Инструкция по делопроизводству в Администрации Богашевского сельского поселения Общие положения
|
Скачать 1.02 Mb.
|
 МУНЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «БОГАШЕВСКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ» АДМИНИСТРАЦИЯ БОГАШЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 23.01.2012 № 6а с. Богашево
в Администрации Богашевского сельского поселения В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации Богашевского сельского поселения, установления единого порядка ведения делопроизводства в Администрации Богашевского сельского поселения, ПОСТАНОВЛЯЮ:
Глава Богашевского сельского поселения (Глава Администрации) В.И. Гауэр Т.В. Ермакова 931-105 В дело № 01-06 Ермакова Т.В. Приложение к постановлению Администрации Богашевского сельского поселения муниципального образования «Богашевское сельское поселение» от 23.01.2012 № 6
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Администрации Богашевского сельского поселения 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Богашевского сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Богашевского сельского поселения (далее – Администрация). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», 1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации может применяться система электронного документооборота, а также (при наличии) система делопроизводства. Порядок работы с системой определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей. 1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом. 1.6. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в Администрации, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Управляющим делами Администрации (далее – специалист). 1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации. Ответственный за делопроизводство в Администрации обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. 1.8. Работники Администрации несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации. 1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию Главы поселения (Главы Администрации) передаются другому работнику. 1.10. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), постановлений, распоряжений Администрации Богашевского сельского поселения, сообщается Главе поселения. 2. Состав управленческих документов Администрации 2.1. Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации, объемом и характером взаимосвязи между Администрацией, другими организациями. Функции управления в Администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы. 2.2. Правовой акт Богашевского сельского поселения – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Богашевского сельского поселения, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Богашевского сельского поселения, имеющий нормативный или ненормативный характер. 2.2.1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом. 2.2.2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными. 2.2.3. Правовыми актами Богашевского сельского поселения являются: Решения Совета депутатов Богашевского сельского поселения; постановления Администрации Богашевского сельского поселения; распоряжения Администрации Богашевского сельского поселения. 2.3. Распорядительные документы. Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации, не утвержденные правовыми актами. К распорядительным документам относятся: решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения должностных лиц и др. 2.4. Организационные документы. Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами. К организационным документам относятся: правила; инструкции (методические рекомендации); планы. 2.4.1. правила, инструкция. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов. 2.4.2. План. План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей. 2.5. Информационно-справочные документы. Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол; служебное письмо; акт; докладная, объяснительная и служебная записки; стенограмма; отчет и др. 2.5.1. Протокол. Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных, координационных и других органов, совещаний. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений. 2.5.2. Служебные письма. Служебные письма в Администрации готовятся как: ответы о выполнении поручений Главы Богашевского сельского поселения (Главы Администрации); сопроводительные письма к проектам правовых актов Богашевского сельского поселения; ответы на запросы юридических и физических лиц; инициативные письма. 2.5.3. Акт. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. 2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие. Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. 2.5.5. Стенограмма. Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. 2.5.6. Отчет. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий. 3. Документация Администрации. Общие правила оформления управленческой документации 3.1. Документация Администрации. Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Богашевского сельского поселения. 3.2. Общие правила оформления документов. 3.2.1. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65). 3.2.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 12-14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный междустрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,27 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…». 3.2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм. 3.2.4. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами внизу страницы справа. 3.2.5. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в Администрации. 3.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа. 3.3.1. В соответствии с ГОСТом 6.30 – 2003 при подготовке и оформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты:
3.3.2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный (приложения № 1, № 2). Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, а также отметки для расположения реквизитов 07,08, 09, 10, 11, 12, 14, 17. Возможно использование реквизита 17 при применении трафаретных текстов документов (приложения №№ 1, 2). При оформлении документов используют следующие реквизиты: 07,08,09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях №№ 1, 2. 3.3.4. Бланк письма Администрации включает в себя реквизиты: Герб Богашевского сельского поселения (01); наименование организации, подготовившей документ (06); справочные данные об организации, подготовившей документ (07). При необходимости включаются: код организации (02); основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (03); идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (04); ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов: дата документа (09); регистрационный номер документа (10); ссылка на регистрационный номер и дату документа (11); место составления или издания документа (12); адресат (13); резолюция (15); заголовок к тексту (16); отметка о контроле (17); текст документа (18); отметка об исполнителе (25). 3.3.5. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты: Герб Богашевского сельского поселения (01); наименование организации, подготовившей документ (06); наименование вида документа (08); место составления или издания документа (12) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов (при необходимости): дата документа (09); регистрационный номер документа (10); ссылка на регистрационный номер и дату документа (11); заголовок к тексту (16); отметка о контроле (17). 3.3.6. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 3.3.7. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 3.3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. 3.3.9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 3.3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30 – 2003. В письме наименование вида документа не указывают. 3.3.11. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 17.01.2011. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 17 января 2011 года. Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе. В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17. Датой документа является день его подписания или утверждения: для постановления, распоряжения – день подписания; для документа, для утвержденного документа – день его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов. Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. 3.3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел с использованием системы «Дело». Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты. 3.3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 3.3.14. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (06) и «Справочные данные об организации» (07). 3.3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Управление систематизации законодательства или ЗАО «Торговый мир» Бухгалтерия Главному экономисту А.С. Петрову или Президенту ЗАО «Факел» Г.П. Ивановой Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Председателю садового товарищества «Аэро» И.А. Исаеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: |
Похожие:
 |
Положение об учетной политике администрации Рябининского сельского... Рябининского сельского поселения, далее Учреждение, утверждено в соответствии с решением Совета депутатов Рябининского сельского... |
|
Должностная инструкция главного бухгалтера администрации сельского... Главный бухгалтер администрации назначается и освобождается от должности главой администрации сельского поселения |
|
Решение с. Богашево 08. 10. 2015 №27 Главой Богашевского сельского поселения, учитывая заключение социально экономической комиссии Совета депутатов Богашевского сельского... |
 |
Решение с. Богашево 21. 02. 2018 №04 Главой Богашевского сельского поселения, учитывая заключение социально экономической комиссии Совета депутатов Богашевского сельского... |
|
Решение с. Богашево 10. 12. 2015 №38 «Богашевское сельское поселение» (реш. Совета Богашевского сельского поселения от 05. 12. 2013 №56, с изм.), учитывая заключение... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Регламент работы администрации целинского сельского поселения общие... В целях повышения эффективности деятельности Администрации Целинского сельского поселения распоряжаюсь |
|
Должностная инструкция муниципального служащего главного специалиста... Должность главного специалиста администрации сельского поселения Шапша введена с целью исполнения полномочий по организации и непосредственному... |
|
Должностная инструкция специалист экономист по финансовой работе... Основными задачами Специалиста экономиста по финансовой работе администрации Шипицынского сельского поселения является обеспечение... |
|
Должностная инструкция инспектора военно-учетного стола администрации... Должностная инструкция инспектора военно-учетного стола администрации Керчевского сельского поселения |
|
План действий по ликвидации последствий аварийных ситуаций на системах... План разработан в целях координации деятельности администрации Тесовского сельского поселения ресурсоснабжающих организаций, управляющих... |
|
Инструкция о порядке совместных действий администрации и пожарной... ... |
|
Должностная инструкция главного бухгалтера Администрации Зеленовского сельского поселения Должность Главный бухгалтер Администрации Зеленовского сельского поселения является должностью муниципальной службы |
|
Должностная инструкция №4 Специалиста 2 категории бухгалтера экономиста... Бухгалтер экономист администрации Осичковского сельского поселения является служащим и осуществляет работу на постоянной основе |
|
Должностная инструкция управляющего делами Администрации Парбигского сельского поселения В целях установления правил организации деятельности Администрации Парбигского сельского поселения, в соответствии с Уставом муниципального... |