Правила подготовки и оформления документов Оформление реквизитов документа
|
Скачать 1.03 Mb.
|
СОДЕРЖАНИЕ
 1 Общие положения 1.1 Инструкция по делопроизводству в Федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Сибирский федеральный университет» (СФУ) (далее – Инструкция) разработана на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования РФ от 24.07.2000 г. № 2286. Инструкция разработана с целью рациональной организации делопроизводства и документооборота в СФУ при соблюдении действующих нормативных и методических документов в сфере обращения документов и информации. 1.2 Настоящая Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в СФУ. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения. Автоматизированные технологии обработки документов, используемые в СФУ, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.3 Общее руководство, контроль состояния делопроизводства и оказание методической поддержки структурным подразделениям осуществляют сотрудники общего отдела и отдела документационного обеспечения. 1.4 Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений (управлений, центров, отделов, деканатов, кафедр). 1.5 Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за обеспечение учета и прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителей о состоянии их исполнения, осуществление ознакомления сотрудников подразделений с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.6 Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов, подлежащих систематизации и оформлению в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений, немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в общий отдел или отдел документационного обеспечения. 1.7 При уходе сотрудника, ответственного за делопроизводство, в отпуск, убытии в командировку и др. по указанию руководителя структурного подразделения обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на другого сотрудника. Передача дел и документов ответственным за делопроизводство другому лицу осуществляется с составлением приемо-сдаточного акта, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копии акта передаются в общий отдел и отдел документационного обеспечения. 1.8 Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 1.9 Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, определяется Инструкцией по конфиденциальному делопроизводству СФУ. 2 Документы университета 2.1 СФУ в процессе делопроизводства использует внешние и внутренние документы. К внешним документам относятся приказы, инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации, государственных служб, нормативные документы и др. К внутренним документам относятся: - организационные (штатное расписание, положения, инструкции); - распорядительные (приказ, распоряжение, решение); - информационно-справочные (протокол, акт, письмо, телеграмма, телефонограмма, факс, служебная записка, справка и др.); - документы по кадровому обеспечению (заявление, трудовой договор, личная карточка, приказ); - документы по оплате труда; - договоры; - документы по учету основных средств и материалов и др. 2.1.1 Приказ – правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. Типовой приказ – это приказ, в котором формулировка и состав основных реквизитов имеет стандартную, ранее принятую форму. К типовым относятся организационные приказы (определяющие порядок проведения мероприятий), направленные на разработку и внедрение управленческих решений. Типовые приказы могут быть связаны с организацией учебного процесса, развитием университета, планированием и финансированием мероприятий, отчетностью структурных подразделений, хозяйственной деятельностью, кадровыми вопросами (увольнение, перевод сотрудников и т. д.). Перечень основных типовых приказов университета, согласующих подписей и виз определен настоящей Инструкцией. 2.1.2 Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором, проректорами, руководителями структурных подразделений университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т. д.). 2.1.3 Решение – документ коллегиального органа (совета, собрания и др.), составляемый по организационным вопросам. 2.1.4 Протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 2.1.5 Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных событий, действий или фактов: акт сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда); ревизии; инвентаризации и др. Акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом, коллегиально без утверждения комиссии или лицами, функционально уполномоченными организационными документами. Цель составления акта – установление и правильное отражение фактического состояния дел. 2.1.6 Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, факсом и т. д. 2.1.7 Служебная записка (докладная, объяснительная, жалоба) – документ, адресованный ректору, проректору или руководителю структурного подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя. 2.1.8 Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий, сведения биографического или служебного характера. 2.2 С целью унификации системы документооборота и делопроизводства в СФУ используются стандарты организации (СТО), которые устанавливают единые правила оформления документов, обязательные для применения всеми структурными подразделениями университета: СТО 4.2–03–2010, СТО 4.2–22–2009, настоящая Инструкция. 3 Правила подготовки и оформления документов 3.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумажных или электронных носителях в соответствии с установленным порядком управленческих процессов. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. С целью обеспечения эффективности документирования управленческой деятельности университета все структурные подразделения и должностные лица должны выполнять правила и соблюдать порядок подготовки и использования соответствующих документов. Порядок и правила подготовки документов распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы. 3.2 Бланки документов Организационно-распорядительные документы СФУ должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В СФУ применяются следующие виды бланков документов: - приказа; - распоряжения; - протокола; - акта; - письма; - служебной записки. Образцы оформления документов на бланках и порядок расположения реквизитов в документах представлены в приложениях А, Б, В, Г, Д, Е. Документы оформляются на бланках на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в электронном виде. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: - 20 мм – левое; - 10 мм – правое; - 20 мм – верхнее; - 20 мм – нижнее. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. В СФУ используются бланки документов с угловым и продольным расположением реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля. Ответственность за обеспечение структурных подразделений бланками документов несет начальник общего отдела. 4 Оформление реквизитов документа 4.1 Реквизиты документа. Документы, используемые в СФУ, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление. Настоящая Инструкция устанавливает следующий состав реквизитов документа: - эмблема организации; - наименование организации; - справочные данные об организации; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - место составления или издания документа; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция; - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - подпись; - согласование документа; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. 4.2 Эмблема организации Эмблему СФУ помещают на бланках университета в верхнем левом углу после официального наименования университета. 4.3 Наименование организации Наименование университета должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием университета указывают полное наименование вышестоящей организации. Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом СФУ. Сокращенное наименование помещается ниже полного. 4.4 Справочные данные об организации В справочные данные об университете входят: почтовый адрес; номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и др. 4.5 Наименование вида документа Наименование вида документа определено Уставом СФУ в соответствии с классификатором управленческой документации ОК011–93. Название документа должно соответствовать его содержанию. 4.6 Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия, для акта – дата события. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2008 г. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 10 февраля 2009 г. 4.7. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и кода структурного подразделения университета. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 4.8 Место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 4.9 Адресат Сведения об адресате включают наименования организаций или их структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже). Например: Московский технологический институт Отдел аспирантуры или Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Главному специалисту В. Г. Семкиной или Ректору Московского государственного открытого университета Ю. Г. Круглову При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Ректорам (директорам) образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, руководителям предприятий и организаций Минобрнауки РФ Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала «Вестник образования» Чистопрудный бульвар, 6, г. Москва, 101856 Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Надпись может быть расположена флаговым способом или отцентрована. Например:
или
4.10 Гриф утверждения документа Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа. Документы утверждаются ректором, проректорами СФУ, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Положения об институтах, центрах, факультетах, других структурных подразделениях подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее правило: - гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, располагается флаговым способом, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Ректор ______________ Е. А. Ваганов личная подпись «____» ____________ 2008 г. - при утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и др.) гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом от 30.09.2007 № 82 или УТВЕРЖДЕН Решением ректорского совета от 15.08.2007 № 14 Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. 4.11 Резолюция В состав резолюции входят фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым, который обязан ознакомить с документом всех других исполнителей и организовать в указанный срок его исполнение). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 4.12 Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? или чего (кого)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии или Должностная инструкция главного инженера К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 4.13 Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 4.14 Текст документа Текст документа составляется на государственном (русском) языке и оформляется в виде таблицы, анкеты или связанного текста. При оформлении документа на двух или более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. 4.15 Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения к документу оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. В 3 экз. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация. Если в тексте нет ссылки на приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого: Приложения: 1. Штатное расписание… на 4 л. В 3 экз. 2. Смета расходов… на 4 л. В 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.). Ссылка на приложение в тексте документа выполняется следующим образом: 1. Руководителю аттестационной комиссии предоставить график аттестации подразделений. 2. Утвердить регламент аттестации (Приложение 1). При наличии нескольких приложений к распорядительному документу в правом верхнем углу каждого приложения выполняется отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 2 к приказу от 08.10.2008 № 623 4.16 Подпись Документы, направляемые СФУ в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые СФУ в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений университета. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например: Проректор по экономике и финансам подпись П. М. Вчерашний В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Документ должен подписываться только тем лицом, инициалы и фамилия которого заготовлены на документе. Не допускается подписание документов с предлогом «за» (или другими) или с проставлением косой черты перед наименованием должности. 4.17 Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам выполняется согласование документа. Согласование может проводиться как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется визой при визировании проекта документа. Указываются должность визирующего, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например: СОГЛАСОВАНО _________________ _______________ ______________ должность личная подпись инициалы, фамилия Нормативный срок согласования распорядительных документов – один день, при необходимости дополнительной проработки содержания срок согласования может быть продлен до трех дней. Нормативный срок согласования организационных документов – в соответствии с СТО 4.2-03–2010 «Система менеджмента качества. Управление документацией». Отказ от согласования документа оформляется в письменном виде. При согласовании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, а при согласовании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают в алфавитном порядке. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. В грифе согласования запрещается делать пометки о наличии замечаний к документу. Замечания обязательно передаются разработчику документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО _________________ должность _______________ ______________ личная подпись инициалы, фамилия «____» _____________ 2008 г. Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 10.10.2009 № 6 или СОГЛАСОВАНО Письмо Минобразования России от 12.05.2009 № 06-15/1945-Р Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, и на документе выполняется отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование документа осуществляется в следующей последовательности: - с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; - с общественными организациями – в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.); - с вышестоящими организациями – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 4.18 Оттиск печати Печать ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, конфиденциальной информацией и на других документах, на которых требуется заверение подписи. Если документ заверяется печатью, то печать ставится на свободном поле левее подписи поверх отметки М.П. или так, чтобы оттиск печати захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ и начало личной подписи. 4.19 Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы и фамилию; дату заверения. 4.21 Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Данный реквизит включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. 4.22 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает надпись «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 4.23 Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в университет проставляется в виде штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. |
Похожие:
 |
Правила подготовки и оформления документов |
|
Инструкция по делопроизводству махачкала 2009 Общие положения 3-5 Документы университета 5-6 Правила подготовки и оформления документов 6-25 1Документирование управленческой деятельности... |
 |
Правила оформления Оформление списка литературы в курсовых и других видах проверочных работы регулируются гост 1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое... |
|
Правила оформления текстовых документов методические указания специальность... Правила оформления текстовых документов [Текст]: Методические указания по оформлению текстовых документов. Специальности 270802 Строительство... |
|
Гбпоу «Лысковский агротехнический техникум» лпз дисциплины Оформление пакета документов, необходимых для оформления регистрации в качестве индивидуального предпринимателя |
|
Согласовано Российской Федерации (далее Министерство), в том числе и обязательные для всех работников Министерства основные правила приема, учета,... |
|
«Документационное обеспечение управления» Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное... |
|
Новости срок оформления судовых документов и документов моряка значительно уменьшился В 2004 году бюрократическая процедура выдачи такого документа затягивалась на 40 дней. С 2017 года свидетельства выдаются всего за... |
|
Iii. Состав управленческих документов ту росимущества в Тюменской... Наименование территориального органа федерального органа исполнительной власти 11 |
|
Расшифровка реквизитов кассового чека Наименование документа: комплект контрольно-оценочных средств профессионального модуля п м. 03, Мдк. 03. 01 |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,... |
|
Руководство пользователя Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов. (Этран) |
|
Инструкция по оформлению дубликата утерянного перевозочного документа... Данный документ устанавливает основные правила оформления дубликата утраченного пассажирского перевозочного документа и предназначен... |
|
Тема: Создание текстов Образовательные: познакомить с правильной посадкой за компьютером, с созданием текстового документа, с составными частями текстового... |
|
Документы для детей, рожденных российскими гражданами в Майами Оформление первых двух документов начинается еще в госпитале сразу после рождения ребенка. Оформление паспорта – только после получения... |
|
Правила оформления текстов Journal of Правила оформления текстов Journal of Physics: Conference Series при наборе статьи в Microsoft Word |