УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства
здравоохранения и
социального развития
Российской Федерации
от 27 декабря 2004 г. N 323
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.П.КОЗЛОВ
10 сентября 2004 г.
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ от 28.12.2005 N 810)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Временная инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), и устанавливает порядок ведения делопроизводства в Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее - Министерство), в том числе и обязательные для всех работников Министерства основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранения и использования документов.
Положения настоящей Временной инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на компьютерные (автоматизированные) технологии создания и обработки документной информации.
1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в Министерстве документов, в том числе поручений вышестоящих органов, руководства Министерства, организационное обеспечение деятельности коллегии, совещаний у Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации (далее - Министр) и его заместителей, подготовку к выпуску приказов Министерства возлагается в целом на Департамент по управлению делами, а по соответствующим вопросам - на его отделы.
1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Временной инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.
Порядок работы с секретными документами, документами, содержащими несекретные сведения ограниченного распространения с грифами "Для служебного пользования", обращениями граждан определяется специальными инструкциями.
1.4. Персональная ответственность за организацию делопроизводства своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в департаменте Министерства (далее - департамент) возлагается на директора и заместителей директора (далее - руководители) департамента и на работников, назначаемых ответственными за делопроизводство в департаментах и Секретариате Министерства (далее - Секретариат), а также на непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.
Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю соответствующего департамента, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются Департаменту по управлению делами.
1.5. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в департаментах Министерства (не реже одного раза в год) возлагаются на Департамент по управлению делами.
1.6. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается с разрешения руководителя департамента.
1.7. Вновь принятые на работу в Министерство работники должны быть ознакомлены руководителями департаментов с настоящей Временной инструкцией.
1.8. При уходе работников департаментов в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, при необходимости, передаются другому работнику по указанию руководителя департамента.
1.9. При увольнении или переводе на другую работу работников, отвечающий за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый руководителем департамента, который согласовывается с руководителем Департамента по управлению делами.
2. Прием, обработка, распределение, поступающей
корреспонденции, организация работы с документами,
учет их количества
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение поступившей в Министерство корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом Департамента по управлению делами (далее - Общий отдел).
Письма граждан направляются в отдел по работе с обращениями граждан Департамента по управлению делами (далее - Отдел по работе с обращениями граждан).
2.2. Процесс первоначальной обработки корреспонденции производится Общим отделом. Вся поступившая корреспонденция подлежит учету в автоматизированной базе данных. Данная база служит для справок и учета поступившей корреспонденции.
Корреспонденция, поступающая из Комитетов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации) и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума), Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации (далее - правительственная корреспонденция), подлежит регистрации в группе правительственной корреспонденции Общего отдела (далее - группа правительственной корреспонденции), а остальная корреспонденция - в группе по регистрации и учету корреспонденции Общего отдела (далее - группа по регистрации и учету корреспонденции).
Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Министерства, руководителям департаментов, подлежат передаче в Общий отдел для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в Министерство корреспонденция принимается секретарем Министра или ответственным дежурным с последующей передачей документов в Общий отдел.
2.3. При приеме поступающей в Министерство корреспонденции проверяется правильность ее адресования, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются, ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к актам судебных органов.
Если при вскрытии конвертов обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, то составляется акт (в произвольной форме), один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и предается вместе с ним на рассмотрение исполнителю.
2.4. Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.
2.5. При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.
2.6. Вся поступившая корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.
Как правило, не подлежат регистрации: письма, присланные для сведения; телеграммы и письма с пометкой "Лично"; письма и телеграммы, содержащие поздравления и выражающие соболезнования, поздравительные открытки; документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, кредитные справки и др.); документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и др.); документы первичного статистического учета и отчетности (сводки и информации, присланные для сведения); документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (объяснительные записки, планы, программы); печатные издания (книги, журналы, бюллетени); пригласительные билеты и т.п.
2.7. Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.
Входящая корреспонденция с пометками "Вручить лично", а также документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" передаются Общим отделом в департаменты под расписку с указанием даты и времени вручения. При этом документы с отметкой о срочности доставки "Вручить немедленно" обрабатываются и вручаются немедленно, а с отметкой "Срочно" - вне очереди.
Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
2.8. Каждый документ, поступивший в Министерство, регистрируется только один раз.
На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого листа основного документа в левой нижней части ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты регистрации документа, входящего номера, количества листов основного документа и количества листов приложений к нему.
При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе, и одновременно печатается регистрационная карточка, которая вместе с документом отправляются по назначению.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, после их регистрации, как правило, направляются непосредственно им.
В Общем отделе порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.
При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.
2.9. Зарегистрированная корреспонденция поступает на рассмотрение заместителя директора Департамента по управлению делами, отвечающего за делопроизводство, или начальника Общего отдела для распределения ее между департаментами Министерства, а также для подготовки проектов резолюций Министра и, при необходимости, его заместителей.
Передача документов на доклад Министру и его заместителям и возврат их в Общий отдел осуществляется через Секретариат.
Общий отдел еженедельно проводит сверку и информирует Секретариат о документах, находящихся на докладе у руководства Министерства.
Работники, отвечающие за делопроизводство в Секретариате, департаментах, обязаны вести прием и учет полученной корреспонденции.
2.10. Поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний и совещаний Правительства Российской Федерации, резолюциях Председателя Правительства Российской Федерации или Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, направляются Общим отделом в Секретариат для проработки и подготовки проектов резолюций с последующим докладом Министру и, при необходимости, его заместителям.
Копии протоколов заседаний Комиссии Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности в обязательном порядке направляются заместителям Министра, статс-секретарю - заместителю Министра и руководителям соответствующих департаментов.
(абзац введен Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.12.2005 N 810)
2.11. Документы, рассмотренные Министром и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в департаменты Министерства согласно резолюциям, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.
Если в соответствии с резолюцией Министра (заместителя Министра) при исполнении документа требуется участие (согласование) нескольких департаментов, то размножение документа и доведение его до соисполнителей возлагается на Департамент по управлению делами.
Документы, имеющие пометку "Вручить немедленно" и "Срочно", размножаются Общим отделом и направляются всем лицам, поименованным в резолюции, незамедлительно.
Департамент, являющийся ответственным исполнителем, при необходимости, может подключать к исполнению другие департаменты Министерства, не указанные в резолюции Министра (заместителя Министра), по письменному согласованию с заместителем Министра, курирующим его деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям. Соисполнители документа обязаны представить предложения ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.
Проект подготовленного документа согласовывается с руководителями департаментов, которые поименованы в резолюции Министра или его заместителя.
Департаменты, дополнительно привлеченные к исполнению документов, также визируют документ.
При наличии замечаний документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются департаментом - ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. В случае несогласия с представленными замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя заместителя Министра, который принимает окончательное решение.
Департаментом, являющимся ответственным исполнителем, к работе над поручением могут быть привлечены подведомственные Министерству федеральные службы и федеральные агентства (далее - службы и агентства), а также государственные внебюджетные фонды, деятельность которых координирует Министерство (далее - государственные внебюджетные фонды). Для этого департамент направляет в службу (агентство, государственный внебюджетный фонд) письмо, подписываемое директором (его заместителем), с приложением копии документа и поручения, содержащее задания по исполнению, с указанием срока, до истечения которого департаменту должна быть представлена соответствующая информация.
О результатах выполнения поручения служба (агентство, государственный внебюджетный фонд) информирует департамент. Для чего в департамент направляется служебное письмо, подписываемое руководителем (его заместителем) службы (агентства, государственного внебюджетного фонда), и проекты докладов (ответов) высшим государственным должностным лицам, исходя из поручения Министра или его заместителей. При неисполнении поручения службой (агентством, государственным внебюджетным фондом) департамент информирует соответствующего заместителя Министра, при необходимости - Министра, с целью принятия необходимых мер по своевременному исполнению поручения.
Если в резолюции Министра или его заместителей ответственным исполнителем указывается служба (агентство, государственный внебюджетный фонд), то подлинник документа направляется в соответствующую службу (агентство, государственный внебюджетный фонд), а соисполнителям, поименованным в резолюции, Общим отделом направляется копия документа. Подлинники направленных в службы, агентства, государственные внебюджетные фонды документов подлежат возврату в Общий отдел.
Проекты докладов (ответов), подготовленные службами, агентствами и государственными внебюджетными фондами, могут передаваться Общим отделом на согласование с профильным департаментом, заместителем Министра, курирующим его деятельность, а в необходимых случаях, Департаментом правовой и международной деятельности.
2.12. Зарегистрированные экземпляры федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации в обязательном порядке направляются для ознакомления в Департамент правовой и международной деятельности и подлежат возврату в Общий отдел. Если в федеральных законах, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации содержатся вопросы, касающиеся сферы деятельности Министерства, служб, агентств, государственных внебюджетных фондов, Департамент правовой и международной деятельности подготавливает проекты резолюций, содержащих поручения департаментам, службам, агентствам, государственным внебюджетным фондам, которые передаются Общим отделом в Секретариат для доклада Министру или его заместителям.
|
