Отчет
о деятельности управления документационного обеспечения
администрации Губернатора Астраханской области
в 2015 году
Деятельность управления в 2015 году была направлена на совершенствование процессов эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, обеспечение принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Астраханской области, их подведомственных учреждениях.
Для реализации поставленных на 2015 год целей по упорядочению документооборота, сокращению количества и повышению качества документов, повышению исполнительской дисциплины, созданию условий для эффективного применения системы электронного документооборота управлением проводилась работа по совершенствованию следующих процессов:
- объединение в единую систему электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Астраханской области (далее – СЭД ИОГВ АО) подведомственных исполнительным органам государственной власти Астраханской области учреждений, муниципальных образований и иных организаций, с которыми у Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области высокий уровень документационного взаимодействия;
- обеспечение движения входящей и исходящей корреспонденции;
- обеспечение подготовки и издания правовых актов Губернатора Астраханской области, Правительства Астраханской области и администрации Губернатора Астраханской области;
- сокращение расходов на осуществление документационного обеспечения;
- обеспечение архивного хранения документов и перевод документов, подлежащих временному и среднесрочному хранению, в электронный вид.
1. Объединение в СЭД ИОГВ АО подведомственных исполнительным органам государственной власти Астраханской области учреждений, муниципальных образований и иных организаций, с которыми у Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области высокий уровень документационного взаимодействия
СЭД ИОГВ АО в полной мере обеспечила переход к электронному документообороту в коммуникациях между исполнительными органами государственной власти Астраханской области, муниципальными районами и городскими округами.
Реализуется проект по объединению в СЭД ИОГВ АО всех муниципальных образований Астраханской области.
На 31.12.2015 из 169 муниципальных образований Астраханской области 45 интегрированы в СЭД ИОГВ АО, что составляет 100% от общего количества муниципальных районов и городских округов и 27% – от общего количества всех муниципальных образований Астраханской области.
Всего по состоянию на 01.01.2016 в СЭД ИОГВ АО интегрирован 181 абонент, в том числе:
- 28 исполнительных органов государственной власти области (технические работы по подключению к СЭД ИОГВ АО службы жилищного надзора проводятся);
- 45 муниципальных образований;
- 109 государственных учреждений.
Непосредственно за прошедший год количество абонентов увеличилось практически в 2 раза.
В 2015 году количество пользователей СЭД ИОГВ АО непосредственно в исполнительных органах государственной власти Астраханской области составило 1053 – это 70,2 % от численности госслужащих.
За 2015 год в ряде исполнительных органов государственной власти Астраханской области удалось достичь 100-процентного подключения всех государственных гражданских служащих к СЭД ИОГВ АО:
- администрация Губернатора Астраханской области;
- министерство культуры и туризма Астраханской области;
- министерство физической культуры и спорта Астраханской области;
- министерство промышленности, транспорта и природных ресурсов Астраханской области;
- агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области;
- служба по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Астраханской области.
Министерство здравоохранения Астраханской области создало собственную сеть электронного документооборота и соединило ее с СЭД ИОГВ АО.
Некоторые исполнительные органы государственной власти Астраханской области практически полностью обеспечили рабочие места своих сотрудников доступом к СЭД ИОГВ АО:
- министерство жилищно-коммунального хозяйства Астраханской области (92%);
- служба записи актов гражданского состояния Астраханской области (95%).
Запланировано на 2016 год:
- сохранить темп подключения абонентов к СЭД ИОГВ АО за счет подведомственных исполнительным органам государственной власти Астраханской области государственных учреждений, муниципальных образований и организаций, с которыми у Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области высокий уровень документационного взаимодействия;
- увеличить численность подключенных к СЭД ИОГВ АО государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Астраханской области до 80%;
- провести цикл методических семинаров со специалистами исполнительных органов государственной власти Астраханской области, органов местного самоуправления муниципальных образований по вопросам совершенствования документационного обеспечения.
2. Обеспечение движения входящей и исходящей корреспонденции
Всего в СЭД ИОГВ АО (по состоянию на 01.01.2016) введено 1 млн 95 тыс. документов, из них в 2015 году – свыше 275 тыс. документов.
Благодаря СЭД ИОГВ АО была обеспечена управляемость движением огромного потока документов, оперативность и качество работы с документами, в том числе исполнительская дисциплина.
СЭД ИОГВ АО позволяет отслеживать и анализировать распределение объема входящей служебной корреспонденции по исполнителям и, соответственно, нагрузку на руководителей и их секретариаты в части её обработки, а также сопровождать и контролировать поступившую корреспонденцию.
В 2015 году на 6,1% увеличилось количество служебной корреспонденции, поступившей в отдел служебной корреспонденции управления.
В 2015 году резко увеличилась (практически в 2 раза) доля документов, поступающих от корреспондентов в электронной форме.
В тематике поступившей корреспонденции преобладают документы федеральных органов государственной власти.
Отделом служебной корреспонденции управления в 2015 году было зарегистрировано 48 обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц (что составляет всего 0,15% от общего объема входящей корреспонденции).
Для обработки указанной «мизерной» корреспонденции управлением в СЭД ИОГВ АО был запущен и использовался дополнительный модуль, что не является эффективным, учитывая использование различных справочников СЭД ИОГВ АО, нагрузку на серверную систему даже при минимальном объеме таких документов.
На практике складывалась ситуация, что указанная корреспонденция чаще всего поступала в администрацию Губернатора Астраханской области в качестве приложения к письмам Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации по каналу защищенной связи в электронном виде, который имеет только управление по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области. Ответ на такие обращения в электронном виде нужно отправить по этому же каналу в строго отведенные сроки.
В 2015 году, несмотря на рост в 6,1% входящей корреспонденции, количество отправлений почтой сократилось на 2,1%, объем отправлений фельдсвязью – на 7,8%, а количество телеграмм – на 43%, что, безусловно, является следствием использования СЭД ИОГВ АО и межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), установленного ФСО России во втором полугодии в отделе служебной корреспонденции управления.
Благодаря использованию СЭД ИОГВ АО ускорилась доставка документов до исполнителей, в результате чего удалось снизить среднюю задолженность по срокам исполнения документов. Так, по сравнению со средними показателями при работе с бумажным документооборотом задолженность по своевременному исполнению поручений сократилась в 5 раз, в основном за счет тех документов, которые ранее с опозданием поступали на исполнение и, соответственно, времени на их отработку в установленное время не хватало.
Исполнено документов с нарушением срока (%)
|
2008
|
2015
|
9,8
|
1,8
|
По документам, поставленным на контроль, задолженность в основном возникала из-за несвоевременной обработки и снятия с контроля специалистами исполнительных органов государственной власти Астраханской области документов в СЭД ИОГВ АО при фактическом их исполнении.
Запланировано на 2016 год:
- сократить количество исходящих документов на бумажном носителе за счет активного использования СЭД ИОГВ АО;
- обеспечить обязательность отдельного рассмотрения по каждому факту несвоевременного исполнения входящей корреспонденции;
- проводить на постоянной основе разъяснительную работу среди пользователей СЭД ИОГВ АО по активному использованию её дополнительных возможностей для сокращения количества документов во внутреннем документообороте.
3. Обеспечение подготовки и издания правовых актов Губернатора Астраханской области, Правительства Астраханской области и администрации Губернатора Астраханской области
В 2015 году принято и издано 2466 правовых актов Губернатора, Правительства, администрации Губернатора Астраханской области (в 2014 году было принято 2604 правовых акта).
Вместе с этим более чем на 1000 страниц увеличился объем правовых актов. Если общий объем правовых актов в 2014 году составил 16300 страниц, то в 2015 году – 17308 страниц (в 2010 году – 8841 страница).
Тематический анализ показал, что из общего числа правовых актов Губернатора, Правительства, администрации Губернатора Астраханской области 912 документов (37%) принято по вопросам государственной гражданской службы, кадровой политики, награждений, поощрений, командирования, 203 (8,2%) – по вопросам государственной собственности, имущественных и земельных отношений, 177 (7,2%) – по вопросам деятельности органов местного самоуправления, 170 (6,9%) – по вопросам экономики, инвестиционной политики и ценообразования, 166 (6,7%) – по вопросам сельского хозяйства и т.д.
Наибольшее число правовых актов в 2015 году было подготовлено администрацией Губернатора Астраханской области (1173), агентством по управлению государственным имуществом (172), министерством экономического развития (143), министерством финансов (130), министерством социального развития и труда (129) и другими исполнительными органами государственной власти Астраханской области.
Существенное влияние на количество изданных правовых актов Губернатора, Правительства, администрации Губернатора Астраханской области оказывает качество подготовки документов. В 2015 году 625 правовых актов (23,7 % от общего количества) было издано во изменение ранее принятых (в 2014 году таких документов было 602).
Также из правовых актов Правительства Астраханской области, изданных в 2015 году, 224 документа было принято в рабочем порядке, что составило 17,3% от их общего количества (1292 документа). Подготовка правовых актов Правительства в рабочем порядке не всегда соответствовала требованиям Регламента Правительства Астраханской области.
В целом анализ показывает, что в 2015 году подготовка и выпуск правовых актов Губернатора, Правительства, администрации Губернатора Астраханской области осуществлялись в основном в соответствии с регламентами Губернатора Астраханской области, Правительства Астраханской области и Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области.
Вместе с тем имелись факты нарушения специалистами исполнительных органов государственной власти Астраханской области порядка подготовки, согласования и внесения документов (отсутствие ряда виз согласования, несоответствие электронного и бумажного вариантов проектов, указание неполного и неточного списка рассылки документа, использование старых шаблонов карточки согласования к проектам правовых актов).
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов (в том числе и электронных) постановлением Губернатора Астраханской области от 17.08.2015 №77 утверждена Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области. На сайте управления (http://udo.astrobl.ru) размещены обновленные шаблоны карточек согласования к проектам правовых актов Губернатора, Правительства и администрации Губернатора Астраханской области.
Запланировано на 2016 год:
- совместно с организационно-контрольным управлением администрации Губернатора Астраханской области провести разъяснительную работу со специалистами исполнительных органов государственной власти Астраханской области, ответственными за подготовку правовых актов Правительства Астраханской области, в целях недопущения нарушения требований Регламента Правительства Астраханской области при подготовке проектов правовых актов и подписании их в рабочем порядке;
- провести методические семинары со специалистами исполнительных органов государственной власти Астраханской области по вопросам обеспечения порядка подготовки, согласования и внесения правовых актов Губернатора, Правительства Астраханской области;
- проводить постоянную работу по совершенствованию процесса подготовки правовых актов Губернатора, Правительства Астраханской области.
4. Сокращение расходов на осуществление документационного обеспечения
В 2015 году при росте на 6,1% количества входящей корреспонденции почтовые отправления сократились на 2,1%, объем отправлений фельдсвязью – на 7,8%, а количество телеграмм – на 43%, что, безусловно, является следствием использования СЭД ИОГВ АО и МЭДО.
В связи с внедрением электронного взаимодействия между исполнительными органами государственной власти Астраханской области, муниципальными районами и городскими округами области, а также некоторыми муниципальными образованиями в администрации Губернатора Астраханской области удалось существенно сократить расход бумаги с 2010 по 2015 годы.
В итоге в 2015 году удалось не только сохранить ранее достигнутые показатели по расходу бумаги (с 6000 кг в 2010 году до 1500 кг в 2014 году), но и сократить его по отношению к 2014 году на 20 %.
Запланировано на 2016 год:
- сократить расходы на почтовые услуги, фельдсвязь и телеграф за счет подключения дополнительных абонентов СЭД ИОГВ АО и активного использования системы МЭДО;
- не превышать достигнутого в 2015 году показателя по расходу бумаги.
5. Архивное хранение документов
В архиве управления хранится 5374 дела постоянного хранения, по личному составу, а также временного (5 лет) и долговременного (10 лет) сроков хранения (в 2014 году таких дел было 4438).
Только в 2015 году было переплетено 699 дел постоянного и временного хранения (в 2014 таких дел было 687).
Активно ведется справочная работа по хранящимся в архивном фонде документам. В 2015 году поступил 241 запрос, выдано 847 копий документов.
Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области предусмотрена возможность хранения документов в электронном виде. Определены форматы документов и их категории для организации электронного архива.
В номенклатуре администрации Губернатора Астраханской области часть дел временного хранения переведена в электронный вид. Это стало возможным за счет подключения администрации Губернатора Астраханской области к системе МЭДО.
Запланировано на 2016 год:
- пересмотреть срок хранения некоторых документов в номенклатуре дел администрации Губернатора Астраханской области на 2017 год;
- продолжить работу по расширению перечня номенклатурных дел, по которым создание, работа и хранение предусматривается исключительно в электронном виде.
|
