В адрес учреждения пришел штраф ГИБДД по служебному транспорту. Как документально оформить оплату данного штрафа виновным водителем?
Ответ
Для удержания какой-либо суммы из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ. Далее, на основании этого приказа производится удержание с виновного лица (сотрудника). Порядок отражения удержания из заработной платы сотрудника приведен ниже.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух.
1. Рекомендация: Как документально оформить удержание из зарплаты
Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.
Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.
Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.
Пример оформления удержаний из зарплаты сотрудника, производимых по инициативе администрации
Экономисту организации А.С. Кондратьеву начислена зарплата в размере 7000 руб.
Из этой суммы сотрудник должен оплатить:
членские взносы – 100 руб.;
своевременно не возвращенные подотчетные суммы (аванс на служебную командировку) – 1000 руб.;
платежи в погашение кредита на покупку товаров – 500 руб.
По инициативе администрации из зарплаты Кондратьева можно удержать только 1000 руб. задолженности по подотчетным суммам.
Руководитель организации издал приказ. об удержании задолженности по подотчетным суммам.
Остальные удержания организация может произвести только по инициативе самого сотрудника (по его заявлению).
Для удержания сумм в погашение материального ущерба, нанесенного организации, руководитель также должен издать приказ в месячный срок. Этот срок отсчитывается с того дня, когда комиссия установит сумму материальных потерь. Это установлено статьей 248 Трудового кодекса РФ.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении поступление средств в возмещение ущерба от сотрудника. На учреждение наложили административный штраф по вине сотрудника. Сотрудник в добровольном порядке компенсирует учреждению расходы на оплату штрафа
Поступление от сотрудника компенсации затрат на уплату учреждением административного штрафа отразите на соответствующем аналитическом счете счета 0.205.00.000 «Расчеты по доходам». Объясняется это так.
<�…>
В учете бюджетных учреждений:
Порядок отражения в учете поступлений от добровольного возмещения сотрудником суммы уплаченного по его вине штрафа Инструкцией № 174н не определен.
Вместе с тем, при решении рассматриваемого вопроса бюджетные учреждения могут обратиться к разъяснениям для казенных учреждений. Связано это с тем, что приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н установлен единый порядок применения плана счетов всеми учреждениями. Так, казенные учреждения расчеты по возмещению сотрудником штрафа, уплаченного учреждением, отражают на счете 0.205.31.000 «Расчеты с плательщиками доходов от оказания платных работ, услуг». Следовательно, бюджетные учреждения также должны отражать возмещение сотрудником штрафа, уплаченного учреждением, счете 0.205.31.000 (как компенсацию затрат учреждения).
Начисление задолженности сотрудника по возмещению суммы штрафа отражайте по КФО 2 «Приносящая доход деятельность» (письмо Минфина России от 25 марта 2013 г. № 02-06-07/9374).
Доходы от возмещения уплаченного штрафа отразите проводкой:
№
|
Содержание операции
|
Дебет счета
|
Кредит счета
|
1.
|
Начислена задолженность сотрудника по возмещению уплаченного учреждением штрафа
|
2.205.31.560
|
2.401.10.130
|
Компенсация от сотрудника может быть внесена им в кассу, на лицевой счет учреждения или удержана из его зарплаты.
Если сотрудник вносит средства в кассу или на счет учреждения, сделайте проводку:
№
|
Содержание операции
|
Дебет счета
|
Кредит счета
|
1.
|
Сумма компенсации внесена в кассу
|
2.201.34.510
|
2.205.31.660
|
2.
|
Сумма компенсации поступила на лицевой счет
|
2.201.11.510
|
2.205.31.660
|
Забалансовый
счет 17
(код КОСГУ 130)
|
–
|
Такой порядок установлен пунктами 93–94 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 201.34, 205.00, забалансовый счет 17).
Если учреждение удерживает сумму компенсации из зарплаты сотрудника, отражение операций в учете возможно двумя способами. При этом проводки зависят от того, в рамках какой деятельности выплачивается зарплата.
Вариант 1
№
|
Содержание операции
|
Дебет счета
|
Кредит счета
|
1.
|
Зарплата начислена в рамках приносящей доход деятельности:
|
1.1
|
Удержана сумма штрафа из зарплаты сотрудника (с его согласия)
|
2.302.11.830
|
2.304.03.730
|
1.2
|
Погашена задолженность сотрудника
|
2.304.03.830
|
2.205.31.660
|
2.
|
Зарплата начислена за счет средств субсидий на госзадание:
|
2.1
|
Удержана сумма штрафа из зарплаты сотрудника (с его согласия)
|
4.302.11.830
|
4.304.03.730
|
2.2
|
Отражено обязательство по перечислению средств, удержанных из зарплаты в рамках госзадания, на счет по учету средств от приносящей доход деятельности (на основании справки по форме № 0504833)
|
4.304.03.830
|
4.304.06.730
|
2.3
|
Погашена задолженность сотрудника
|
2.304.06.830
|
2.205.31.660
|
|
|
|
|
Такой порядок следует из пункта 2 письма Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354.
Внимание: корреспонденция счетов, рассмотренная в варианте 1, подлежит отражению в бухгалтерской отчетности как некассовая операция.
В отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) отразите сумму погашения ущерба, удержанную из зарплаты сотрудника, в графе 8 «Некассовые операции» в разделах «Доходы учреждения» (по строке 040) и «Расходы учреждения» (по строке 161). Об этом сказано в пункте 2 письма Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354, письме Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-10/3788.
Обратите внимание, что при отражении в форме № 0503737 некассовых операций, в случае удержания ущерба из зарплаты, начисленной за счет субсидии на госзадание, и погашения задолженности сотрудника в рамках приносящей доход деятельности, могут возникнуть проблемы с отражением в данной форме показателей по строкам 831 и 832. Ведь в этом случае некассовые операции отражаются в двух отчетах по форме № 0503737: по КФО 2 и по КФО 4. При этом в отчете по КФО 2 заполняется строка 040 в разделе «Доходы» и строка 832 в разделе «Источники финансирования бюджета» (в отрицательном значении). В отчете по КФО 4 – строка 161 в разделе «Расходы» и строка 831 в разделе «Источники финансирования бюджета» (в положительном значении). Однако согласно инструкции по формированию бухгалтерской отчетности строки 831 и 832 по графе 8 не заполняются (абз. 47, 53 п. 44 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н). Поэтому возможность представления отчетности с такими операциями следует уточнить у учредителя и в Казначействе России.
Вариант 2
При удержании компенсации из зарплаты сотрудника поступление средств в погашение задолженности на лицевом счете учреждения не отразится. Поэтому учреждению необходимо обратиться в Казначейство России (финансовый орган) для переброски средств с подстатьи КОСГУ 211 на статью КОСГУ 130. На основании выписки со счета (уведомления о переброске) и справки по форме № 0504833 сделайте проводки:
№
|
Содержание операции
|
Дебет счета
|
Кредит счета
|
1.
|
Зарплата начислена в рамках приносящей доход деятельности:
|
1.1
|
Удержана сумма штрафа из зарплаты сотрудника (с его согласия)
|
2.302.11.830
|
2.304.03.730
|
1.2
|
Отражено уменьшение средств на счете по статье 211
|
2.304.03.830
|
2.201.11.610
|
–
|
Забалансовый
счет 18
(код КОСГУ 211)
|
1.3
|
Отражено поступление средств на счет по статье 130 (погашена задолженность сотрудника)
|
2.201.11.510
|
2.205.31.660
|
Забалансовый
счет 17
(код КОСГУ 130)
|
–
|
2.
|
Зарплата начислена за счет средств субсидий на госзадание:
|
2.1
|
Удержана сумма штрафа из зарплаты сотрудника (с его согласия)
|
4.302.11.830
|
4.304.03.730
|
2.2
|
Отражено выбытие средств со счета по учету субсидий в погашение задолженности сотрудника
|
4.304.03.830
|
4.201.11.610
|
–
|
Забалансовый
счет 18
(код КОСГУ 211)
|
2.3
|
Отражено поступление средств на счет по учету средств от приносящей доход деятельности (погашена задолженность сотрудника)
|
2.201.11.510
|
2.205.31.660
|
Забалансовый
счет 17
(код КОСГУ 130)
|
–
|
|
|
|
|
Такие правила следуют из пунктов 139–140 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.00, 205.00, 401.10, забалансовые счета 17, 18).
Главбух советует: использовать вариант 2 можно, только если Казначейство России примет в работу уведомление об уточнении операций учреждения (по которому будет осуществлена переброска КОСГУ).
Если Казначейство России примет уведомление, то операции по удержанию из зарплаты отражаются в графе 5 Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737).
При ведении бухучета в программах автоматизации бухучета такие операции, как правило, выполняются автоматически.
<�…>
Пример отражения в бухучете поступления компенсации затрат учреждения на уплату штрафа от сотрудника
Водитель бюджетного учреждения «Альфа» Колесов в мае, управляя служебным автомобилем, нарушил правила дорожного движения. За это инспектор ГИБДД выписал административный штраф в размере 500 руб. Учитывая, что автомобиль находится в оперативном управлении у «Альфы», обязанность по уплате штрафа лежит на учреждении.
В этом же месяце Колесов обратился к руководителю учреждения с заявлением о добровольной компенсации затрат учреждения на уплату штрафа путем удержания из зарплаты. На основании этого заявления руководитель «Альфы» издал соответствующий приказ.
Колесов получает зарплату за счет средств субсидий на госзадание. При расчете налога на прибыль учреждение применяет метод начисления.
Бухгалтер удержал сумму компенсации из зарплаты Колесова. Операции по возмещению суммы штрафа отражены в учете следующими записями:
№
|
Содержание операции
|
Дебет счета
|
Кредит счета
|
Сумма, руб.
|
1.
|
Начислена задолженность сотрудника по возмещению суммы уплаченного учреждением штрафа
|
2.205.31.560
|
2.401.10.130
|
500
|
2.
|
Удержана из зарплаты сотрудника сумма компенсации по приказу руководителя
|
4.302.11.830
|
4.304.03.730
|
500
|
Для переброски средств на лицевом счете с подстатьи КОСГУ 211 на статью КОСГУ 130 учреждение обратилось в Казначейство России. На основании выписки из лицевого счета бухгалтер сделал проводки:
№
|
Содержание операции
|
Дебет счета
|
Кредит счета
|
Сумма, руб.
|
1.
|
Отражено перечисление средств на счет по КФО 2 со счета по КФО 4
|
4.304.03.830
|
4.201.11.610
|
500
|
–
|
Забалансовый
счет 18
(код КОСГУ 211)
|
500
|
2.
|
Отражено поступление средств в погашение задолженности сотрудника
|
2.201.11.510
|
2.205.31.660
|
500
|
Забалансовый
счет 17
(код КОСГУ 130)
|
–
|
500
|
При расчете налога на прибыль бухгалтер учел во II квартале в составе внереализационных доходов сумму компенсации, полученную от Колесова.
Наталия Гусева
руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.
Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
06.03.2014г.
С уважением,
Евгения Шерченкова
эксперт БСС «Системы Главбух»
Ответ утвержден:
Наталией Зориной
Ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»
Подробнее: http://www.budgetnik.ru/qa/16078-uderjaniya-shtrafa-gibdd-iz-zarplaty-sotrudnika#ixzz41a3APFcY
|
