|
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Приложение
к постановлением администрации Ирбитского муниципального образования
от 31.12.2014 г. № 999-ПА
«Об утверждении инструкции по делопроизводству
в администрации Ирбитского муниципального образования»
|
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального образования
Статья 1. Общие положения
1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального образования (далее – Ирбитского МО).
2. Настоящая инструкция подготовлена на основе законодательства Российской Федерации и Свердловской области, ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», нормативных и методических документов по делопроизводству, а также с учетом международных стандартов в сфере документирования управленческой деятельности и специфики оформления организационно-распорядительной документации в администрации Ирбитского МО.
3. Настоящая инструкция направлена на решение задач по формированию современного официально-делового стиля документов администрации Ирбитского МО, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда, средств и времени в процессе подготовки документов.
4. Установленные настоящей инструкцией правила требования к оформлению документов являются обязательными для соблюдения работниками структурных подразделений администрации Ирбитского МО, осуществляющими подготовку документов.
5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации Ирбитского МО возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений администрации Ирбитского МО несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.
6. Контроль за соблюдением работниками установленных настоящими правилами требований по оформлению документов, консультация и практические занятия по разъяснению и применению настоящих правил, обеспечивается организационным отделом администрации Ирбитского МО
Статья 2. Бланки документов
1. Документы, создаваемые в администрации Ирбитского МО, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм), или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.
2. Бланки правовых актов главы Ирбитского МО, администрации Ирбитского МО разработаны на основе продольного варианта расположения реквизитов посередине листа вдоль верхнего поля.
3. Бланки служебных писем разработаны на основе дух вариантов угловой и продольный. В угловом варианте расположения реквизитов находится в верхнем левом углу листа, в продольном варианте расположения реквизитов находится посередине листа вдоль верхнего поля.
4. В администрации Ирбитского МО используются следующие виды бланков:
бланк распоряжения администрации Ирбитского МО;
бланк постановления администрации Ирбитского МО;
бланк служебного письма администрации Ирбитского МО.
Бланки документов, используемых в администрации Ирбитского МО, изготавливаются по образцам согласно приложениям № 1 – 22 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
5. Для бланков правовых актов администрации Ирбитского МО устанавливается следующий состав реквизитов:
изображение герба Ирбитского МО;
наименование органа местного самоуправления;
вид правового акта;
дата принятия правового акта;
регистрационный номер правового акта;
место принятия правового акта.
6. Для бланков служебных писем администрации Ирбитского МО устанавливается следующий состав реквизитов:
изображение герба Ирбитского МО;
наименование органа местного самоуправления;
справочные данные об органе местного самоуправления (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты и другие сведения);
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
7. Учет и выдачу бланков документов осуществляет организационный отдел администрации Ирбитского МО.
Статья 3. Правила оформления реквизитов документов
1. Документы, создаваемые в администрации Ирбитского МО, имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: 25 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
3. Для оформления проектов документов, создаваемых в администрации Ирбитского МО, применяется текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 (допускается использование шрифта размером № 12, если текст документа необходимо разместить на одной странице), кроме отметки об исполнителе документа, которая печатается шрифтом Times New Roman размером № 10 (допускается использование шрифта размером № 8, если отметку об исполнителе необходимо разместить на одной странице с текстом документа).
При оформлении проекта документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 без слова «страница» и знаков препинания.
4. Для документов, создаваемых в администрации Ирбитского МО, установлен следующий состав реквизитов с определенными требованиями к их использованию:
1) Изображение герба Ирбитского МО.
Изображение герба Свердловской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Свердловской области от 14 апреля 1997 года № 19-ОЗ «О гербе и флаге Свердловской области» и постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 № 701-ПП «О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области», Решение Думы Ирбитского МО от 28.03.2007 № 284.
На бланках правовых актов главы администрации Ирбитского МО, администрации Ирбитского МО изображается полный герб Ирбитского МО в многоцветном варианте, на бланках служебных писем администрации Ирбитского МО – малый герб Ирбитского МО в многоцветном варианте.
Изображение герба Ирбитского МО на бланках правовых актов главы администрации Ирбитского МО, администрации Ирбитского МО, а также бланках служебных писем администрации Ирбитского МО помещается в верхнем поле бланка документа посередине зоны, расположенной над реквизитом «Наименование органа местного самоуправления».
2) Наименование органа местного самоуправления.
Наименование органа местного самоуправления, помещаемое на бланках документов, должно полностью соответствовать наименованию, установленному правовым актом об учреждении этого органа местного самоуправления.
3) Подпись должностного лица.
Подпись должностного лица включает полное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, подписывающего документ. Наименование должности указывается от левой границы текстового поля без абзацного отступа, инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем, например:
Глава администрации
муниципального образования
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
В документах, оформляемых на бланках должностного лица, таких, как служебное письмо, наименование должности в подписи должностного лица не указывается, например:
Если руководитель, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывается заместителем этого руководителя, имеющим право подписывать документы за руководителя, или иным должностным лицом, имеющим право подписи на основании соответствующего правового акта, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись должностного лица оформляется следующим образом, например:
И.о. главы администрации
Ирбитского муниципального образования Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные ораны местного самоуправления, их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документов, подготовленных комиссией, указывается статус каждого из подписывающих документ лиц в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, наименования занимаемых ими должностей не указываются.
4) Вид документа.
Вид документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Вид документа не указывается в служебных письмах.
5) Место составления (принятия) документа.
Место составления или принятия документа (например, г. Ирбит) указывается в документах.
6) Справочные данные об органе местного самоуправления.
Справочные данные указываются на бланках (шаблонах) служебных писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес органа местного самоуправления.
7) Адресат.
Документы адресуют в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
Реквизит «Адресат» размещается в правом верхнем углу первой страницы документа, начинается с прописной буквы, строки реквизита выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля документа. При написании реквизита «Адресат» не используются курсив и выделение текста полужирным шрифтом.
При направлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Администрация Губернатора
Свердловской области
Департамент по взаимодействию с органами местного самоуправления Свердловской области
или:
Министерство финансов
Свердловской области
При направлении документа руководителю наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации входит в наименование должности адресата; наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже и отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, например:
Министру общего и профессионального образования
Свердловской области
И.О. Фамилия
При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом, при направлении документа гражданину его инициалы ставятся после фамилии.
Если документ направляют в несколько государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, структурных подразделений, следует указывать их обобщенное наименование, например:
Руководителям структурных
подразделений администрации
Ирбитского муниципального образования
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресатами не указывается. При направлении служебного письма более чем в три адреса составляется указатель рассылки.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Особенности оформления адреса в телеграмме изложены в настоящей Инструкции.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, государственные органы Свердловской области, постоянным корреспондентам.
При направлении служебного письма в организацию указываются ее наименование через одинарный межстрочный интервал, затем почтовый адрес, который отделяется от наименования организации одним дополнительным межстрочным интервалом, например:
Свердловское областное государственное учреждение «Управление капитального строительства Свердловской области»
ул. Мамина-Сибирика, д. 111, Екатеринбург, 620075
При направлении служебного письма гражданину указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес через одинарный межстрочный интервал, например:
Иванову И.И.
ул. Советская, д. 5, кв. 15,
п.Зайково, Ирбитский район, Свердловская область, 623855
8) Дата документа.
Дата документа проставляется при регистрации документа.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.
Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 21.05.2012.
9) Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер присваивается документу после его принятия, подписания или утверждения.
10) Наименование документа.
Наименование документа отражает его краткое содержание и составляется ко всем документам, за исключением резолюций, телеграмм.
Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа, например:
Письмо (о чем?) «Об оказании методической помощи».
Наименование документа составляется исполнителем, подготавливающим проект документа.
Наименование проекта документа оформляется под реквизитами бланка, печатается через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце наименования не ставится.
В проектах правовых актов наименование правового акта оформляется полужирным шрифтом Times New Roman размером № 14 через одинарный межстрочный интервал, печатается по ширине страницы над содержательной частью правового акта центрованным способом.
11) Текст документа.
В администрации Ирбитского МО документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: «Прошу подготовить и представить на рассмотрение…»; «Считаю необходимым…»;
1-го лица множественного числа: «Просим представить данные о...»; «Представляем на рассмотрение и утверждение...»;
3-го лица единственного числа: «...администрация Ирбитского МО постановляет...»; «...коллегия постановила...»;
3-го лица множественного числа в протоколах: «Слушали...»; «Выступили...»; «Решили (постановили)…».
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: «Решили...».
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
При ссылке в тексте подготавливаемого документа на другой документ, ранее изданный государственным органом (должностным лицом), органом местного самоуправления, на основании которого подготавливается проект, указываются вид документа, наименование государственного органа, органом местного самоуправления, издавшего документ (должности лица, издавшего документ), дата принятия, подписания или утверждения документа, его регистрационный номер, а также наименование документа, заключенное в кавычки.
Текст проекта документа печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
При использовании сокращений с цифрами и словами их следует разделять пробелом. Не допускается переносить на другую строку или страницу инициалы имени и отчества от фамилии; сокращенные родовые понятия (например, «г.», «ул.», «обл.») от имени собственного, с которым они используются; сокращенные обозначения мер от цифр, указывающих число измеряемых единиц; словесные выражения от цифровых при оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат. Также не разрываются по строкам даты и номера документов. Нельзя переносить на другую строку пунктуационные знаки.
Если текст документа содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, главы, пункты, подпункты.
12) Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка (шаблона) служебного письма и проставляется исполнителем при подготовке проекта письма-ответа.
13) Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных служебных писем, внутренних документов.
Отметка о наличии приложений оформляется под текстом от левой границы текстового поля, печатается с одинарным межстрочным интервалом и отделяется от текста одним дополнительным межстрочным интервалом. Если приложение названо в тексте документа, в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается соответствующая информация и общее количество листов в приложении без количества экземпляров, например:
Приложение: письмо Росархива от 05.05.2012 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение сброшюровано, то в отметке о наличии приложений количество листов не указывается. Если название брошюры указано в тексте документа, то в отметке о наличии приложений указывается только количество экземпляров приложения, например:
Приложение: в 1 экз.
Если в тексте документа нет ссылки на сброшюрованное приложение, то отметка о наличии приложения оформляется с указанием его наименования, например:
Приложение: техническое задание на разработку… в 2 экз.
Если приложение рассылают не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений дополнительно указывается, в какой адрес оно направляется, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о наличии приложения дополняется информацией о грифе документа, например:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.
На первой странице приложения к проектам служебных писем, постановлений и распоряжений администрации Ирбитского МО, правил, инструкций, положений, планов, программ, договоров и других документов в правом верхнем углу печатается отметка о приложении через одинарный межстрочный интервал от границы верхнего поля с применением флагового расположения строк с выравниванием по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля. Если приложений несколько, они нумеруются, например: приложение № 1, приложение № 2. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении пишется слово «Приложение» (или «Приложение №») с указанием вида основного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к постановлению администрации Ирбитского муниципального образования
от 21.05.2012 № 170-ПА
Если приложением к документу является утверждаемый документ (например, положение, правила, инструкция, регламент), на самом приложении в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения.
14) Гриф согласования.
При необходимости согласования проекта документа с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется гриф согласования. Согласование проекта документа может осуществляться с:
вышестоящими государственными органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Свердловской области;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами государственной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной сфере (например, экологический, налоговый контроль);
органами местного самоуправления;
подведомственными организациями;
общественными организациями (при необходимости).
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек и двоеточия), а также наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование государственного органа, организации), его личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования (оформляется цифровым способом) или наименование вида документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Управления Федеральной
антимонопольной службы
по Свердловской области
Подпись И.О. Фамилия
21.05.2012
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства культуры и туризма
Свердловской области
от 26.04.2012 № 04-01-80/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа в левой его части с применением флагового расположения строк с выравниванием по левому краю текстового поля документа и печатается через одинарный межстрочный интервал.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На проекте документа в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
15) Гриф утверждения.
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу проекта документа от границы верхнего поля через одинарный межстрочный интервал с применением флагового расположения строк. Строки грифа выравниваются по левой границе, отведенной для данного реквизита, установленной на расстоянии 80 мм от правой границы текстового поля.
При утверждении проекта документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (оформляется цифровым способом), например:
УТВЕРЖДАЮ
|
