КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
Санкт-Петербургское государственное бюджетное
образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Промышленно-экономический колледж»
Заочное отделение
Специальность 030912 Право и организация социального обеспечения
КОНТРОЛЬНАЯ работа
по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
студента группы 32701
зачетная книжка № 13-7-042
ФИО студента Домникова Анжелика Альбертовна
Адрес Санкт-Петербург, Красногвардейский р-н, ул. Ленская д.3 корп. 1
E-mail: molokanova-angel@mail.ru
телефон: 89818902877
2014 год
СОДЕРЖАНИЕ
|
Страницы
|
Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное расписание, Положение, Инструкции.
|
3
|
Значение организационных документов.
Виды организационных документов.
|
3
|
Значение и правила оформления Штатного расписания
|
3
|
Значение и правила оформления Положения
|
6
|
Значение и правила оформления Инструкции
|
8
|
Технология работы с документами: регистрация документов
|
10
|
Регистрация документов
|
10
|
Практическое задание
|
13
|
Список литературы
|
15
|
1.Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное расписание, Положение, Инструкции.
1.1 Значение организационных документов.
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.
Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.
Организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления, отдельных должностных лиц, регламентирующих организационные, трудовые и другие отношения по конкретному вопросу.
К наиболее распространенным организационным документам относятся положения, уставы, инструкции, правила, штатные расписания и т.п.. Вместе с распорядительными, справочными и информационными документами они составляют документацию по вопросам общей деятельности.
1.2 Виды организационных документов.
Виды организационных документов:
- устав
- положение
- инструкция
- штатное расписание
- структура и штатная численность
- правила внутреннего трудового распорядка
- лицензия
- регламент
- учредительный договор
- должностные инструкции работников и др.
1.3 Значение и правила оформления документов Штатное расписание.
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
• ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
• Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;
• ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.
Одним из наиболее важных документов является штатное расписание. Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей работников, должностные оклады и персональные надбавки, общая численность и месячный фонд заработной платы организации или учреждения. Эти сведения необходимы руководителю организации для оптимизации работы учреждения, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов.
Для бюджетных учреждений штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью обосновывается расходование денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. При составлении данного документа в первую очередь учитывается установленный фонд оплаты труда и нормативная численность структурных подразделений.
В ТК РФ не содержится прямого указания на обязательность составления штатного расписания. Упоминание о штатном расписании есть лишь в ст. 57 ТК РФ, устанавливающей обязанность указывать в трудовом договоре трудовую функцию, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.
В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).
В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.
Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3.
Заполнение штатного расписания следует начинать с наименования организации - оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).
Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например -«шр»).
Следует обратить внимание, что в форме № Т-3 указывается как минимум две даты: дата составления (в графе "Дата составления" в формате "дд.мм.гггг"), а также дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.
Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.
Код для каждого структурного подразделения устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места структурного подразделения в иерархии организации.
Унифицированная форма № Т-3 содержит несколько колонок (6-8) объединенных общим названием "Надбавки". В них фиксируются все стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, премии, доплаты и т.п.), предусмотренные для той или иной должности. При установлении данных выплат в соответствующей колонке делается пометка - в каком размере и за что установлена надбавка (доплата).
Внесение изменений в штатное расписание:
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3
1.4 Значение и правила оформления Положения.
Положение – это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии) .
Положения бывают двух видов:
1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например, Типовое положение об отделе кадров);
2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например, Положение о персонале ЗАО «ЦУМ»).
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров (например, Положение ООО «АиТ» о конкурсе «Лучший программист»). Распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации.
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, используется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций.
Структура текста положения о подразделении организации включает:
- права
- функции
- задачи
- структура
- общие положения
- взаимоотношения (служебные связи)
- ответственность
Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ о структурном подразделении состоит из реквизитов:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- гриф утверждения;
- место издания документа;
- заголовок;
- текст;
- подписи;
- визы.
1.5 Значение и правила оформления Инструкции.
Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).
В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.
Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.
Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».
Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.
Инструкция — документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.
Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».
Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.
Формуляр-образец должностной инструкции состоит из реквизитов:
- наименование организации - автора документа;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа − должностная инструкция;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место издания документа;
- заголовок документа (в дательном падеже);
- гриф утверждения;
- текст;
- подпись автора.
2. Технология работы с документами: регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
- индекс по номенклатуре дел.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
В процедуре регистрации можно выделить три цели:
- учет документов,
- контроль за их исполнением;
- справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 4
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения;
- программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- пакеты с пометкой "лично";
- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- информационные материалы.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- автор (корреспондент);
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих документов);
- индекс поступления документа (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
- номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
- исполнители;
- расписка исполнителя в получении документа;
- ход исполнения;
- приложения и др.
Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной регистрации все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
В современной технологии делопроизводства используются две основные формы регистрации документов: журнальная и карточная.
Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество поступающих и отправляемых документов во многих учреждениях измеряется десятками и сотнями тысяч, и не менее 80% из них регистрируются. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость всего делопроизводства. Рациональная организация регистрации не только способствует повышению оперативности работы административного аппарата, но и создает резерв для значительной экономии трудовых затрат в сфере делопроизводства.
Система регистрации, созданная в учреждении, определяющим образом влияет на всю систему делопроизводства - технологию контроля за исполнением документов, организацию справочно-информационной работы, оперативное хранение документов, их систематизацию в период оперативного хранения в структурных подразделениях и в архиве. Многие виды документов, создаваемые в государственных учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации специальными службами.
Практическое задание
Акционерное общество «Ампер»
ПОЛОЖЕНИЕ
22.11.12 № 32/04 – 20
Санкт-Петербург
о службе документационного обеспечения
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор АО «Ампер»
____________ Е.Н. Ерохин
24.11.2012
|
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя);
1.2 Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами РФ, законодательными актами по архивному делу РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов, уставом организации, приказами и распоряжениями руководителя организации.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
2.1 Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.2 Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
2.2.1 формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации;
2.2.2 разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
3. ОБЯЗАННОСТИ
3.1 Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:
3.1.1 разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации;
3.1.2 разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.
4. ПРАВА
4.1 Служба имеет право:
4.1.1 в соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников;
4.1.2 запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
Начальник службы ДОУ
|
__________
|
А.С. Федорова
|
Юрист
_______________ М.В. Сергеев
22.11.2012
В дело № 03-31
____________23.12.13
Список литературы
ГОСТ Р6.30 – 2003 от 03.03.2003 №65 – ст. – Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Краткий словарь архивной терминологии.
Румынина Л. А. «Делопроизводство». Учебное пособие - М.: Мастерство, 2002
Стенюков М. В. «Документы. Делопроизводство». Краткое пособие - 8-е изд. - М.: Книга Сервис, 2002
|
