|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессионального образования
«Астраханский государственный университет»
Р.А.Коканова, А.Ф.Климова
Информационные технологии в документационном обеспечении управления
Учебное пособие
для студентов, обучающихся по направлению
034700 Документоведение и архивоведение
Астрахань
2013
ББК
Рецензент(ы):
Учебное пособие по курсу «Информационные технологии в документационном обеспечении управления» / сост. Р.А.Коканова, А.Ф.Климова. – Астрахань: Издательский дом «Астраханский университет», 2013. – 129 с.
Аннотация. Учебное пособие содержит разделы курса, каждый из которых состоит из теории, контрольных вопросов по теме и самостоятельных заданий.
Изучение курса дает студентам ясное представление о дисциплине «Информационные технологии в документационном обеспечении управления», об использовании современных информационных технологий в делопроизводстве.
© Р.А.Коканова, А.Ф.Климова,
сост., 2013
ОГЛАВЛЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1
Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессионального образования 1
ББК 2
ОГЛАВЛЕНИЕ 3
ТЕМА 1: ИСТОРИЯ МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ ДОУ 4
ТЕМА 2: НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДОУ 9
ТЕМА 3: АВТОМАТИЗАЦИЯ СФЕРЫ ДОУ 22
ТЕМА 4: ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В СРЕДЕ ОФИСНЫХ ПАКЕТОВ MS OFFICE 35
Контрольные вопросы 48
ТЕМА 5: БАЗЫ ДАННЫХ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ 49
Базы данных (БД) как средство хранения и обработки информации 49
Назначение и функции систем управления базами данных (СУБД). Виды (СУБД). 61
Общая характеристика возможностей использования технологий баз данных в документационном обеспечении управления 67
ТЕМА 6: ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОУ (АС ДОУ) 70
ТЕМА 7: ИНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГИИ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ДОУ 105
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 127
ТЕМА 1: ИСТОРИЯ МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ ДОУ
Состояние мировой цивилизации определяется двумя видами процессов, которые в наиболее отчетливой форме появились в конце 60-х гг. Первый из них связан с резким нарастанием циркулирующей в обществе информации и назван «информационным взрывом». Второй процесс - бурное развитие средств вычислительной техники и телекоммуникаций. Важной вехой в развитии средств обработки информации было изобретение персонального компьютера, что привело к изменениям во всех сферах общества за счёт бурного роста числа сравнительно недорогих ЭВМ, последующего развития коммуникационной инфраструктуры и компьютерных сетей. Сам процесс получил название «информатизация».
В настоящее время современная информационная технология все решительнее заявляет о себе как принципиально новая технология сбора, обработки и передачи информации. Компьютер оказывает существенное влияние на организацию и характер труда, автоматизируя в первую очередь рутинные операции. При этом появляется больше возможности заниматься творчеством, меняется характер коммуникаций между людьми. По определению «информационная технология» включает в себя методы обработки информации как результат сочетания технологических возможностей вычислительной техники, электросвязи, информатики, направленных на сбор, накопление, анализ, доставку информации для принятия решений. Согласно ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.
Автоматизация делопроизводства и документационного обеспечения управления (ДОУ) имеют свою более чем сорокалетнюю историю.
Анализ прошлого века позволяет отметить некоторые особенности первого этапа автоматизации (ДОУ), связанного с применением так называемых больших ЭВМ и идеи создания общегосударственной автоматизированной системы управления (АСУ). АСУ – это система, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остается за человеком.
Была разработана классификация АСУ, в которой выделялись АСУ разных уровней системы управления - АСУП (для предприятий и организаций), ОАСУ (отраслевые АСУ), республиканские и региональные АСУ (РАСУ), ОГАС (общегосударственная автоматизированная система) [1].
Характерной чертой процесса внедрения АСУ было сохранение действующих делопроизводственных подразделений и создание их аналогов в составе вычислительных центров. В учреждениях существовали три параллельных информационных потока: делопроизводственный в канцелярии, автоматизированный на распечатках в вычислительном центре и смешанный в функциональных подразделениях. Такая инфраструктура документопотоков была очень сложной. В связи с этим подобного рода системы применялись лишь в крупных министерствах и ведомствах, которые имели возможность бюджетного финансирования данного дела.
Практической пользы для делопроизводственного персонала внедрение частичной автоматизации не нанесло, наоборот возрос объем документации. Но нужно отметить, что автоматизация отдельных производственных процедур обработки документов заставила ученых и специалистов задуматься над проблемами автоматизации управленческих процессов, унификации и стандартизации документов.
Появившийся опыт к началу 80-х годов распространения терминальных устройств дали возможность передовым учреждениям перейти к созданию специальных автоматизированных систем документационного обеспечения управления.
Одна из лучших полифункциональных автоматизированных систем обработки организационно – распорядительной документации (АСОД) была разработана институтом «Информэлектро». Она стала прообразом систем нового типа, которые позволили перейти от локальной автоматизации отдельных делопроизводственных функций и процедур к комплексному решению проблемы автоматизации ДОУ. [1]
Одним из общих направлений работы в 80-е гг. стало создание автоматизированных рабочих мест (АРМ). Цель создания АРМ заключалась в эффективном использовании информационных ресурсов в делопроизводственном процессе. Все АРМ объединялись в сети, что позволяло использовать все информационные ресурсы в пределах системы.
На развитие документоведения в период 70-80-х годов все большое влияние стали оказывать специалисты по информационному обеспечению, которые также занимались ДОУ, привнося свое понимание и документа, и вопросов проектирования документных систем. Реально подойти к проектированию автоматизированной системы позволил научно – технический прогресс. Такая система получила название система документационного обеспечения (СДО). [1]
Система документационного обеспечения – принципиально новый для документоведения подход к рационализации и анализу документации: изменяется содержательное наполнение объекта исследования за счет расширения состава традиционных документов и включения машинных носителей; создаются новые организационные формы управления документацией с централизацией ответственности за весь документационный массив в пределах организации.
Как отмечает А.Н. Сокова, создание СДО должно было включать два этапа [2]. На первом этапе должна произойти рационализация существующей документальной системы. Второй этап должен был провести к принципиальному изменению системы документирования и обмена информацией и к переходу на безбумажные формы обмена информацией в системе управления.
В 1985г. был закончен техно – рабочий проект системы и началось его опытное внедрение в базовых организациях. Разработчики выделили четыре основных компонента СДО: организационно – правовое обеспечение; документальная база; автоматизированная технология подготовки документов; технология обработки документов средствами оргтехники.
Важное значение разработчики придавали второму компоненту системы – документальной базе.
В нее были включены:
примерный табель форм документов по типовым управленческим функциям и типовым структурным подразделениям центрального аппарата министерств;
методические указания по разработке, внедрению и ведению табеля форм документов;
альбом унифицированных форм распорядительных документов;
схема построения номенклатуры дел центрального аппарата министерств. [1]
В целом состав компонентов документационной базы обеспечил целенаправленное упорядочение состава видов и форм документов центрального аппарата министерств и ведомств, систематизацию их по функциям и уровням управления, достижения системности в документирование и в работе по унификации форм документов. Авторы проекта отмечали, что разработка документационной базы является необходимым условием эффективного использования средств электронно-вычислительной техники в документационном обеспечение, в тоже время совершенствование документационной базы имеет самостоятельное значение независимо от использования ее процессов автоматизированной обработки документной информации.
Анализируя первый период автоматизации ДОУ, необходимо отметить, что всего за два десятилетия отечественное документоведение сумело накопить знание, чтобы профессионально решать сложные задачи, а автоматизация работы с документами преодолела путь от локальной рационализации отдельных рабочих мест до создания проектов документационных систем на базе современной техники.
В 90-е годы происходит существенное изменение ситуации в сфере автоматизации документационного обеспечения управления. Если в предыдущий период времени государство регулировало эти процессы с помощью соответствующих органов, создавая программы разработки и внедрения автоматизированных систем управления, то в рассматриваемый период сложились новые обстоятельства, влияющие на процессы автоматизации работы с документами организациях. На данный период было неудовлетворительное состояние делопроизводства в стране. К основным недостатком относятся: слабая оснащенность компьютерной техникой; отсутствие электронных технологий, большое отставание в работах по стандартизации форм документов; фактическое отсутствие нормативных материалов описывающих ДОУ и т.д.
Основными предпосылками для преодоления указанных негативных явлений в сфере работы документов является прогресс в области новых информационных технологий. В настоящее время рынок информационной техники дает возможность приобретать любые информационные системы и технологии.
Следующей предпосылкой является возникновения спроса на современные системы документационного обеспечения управления. В рассматриваемый период времени возрастает число фирм, которые занимаются производством программных продуктов и разработкой автоматизированных систем управления документацией. Постепенно увеличивается насыщение организаций новыми информационными технологиями и компьютерной техникой.
Контрольные вопросы
В чем заключается идея создания АСУ?
Особенности автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы.
Современные условия и предпосылки разработки автоматизированных систем управления документацией.
|
