1.20.Курьерский модуль
Курьерский модуль предназначен для ведения реестров документов или описей дел на отправку в ответственное ведомство или получение из ответственного ведомства.
Для начала работы с модулем курьера перейдите в меню «Управление» - пункт «Курьерский модуль» в левом меню.
На вкладке «Дела на отправку» сотрудник может производить поиск дел и формировать описи на отправку в ведомства. В данном окне отображаются все дела со статусом «Готово к передаче в ведомство».
Для поиска дела, подлежащего отправке в ведомство, установите дату регистрации дела и выберите ведомство-адресат. В списке ведомств отображаются только те ведомства, которые фигурируют в заявлениях, находящихся в текущем списке. Затем нажмите «ОК». Ниже отобразятся результаты поиска.
Необходимо проставить галочки напротив дел, подлежащих включению в опись, и нажать кнопку «Сформировать опись».
В открывшемся окне доступны следующие операции:
Удалить дело из описи - 
Добавить дело в опись - 
«Сформировать опись».
При нажатии на кнопку формируется файл описи дел в формате .docx. Статус сформированных описей «Открытая». Если опись не разу не распечатывалась (не разу не формировался файл для печати), статус у описи остается «Черновик» (в случае, если опись не была сохранена с другим статусом).
Форма описи зависит от выбранного шаблона печати. Два примера шаблона описи продемонстрированы на рис. Сформированный файл доступен для редактирования и печати.
 
В сформировавшемся файле необходимо указать ФИО сотрудника, сдавшего документы, ФИО курьера, а также ФИО сотрудника, принявшего документы.
Сформированные описи отображаются на вкладке «Описи на отправку» окна «Курьерский модуль. Отправка документов»
«Сохранить как закрытую» и «Сохранить как отправленную».
Нажатие на эти кнопки приводит к созданию описей с соответствующими статусами, без формирования файла для печати описи
Нажатие на эту кнопки приводит к созданию описей со статусом «Черновик», без формирования файла для печати описи.
Нажатие на кнопку возвращает пользователя на вкладку «Дела на отправку», при этом опись переходит в блок «Описи на отправку» в статусе черновика.
Кнопка полностью удаляет опись из системы.
На данной вкладке сотрудник может редактировать состав описей дел (имеющих статус «Черновик»).
После того, как печатная форма описи сформирована, опись получает статус «Открыта». Опись с таким статусом доступна для редактирования.
Как только опись дел полностью сформирована и готова к отправке, ее необходимо закрыть для редактирования. Для этого выберите из выпадающего списка в колонке Статус значение «Закрытая» и нажмите кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу.
В описи со статусом «Закрытая» недоступны действия с делами, входящими в ее состав: удаление, добавление.
Закрытую опись можно открыть, снова поменяв статус на «Открытая».
После того, как опись дел отправлена (с курьером), необходимо изменить ее статус в системе на «Отправленная» и сохранить изменения. У всех дел, находящихся в данной описи изменится статус на «Передано в ведомство»
Дела на получение
На вкладке «Дела на получение» сотрудник может производить поиск дел и формировать описи на получение из ведомства. В данном окне отображаются все дела со статусом «Передано в ведомство».
Работа в данном окне аналогична работе, описанной в п. 1
Описи на получение
На данной вкладке сотрудник может редактировать состав описей дел.
После того, как печатная форма описи сформирована, опись получает статус «Открыта». Описи со статусом «Черновик» и «Открытая» могут быть отредактированы.
Для этого нажмите на номер описи.
В открывшемся окне возможны следующие действия:
Добавить дело в опись с возможностью быстрого добавления электронных образов документов в конкретное дело;
Для этого необходимо поставить галочку в поле «Открывать дело», вписать в строку «Номер дела» номер одного из дел со статусом «Передано в ведомство» (так же заполнение Номера дела может выполняться с помощью сканера штрих-кода). Откроется страница данного дела, где необходимо прикрепить отсканированный образ документа.
В некоторых случаях система может выдать предупреждение о невозможности выполнения данного действия:
Добавить в текущую опись на получение ещё одно дело;
Для этого необходимо поставить галочку в поле «Проставлять отметку о возврате», вписать в строку «Номер дела» номер одного из дел со статусом «Передано в ведомство» (так же заполнение Номера дела может выполняться с помощью сканера штрих-кода).
Отмечать дела, которые вернулись из ведомства.
Т.к. перечень возвращенных дел может быть меньше перечня в описи на получение, необходимо проставить галочки в столбце «Возвращено из ведомства» напротив тех дел, которые были привезены курьером из ведомства.
Как только опись дел полностью сформирована и готова, ее необходимо закрыть для редактирования. Для этого выберите из выпадающего списка в колонке Статус значение «Закрытая» и нажмите кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу.
Если, после возвращения из ведомства курьер привез дела, которых не было в текущей описи, или не привез часть дел, которые в описи были, контролер может изменить статус описи на «Открытая» и внести необходимые изменения, как описывалось выше. Когда все необходимые изменения будут внесены, необходимо изменить статус «Отправленная». В этот момент у всех дел, входящих в данную опись изменится статус на «Обработано в ведомстве».
1.21.Контроль качества
Для работы с модулем перейдите на вкладку «Контроль качества» в левом списке меню «Управление». В данном модуле сотрудник может просматривать информацию о качестве работы операторов по одному из сценариев (консультация, прием документов, выдача документов), отслеживать оперативность выполнения задач и проводить аудит по тому или иному сотруднику. Модуль имеет две вкладки (см. рис. ): «Сценарии обслуживания» и «Настройка сценариев обслуживания».
На вкладке «Сценарии обслуживания» представлен полный список заявлений в виде таблицы, включающей регистрационный номер сценария, дату регистрации, имя ответственного сотрудника, наличие проведенного аудита и тип сценария. Сверху таблицы есть окно поиска по нескольким критериям.
Чтобы просмотреть информацию о сценарии обслуживания заявителя откройте нужный сценарий. В открывшемся окне на закладке «Сценарий» представлена основная информация по сценарию и по срокам его исполнения.
На закладке «Аудит» сотрудник – контролер может провести аудит по данному сценарию либо просмотреть результат, если аудит уже был проведен. Чтобы сохранить изменения, нажмите «завершить аудит».
Вкладка «Настройка сценариев обслуживания» позволяет установить плановые сроки для всех этапов сценариев обслуживания в минутах (см. рис. ). После введения изменений нажмите «Сохранить».
1.22.Протокол
Функция доступна пользователям, обладающим правами Администратор или Контролер, и позволяет отслеживать произведенные в системе действия. Для просмотра протокола событий в системе, в меню «Управление» в левой части окна выберите пункт «Протокол».
У контролера есть возможность фильтра записей по следующим параметрам:
объект;
тип события;
время события;
пользователь.
1.23.Журнал звонков
Функция доступна пользователям, обладающим правами Администратор или Оператор call-центра.
После завершения вызова информацию о нем можно отредактировать. Для этого необходимо щелкнуть по ссылке длительности последнего вызова.
Откроется запись о последнем звонке, к которому можно добавить комментарий или поменять тип обращения. Необходимо сохранить изменения, нажав на кнопку 
Чтобы отредактировать другую запись, необходимо щелкнуть на значок «карандаш»  рядом с записью.
Для удаления записи нажмите кнопку  . Появится всплывающее окно, в котором необходимо подтвердить удаление, нажав «ОК».
Оперативный мониторинг работы сотрудников ЦТО и анализ статистических данных работы сотрудников ЦТО также представлен в разделе меню «Журнал звонков».
На вкладке «Оперативный мониторинг» представлена текущая ситуация по операторам центра телефонного обслуживания. Зеленым цветом отмечены текущие звонки, т.е. те операторы, которые в данный момент проводят консультирование пользователей. Серым цветом отмечены уже завершенные звонки. По окончанию общения с Заявителем отображаются результаты консультирования.
Оператор, обладающий соответствующими правами, может отредактировать или удалить информацию о звонке.
На вкладке «Статистика» есть возможность просмотреть статистические данные по поступающим звонкам в разрезе типов обращений.
Оператор может отфильтровать данные за различный период.
1.24.Календарь
Для работы с модулем перейдите на вкладку «Календарь» в левом списке меню «Управление». Функция доступна только для пользователей, обладающих правами Администратор или Технолог.
При открытии модуля открывается календарь текущего года. Пользователь может вручную ввести в поле необходимый год для календаря, или изменить его, нажимая на оранжевые стрелки слева и справа от поля:
Белым цветом отмечены рабочие дни, красным праздничные, а желтым выходные. Выходные дни проставлены по умолчанию (суббота и воскресенье).
Для того чтобы произвести какие-либо изменения в справочнике, необходимо щелкнуть несколько раз на нужном дне календаря. Первое нажатие помечает день, как праздничный, второе, как выходной, третье – как рабочий.
Чтобы сохранить произведенные изменения, пользователь должен нажать кнопку  , расположенную под календарём.
|
