делопроизводством" - системой правил и организацией порядка работы с документами,
и "документооборотом" - схемой движения документов в своем жизненном цикле.
По утверждению экспертов в области делопроизводства, работа с документами в России до сих пор регламентируется рядом стандартов, которые относятся еще к советскому времени: ГОСТ 16487-83 - Делопроизводство и архивная деятельность; ГОСТ 6.38-90 - Система организации документооборота; ЕГСДОУ - Единая государственная система документооборота учреждений; Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Эти документы определяют документооборот как составную динамичную часть делопроизводства.
|
