Конспект лекций Системы автоматизации документооборота Рыбинск 2011 Содержание

Введение

Трудности работы с бумажными документами

1. 
   Экспоненциально увеличивающееся количество документов
   
2. 
   Увеличивающаяся специализация документов приводит к ограниченному обращению и высокой стоимости распространения таких документов.
   
3. 
   Увеличивающиеся задержки в сложившемся традиционном цикле распространения документов общего пользования через фельдсвязь, курьеров, деловые и финансовые журналы и книги - "написание-согласование-распространение", стали неприемлемы ни для авторов, ни для читателей (корреспондентов, адресатов). Задержки на 6-8 месяцев являются общепринятыми для процесса реферирования, и весь процесс до реального распространения может занять 12-18 месяцев.
   
4. 
   Существенные задержки при поиске необходимых документов, особенно смысловом, снижают эффективность работы специалистов.
   
5. 
   Отсутствие принципиальной возможности звуковых и видео вставок в текстовые бумажные документы существенно обедняет возможности представления информации на современном уровне развития технологий.
   
6. 
   Конференции, семинары, выставки и презентации стали серьезным альтернативным средством передачи и распространения новых документов. Они имеют низкое время оборота от представления документов до их публикации (около шести месяцев), в то же время сохраняя процесс экспертной оценки, который придает документам достоверность. Однако следует отметить, что точность и достоверность доложенной на таких мероприятиях информации часто носит рекламный характер.
   
7. 
   Имеющиеся успехи в распространении предпринтных версий документов через FTP, WWW и электронную почту, к сожалению, не получили должного развития, хотя они намного дешевле и эффективнее традиционных способов.
   

1. 
   фактическое отсутствие нормативных и инструктивных материалов, описывающих документационное обеспечение и правила делопроизводства в учреждениях и учитывающих требования законов, а также нормативных актов, как предписываемых вышестоящими инстанциями, так и внутренних;
   
2. 
   отсутствие системности в подходах к реализации типовых процедур, не позволяющее быстро создавать (исполнять) документы, особенно те, что требуют коллективной работы, необоснованно увеличивающее объемы хранимой информации и затрудняющее поиск необходимых данных;
   
3. 
   слабая оснащенность современной компьютерной техникой подразделений, связанных с административным управлением и хозяйственной деятельностью;
   
4. 
   отсутствие или плохая организация единой транспортно-коммуникационной среды, объединяющей хранилища документов подразделений учреждения (в общем случае территориально разобщенных);
   
5. 
   отсутствие адекватных электронных технологий, приводящее к использованию устаревших, часто рутинных, решений на основных технологических операциях создания, обработки, хранения, поиска и контроля исполнения документов;
   
6. 
   отсутствие эффективной системы слежения и быстрого реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения учреждения;
   
7. 
   большое отставание в работах по стандартизации форм документов, процессов обработки информации и документооборота;
   
8. 
   фактическое отсутствие классификаторов, тезаурусов и толковых словарей (глоссариев).