2.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с дебиторами
Дебиторами ООО «Новское Бистро в первую очередь являются покупатели и заказчики, а также поставщики (по выданным авансам) и прочие дебиторы. Схема документооборота операций по учету расчетов с покупателями и заказчиками отражена на рис. 2.2.
Накладная на выбытие
Товарно – транспортная накладная
Счет - фактура
 
  
Журнал регист-рации товарно – транспортных накладных
Журнал учета выставленных счетов - фактур
Книга продаж
Ведомость № 16
Журнал – ордер № 6
Главная Книга
   
Бухгал-терский баланс ф. № 1
Отчет о прибылях и убытках ф. № 2
Отчет о движении денежных средств ф. № 4
Приложение к бухгалтерскому балансу ф. № 5
Поясни-тельная записка
Рис. 2.2. Схема документооборота операций по учету расчетов ООО «Новское Бистро» с покупателями и заказчиками
Отпуск товаров покупателям на изучаемом предприятии осуществляется на основании соответствующих первичных учетных документов - накладных. В качестве типовой формы накладной используется форма № М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону" (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а). Основанием для оформления накладной на отпуск товаров со склада является распоряжение руководителя ООО «Новское Бистро», а также договор с покупателем.
Постановление Госкомстата РФ N 71а обязывает выписывать накладную в двух экземплярах. Однако для осуществления действенного и эффективного контроля за правильностью отпуска товаров, а также для повышения оперативности поступления первичных документов в бухгалтерию ООО «Новское Бистро», накладная (приложение 7) оформляется в 3 экземплярах. Все 3 экземпляра накладной передаются в бухгалтерию для регистрации в специальном журнале и подписи их главным бухгалтером. Подписанные накладные возвращаются на склад, где один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск товаров; второй служит основанием для выписки счета-фактуры; третий экземпляр накладной передается получателю товаров. На всех экземплярах накладной получатель ставит подпись, удостоверяющую факт передачи ему товаров.
Бухгалтерская служба ООО «Новское Бистро» систематически осуществляет выверку данных об отпущенных товарах с данными об их фактическом вывозе, путем сопоставления данных соответствующих граф в журнале регистрации накладных на отпуск товаров с накладными.
На основании накладных на отпуск товаров бухгалтерия ООО «Новское Бистро» выписывает счета-фактуры (приложение 8) по форме установленной в приложении N 1 к постановлению Правительства РФ от 2.12.2000 г. N 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" в двух экземплярах, первый из которых не позднее 5 дней с даты отгрузки товара передается покупателю, а второй остается в ООО «Новское Бистро» для отражения в журнале учета выставленных счетов – фактур и в книге продаж для начисления НДС.
При вывозе товаров автотранспортом на их отгрузку составляется также товарно–транспортная накладная (приложение 9). Для товарно-транспортной накладной предусмотрен типовой бланк, его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Накладная состоит из двух разделов:
- товарного;
- транспортного.
Товарный раздел заполняет продавец (ООО «Новское Бистро»). Данные этого раздела служат основанием для списания товаров у продавца и их оприходования у покупателя (грузополучателя). Транспортный раздел заполняют продавец и представитель транспортной организации. Товарно-транспортную накладную составляют для каждого покупателя и на каждую поездку автомобиля. Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес разных покупателей, накладную выписывают для каждого покупателя отдельно.
Товарно–транспортная накладная в двух экземплярах – первый остается в бухгалтерии ООО «Новское Бистро», второй передается водителю или экспедитору. К товарно–транспортным накладным прилагаются спецификации (упаковочные ведомости), в которых приводится подробный перечень отгруженных товаров и дается их характеристика.
Построение аналитического учета с дебиторами должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:
покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
авансам полученным;
векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;
векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;
векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.
Для обеспечения контроля за расчетами с каждым покупателем по конкретным отгрузкам товаров в бухгалтерии составляется Ведомость № 16 «Отгрузка и продажа товаров» (приложение 10). Ведомость открывается на месяц, сначала в нее записывают остатки товаров, отгруженных на начало месяца. Затем в нее вписывают счета, выписанные покупателям в отчетном месяце. По мере оплаты счетов покупателями в ведомости делают об этом отметки. В случае возврата товара покупателем записи об отгрузке сторнируются.
В соответствии с Планом счетов, учет расчетов с покупателями и заказчиками на изучаемом предприятии ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В Плане счетов отсутствуют рекомендации по перечню субсчетов, открываемых к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», однако закреплено требование об организации аналитического учета по каждому предъявленному покупателям счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику.
На изучаемом предприятии к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» открыт субсчет 62-2 «Расчеты по авансам полученным». Все особые отметки об операциях осуществляются в ведомости № 16.
Рассмотрим порядок отражения расчетов ООО «Новское Бистро» с дебиторами на счетах бухгалтерского учета, с учетом того, что учетной политикой установлено признание выручки по мере отгрузки товаров.
3 декабря 2004 года ООО «Новское Бистро» отгрузило товары по договору № 252 от 3.12.2004 г. с ООО «Ритм» на сумму 35400 руб., в том числе НДС 5400 руб. Фактическая себестоимость товаров составила 22000 руб. ООО «Новское Бистро» выписало накладную на отпуск материалов на сторону № 1236 (приложение 7), счет-фактуру № 1817 (приложение 8) и товарно-транспортную накладную № 161 (приложение 9), так как товар по условию договора вывозится транспортом покупателя. По условию договора ООО «Ритм» производит оплату после получения товаров от ООО «Новское Бистро». В журнале регистрации хозяйственных операций за декабрь 2004 года (приложение 5) были оформлены следующие бухгалтерские проводки:
Дебет 90, субсчет "Себестоимость продаж" Кредит 44 «Расходы на продажу» – 22000 руб. - на сумму фактической себестоимости товаров;
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит 90, субсчет "Выручка" –35400 руб. - на сумму задолженности за проданные товары;
Дебет 90, субсчет "НДС" кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 5400 руб. - на сумму НДС по сумме стоимости товаров;
Дебет 51 Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – 35400 руб. - на сумму денежных средств, поступивших от ООО «Ритм» в оплату товаров.
В ООО «Новское Бистро» иногда расчеты с покупателями и заказчиками осуществляются с использованием денежных авансов. Главное отличие авансов от доходов будущих периодов заключается в том, что они не приносят организации никакой экономической выгоды. Предприятию, получившему аванс, еще предстоит исполнить свои обязательства - отгрузить товар, выполнить работу или оказать услугу. И лишь после этого можно сказать, что доход получен. Если же фирма откажется от взятых на себя обязательств, то аванс придется вернуть. Таким образом, аванс - это предоплата в счет будущей поставки товаров: как правило, у фирмы-продавца есть возможность передумать и, оставив товар себе, вернуть деньги несостоявшемуся покупателю. Также к авансам следует относить суммы, поступившие за работу, которую фирма еще не сделала.
Для учета полученных авансов на изучаемом предприятии предусмотрен субсчет 62-2 «Расчеты по авансам полученным». Авансовые платежи оформляются платежными поручениями, в которых содержится ссылка на договор. С полученных сумм авансов ООО «Новское Бистро» начисляет НДС, который подлежит взносу в бюджет. При отгрузке товаров покупателям полученные суммы авансов засчитывают в уменьшение их задолженности. При этом на сумму НДС, ранее начисленную по полученным авансам, делают восстановительную запись.
Для предварительной оплаты товаров в ООО «Новское Бистро» оформляют счет. Типовой бланк счета (форма N 868) был разработан еще в советское время и во многом устарел, поэтому предприятие использует собственный бланк. В счете указывают банковские реквизиты ООО «Новское Бистро», цену единицы товара, общую стоимость партии, а также сумму налогов, включенных в стоимость товаров (акциз и НДС). Счет выписывают в двух экземплярах:
- первый экземпляр передают покупателю для оплаты;
- второй экземпляр - в бухгалтерию ООО «Новское Бистро».
Так, 15 декабря 2004 года ООО «Новское Бистро» заключило договор № 253 на поставку товаров с ООО «Ритм» на сумму 295000 руб., в том числе НДС 45000 руб. По условиям договора ООО «Ритм» должно перечислить ООО «Новское Бистро» аванс в сумме 100000 руб., после чего производится отгрузка товаров. Обе стороны исполнили все условия договора и завершили расчеты. При этом перечисленные хозяйственные ситуации были отражены на счетах ООО «Новское Бистро» следующим образом:
Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 62-2 «Расчеты по авансам полученным»- 100000 руб. - на сумму полученного аванса;
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет "НДС" – 15254 руб. - на сумму НДС по сумме полученного аванса;
Дебет 90 «Продажи», субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 44 «Расходы на продажу» - 210000 руб. - на сумму фактической себестоимости отгруженных товаров;
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит 90, субсчет "Выручка" – 295000 руб. - на сумму задолженности покупателя за товары;
Дебет 90, субсчет "НДС" Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 45000 руб. - на сумму НДС по всей сумме стоимости проданных товаров;
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» (сторно) – 15254 руб. - на сумму восстановленного налога (ранее начисленного по сумме полученного аванса);
Дебет 62-2 «Расчеты по авансам полученным» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – 100000 руб. - на сумму аванса, зачтенного в счет задолженности покупателя;
Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – 195000 руб. - на сумму денежных средств, поступивших на расчетный счет ООО «Новское Бистро» в окончательный расчет.
Иногда случается так, что ООО «Новское Бистро», получив аванс от покупателя, так и не отгружает ему товары. Если при этом не возвращается и сам аванс, на исследуемом предприятии образуется кредиторская задолженность.
Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 162 Налогового кодекса РФ, с сумм полученных авансов организация должна заплатить НДС в бюджет. После того, как срок исковой давности пройдет, сумму полученного аванса нужно списать. НДС, который был уплачен в бюджет, можно восстановить и зачесть в счет будущих платежей. Это позволяет сделать п. 8 ст.172 Налогового кодекса РФ.
Рассмотрим вышесказанное на примере. В январе 2001 года ООО «Новское Бистро» получило аванс от покупателя в сумме 10 000 руб. Продукцию нужно было отгрузить до 30 января 2001 года, однако предприятие этого не сделало по причине отсутствия товара на складе. С 31 января 2001 года начался отсчет срока исковой давности. В течение трех лет покупатель так и не потребовал от поставщика возврата аванса. Поэтому 31 января 2004 года сумму кредиторской задолженности бухгалтер ООО «Новское Бистро» списал. В учете предприятия списание задолженности было отражено проводками:
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 62 субсчет "Авансы полученные" - 1667 руб. (10 000 руб. х 16,67%) - восстановлен НДС с аванса, ранее уплаченного в бюджет по ставке 20 %;
Дебет 62 субсчет "Авансы полученные" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы" - 10 000 руб. - списана кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Необходимо отметить, что на изучаемом предприятии на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» оформляются также проводки по реализации покупателям прочего имущества данной организации.
При расчетах с дебиторами и кредиторами на предприятии может использоваться также счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами, не упомянутыми в пояснениях к счетам 60-75: по имущественному и личному страхованию; по претензиям; по суммам, удержанным из оплаты труда работников организации в пользу других организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судов, и др.
К счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" могут открываться следующие субсчета:
76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию";
76-2 "Расчеты по претензиям";
76-3 "Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам";
76-4 "Расчеты по депонированным суммам" и др.
Довольно часто в отношениях с покупателями и заказчиками имеют место расчеты по претензиям. Взаимные претензии возникают в основном из – за несоблюдения условий договоров и обязательств по расчетам. Претензии составляются в письменной форме, подписываются руководителем организации и передаются другому предприятию под расписку. В претензии указываются требования заявителя, сумма предполагаемого возмещения и ее расчет, а так же содержатся ссылки на соответствующие доказательства, перечень прилагаемых документов или заверенные их копии. Обязательным условием для отражения сумм финансовых санкций в бухгалтерском учете, является их признание плательщиками или факт присуждения этих санкций судом.
Для расчетов по претензиям на изучаемом предприятии предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям». С покупателями и заказчиками данный субсчет применяется только по штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемым за несоблюдение договорных обязательств. Аналитический учет к этому субсчету организуется по каждому покупателю и заказчику и по каждой претензии. Рассмотрим порядок отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по претензиям.
В декабре 2004 года ООО «Новское Бистро» заключило договор с ОАО «Альфа» на поставку продукции, однако через несколько дней данное предприятие от продукции отказалось. К этому времени изучаемое предприятие уже произвело расходы на упаковку данной продукции в сумме 3580 руб. В этой сумме ООО «Новское Бистро» предъявило претензию ОАО «Альфа», которое, в свою очередь, признало и оплатило данную претензию. В бухгалтерском учете эти хозяйственные операции отражаются проводками:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» – 3580 руб. – сумма неустойки включается в состав внереализационных доходов
Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» – 3580 руб. - поступление денежных средств от ОАО «Альфа» в погашение задолженности по финансовым санкциям.
Нарушение сроков расчетов согласно условиям договоров приводит к образованию у изучаемого предприятия просроченной дебиторской задолженности, что в перспективе грозит убытками. Просроченная задолженность покупателей и заказчиков подлежит списанию на убытки. До окончания срока исковой давности можно списать задолженность, которую нельзя взыскать (например, неоплаченные долги ликвидированных предприятий или суммы, во взыскании которых имеется отказ суда).
Документальным подтверждением невозможности погашения должником задолженности перед организацией могут служить:
выписка из Единого государственного реестра или справка налогового органа о ликвидации должника;
уведомление ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) или решение суда об отказе в удовлетворении требований по взысканию соответствующей задолженности из-за недостаточности имущества ликвидированной организации-должника;
акт судебного исполнителя о невозможности взыскания задолженности с должника.
При наличии таких документов задолженность должна быть списана с баланса организации как безнадежная.
Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, в соответствии с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтер-ской отчетности в Российской Федерации списывается на финансовый резуль-тат ООО «Новское Бистро». Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации» такие суммы включаются в состав внереализационных расходов.
Рассмотрим порядок списания просроченной дебиторской задолженности в ООО «Новское Бистро». Учетной политикой изучаемого предприятия предусмотрено списание такой задолженности без образования резерва по сомнительным долгам.
ООО «Невское Бистро» отгрузило товары ОАО «Сокол» на сумму 75000 руб. (включая НДС). Покупатель в срок не оплатил товары. По истечении срока исковой давности изучаемое предприятие списало просроченную задолженность на внереализационные расходы. При этом в бухгалтерском учете ООО «Новское Бистро» были сделаны следующие записи:
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – 75000 руб. - списана просроченная задолженность ОАО «Сокол» с истекшим сроком исковой давности.
В целях бухгалтерского учета в соответствии с п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Данный нормативный акт не устанавливает четких правил формирования такого резерва.
В связи с этим при создании резерва можно руководствоваться нормами ст.266 главы 25 "Налог на прибыль организации" Налогового кодекса РФ. В учетной политике для целей бухгалтерского учета следует предусмотреть, что резерв рассчитан согласно ст.266.
Сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последний день отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности и исчисляется следующим образом:
по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 дней - в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной задолженности;
по сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 дней- в сумму резерва включается 50% суммы выявленной задолженности;
по сомнительной задолженности со сроком возникновения до 45 дней - не увеличивает сумму создаваемого резерва.
Сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со ст.249 Налогового кодекса РФ. Для обобщения информации о создании резервов по сомнительным долгам предусмотрен счет 63 «Резервы по сомнительным долгам». На сумму создаваемого резерва делается запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 63. При списании невостребованных долгов, ранее признанных организацией сомнительными, записи производятся по дебету счета 63 в корреспонденции с соответствующими счетами учета расчетов с дебиторами. В учете создание и использование резерва по сомнительным долгам отражаются записями:
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», Кредит 90 «Продажи», субсчет «Выручка» - образование дебиторской задолженности вследствие отгрузки продукции (оказания услуги, выполнения работы),
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 63 «Резервы по сомнительным долгам» - создан резерв на сумму задолженности, признанной сомнительной,
Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам», Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - произведено списание не реальной к взысканию дебиторской задолженности за счет ранее созданного резерва,
Необходимо отметить, что списание долгов в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности, которая в соответствии с Планом счетов учитывается в течение пяти лет на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника:
Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» – 75000 руб. – списанная задолженность ОАО «Сокол» отражена на забалансовом счете.
Если после списания задолженности ОАО «Сокол» данное предприятие ее погасит, эта сумма будет признана в учете ООО «Новское Бистро» как внереализационный доход и будет отражена записью:
Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом она будет списана с забалансового счета 007.
Синтетический учет расчетов с дебиторами в ООО «Новское Бистро» производятся в журнале – ордере № 11 (приложение 11). В конце каждого месяца обороты по счетам переносятся из журнала – ордера № 11 в Главную книгу.
|
