Конспект лекций Системы автоматизации документооборота Рыбинск 2011 Содержание

Скачать 345.14 Kb.

Название	Конспект лекций Системы автоматизации документооборота Рыбинск 2011 Содержание
страница	5/7
Тип	Конспект

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Конспект

1 2 3 4 5 6 7

Механизмы хранения документов

Хранилище атрибутов документов

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка.

Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора.

Стандартные средства для хранения документов

Документы могут храниться в БД, при этом БД может быть внутренней или внешней. Под внутренней понимается БД, в которой хранятся документы вместе с карточками. Под внешней понимается БД, предназначенная только для хранения документов.

Хранение документов в файловой системе понижает степень безопасности при разграничениях доступа, т.к. файловая система может не поддерживать модель безопасности, которая поддерживается в общей системе документооборота.

Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, при занесении документа в СЭД он переименовывается определенным образом. Системы, имеющие своё собственное хранилище файлов или использующее хранилище среды, на основе которой построены, могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами хранения.

Структуры и шаблоны документа

Современные системы электронного документа оборота условно можно разделить на две группы:

- системы с динамическим набором атрибутов документа, в этих системах набор атрибутов документа может быть изменен администратором СЭД или самим пользователем,

- системы со статическим набором атрибутов документа требуют более сложных операций по модификации программного обеспечения и структуры данных.

Любой документ, циркулирующий в СЭД, характеризуется набор атрибутов.

Маршрутная карта документа

Маршрутная карта документа – это описание бизнес-процесса организации, который характерен при обработке документа определенного вида.

Рассмотрим процесс набора работников в отделе кадров

На схеме выделены участники процесса: кандидат, управление кадров, руководство структурного подразделения, генеральный директор. Определены операции выполняемые, каждым конкретным участником процесса. Выявлены взаимосвязи между операциями, и установлена последовательность выполнения операций.

Бизнес-процессы. Виды бизнес-процессов.

BPM – моделирование бизнес-процессов.

Workflow – управление рабочими процессами.

Модель бизнес-процесса представляет собой схему.

Сквозной процесс

Бесконечный процесс

Конечный автомат

Регистрация документа

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по -установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

06 - индекс структурного подразделения;
10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера – автоматизированная (электронная).

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины.

1 2 3 4 5 6 7

Похожие:

	Технические средства автоматизации конспект лекций Конспект лекций предназначен для студентов дневной, вечерней, заочной и дистанционной форм обучения по специальности 220301 «Автоматизация...		Конспект лекций лаконично раскрывает содержание и структуру учебной... Безопасность жизнедеятельности : конспект лекций для студентов очной и заочной форм обучения / сост. В. М. Домашко; Южный федеральный...
	Конспект лекций Владимир 2010 Министерство образования Российской... Автоматизированные системы бухгалтерского и управленческого учета. Часть 1: Конспект лекций / Владим гос ун-т; Сост.: Д. Н. Васильев...		Конспект лекций Ш 39 Метрология, стандартизация, сертификация: Конспект лекций / О. А. Шейфель; Кемеровский технологический институт пищевой промышленности....
	Конспект лекций по дисциплине вгипу, 2009 Конспект лекций по дисциплине... Учебное пособие предназначено для студентов различных специальностей, изучающих дисциплину “Автоматизированные системы управления...		Конспект лекций для студентов всех форм обучения специальности 080110... Налоги и налогообложение: Конспект лекций / Составитель Н. А. Леончик. – Кемерово, 2006. – 80 с
	Конспект лекций по дисциплине для специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» Информационные системы в экономике: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность»...		Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы и технологии в науке и образовании» Введение. Содержание дисциплины и порядок ее изучения. Фактографический поиск. Математические модели фактографического поиска. Информационная...
	Конспект лекций содержание тема Предмет и задачи курса Внутренняя и внешняя среда организации (фирмы) и их взаимосвязь. Мировой рынок и его развитие		Конспект лекций по дисциплине «Научные основы производства продуктов питания» Конспект лекций по дисциплине «Научные основы производства продуктов питания» для студентов кафедры «Технология и организация общественного...
	Конспект лекций по курсу сд. Ф корпоративные информационные системы Лекция № Понятие о сетях. Корпоративные информационные системы. Структура и назначение кис. Характеристика. Требования к организации...		«Автоматизированные системы управления на железнодорожном транспорте» Зверев В. И., Коляда А. С. Автоматизированные системы управления на железнодорожном транспорте: Конспект лекций. –Иркутск: Иргупс,...
	Конспект лекций по дисциплине системы обработки экономической информации... Понятие информационная потребность тесно связано с понятием цели и функции управления. Можно сказать, что потребность в информации...		Кафедра фармации Органические лекарственные препараты. Ароматические... Органические лекарственные препараты. Ароматические соединения. Краткий конспект лекций – Нижний Новгород: Изд-во Нижегородской государственной...
	Конспект-лекций основы социальной работы 44. 05. 01 «Педагогика и... Мельников С. В. Основы социальной работы: Конспект-лекций по специальности 44. 05. 01 «Педагогика и психология девиантного поведения»...		Конспект лекций Архитектурная организация процессора ЭВМ. Структура машинной команды. Способы адресации. Особенности архитектур микропроцессоров....

Руководство, инструкция по применению