1.20.Курьерский модуль
Курьерский модуль предназначен для ведения реестров документов или описей дел на отправку в ответственное ведомство или получение из ответственного ведомства.
Для начала работы с модулем курьера перейдите в меню «Управление» - пункт «Курьерский модуль» в левом меню.
![](53762_html_m7db5b2d8.png)
На вкладке «Дела на отправку» сотрудник может производить поиск дел и формировать описи на отправку в ведомства. В данном окне отображаются все дела со статусом «Готово к передаче в ведомство».
Для поиска дела, подлежащего отправке в ведомство, установите дату регистрации дела и выберите ведомство-адресат. В списке ведомств отображаются только те ведомства, которые фигурируют в заявлениях, находящихся в текущем списке. Затем нажмите «ОК». Ниже отобразятся результаты поиска.
Необходимо проставить галочки напротив дел, подлежащих включению в опись, и нажать кнопку «Сформировать опись».
![](53762_html_f6032f3.png)
В открывшемся окне доступны следующие операции:
Удалить дело из описи - ![](53762_html_m562aa408.png)
Добавить дело в опись - ![](53762_html_119e8f4c.png)
«Сформировать опись».
При нажатии на кнопку формируется файл описи дел в формате .docx. Статус сформированных описей «Открытая». Если опись не разу не распечатывалась (не разу не формировался файл для печати), статус у описи остается «Черновик» (в случае, если опись не была сохранена с другим статусом).
Форма описи зависит от выбранного шаблона печати. Два примера шаблона описи продемонстрированы на рис. Сформированный файл доступен для редактирования и печати.
![](53762_html_m355be13d.png) ![](53762_html_m8eae4aa.png)
В сформировавшемся файле необходимо указать ФИО сотрудника, сдавшего документы, ФИО курьера, а также ФИО сотрудника, принявшего документы.
Сформированные описи отображаются на вкладке «Описи на отправку» окна «Курьерский модуль. Отправка документов»
«Сохранить как закрытую» и «Сохранить как отправленную».
Нажатие на эти кнопки приводит к созданию описей с соответствующими статусами, без формирования файла для печати описи
Нажатие на эту кнопки приводит к созданию описей со статусом «Черновик», без формирования файла для печати описи.
Нажатие на кнопку возвращает пользователя на вкладку «Дела на отправку», при этом опись переходит в блок «Описи на отправку» в статусе черновика.
Кнопка полностью удаляет опись из системы.
![](53762_html_346a631d.png)
На данной вкладке сотрудник может редактировать состав описей дел (имеющих статус «Черновик»).
После того, как печатная форма описи сформирована, опись получает статус «Открыта». Опись с таким статусом доступна для редактирования.
Как только опись дел полностью сформирована и готова к отправке, ее необходимо закрыть для редактирования. Для этого выберите из выпадающего списка в колонке Статус значение «Закрытая» и нажмите кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу.
В описи со статусом «Закрытая» недоступны действия с делами, входящими в ее состав: удаление, добавление.
Закрытую опись можно открыть, снова поменяв статус на «Открытая».
После того, как опись дел отправлена (с курьером), необходимо изменить ее статус в системе на «Отправленная» и сохранить изменения. У всех дел, находящихся в данной описи изменится статус на «Передано в ведомство»
Дела на получение
На вкладке «Дела на получение» сотрудник может производить поиск дел и формировать описи на получение из ведомства. В данном окне отображаются все дела со статусом «Передано в ведомство».
![](53762_html_m73c666fa.png)
Работа в данном окне аналогична работе, описанной в п. 1
Описи на получение
На данной вкладке сотрудник может редактировать состав описей дел.
![](53762_html_m703b3d49.png)
После того, как печатная форма описи сформирована, опись получает статус «Открыта». Описи со статусом «Черновик» и «Открытая» могут быть отредактированы.
Для этого нажмите на номер описи.
![](53762_html_9f7582b.png)
В открывшемся окне возможны следующие действия:
Добавить дело в опись с возможностью быстрого добавления электронных образов документов в конкретное дело;
Для этого необходимо поставить галочку в поле «Открывать дело», вписать в строку «Номер дела» номер одного из дел со статусом «Передано в ведомство» (так же заполнение Номера дела может выполняться с помощью сканера штрих-кода). Откроется страница данного дела, где необходимо прикрепить отсканированный образ документа.
В некоторых случаях система может выдать предупреждение о невозможности выполнения данного действия:
![](53762_html_5db0d887.png)
Добавить в текущую опись на получение ещё одно дело;
Для этого необходимо поставить галочку в поле «Проставлять отметку о возврате», вписать в строку «Номер дела» номер одного из дел со статусом «Передано в ведомство» (так же заполнение Номера дела может выполняться с помощью сканера штрих-кода).
Отмечать дела, которые вернулись из ведомства.
Т.к. перечень возвращенных дел может быть меньше перечня в описи на получение, необходимо проставить галочки в столбце «Возвращено из ведомства» напротив тех дел, которые были привезены курьером из ведомства.
Как только опись дел полностью сформирована и готова, ее необходимо закрыть для редактирования. Для этого выберите из выпадающего списка в колонке Статус значение «Закрытая» и нажмите кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу.
Если, после возвращения из ведомства курьер привез дела, которых не было в текущей описи, или не привез часть дел, которые в описи были, контролер может изменить статус описи на «Открытая» и внести необходимые изменения, как описывалось выше. Когда все необходимые изменения будут внесены, необходимо изменить статус «Отправленная». В этот момент у всех дел, входящих в данную опись изменится статус на «Обработано в ведомстве».
1.21.Контроль качества
Для работы с модулем перейдите на вкладку «Контроль качества» в левом списке меню «Управление». В данном модуле сотрудник может просматривать информацию о качестве работы операторов по одному из сценариев (консультация, прием документов, выдача документов), отслеживать оперативность выполнения задач и проводить аудит по тому или иному сотруднику. Модуль имеет две вкладки (см. рис. ): «Сценарии обслуживания» и «Настройка сценариев обслуживания».
На вкладке «Сценарии обслуживания» представлен полный список заявлений в виде таблицы, включающей регистрационный номер сценария, дату регистрации, имя ответственного сотрудника, наличие проведенного аудита и тип сценария. Сверху таблицы есть окно поиска по нескольким критериям.
![](53762_html_5c7b865a.png)
Чтобы просмотреть информацию о сценарии обслуживания заявителя откройте нужный сценарий. В открывшемся окне на закладке «Сценарий» представлена основная информация по сценарию и по срокам его исполнения.
![](53762_html_m6f5df2bb.png)
На закладке «Аудит» сотрудник – контролер может провести аудит по данному сценарию либо просмотреть результат, если аудит уже был проведен. Чтобы сохранить изменения, нажмите «завершить аудит».
![](53762_html_6d08abe6.png)
Вкладка «Настройка сценариев обслуживания» позволяет установить плановые сроки для всех этапов сценариев обслуживания в минутах (см. рис. ). После введения изменений нажмите «Сохранить».
![](53762_html_m37cae027.png)
1.22.Протокол
Функция доступна пользователям, обладающим правами Администратор или Контролер, и позволяет отслеживать произведенные в системе действия. Для просмотра протокола событий в системе, в меню «Управление» в левой части окна выберите пункт «Протокол».
У контролера есть возможность фильтра записей по следующим параметрам:
объект;
тип события;
время события;
пользователь.
![](53762_html_m23d2cacf.png)
1.23.Журнал звонков
Функция доступна пользователям, обладающим правами Администратор или Оператор call-центра.
После завершения вызова информацию о нем можно отредактировать. Для этого необходимо щелкнуть по ссылке длительности последнего вызова.
![](53762_html_m2a7c1740.png)
Откроется запись о последнем звонке, к которому можно добавить комментарий или поменять тип обращения. Необходимо сохранить изменения, нажав на кнопку ![](53762_html_36dee887.png)
![](53762_html_m16a3db1f.png)
Чтобы отредактировать другую запись, необходимо щелкнуть на значок «карандаш» рядом с записью.
Для удаления записи нажмите кнопку . Появится всплывающее окно, в котором необходимо подтвердить удаление, нажав «ОК».
![](53762_html_27c926d0.png)
Оперативный мониторинг работы сотрудников ЦТО и анализ статистических данных работы сотрудников ЦТО также представлен в разделе меню «Журнал звонков».
![](53762_html_m60c0a8d9.png)
На вкладке «Оперативный мониторинг» представлена текущая ситуация по операторам центра телефонного обслуживания. Зеленым цветом отмечены текущие звонки, т.е. те операторы, которые в данный момент проводят консультирование пользователей. Серым цветом отмечены уже завершенные звонки. По окончанию общения с Заявителем отображаются результаты консультирования.
![](53762_html_m2d69d90.png)
Оператор, обладающий соответствующими правами, может отредактировать или удалить информацию о звонке.
На вкладке «Статистика» есть возможность просмотреть статистические данные по поступающим звонкам в разрезе типов обращений.
![](53762_html_50081887.png)
Оператор может отфильтровать данные за различный период.
1.24.Календарь
Для работы с модулем перейдите на вкладку «Календарь» в левом списке меню «Управление». Функция доступна только для пользователей, обладающих правами Администратор или Технолог.
![](53762_html_m409bc151.png)
При открытии модуля открывается календарь текущего года. Пользователь может вручную ввести в поле необходимый год для календаря, или изменить его, нажимая на оранжевые стрелки слева и справа от поля:
![](53762_html_25c8ede6.png)
Белым цветом отмечены рабочие дни, красным праздничные, а желтым выходные. Выходные дни проставлены по умолчанию (суббота и воскресенье).
Для того чтобы произвести какие-либо изменения в справочнике, необходимо щелкнуть несколько раз на нужном дне календаря. Первое нажатие помечает день, как праздничный, второе, как выходной, третье – как рабочий.
![](53762_html_m74b2e235.png)
Чтобы сохранить произведенные изменения, пользователь должен нажать кнопку , расположенную под календарём.
|