Обобщение практики осуществления государственного контроля
за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Московской области за 2016 год
В 2016 году работа по проведению проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации была организована в соответствии с планами, утвержденными приказами начальника Главного архивного управления Московской:
планом проведения плановых проверок органов государственной власти Московской области;
планом проведения проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления Московской области;
планом проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Общее количество проведенных проверок – 35. Из них:
5 проверок органов государственной власти Московской области;
16 проверок органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области;
14 проверок юридических лиц.
Типичные нарушения обязательных требований, выявленные в результате проверок органов государственной власти Московской области:
1.1. Не упорядочены и не внесены в описи документы постоянного хранения и по личному составу по 2013 год включительно.
1.2. Образована экспертная комиссия, тогда как при наличии подведомственных организаций должна быть образована центральная экспертная комиссия.
Не разработано положение об экспертной комиссии, не вносятся изменения в ее состав и не проводятся заседания.
1.4. Не назначено лицо, ответственное за архив.
1.5. В номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года не заполняется графа 3 «Количество дел» и не составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в прошедшем году.
1.6. Лицевые счета по заработной плате, которые должны храниться в течение 50 лет, ведутся в электронном виде и не распечатываются.
1.7. Допускается уничтожение архивных документов до утверждения экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период.
2. Типичные нарушения обязательных требований, выявленные в результате проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления Московской области:
2.1. Внесение в положение о муниципальном архиве и должностные инструкции работников следующих положений:
о включении муниципального архива в систему Главного архивного управления Московской области;
деление Архивного фонда Российской Федерации на государственную и негосударственную части (отсутствует в законодательстве Российской Федерации);
ссылки на Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положение об Архивном фонде Российской Федерации, Закон Московской области «Об архивном фонде Московской области и архивах»;
об исполнении отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела по поручению Главного архивного управления Московской области;
о проведении проверок или участии в проверках соблюдения законодательства России об архивном деле дела;
о заключении договоров с государственными (в том числе федеральными) организациями о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства;
о приеме архивных документов на государственное хранение в муниципальный архив;
включение в число основных задач комплектования только документами Архивного фонда Российской Федерации;
о представлении на утверждение (а не на согласование) ЭПК Главархива Московской области описей дел по личному составу;
об осуществлении контроля за работой архивов и состоянием делопроизводства в федеральных организациях и организациях Московской области по поручению Главархива Московской области;
не предусмотрено представление на рассмотрение ЭПК Главархива Московской области проектов инструкций по делопроизводству;
перечисляются не все формы использования архивных документов;
не предусмотрено предоставление государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела;
не говорится о согласовании руководителем муниципального архива положений об экспертной комиссии и архиве организаций-источников комплектования;
отсутствуют полномочия по организации учета документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов в источниках комплектования;
о передаче на хранение в ГКУ МО «Центральный государственный архив Московской области» архивных фондов при ликвидации муниципального архива.
2.2. В сфере обеспечения сохранности архивных документов:
Влажность воздуха значительно ниже нормативной (50-55 %).
Измерения температуры и влажности воздуха производятся 1-2 раза в месяц вместо еженедельных.
Принятые меры по нормализации температурно-влажностного режима не отражаются в специальном регистрационном журнале.
Архивохранилища и запасной выход из архива не опечатываются.
Не пронумерованы шкафы стеллажей, а стеллажные полки пронумерованы не в пределах шкафа.
Не пронумерованы помещения архива.
Не все огнетушители своевременно перезаряжены.
На корпусе огнетушителей не проставлены порядковые номера, не ведется учет состояния огнетушителей.
Отсутствует журнал регистрации ключей к замкам помещений муниципального архива.
На окнах отсутствуют противомоскитные сетки.
Отсутствует план (схема) размещения архивных фондов, утвержденная руководителем муниципального архива.
Отсутствуют топографические указатели. Или составлены не по установленной форме и в одном экземпляре.
На ярлыках коробок отсутствует название архивного фонда.
Закартонированы не 100 % дел, хранящихся в муниципальном архиве
По результатам проверки наличия и состояния дел в описи не проставляется штамп и не делается запись.
Порядок выдачи (сроки выдачи и оформление) архивных документов из архивохранилища во временное пользование не соответствует требованиям правил.
2.3. В сфере государственного учета документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов:
Несвоевременно вносятся записи о поступлении архивных документов на хранение.
Акты приема-передачи архивных документов на хранение нумеруются не в пределах каждого фонда, а имеют валовую нумерацию в пределах года.
В книге учета поступлений документов не указываются номер и дата документа, на основании которого приняты на хранение архивные документы; отсутствуют ежегодные итоговые записи.
В писке фондов название архивного фонда должно состоять из: полного и (в скобках) сокращенного названия организации с указанием ее подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.
Имеются дела фондов, и описи дел, не подшитые в твердую обложку.
В описях дел не пронумерованы листы, отсутствуют сводные итоговые записи.
На обложках описей дел отсутствуют реестровые номера.
Все три экземпляра описей дел хранятся вместе.
Реестр описей дел составлен не по установленной форме, отсутствуют лист-заверитель, нумерация листов, итоговые записи.
В реестр описей дел, документов новые описи дел вносятся не в порядке очередности, а присоединяются к соответствующему архивному фонду.
В листах фондов вместо указания общего количества дел по каждой описи указано количество каждой категории дел, включенных в описи.
В дела фондов включены акты о выделении к уничтожению документов, составленные в организациях-источниках комплектования при упорядочении документов. К части дел фондов отсутствуют листы-заверители.
В делах фондов во внутренней описи указано количество листов в деле, а не количество листов внутренней описи.
2.4. В сфере комплектования:
Не все организации-источники комплектования имеют номенклатуры дел, согласованные ЭПК Главархива Московской области не более 5 лет назад.
В ряде организаций-источников комплектования не упорядочены документы и не представлены на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области описи дел постоянного хранения и по личному составу по 2013 год включительно.
Нарушены сроки ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и передачи их на муниципальное хранение в организациях-источниках комплектования.
2.5. В сфере использования архивных документов:
Не оговариваются сокращения, если они приведены в тексте архивной справки так, как в архивном документе.
В архивных справках указывается не только фамилия заявителя, данная в тексте документа, но и фамилия, которую он носит сегодня, а также дата рождения (сведения, которых нет в документах).
В случае отсутствия в муниципальном архиве документов какой-либо организации не даются рекомендации заявителям по вопросу обращения к месту возможного хранения архивных документов.
3. Типичные нарушения обязательных требований, выявленные в результате проверок юридических лиц:
3.1. Не упорядочены и не внесены в описи документы постоянного хранения и по личному составу по 2013 год включительно.
3.2. Нарушены сроки ведомственного хранения документов Архивного фонда Московской области (т.е. своевременно не переданы на хранения в государственный или муниципальный архив документы Архивного фонда Московской области).
3.3. Не разработана номенклатура дел. Или в номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года не заполняется графа 3 «Количество дел» и не составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в прошедшем году.
3.4. Не создана экспертная комиссия, не разработано положение о ней.
3.5. Проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения до утверждения описей дел постоянного хранения за аналогичный период.
3.6. В помещении архива: не установлены огнетушители; окна не закрыты шторами или жалюзи; имеются следы многочисленных проточек, помещение нуждается в ремонте; не соблюдаются противопожарный и температурно-влажностный режимы хранения документов.
3.7. Не ведется журнал регистрации показаний температуры и влажности воздуха в архивохранилище.
Заместитель начальника
Главархива Московской области Л.Ю. Кондратова
|
