Реферат по дисциплине "Информационные и коммуникационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле" на тему "Использование программных продуктов компании эос в учебном процессе Омского библиотечного техникума"
|
Скачать 254.84 Kb.
|
Аннотация Организация работы любого учреждения предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время на малых предприятиях, например, функции целого структурного подразделения возлагаются на одного работника, что значительно осложняет процесс работы с документами. В связи с этим на электронные системы ложится обязанность автоматизации всех процедур работы с документами, а также интеграции совместных усилий работников. Актуальность внедрения таких систем определяется следующим: ДОУ оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. Омский библиотечный техникум готовит специалистов документационного обеспечения управления и архивоведения. Изучение автоматизированных систем делопроизводства и документооборота определено Государственным стандартом среднего профессионального образования по специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Выпускники ДОУ со знанием системы ДЕЛО компании «Электронные Офисные Системы» конкурентоспособны на рынке труда г. Омска и России. В работе рассматриваются вопросы организации процесса обучения системе электронного делопроизводства и документооборота ДЕЛО в Омском библиотечном техникуме. Приведены этапы формирования основных понятий систем управления документами, произведена настройка системы на организационную структуру ОмБТ, приведен краткий план занятия по теме. Показана возможность ведения средствами системы ДЕЛО основных процессов обработки документов в Омском библиотечном техникуме, работа с системой обеспечивает получение практических навыков. Особое место отведено использованию основных функций системы ДЕЛО, освоенных на занятиях дисциплины «Информационные и коммуникационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле». В заключении даются выводы по использованию системы в учебных условиях и обозначены предпосылки к ее использованию в целом в Омском библиотечном техникуме. Содержание
Введение В условиях традиционного документооборота в Омском библиотечном техникуме (ОмБТ) должен быть организован электронный информационный обмен между его сотрудниками, что выражается в отсутствии функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных работ. Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий. Непременным условием эффективного функционирования таких систем является совместимость со сложившейся инфраструктурой, ибо автоматизированная система должна стать частью информационной системы организации. Омский библиотечный техникум один из первых среди учебных заведений города Омска приобрел полнофункциональную автоматизированную систему ДЕЛО компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) для подготовки специалистов документационного обеспечения управления и архивоведения. Специалисты ДОУ с навыками работы в системе ДЕЛО наиболее конкурентоспособны, так как на сегодняшний день многие Омские учреждения и организации перешли на систему ЭОС: ДЕЛО, КАДРЫ, АРХИВ. В Омском библиотечном техникуме система установлена в условиях работы локальной сети, однако она организована таким образом, что пользователь системы может работать с ней на любой рабочей станции, где установлена система ДЕЛО, при этом поочередно в ней могут работать различные пользователи, имеющие разный круг обязанностей и доступ к функциям системы. В данной работе были поставлены следующие цели:
В соответствии с целями вытекают следующие задачи исследования:
В ходе изучения возможностей и функций системы ДЕЛО использовался практический метод исследования. В работе представлены алгоритмы основных процессов: регистрация пользователей, настройка системы, приведены примеры регистрации, передачи, обработки документов. Изучение систем электронного делопроизводства и документооборота выходит за рамки учебного времени, поскольку они требуют значительного интервала времени в соответствии со сложностью. Границы занятий расширены за счет выполнения научных и курсовых работ. Исследования САДД проведены в течение нескольких лет такими студентами как Вигилянская Т. (2005 год), Уразбекова Ш. (2006 год), Юникова М. (2007 год). В изучении этой системы применялись знания специальных дисциплин: «Информационные и коммуникационные технологии», «Архивоведение», «Компьютерная обработка документов», «Документационное обеспечение управления», «Документоведение» и других дисциплин.
Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема документооборота определяется организационной структурой предприятия и правилами ведения делопроизводства в организации. Для организации документооборота в техникуме требуется создание истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. настройка системы на организационную структуру техникума. Начальным этапом создания виртуальной модели техникума стало формирование структуры техникума в системе ДЕЛО, которая определяет правила делопроизводства и документооборота: регистрация пользователей, определение их прав на работу с документами, ввод идентификаторов и паролей, а также формирование личных папок пользователей. Очень важно правильно определить каждое ответственное лицо в структуре для того, чтобы он мог напрямую работать с предназначенными для него регистрационными карточками документов.
Для того чтобы «перекроить» предложенную фирмой-разработчиком структуру организации на конкретную (ОмБТ), необходимо создать свою систему кабинетов и выполнить следующие действия:
 Рис. 1. Схема создания кабинетов в системе «ДЕЛО» На рис.1 указана схема структуры ОмБТ, с обозначением основных подразделений техникума, возглавляет которые кабинет «РУКОВОДСТВО». Кабинеты «МЕТОДИЧЕСКАЯ СЛУЖБА», «СЛУЖБА ДОУ», «ОТДЕЛ КАДРОВ», «БУХГАЛТЕРИЯ», «АРХИВ» подчинены кабинету «РУКОВОДСТВО» и занимают равнозначное положение. Закрепление персон за кабинетами можно проследить на схеме. Весь преподавательский состав вошел в методическую службу и в свою очередь он разбит на четыре предметно-цикловые комиссии. Во главе каждой предметно-цикловой комиссии стоит председатель ПЦМК. Основным достоинством системы ДЕЛО является то, что главным ее объектом автоматизации является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства, т.е. работой с регистрационной карточкой (РК) документа – электронным аналогом традиционной регистрационно-контрольной карточки, что обеспечит экономичное и эффективное управление документами. Поэтому система ДЕЛО является приемлемой для установки в Омском библиотечном техникуме. Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа и включает в себя: • внесение реквизитов в РК (регистрационный номер, информация о корреспондентах, краткое содержание документа и другие данные общего характера); • фиксация в РК факта выдачи поручения по документу (введение информации об авторе резолюции, текста поручения, фамилий исполнителей и контролера документа, назначенного срока исполнения документа); • добавление текстов отчетов исполнителей по исполнении документа в регистрационную карточку; • списание документа в дело (добавление в регистрационную карточку номера (наименования) дела, в котором он будет храниться). Таким образом, система ДЕЛО была настроена на организационную структуру Омского библиотечного техникума.
Для отслеживания процедуры исполнения документа в системе предусмотрена дифференцированная поэтапная обработка документов в зависимости от их вида, что позволяет моделировать индивидуальные особенности порядка продвижения документа внутри организации в зависимости от сложности структуры учебного заведения. Порядок обработки и учета документов отображены на панели инструментов в папках главного окна функции Кабинеты и соответствуют всем стадиям обработки документов в Омском библиотечном техникуме. Все документы подразделяются в системе на входящие, исходящие, внутренние и обращения граждан. Самая сложная структура обработки внутренних документов может включать этапы работы с документами, характерные как для входящей так и для исходящей документации. Рассмотрим схему работы с исходящими документами на примере документов по личному составу – о направле нии работника в командировку.  Рис. 2. Схема исполнения внутренних документов в ОмБТ Порядок и алгоритмы составления регистрации внутреннего документа включают в себя: 1. Секретарь создает новый проект в папке кабинета Управление проектами через команду Создать РКПД и в выпавшей регистрационной карточке заполняет необходимые реквизиты проекта документа. 2. Чтобы отправить проект документа на визирование непосредственному руководителю структурного подразделения и бухгалтеру, необходимо на панели инструментов в том же разделе брать ответственных должностных лиц и выбрать переключатель Всем сразу. После ввода в РКПД информации о визировании этим лицом, РКПД направляется должностному лицу, стоящему вторым в списке визирующих лиц и т.д., а в поле на указать количество часов (дней), отводимых на визирование проекта. 2. Чтобы завизировать проект документа пользователям необходимо выбрать из меню Действия команды Визы/подписи, Визировать и в открывшемся окне выбрать текст визы – «Согласен» и дату визирования. 3. Затем в таком же порядке документ поступает на утверждение директором, где он должен проставить отметку «Утверждаю». Чтобы отправить проект документа на регистрацию, из меню Управление необходимо выбрать команду Направить проект на регистрацию. 4. Чтобы работник отдела кадров мог зарегистрировать приказ о направлении сотрудника в командировку, необходимо в модуле системы Документы, выбрать функцию Регистрация документов и в окне Выбор группы нового документа выбрать категорию Приказы по личному составу и кликнуть по кнопке Выбрать. В процессе регистрации внутреннего документа заполняются сведения о подписавшем (директор), завизировавшем документ лицах (зам. директора, бухгалтер), исполнителе. При необходимости бухгалтер может сразу принять документ к исполнению и внести свои поправки в документ. В папке У руководства руководитель вносит в проект необходимые изменения и рассылает резолюцию исполнителям: из меню Поручения выбирается команда Ввести резолюцию и заполняются поля: автор, контролер, дата вынесения и исполнения резолюции, текст резолюции выбирается из справочника Стандартные тексты, определяется степень контрольности поручения (контрольное), а также его конфиденциальность (общий доступ).
Омского библиотечного техникума Система ДЕЛО компании «Электронные Офисные Системы» изучается студентами 3-го курса специальности «ДОУ и архивоведение» и включена в раздел «Использование информационных систем в документационном обеспечении управления и архивоведении». Освоение системы ДЕЛО нацелено на приобретение знаний и навыков работы с системами электронного делопроизводства и документооборота (САДД). В помощь студентам при изучении данного раздела составлена методическая разработка, которая содержит теоретическую и практическую части. Изучение темы «Системы электронного делопроизводства и документооборота» целесообразно проводить по этапам:
управления документами В настоящее время существует множество систем управления документами. Несмотря на то, что они могут по разному работать и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство САДД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В процессе обучения освещаются характеристики восьми автоматизированных систем, популярных на российском рынке. Для знакомства и приобретения первичных навыков по работе с автоматизированными системами делопроизводства и документооборота в наличии имеются демонстрационные версии систем Делопроизводство 2.5 и Евфрат, а также полнофункциональная автоматизированная система ДЕЛО компании «Электронные офисные системы» (ЭОС). Далее приведен краткий ход занятия по теме «Системы электронного делопроизводства и документооборота». Основные требования к знаниям и умениям по теме:
Вопросы, рассматриваемые на занятии:
Практическая работа №1 «Основные приемы работы с САДД Делопроизводство 2.5» Практическая работа №2 «Основные приемы работы с САДД Евфрат» Практическая работа №3 «Основные приемы работы с САДД ДЕЛО» Преподаватель: На рынке представлено множество как российских, так и зарубежных решений для автоматизации документооборота. Рассмотрим несколько наиболее популярных на российском рынке систем:
Для знакомства с ними необходимо найти файлы на D:\SADD в соответствии с номером рабочей станции:
Каждой группе студентов (количество групп соответствует количеству компьютеров) следует проанализировать характеристики и возможности той или иной САДД, выделить достоинства и недостатки, на какую организацию (масштаб) она ориентирована. В кратком изложении довести информацию до всей аудитории. Преподаватель: корректирует ответы, обобщает представленный материал, вместе со студентами делают выводы, оцениваются ответы. 2.2.Основные функции системы ДЕЛО, освоенные в процессе обучения Схема движения входящих документов в техникуме: В обязанности работника отдела кадров входит отслеживание поступившей документации, поэтому система ДЕЛО предусмотрела возможность автоматического оповещения пользователя о поступлении новых документов (флажок Запускать «оповещателя кабинетов» при входе в систему). Работнику необходимо дважды кликуть по иконке системы оповещения, при этом открывается окно Новые сообщения, с информацией о том, в какие именно папки кабинета поступили документы. 1. При поступлении нового документа в учебное заведение проводится предварительное рассмотрение и сортировка документов, и в зависимости от ее результатов работник отдела кадров принимает решение о необходимости регистрации документа, либо направляет его непосредственно должностному лицу, которому оно адресовано. В процессе регистрации входящего документа, заполняются поля: корреспонденты, кому, признак анонимности/коллективности письма, содержание, тематические рубрики, к которым относится документ; связки, примечание, состав, почтовый номер. Дополнительные разделы РК содержат следующую информацию: сопроводительный документ, адресаты, журнал передачи документа, файлы. 2. В папке У руководства руководитель вносит в проект необходимые изменения и рассылает резолюцию исполнителям: из меню Поручения выбирается команда Ввести резолюцию и заполняются поля: автор, контролер, дата вынесения и исполнения резолюции, текст резолюции выбирается из справочника (аналогично алгоритму регистрации внутреннего документа).
Схема движения исходящих документов в техникуме Рассмотрим схему работы с исходящим документом:  Рис. 3. Схема исполнения исходящих документов в ОмБТ 1. Секретарю необходимо при работе в папке Управление проектами документа из меню Управление выбрать команду Создать РКПД и в выпавшей регистрационной карточке заполнить необходимые реквизиты проекта документа. Затем необходимо отправить РК проекта документа на визирование с ответственным лицом, и для этого секретарю необходимо выбрать из меню Действия команды Визы/подписи, Послать на визирование и выбрать нужного работника (бухгалтера), определив также порядок и продолжительность визирования. 2. РКПД автоматически отправляется к визирующему лицу. Чтобы завизировать проект документа бухгалтеру необходимо выбрать из меню Действия команды Визы/подписи, Визировать и в открывшемся окне указать один из вариантов визы – «Согласен» и дату визирования. 3. Затем в таком же порядке документ поступает на утверждение директором в папку На подписи, где он должен проставить отметку «Утверждаю». Чтобы отправить проект документа на регистрацию, из меню Управление необходимо выбрать команду Направить проект на регистрацию. 4. Чтобы зарегистрировать документ, созданный на основе проекта, работник отдела кадров должен, открыв нужный документ, выбрать из меню Управление команду Регистрировать проект и, заполнив соответствующие поля, завершить регистрацию документа, сохранив введенную информацию. 5. Чтобы отправить документ по электронной почте, сотрудник отдела кадров должен выбрать в меню Действия команду Подготовить E-mail и, проверив правильность заполненных полей, выберите в меню Файл команду Отправить. Если в настройках установлен флажок Сообщить о доставке этого сообщения, после отправки сообщения отправитель может автоматически получить уведомление о доставке сообщения адресату. Списание документа: 1. Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования. 2. Выделите требуемую запись и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна журнала. Откроется окно справочника Номенклатура дел. 4. Выберите дело, в которое требуется списать документ. В журнале появится запись о списании документа. 5. В нижней части окна журнала, в полях Списан в дело… в… отредактируйте дату и время списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время), а также укажите оригинал или копия документа, были списаны в дело, а также номер экземпляра (копии). 6. Если требуется, введите в поле Примечание текст комментария (например, можно указать номер тома и страницы дела). По умолчанию в этом поле устанавливается индекс дела, в которое был списан документ. 8. Завершив ввод данных, щелкните на кнопке Записать (ОК), чтобы сохранить введенную информацию. Поиска файлов в системе «ДЕЛО»: 1. Запустите модуль «Документы» и установите в поле Картотека название требуемой картотеки. 2. Щелкните на кнопке Поиск документов и личные папки. Откроется главное окно функции, содержащее рабочее окно режима Поиск. 3. В поле, расположенном на панели инструментов окна, установите название картотеки, в которой должен осуществляться поиск. По умолчанию производится Поиск по всем картотекам. 4. Отметьте флажком в дереве критериев название реквизита, по значению которого требуется провести поиск объекта. В правой части окна появится поле, соответствующее выбранному реквизиту. 5. Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора. В зависимости от вида вводимой информации, значения можно выбирать из справочника, раскрывающегося списка, либо из календаря, некоторые поля – вводом с клавиатуры. 9. Сформировав поисковый запрос, выберите из меню Управление команду Начать поиск, или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов (или нажмите клавиши Ctrl+Enter). По окончании поиска откроется окно, содержащее список объектов (РК, поручений или РКПД), удовлетворяющих заданным критериям отбора. Заключение Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить его возможности. ДЕЛО – это программный комплекс, позволяющий создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций. В результате исследования была создана модель ГОУ СПО Омской области «Омский библиотечный техникум» и адаптирована для системы ДЕЛО, изучены основные процессы, необходимые для рационализации автоматизированного документооборота в данном учебном заведении:
Система ДЕЛО поддерживает полный жизненный цикл документа от создания проекта документа или регистрации документа до списания в дело и передачи в архив. Функциональные возможности системы поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, выдачу поручений к документу, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело, передача дела в архив. Модуль формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов. Выработаны алгоритмы основных процессов поэтапной обработки документов в работе с системой применительно к внутреннему, входящему и исходящему документопотокам на примере приказа о направлении работника в командировку, договоре о монтаже локальной сети, приказ о распределении студентов на практику. Эта система пригодна для использования не только в учебных целях, но и для автоматизации процессов документооборота и делопроизводства Омского библиотечного техникума, поскольку:
Однако при внедрении данной системы на практике существуют следующие недостатки:
Список использованных источников
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 |
5: базы данных в информационном обеспечении управления 49 Учебное пособие по курсу «Информационные технологии в документационном обеспечении управления» / сост. Р. А. Коканова, А. Ф. Климова.... |
 |
Инструкция пользователя к эор Уважаемые студенты, изучающие дисциплину «Информационные технологии в архивном деле»! |
|
Е. П. Давлетярова Ю. А. Медведев Файловый менеджер Total Commander ч асть 2 «Информатика», «Математика и информатика», «Информационные и коммуникационные технологии в образовании», а также могут быть использованы... |
|
Обобщение практики осуществления государственного контроля за соблюдением... В 2016 году работа по проведению проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации была организована в... |
|
Реферат На тему «Геоинфармационный рынок популярных гис продуктов.... На тему «Геоинфармационный рынок популярных гис продуктов. Классификация технических и программных средств для гис» |
|
Закон Кировской области от 02. 03. 2005 №313-зо «Об архивном деле в Кировской области» Справка проверки соблюдения нормативных правовых актов об архивном деле, а также состояния сохранности документов Архивного фонда... |
|
Методические указания к выполнению практических работ по дисциплинам... М. А. Аветикян, Н. А. Коваленко, И. Н. Шапкин, М. И. Шмулевич Информационные технологии на железнодорожном транспорте |
|
Методические рекомендации для обучающихся по выполнению домашней... Составлены в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальностям... |
|
Закон Республики Дагестан «Об архивном деле в Республике Дагестан» Министерства юстиции Республики Дагестан для осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике... |
|
О документационном обеспечении управления тольяттинского государственного университета Данный приказ (распоряжение) касается их деятельности |
|
«Разработка и стандартизация программных средств и информационных технологий» Целью подготовки студентов по дисциплине является формирование целостной системы знаний о принципах, моделях и методах, используемых... |
|
«Использование технологии видеоконференция как инструмента внедрения... Заочные региональные научно-технические чтения обучающихся и педагогических работников профессиональных образовательных организаций... |
|
Методические рекомендации для обучающихся по выполнению домашней... Составлены в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальностям... |
|
Программа (повышение квалификации) «Информационные и коммуникационные технологии в образовании» Программа утверждена на заседании Ученого совета фгаоу апк и ппро, протокол № от |
|
Реферат по информатике на тему «Всё об internet» Место абонентского программного обеспечения в комплексе программных средств сети Internet. 24 |
|
Курсовой проект по дисциплине "Информационные технологии управления"... Экономическая эффективность автоматизации бизнес процессов с помощью программного продукта sap erp |