Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения
страница1/12
ТипИнструкция
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12





Приложение к приказу министерства образования Красноярского края

от 06.05.2015 № 19-11-04



Инструкция по делопроизводству
в министерстве образования Красноярского края

1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края (далее – Инструкция) разработана в соответствии
с типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг, и иными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края (далее – край) в сфере информации, документационного обеспечения управления
и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства образования Красноярского края (далее – Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности деятельности Министерства
и обеспечения перехода на межведомственный электронный документооборот.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы
с обращениями граждан.

1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы
с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.4. В Министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства
и контроль за соблюдением требований Инструкции в Министерстве осуществляется отделом кадров и управления документацией (далее – Отдел).
2. Организация делопроизводства
2.1. Общие положения
2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование
и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом, за исключением отдельных видов документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.
2.2. Основные понятия
2.2.1. Руководитель – министр образования Красноярского края
(далее – министр) или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими Министерства, которым переданы отдельные полномочия приказом Министерства.

2.2.2. Исполнитель – государственный гражданский служащий Министерства, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).
2.3. Прием, обработка и распределение

поступающих документов
2.3.1. Документы доставляются в Министерство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно – физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется Отделом.

2.3.3. Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов.

2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости – печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

Телефонограмма оформляется на бланке в соответствии с приложением № 1 и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

После рассмотрения руководителем копия телефонограммы передается
в соответствии с его резолюцией. На подлиннике документа получателем проставляется отметка о получении.

Подлинник телефонограммы хранится в приемной Министерства
в папке «Телефонограммы».

Телефонограммы, поступившие в Министерство по факсу
или электронной почте, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям в соответствии с пунктами 2.4.4 – 2.4.6 Инструкции.

2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки
и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений
к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов
или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение
1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней
со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями Министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.

Срок согласования возврата документа составляет 3 дня со дня поступления документов.

В случае если такой документ не возвращается, в течение 3 дней со дня согласования составляется акт приема и первичной обработки документов
в 3 экземплярах, один из которых остается в Отделе, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней со дня согласования
в 2 экземплярах, один из которых хранится в Отделе, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется
в соответствии с приложением № 2.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат
на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются
по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся
на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному
им лицу в день поступления.

2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 3.

Документы, поступившие в структурные подразделения Министерства, в обязательном порядке передаются в Отдел в день поступления
для регистрации, за исключением документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.

2.3.10. Предварительное рассмотрение поступающих документов проводится Отделом с целью распределения поступивших документов
на требующие обязательного рассмотрения руководителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения и исполнителям.

Оригиналы документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, и (или) по вопросам, относящимся к исключительной компетенции одного из отделов Министерства, связанным с работой, которая носит регулярный характер, после регистрации направляются в структурные подразделения Министерства без рассмотрения руководителями.

Входящая документация, требующая принятия управленческих решений, относящаяся в силу своей значимости к исключительной компетенции министра или нескольких заместителей министра, после регистрации передается для рассмотрения министру в день регистрации (до 17:00, срочные документы – незамедлительно):

письма Министра образования и науки Российской Федерации и его заместителей;

письма директоров Департаментов Министерства образования и науки Российской Федерации;

письма Губернатора края;

письма Полномочных представителей Президента Российской Федерации;

письма председателя Законодательного Собрания края, заместителя председателя Законодательного Собрания края, председателей комитетов Законодательного Собрания края;

письма членов Правительства края (первого заместителя Губернатора края – председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края – руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, министров края);

письма руководителей государственных органов края (Избирательной комиссии края, Счетной палаты края), Уполномоченного по правам человека в крае;

письма Глав муниципальных образований края;

письма надзорных органов (прокурора края и его заместителей, начальника Главного управления внутренних дел по краю и его заместителей, начальника Управления государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по краю и его заместителей, руководителя Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по краю и его заместителей).

Остальные документы после регистрации направляются
на рассмотрение заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Входящая корреспонденция, зарегистрированная Отделом, за исключением документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, сканируется. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

Документы и (или) приложения к ним, которые не могут быть отсканированы, направляются на бумажном носителе, о чем в системе автоматизированного делопроизводства делается соответствующая отметка.

Документы направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.

Оригинал документа, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.

К поступившим документам руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего документы поступают исполнителям.

Подготовка проектов резолюций к документам, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Документы, подлежащие контролю в соответствии с пунктом 8.1.3 Инструкции, ставятся на контроль в системе автоматизированного делопроизводства соответствующим руководителем.

Заявления и служебные (докладные) записки работников Министерства и руководителей подведомственных Министерству учреждений после регистрации и согласования передаются для рассмотрения соответствующему руководителю.

Документы информативного характера, не требующие исполнения, после ознакомления с ними лиц, указанных в резолюции, направляются
в дело.

2.3.11. Письменные обращения граждан, поступающие
в Министерство, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней
с момента поступления независимо от способа их доставки (факс, электронная почта или иные информационные системы общего пользования), за исключением вопросов, поступающих на Интернет-сайт Министерства (далее – сайт).

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству.

Обращения граждан (заявления, жалобы), в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ,
и обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, незамедлительно передаются министру.

Прочие обращения граждан передаются для рассмотрения заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Обращения сканируются. Отсканированное обращение прикрепляется к электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства.

Обращения направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.

Оригинал обращения, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.

К поступившим обращениям руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего обращения поступают исполнителям.

Подготовка проектов резолюций к обращениям, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Все обращения граждан, поступившие в Министерство, подлежат обязательному рассмотрению.

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Исполнитель информирует руководителя о результатах рассмотрения обращения служебной запиской. Обращение снимается с контроля и направляется в дело в соответствии с резолюцией руководителя, проставляемой на служебной записке.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых
не входит в компетенцию Министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения
в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Министерство при направлении письменного обращения
на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, невозможно, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconПрика з
Красноярского края на основании пунктов 47, 3 Положения о министерстве образования и науки Красноярского края, утвержденного постановлением...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconПриказ от 9 декабря 2009 г. N 521-орг о видах, условиях, размерах...
Закона Красноярского края от 29. 10. 2009 n 9-3864 "О системах оплаты труда работников краевых государственных учреждений", пунктами...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconКрасноярского края постановлени е
О внесении изменений в Постановление администрации поселка Кедровый Красноярского края от 18. 11. 16г. №700-п «Об утверждении положения...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения
«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconОб утверждении государственной программы красноярского края "развитие...
Бюджетного кодекса Российской Федерации, статьей 103 Устава Красноярского края, Постановлением Правительства Красноярского края от...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconОб утверждении порядка предоставления субсидии на возмещение затрат...
Федерального закона от 29. 12. 2012 n 273-фз "Об образовании в Российской Федерации", статьей 103 Устава Красноярского края, Постановлением...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в министерстве образования и науки республики дагестан
Дагестан (далее Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconПравительство красноярского края постановление
О переименовании Красноярского краевого государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного профессионального...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconГосударственная программа
О внесении изменения в постановление Правительства Красноярского края от 30. 09. 2013 №520-п «Об утверждении государственной программы...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconДолжностной регламент главного специалиста управления документационного...
Первый заместитель Губернатора Красноярского края – председатель Правительства Красноярского края

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconОтчет по профилактической работе в соответствии со статистической...
Площадь территории Красноярского края 2339700 кв км. Численность населения 2 866 490 человек, в том числе сельского – 660485

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconПостановление Правительства Красноярского края от 5 июля 2016 г. N 337-П
Фз "Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации", статьей 103 Устава Красноярского края, пунктом 10 статьи...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconТехническое задание на размещение заказа
Красноярского края о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджету Красноярского края на поддержку реализации мероприятий...

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения
Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов

Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения iconРуководство проведением Общее руководство по подготовке и проведению...
Красноярского края, на основании государственной аккредитации региональной общественной организации «Спортивная Федерация Боулинга...


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск