10. Информация, управление и принятие решений
Практика управления имеет такую же древнюю историю, как и сами организации, но управление стало признанной и широко распространенной научной дисциплиной только начиная с 1910 г.
Подходы к управлению. К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления.
Подход с позиций выделения различных школ в управлении заключает в себе фактически четыре разных подхода. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.
Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.
В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, то не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Научное управление сконцентрировало внимание на изменении организации работ для повышения эффективности на неуправленческом уровне.
Классическая школа попыталась определить более широкие универсальные принципы административного управления организацией.
Точка зрения бихевиористской школы заключалась в том, что понимание человеческих потребностей и социального взаимодействия имело ключевое значение для достижения успеха организацией.
Все эти школы внесли важный и ощутимый вклад в управление, но, поскольку они выступали в защиту «единственного лучшего способа», рассматривали только часть внутренней среды организации или игнорировали внешнюю среду, ни одна из них не гарантировала полного успеха во всех ситуациях.
Школа науки управления использует количественные методики, такие как построение моделей и исследование операций, чтобы помочь в принятии решений и повысить эффективность. Ее влияние растет, поскольку она рассматривается как дополнение к существующей и широко применяемой концептуальной основе процессного, системного и ситуационного подходов.
Концепция управленческого процесса, применимая ко всем типам организаций, возникла в рамках классической школы. В теории управления основными функциями считаются функции планирования, организации, мотивации и контроля. Коммуникации и принятие решений считаются связующими процессами, поскольку они требуются для реализации всех основных четырех функций.
Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду. Теория систем помогает руководителям понять взаимозависимость между отдельными частями организации и между организацией и средой, окружающей ее.
Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организацию. Поскольку в соответствии с этим подходом методики и концепция должны быть применимы к конкретным ситуациям, ситуационный подход часто называют ситуационным мышлением. С точки зрения ситуации «лучшего способа» управления не существует.
Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Неудивительно поэтому, что процесс принятия решений – центральный пункт теории управления.
Уровни управления: эксплуатационный, тактический, стратегический.
Стадии принятия решения: диагностика проблемы, формулировка ограничений и критериев принятия решения, определение альтернатив, оценка альтернатив, выбор альтернативы, реализация, обратная связь.
Обратная связь или система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь т. е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения - позволяет руководителю скорректировать его, пока организации не нанесено значительного ущерба. Оценка решения руководством осуществляется прежде всего с помощью функции контроля.
Внутри каждого из уровней принятия решений выделяют структурированные и неструктурированные решения.
Неструктурированные решения, – в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку, и анализ предметной области.
Каждое из этих решений оригинально, важно отметить, что нет установившейся практики и проработанной процедуры для их принятия.
Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными, и реализуют повторяющуюся процедуру.
Некоторые решения слабоструктурированы, в таких случаях, только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.
Рассмотрим рис.3 , на котором показана взаимосвязь различных видов ИС с типами принятия решений.
Этапы рационального разрешения проблем диагноз, формулировка ограничений и критериев принятия решений, выявление альтернатив, их оценка, окончательный выбор. Процесс не является завершенным, пока через систему обратной связи не будет засвидетельствован факт реального решения проблемы благодаря сделанному выбору.
Среда принятия решений варьируется в зависимости от степени риска. Условия определенности существуют, когда руководитель точно знает результат, который будет иметь каждый выбор. В условиях риска вероятность результата каждого решения можно определить с известной достоверностью. Если информации недостаточно для прогнозирования уровня вероятности результатов в зависимости от выбора, условия принятия решения являются неопределенными. В условиях неопределенности руководитель на основе собственного суждения должен установить вероятность возможных последствий.
Информационные системы помогают уменьшить, а в некоторых случаях и снять неопределенность.
Типы решений
|
Организационный уровень
|
|
|
Эксплуатационный
|
Знания
|
Тактический (Управленческий)
|
Стратегический
|
|
Структурированные
|
Выписка и обработка счетов
(Системы обработки транзакций – Transaction Processing Systems ¾ TPS)
|
|
|
|
|
Частично-структурированные
|
|
Электронное планирование
(Системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems ¾ OAS)
|
Повышение эффективности производства, подготовка бюджета (Информационные системы управления– Management Information Systems ¾ MIS)
|
Удобное размещение производства
(Системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems ¾ DSS)
|
|
Неструктурированные
|
|
Разработка продукции
(Системы управления знаниями – Knowledge Work System ¾ KWS)
|
|
Новая продукция, новые рынки (Исполнительные системы поддержки руководства – Executive Support Systems ¾ ESS)
|
Рис. 3. Различные виды ИС поддерживают разные типы решений
|