Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Армавир (далее Инструкция) является документом, регламентирующим организацию
|
Скачать 1.5 Mb.
|
6.6. Порядок контроля выполнения служебных писем 6.6.1. Контролю подлежит вся служебная корреспонденция, поступившая в адрес администрации города, ее руководителей и зарегистрированная в отделе делопроизводства. 6.6.2. После регистрации специалистом по служебной переписке в автоматизированной программе поступившая корреспонденция через специалистов приемных докладывается главе муниципального образования город Армавир, его заместителям согласно распределению их обязанностей. 6.6.3. Служебные письма после рассмотрения главой муниципального образования город Армавир, его заместителями и наложения резолюций возвращаются специалисту по служебной переписке. 6.6.4. Специалист по служебной переписке направляет копии служебных писем непосредственным исполнителям. 6.6.5. Продолжительность контроля, его срок, форма, содержание, исполнитель (или исполнители) определяются резолюцией руководителя исходя из сроков, установленных законодательством, и содержания служебного письма. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким органам администрации города, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получения от них необходимой информации. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации в сроки, обеспечивающие ему возможность своевременного рассмотрения документа, но не менее чем за три дня до истечения контрольного срока. Служебные письма подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; согласно резолюции руководителя («Срочно» - в 3-дневный срок, «Оперативно» - в 10-дневный срок, без указания срока - не более 30 календарных дней со дня регистрации в отделе делопроизводства); по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу), депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края - безотлагательно (то есть в течение 3 дней), а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня регистрации обращения в отделе делопроизводства. Если последний день срока выполнения служебного письма приходится на нерабочий или праздничный день, то письмо подлежит выполнению в первый рабочий день, после нерабочего. Дата выполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется специалистом по служебной переписке в регистрационной карточке автоматизированной программы. 6.6.6. Документы, требующие оперативного выполнения, в срочном порядке, под роспись, выдаются специалистам приемных главы муниципального образования город Армавир или его заместителей и исполнителям и находятся на особом контроле специалистов приемных. 6.6.7. Специалисты приемных заместителей главы муниципального образования город Армавир ежедневно информируют ответственных за ведение делопроизводства в органах администрации города о предстоящих сроках выполнения документов и контролируют представление информации о выполнении специалисту по служебной переписке. 6.6.8. Если в последний день представления информации она не представлена, главе муниципального образования город Армавир или его заместителям направляются служебные письма за подписью начальника отдела делопроизводства о возможном срыве выполнения документов. 6.6.9. При необходимости изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель представляет на имя главы муниципального образования город Армавир или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 5 дней до истечения этого срока. Продление срока выполнения служебных писем, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес руководителя вышестоящего органа с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки выполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель информирует специалиста по служебной переписке, который вносит изменения в журнал регистрации поступившей корреспонденции. 6.6.10. Снятие документа с контроля осуществляется специалистом по служебной переписке с отметкой о выполнении в автоматизированной программе. Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического выполнения резолюции, документированного подтверждения выполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 7.1. Общие положения Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации города и их передачу в архивный отдел администрации муниципального образования город Армавир в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству управления по делам архивов Краснодарского края и других органов исполнительной власти Краснодарского края. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. Положения настоящего раздела применяются для организации ведения делопроизводства в органах администрации города. 7.2. Составление номенклатуры дел 7.2.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 7.2.2. Сводная номенклатура дел администрации города разрабатывается отделом делопроизводства на основании номенклатур дел органов администрации города, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) администрации города, утверждается главой муниципального образования город Армавир. Номенклатура дел органа администрации города составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается начальником данного подразделения и представляется в отдел делопроизводства. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения. 7.2.3.Сводная номенклатура дел администрации города в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой муниципального образования город Армавир и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел органы администрации города получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 7.2.4.Сводная номенклатура дел администрации города печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел отдела делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел администрации муниципального образования город Армавир. 7.2.5. Сводная номенклатура дел администрации города согласовывается экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского края не реже, чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры ее органов номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. 7.2.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации города являются названия органов администрации города, не обладающие статусом юридического лица. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утверждённой структурой администрации города. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города, заголовки дел с грифом «Для служебного пользования», «Электронный документ (ЭД)», « Электронная база документов (ЭБД)». В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные номенклатурой документы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Каждый раздел номенклатуры печатается с нового листа. 7.2.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения органа администрации города, порядкового номера отдела внутри структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы обозначаются парой арабских цифр. Например: 14.02-05, где первая пара цифр 14 – номер структурного подразделения, вторая - порядковый номер отдела внутри структурного подразделения, 05- порядковый номер заголовка дела. 7.2.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления. 7.2.9.В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных органов администрации города; для переходящих дел индекс сохраняется. 7.2.10. Третья графа номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. 7.2.11. В четвертой графе указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2010). 7.2.12. В графе пятой указываются названия других перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел, здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другие органы администрации города. 7.2.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного срока хранения. 7.3. Формирование дел 7.3.1.Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются децентрализовано, то есть в органах администрации города. 7.3.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату; в дело включается по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями; в дело группируются документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела, личные дела; дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 сантиметров. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Документы располагаются в хронологическом порядке. 7.3.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем в деле делается отметка. 7.3.4. Нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов. При большом количестве документов распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в самостоятельные дела. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате группируются в соответствии со структурой администрации города. В пределах органов администрации города лицевые счета располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников. 7.3.5. Поручения краевых органов государственной власти и документы по их выполнению группируются в дела по направлениям деятельности администрации города. 7.3.6. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. 7.3.7.Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.4. Оформление дел 7.4.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.4.2.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать. На обложке дела, образец которой приведен в приложении №13, помещаются следующие реквизиты: название – администрация муниципального образования город Армавир, наименование органа администрации города, заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, крайние даты помещенных в дело документов, срок хранения документов. Дела постоянного срока хранения и по личному составу нумеруются. 7.4.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела. Не допускаются неконкретные формулировки: «Разные материалы», «Общая переписка» и т. д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидностей документов (протоколы, распоряжения и т. д.); название организации (администрация муниципального образования город Армавир или ее орган); автор документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; даты, к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Например: Документы к постановлению администрации муниципального образования город Армавир от_____ № ____ (проекты постановлений, информации, справки и т. д.). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. 7.4.4.Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - дата самого раннего документа и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты поступающих и отправляемых документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов). При определении крайних дат не учитываются даты резолюций, отметок исполнителя, за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных. При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. 7.4.5. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно. 7.4.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.)(приложение №17). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. 7.4.7. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2010). 7.4.8. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 14). Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления описи. 7.4.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция)... Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования... |
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Геленджик, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией и организациями, в том числе федеральными... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального... |
|
Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Должностная инструкция делопроизводителя территориального управления... Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, обязанности, права и ответственность делопроизводителя территориального... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации... |
|
Инструкция по охране труда для сварщика, маляра-штукатура, подсобного рабочего, каменщика и т д Инструкция является важным документом, регламентирующим деятельность любого предприятия. Особое положение инструкций по охране труда... |
|
Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации... |
|
Должностная инструкция ответственного За организацию обработки персональных данных в муниципальном автономном дошкольном образовательном учреждении муниципального образования... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений... |
|
Должностная инструкция начальника отдела градостроительства и архитектуры... Начальник отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является муниципальным... |