Правила подготовки и оформления документов Оформление реквизитов документа
|
Скачать 1.03 Mb.
|
|
5 Особенности подготовки и использования распорядительных документов 5.1 Приказы разрабатываются по поручению ректора (лица, исполняющего обязанности ректора) или проректоров руководителями структурных подразделений. Основанием для разработки приказа являются служебные записки руководителей структурных подразделений, личные заявления сотрудников, устные или письменные распоряжения вышестоящего руководства, информационные и инструктивные письма вышестоящих организаций, нормативные документы и др. Приказы издаются по основным видам деятельности университета (учебный процесс, научно-исследовательская деятельность, финансирование, планирование, отчетность, хозяйственная деятельность и т. д.) и по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников и т. д.). Приказ оформляется на специальном бланке (приложение А) и имеет следующие реквизиты: название, дату, номер, заголовок, текст, подпись, согласование. Передача приказов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства СФУ. Издание приказа осуществляется в следующем порядке: - изучение и обобщение необходимой информации по существу вопроса; - подготовка проекта приказа; - согласование проекта; - подписание приказа; - регистрация. Если приказ не относится к типовым (приложение К), исполнитель готовит проект приказа, определяет перечень согласующих его лиц, визирует и передает проект приказа (вместе с электронной копией) руководителю отдела протокола ректора для проведения процедур согласования. Согласование проекта приказа осуществляется проректором по правовой работе и проректорами, на которых возложена ответственность или в подчинении которых находятся подразделения, обеспечивающие выполнение пунктов приказа. В соответствии со спецификой подготовки кадровых документов и требованиями Инструкции по конфиденциальному делопроизводству согласование приказов по личному составу осуществляется главным бухгалтером, начальниками планово-финансового управления и управления кадрами. После проверки (нормоконтроля), согласования и внесения изменений руководитель отдела протокола ректора подписывает приказ у ректора и передает его в общий отдел для регистрации и доведения до исполнителей. Порядок подготовки, согласования и утверждения типовых приказов по университету представлен в приложении К. Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например: «Об утверждении…», «О регистрации…», «О создании…». Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи распорядительных действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. В качестве обоснования может выступать какой-либо нормативный правовой акт (внутренний или изданный вышестоящим органом). Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю, после которого ставится двоеточие (пишется без разрядки прописными буквами с абзаца). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю, после которого ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на самостоятельные пункты, в которых содержатся поручения, указываются наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), конкретные действия и сроки исполнения поручения. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. Ответственность за доведение приказа до всех поименованных в нем структурных подразделений и сотрудников университета несет начальник общего отдела. В предпоследнем пункте распорядительной части приказа указывается «Начальнику общего отдела довести настоящий приказ до всех поименованных лиц (подразделений)». Если рассылка приказа не ограничивается перечнем указанных в нем лиц, то ответственный исполнитель готовит список рассылки и помещает его в правом верхнем углу оборотной стороны оригинала приказа. Например:
Начальник общего отдела в списке рассылки делает отметку о передаче приказа. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу, а в соответствующем пункте распорядительной части выполняется ссылка на приложение. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. На документ, который является приложением к приказу (перечень, временный регламент, список, график и др.), должна быть ссылка в соответствующем пункте распорядительной части. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности СФУ хранятся в архиве университета, а затем передаются на постоянное хранение в государственный архив. 5.2 Распоряжения составляются по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и т. д. Распоряжения издаются ректором, проректорами, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции. Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений ректора проводится так же как оформление приказа. Распоряжение оформляется на специальном бланке (приложение Б) и содержит такие же реквизиты как приказ. Текст распоряжения, как и текст приказа, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительную часть отделяют от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которую также, как в приказах, печатают прописными буквами и выносят на отдельную строку. Допускается начинать распорядительную часть без констатирующей части и без вводного слова. Последний пункт распоряжения является контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением данного распоряжения. 6 Особенности подготовки и исполнения информационно-справочных документов 6.1 Протокол оформляется на бланке (приложение В), заголовок представляет собой название собрания, совещания, конференции, коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже и печатается полностью строчными буквами. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указывают фамилии председателя и секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных (если участников и приглашенных больше 15 человек, указывают их общее количество, список прилагают к протоколу и делают отметку «Список участников прилагается»). Фамилии всех присутствовавших записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должности. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, сформулированные в именительном падеже с указанием фамилии и должности докладчика. На бланке протокола реквизиты «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня» могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «слушали», «выступили», «постановили» («решили»). В первых двух разделах указывают фамилии докладчика и выступивших по каждому вопросу. Краткое содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью (по образцу распорядительной части приказа). В отчете о голосовании указывают количество голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся и список лиц, не участвовавших в голосовании. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протокол датируют тем числом, когда происходило заседание. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. До сотрудников университета принятые решения доносят в виде копии протокола или в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Допускаются два вида протоколов: - полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью; - краткие, в которых содержание доклада формулируется тезисно, а в разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступивших. Протоколы имеют постоянный срок хранения и хранятся в государственном архиве. 6.2 Акт оформляется на бланке университета (приложение Г) и имеет следующие реквизиты: название, дату и номер, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указывают основания его составления (договор, распорядительный или нормативный документ, какие-либо факты или события) и состав комиссии (в алфавитном порядке фамилии и инициалы). Основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы (задачи, методы, сроки и результаты работы) и может быть разделена на пункты или представлена в виде таблицы. После текста и отметки о приложении указывают (при необходимости) сведения о количестве экземпляров акта. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии, лицами, составившими акт коллегиально, или лицами, функционально уполномоченными организационными документами. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. Акт вступает в действие после его утверждения уполномоченным лицом. 6.3 Письмо является юридическим документом, объем письма не должен превышать одной-двух страниц печатного текста. Текст письма должен быть понятным и лаконичным. Во вводной части письма объясняются причины его составления (определенные факты, события); если поводом для написания письма послужил документ, необходима ссылка на него. В основной части письма излагается существо вопроса. В некоторых случаях можно выделить и третью часть, где формулируется основная цель письма (предложение, отказ, требование, мнение и т. д.) или заключительная формула вежливости. Для составления служебных писем используются бланки форматов А4; А5 (приложение Д). В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: - гарантийное письмо; - информационное письмо; - сопроводительное письмо; - письмо-извещение; - письмо-приглашение; - письмо-подтверждение; - другие виды писем. Гарантийное письмо содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату услуг, качество, сроки выполнения работ и т. д. Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта: «Оплату (предоставление услуг и др.) гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается ректором или уполномоченными им лицами и заверяется гербовой печатью СФУ. Информационное письмо содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовую структуру, могут состоять из одного абзаца или нескольких страниц с приложениями. Информационное письмо подписывает ректор, проректор или руководитель структурного подразделения. Сопроводительное письмо составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере, сроках исполнения, рекомендациях или цели направления приложенного документа. Сопроводительное письмо начинается словами: «Направляю Вам…», «Высылаю Вам…», «Предоставляю Вам…». Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма. Письмо-извещение – письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания и др., и приглашение к участию в этих мероприятиях. Такие письма содержат информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия, сведения организационного характера и рассылаются в соответствии со списком. Письмо-извещение может выполнять функции письма-приглашения. Письмо-извещение может быть ответом на запрос и начинаться словами: «Ставим Вас в известность…», «Сообщаем Вам о переносе сессии…». Письмо-извещение подписывает ректор, проректор или руководитель структурного подразделения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т. д.), подтверждение ранее достигнутой договоренности. В письме-подтверждении используются фразы: «подтверждаем получение…», «подтверждаю сроки выполнения…». 6.4 Телеграммы (приложение Ж) составляются и передаются для отправки в общий отдел. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя. 6.5 Телефонограмма (приложение Ж) составляется сотрудниками Секретариата или помощником ректора по поручению ректора и передается по телефону. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается ректором. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 6.6 Факс оформляется так же, как деловое письмо. Передача информации, касающейся основной деятельности СФУ, по факсимильной связи в другие организации осуществляется по указанию или с разрешения ректора, проректоров, руководителей структурных подразделений. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника общего отдела, ответственного за факсимильную связь (или ответственного за делопроизводство в структурном подразделении), с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются исполнителям с пометкой «FAX (дата и время)». Запрещается передавать по факсу текст документов с пометкой «Для служебного пользования». 6.7 Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Отправитель электронного сообщения создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки и запускает программу отправки почты. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. 7 Контроль за исполнением документов 7.1 Все поступающие на имя ректора и в адрес СФУ документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. 7.2 Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и может осуществляться в автоматизированном режиме с помощью системы электронного документооборота. Ответственность за предоставление информации об исполнении документов, поставленных на контроль, несет начальник общего отдела университета. Сотрудник общего отдела, отвечающий за контроль исполнения документов, обязан периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения поручений. Информация об исполнении документа должна фиксироваться в виде записи в журнале регистрации на бумажном или электронном носителе и предоставляться ректору или проректорам по их запросам или периодически. 7.3 Лицо, отвечающее за контроль исполнения распорядительного документа (приказа, распоряжения), оговаривается отдельным пунктом этого документа. Лицо, отвечающее за подготовку информационно-справочных и организационных документов, определяется резолюцией ректора, проректора или руководителя структурного подразделения. В случае невыполнения приказа, распоряжения (пункта приказа, распоряжения) исполнителем лицо, назначенное ответственным за контроль его исполнения, должно потребовать с исполнителя объяснения по существу вопроса (в письменном виде) и предпринять действия по устранению этих причин или принятию другого решения. 7.4 Документ считается исполненным, когда полностью решены все поставленные в нем вопросы. Частичное исполнение не является основанием для признания документа исполненным. При подготовке документа должны соблюдаться следующие сроки исполнения: - если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок; - документы без указания срока исполнения – в месячный срок; - если в документе имеется пометка «срочно», – то в трехдневный срок. Срок исчисляется в календарных днях со дня вручения конкретному исполнителю. 7.5 Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи «В дело № …», подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении. 8 Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции 8.1 Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется в день ее поступления сотрудниками общего отдела. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается для передачи отправителю. Заявки на участие в процедурах размещения заказов для нужд университета принимаются уполномоченным структурным подразделением. 8.2 Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение И). 8.3 При вскрытии конверта (упаковки) определяется конкретный адресат, а также наличие вложенных (согласно перечню) документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номеров вложенных документов, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если: - корреспонденция поступила в адрес университета из судебных, правоохранительных, налоговых, иных государственных органов; - корреспонденция связана с исполнением гражданско-правовых договоров, включая претензии; - адрес отправителя указан только на конверте; - дата документа и дата его отправки имеют расхождение во времени; - конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. 8.4 На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Регистрационный штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. Корреспонденция, получаемая под расписку (с курьером, заказная и т. п.), регистрируется в журнале. 8.5 Если сотрудник, которому была вручена корреспонденция установил, что она ему не предназначена, то он должен вернуть данные документы в общий отдел. 8.6 Поступающая в университет корреспонденция (кроме адресованной лично) должна докладываться ректору (проректорам) в день ее поступления. Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются общим отделом для исполнения в структурные подразделения. 8.7 Получив корреспонденцию из общего отдела, сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, должен немедленно ознакомиться с ее содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения и довести их до руководителя. 8.8 После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и подшить его в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. 9 Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов 9.1 Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке. 9.2 До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 9.3 Официальная переписка между структурными подразделениями университета запрещается. Передача информации между структурными подразделениями университета должна осуществляться с помощью служебных записок, запросов, справок, электронных сообщений и др. 9.4 Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами (по поручению ректора). Ведение переписки от имени университета с иными адресатами осуществляется ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений в пределах своей компетенции. 9.5 Документы, подписанные ректором, проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в общем отделе и отправляются по почте или курьером. 9.6 Внутренние документы (служебные записки, справки, сводки и др.) используются в пределах университета и рассматриваются теми должностными лицами, кому они адресованы. При необходимости регистрации передача внутренних документов осуществляется через общий отдел. 9.7 Документы для отправки в другие организации должны передаваться в общий отдел сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, или лицами, уполномоченными соответствующими распоряжениями. 10 Регистрация и индексация документов 10.1 Регистрация поступающих документов в университете осуществляется в общем отделе децентрализованно. В общем отделе регистрируются: входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, проректоров, документы, адресованные в СФУ без указания конкретного адресата, исходящие от имени руководства университета документы, приказы, распоряжения, протоколы, документы к заседанию ученого совета. Журналы учета и регистрации корреспонденции на бумажных или электронных носителях (с использованием автоматизированной системы учета документов), строятся по корреспондентскому признаку и заполняются по каждому виду документов. Исходящие документы, разработанные структурными подразделениями, регистрируются соответствующими службами этих подразделений. Письма, подготовленные структурными подразделениями во внешние и вышестоящие организации, регистрируются в общем отделе, затем отправляются адресату. Копии исходящих писем хранятся в деле в структурном подразделении. Протоколы совещаний регистрируются и хранятся в делопроизводстве структурных подразделений. Ответственность за подготовку, регистрацию и отправку служебных писем несет лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении или лицо, назначенное соответствующим распоряжением. 10.2 Входящие документы регистрируются в общем отделе в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания. 10.3 Каждому структурному подразделению СФУ присваиваются цифровые индексы (коды подразделений) согласно утвержденному ректором «Кодификатору структурных подразделений СФУ». Исходящий номер отправляемого документа содержит код структурного подразделения, подготовившего документ и порядковый номер. Например: 08.01/185 08.01 – код подразделения в соответствии с Кодификатором структурных подразделений СФУ; 185 – порядковый номер документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции в общем отделе. 11 Работа исполнителей с документами 11.1 Руководители структурных подразделений обязаны оперативно рассматривать документы, передавать их исполнителям в день поступления, а также осуществлять контроль за качественным исполнением документов. 11.2 Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором, подготовку к пересылке адресату. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. 11.3 При получении документов, требующих оперативного решения исполнитель делает отметки на документе о дате поступления, дате и результате исполнения. 11.4 Исполнитель несет персональную ответственность за: - достоверность информации, представленной при подготовке документа; - неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок. 11.5 Для получения необходимой информации исполнитель имеет право пользоваться системой электронного документооборота, электронной почтой и локальной сетью, справочно-информационными фондами, а также получать (в установленном порядке) всю необходимую информацию в подразделениях университета. 11.6 Копии документов (организационных, учредительных, касающихся учебной деятельности, по личному составу) выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений СФУ. При выдаче копии по требованию заинтересованного лица документ воспроизводится полностью или частично, при необходимости в правом верхнем углу копии пишется (или ставится печать) «Копия». При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется (или ставится печать) «Верно», указывается должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При необходимости заверения копии документа на нее проставляется печать общего отдела или гербовая печать. Заверение копии гербовой печатью производится при предоставлении подлинника документа и только в том случае, если копия подписана ректором или лицом, уполномоченным приказом или соответствующим распоряжением. 11.7 Снятие копий с документов с грифом «Для служебного пользования» производится с разрешения первого отдела с выполнением соответствующих записей в журнале учета. 11.8 Тиражирование документов осуществляется полиграфическим центром университета на основе заказа, подписанного руководителем направления деятельности (руководителем структурного подразделения). На тиражирование принимаются служебные документы, подготовленные на компьютере. 11.9 При подготовке нескольких экземпляров документа большого объема исполнитель определяет количество экземпляров, оформляет заказ и передает документ на тиражирование. Оригиналы документов возвращаются заказчику при получении тиража, растиражированные документы выдаются под расписку. 12 Учет и хранение печатей, штампов и бланков строгой отчетности 12.1 Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов и бланков строгой отчетности (дипломов, удостоверений личности, трудовых книжек). 12.2 Учет всех печатей, штампов и бланков, имеющихся в СФУ (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальных журналах. 12.3 Изготовление печатей и штампов производится централизовано через общий отдел. Выдача печатей и штампов производится руководителям структурных подразделений под расписку и регистрируется в журналах учета. 12.4 Печати, штампы и бланки должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков несут руководители структурных подразделений и служб университета. 12.5 Уничтожение бланков строгой отчетности производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета. 12.6 Печати и штампы уничтожаются по акту. 12.7 Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. Результаты проведенных проверок оформляются актами. Ответственность за формирование состава и плана работы комиссии несет начальник общего отдела. 12.8 Хранение и использование печатей и бланков осуществляется следующим образом:
13 Составление номенклатуры дел 13.1 Номенклатура дел СФУ – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 13.2 Номенклатура дел СФУ составляется отделом документационного обеспечения под руководством начальника управления учета и хранения документации на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел СФУ согласовывается с экспертной комиссией университета, с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного агентства Красноярского края и утверждается ректором. 13.3 При составлении номенклатуры дел СФУ следует руководствоваться Уставом СФУ, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения. 13.4 В номенклатуру дел СФУ включаются заголовки дел, отражающие все документируемые виды работы структурных подразделений университета, не включаются периодические издания. 13.5 Названиями разделов номенклатуры дел СФУ являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой университета. 13.6 Графы номенклатуры дел СФУ, его структурных подразделений (приложение Л) заполняются следующим образом: В графе 1 проставляется порядковый номер. В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в «Кодификаторе структурных подразделений СФУ» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 3 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т. п. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки из Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения. Графа 4 заполняется по окончании учебного (или календарного) года. В графе 5 указывается срок хранения дела, номера статей по Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В графе 6 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 14 Формирование дел 14.1 Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри каждого дела. Дела в университете формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в университете осуществляет отдел документационного обеспечения управления учета и хранения документации. 14.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; - группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в университете; документы университета, которые формируются за учебный год; - раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; - дело не должно содержать более 250 листов. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. 14.3 Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка «В дело № …», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 14.4 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы сотрудников по вопросам деятельности университета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 15 Экспертиза ценности документов 15.1 Экспертиза ценности документов в СФУ проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению, уничтожению или отбору дел на государственное хранение. 15.2 Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) СФУ. Функции и права ЭК СФУ, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с участием членов ЭК СФУ. Ответственность за организацию и проведение экспертизы ценности документов несет руководитель структурного подразделения. Окончательное решение принимает ЭК СФУ. 15.3 Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел СФУ, «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «До минования надобности» и т.п. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения М, Н). 16 Оформление дел 16.1 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, при методической помощи и под контролем отдела документационного обеспечения. 16.2 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела в соответствии с подразделом 7.3 СТО 4.2–22–2009 предусматривает: - оформление обложки; - составление листа-заверителя; - составление внутренней описи документов дела; - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (названия, индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. 16.3 Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложения П, Р). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. Для этого проверяется соответствие заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов, а в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.). 17 Составление описей дел 17.1 Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В каждом структурном подразделении СФУ при методическом руководстве отдела документационного обеспечения ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения. По этим описям документы сдаются в архив СФУ. На основании описей, подготовленных структурными подразделениями университета, отдел документационного обеспечения готовит сводную опись СФУ, по которой сдает дела на хранение в государственный архив (приложения С, Т, У). 17.2 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; - порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, выполняются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); - графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 18 Оперативное хранение документов и дел, передача дел в архив университета 18.1 С момента заведения и до передачи в архив СФУ дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 18.2 Для обеспечения сохранности документов и дел создается архив университета. В своей деятельности архив СФУ руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве СФУ. 18.3 В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. 18.4 Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив университета не передаются, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 18.5 Передача дел в архив СФУ осуществляется ответственными за делопроизводство структурных подразделений по графику, составленному начальником отдела документационного обеспечения и утвержденному начальником управления учета и хранения документации. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии сотрудника структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, выполняется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника, передавшего дела. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив СФУ сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство. 18.6 Выдача дел во временное пользование другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника отдела документационного обеспечения. На выданное дело заводится карта-заместитель дела в соответствии с приложением С СТО 4.2–22–2009. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Временное изъятие документов из дел постоянного хранения, находящихся в архиве университета, допускается в исключительных случаях в соответствии с разделом 11 СТО 4.2–22–2009 и производится с разрешения проректора по безопасности и кадрам с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.  ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное) Образец приказа университета  Министерство образования и науки РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение |
Похожие:
 |
Правила подготовки и оформления документов |
|
Инструкция по делопроизводству махачкала 2009 Общие положения 3-5 Документы университета 5-6 Правила подготовки и оформления документов 6-25 1Документирование управленческой деятельности... |
 |
Правила оформления Оформление списка литературы в курсовых и других видах проверочных работы регулируются гост 1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое... |
|
Правила оформления текстовых документов методические указания специальность... Правила оформления текстовых документов [Текст]: Методические указания по оформлению текстовых документов. Специальности 270802 Строительство... |
|
Согласовано Российской Федерации (далее Министерство), в том числе и обязательные для всех работников Министерства основные правила приема, учета,... |
|
«Документационное обеспечение управления» Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное... |
|
Новости срок оформления судовых документов и документов моряка значительно уменьшился В 2004 году бюрократическая процедура выдачи такого документа затягивалась на 40 дней. С 2017 года свидетельства выдаются всего за... |
|
Iii. Состав управленческих документов ту росимущества в Тюменской... Наименование территориального органа федерального органа исполнительной власти 11 |
|
Расшифровка реквизитов кассового чека Наименование документа: комплект контрольно-оценочных средств профессионального модуля п м. 03, Мдк. 03. 01 |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,... |
|
Руководство пользователя Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов. (Этран) |
|
Инструкция по оформлению дубликата утерянного перевозочного документа... Данный документ устанавливает основные правила оформления дубликата утраченного пассажирского перевозочного документа и предназначен... |
|
Тема: Создание текстов Образовательные: познакомить с правильной посадкой за компьютером, с созданием текстового документа, с составными частями текстового... |
|
Документы для детей, рожденных российскими гражданами в Майами Оформление первых двух документов начинается еще в госпитале сразу после рождения ребенка. Оформление паспорта – только после получения... |
|
Правила оформления текстов Journal of Правила оформления текстов Journal of Physics: Conference Series при наборе статьи в Microsoft Word |
|
Распоряжение руководителя Аппарата Исполнительного комитета города... В целях обеспечения высокого качества подготовки и единообразия оформления документов в структурных подразделениях Исполнительного... |