1: Управление как целенаправленный процесс
|
Скачать 2.57 Mb.
|
Основные правила (техника) делегирования |Для руководителя из необходимости делегирования вытекает целый ряд обязанностей: — подобрать подходящих сотрудников; — распределить сферы ответственности; — координировать выполнение порученных задач; — стимулировать и консультировать подчиненных; — осуществлять контроль рабочего процесса и результатов; — давать оценку своим сотрудникам (прежде всего хвалить, но и конструктивно критиковать); — пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Для подчиненных из делегирования также вытекают специфические обязанности: — самостоятельно осуществлять делегированную деятельность и принимать решения под свою ответственность; - своевременно и подробно информировать руководителя; - ставить руководителя в известность обо всех необычных случаях; - координировать свою деятельность со своими коллегами и заботиться об обмене информацией; — повышать квалификацию для того, чтобы отвечать предъявленным требованиям. Для менеджера проблема делегирования, несомненно, состоит не в том, сколько дел он должен делегировать, чтобы разгрузить себя я высвободить свое время, а в том, сколько дел он может поручить, не предъявляя к сотрудникам чрезмерных требований. Чем более высокое место в служебной иерархии занимает руководитель, тем больше времени он должен тратить на руководящую деятельность и тем меньше — на исполнительскую. Что делегировать, а что — нет? Делегировать в любом случае надо: — рутинную работу; — специализированную деятельность; — частные вопросы; — подготовительную работу (проекты и т. п.). В конкретных случаях проверяйте каждое из предстоящих Вам дел на возможность делегирования. Например, оцените такие занятия, как: — предварительная формулировка, но не окончательная фиксация целей, планов, программ и проектов, по которым Вы должны принимать решения; — участие вместо Вас в совещаниях, на которых Ваши проблемы и предложения по решению могут быть изложены Вашим сотрудником. Делегируйте также те важные средне- и долгосрочные задачи из сферы Вашей деятельности, которые могут мотивировать сотрудника и способствовать росту его профессионального уровня. Не подлежат делегированию: — такие функции руководителя, как установление целей, принятие решений по выработке политики предприятие, контроль результатов и т. п.; — руководство сотрудниками, их мотивация; — задачи высокой степени риска; — необычные, исключительные дела; — актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки; — задачи строго доверительного характера. Делегированию подлежат не все, а лишь часть прав, которыми наделен руководитель. Делегированию не подлежат права, которые по действующим нормам должны быть реализованы только самим начальником органа (подразделения) управления. К не делегируемым задачам относятся: 1) постановка общих целей; 2) долго-, средне- и краткосрочное общее планирование и соответствующие им стратегии; 3) определение организационной структуры предприятия; 4) концепция маркетинга; 5) направления финансовой политики; 6) кадровая и социальная политика; 7) выбор сотрудников, подчиняющихся непосредственно руководству предприятия. Делегирование задач, компетенции и ответственности может осуществляться только руководителем предприятия. Что и в какой степени необходимо делегировать на отдельные уровни — зависит от размера предприятий. Чем крупнее организация и сложнее ее структура, тем больше вопросов о делегировании передоверяется нижестоящим руководителям. Тема 8: Коммуникация в управлении. Понятие и сущность коммуникации. Коммуникационный процесс. Этапы коммуникации. Основные виды коммуникаций. Барьеры эффективности коммуникаций и пути их преодоления. Использование обратной связи. Коммуникационные сети, их характеристика. Культура делового общения. Коммуникация — это передача информации от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно; жесты; поза; тон голоса; тем, что не сказано, и т.д.) с целью получения в ответ желаемой реакции. «Коммуникация» и «информация» хотя и различные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания. Термин коммуникация происходит от латинского communis, означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена не просто как передача информации от одного субъекта к другому, а как установление понимания с помощью общих символов. Основная составляющая коммуникативного обмена – обнаружение общего смысла, для этой цели служит механизм обратной связи. Для руководителей очень важно своевременное получение достоверной, необходимой и достаточной информации. Почему эффективная межличностная коммуникация так важна для успеха в управлении? Каковы основные функции коммуникации в управлении? Основными функциями коммуникации в организации являются, во-первых, координация действий. Решение многих управленческих задач строится на взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненных друг с другом и т. д.) в рамках различных событий. Так, в компании «Дю Понт» руководители нижнего уровня коммуницируют с точки зрения распределения времени следующим образом: лично и на заседаниях—53%; письменно — 16; чтение — 15; телефонные разговоры — 8; прочее —8%. Во-вторых, распространение информации. Межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Существует понятие «богатство» информации – это степень, с которой информация может изменить понимание проблемы в рамках определенного периода времени. При этом данные, составляющие информацию, являются продуктом коммуникации. «Богатство» информации определяется не только содержанием данных, но и средствами передачи этой информации. Более глубокое изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение-, этого аспекта взаимодействия людей в организации как процесса, состоящего из этапов и стадий. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом. Рассмотрим отдельные составляющие и этапы данного процесса. В коммуникационном процессе выделяют шесть составных частей, этапов: 1) кодирование, 2) передача или послание, 3) среда, 4) прием, 5) декодирование, 6) обратная связь. Того, кто задумал передать информацию, называют отправителем. Это ключевая роль, выполняемая участником процесса. Она заключается в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи партнеру по общению; эта роль переходит от одного лица к другому по мере того, как ее выполнение закончено. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках данного процесса и формулировании значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику. Далее отправитель кодирует свою идею. Кодирование — это трансформирование передаваемого значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков — носителей информации. Так, носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Далее носители организуются в определенную форму или формы. Таковыми могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т. д. Например, умение говорить, писать, жестикулировать, позировать, изображать мимику или действовать играет важную роль в способности отправителя кодировать передаваемое значение. Кодирование зависит от навыков отправителя сообщения, связанных с изложением своих мыслей на языке, понятном получателю информации. Это может быть обычный язык, язык формул и знаков, организационный или профессиональный жаргон, понятный только ограниченному кругу лиц, а иногда комбинирование нескольких языков. В результате формируется послание или то, что пошлет отправитель. Послание содержит данные с определенным значением. Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. При этом отправитель рассчитывает, что послание будет получено именно с пониманием того значения, которое в него заложено. Чем больше различие между тем, что было передано и что было получено, тем беднее межличностная коммуникация. Так, профессионалы обычно имеют трудности в коммуникации с публикой, так как они кодируют значение в формы, понятные только людям их круга (аббревиатуры инженеров и чиновников, юридические термины, тексты контрактов и анкет и т. п.). Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего, так как сами собой вербальные и невербальные носители значения не имеют. Эффективность среды зависит от выбора средств, которые для этого используются. Различные средства имеют различные результаты. Например, письменный меморандум является очень «скудным» средством. Письменное сообщение пригодно для изложения фактов, статистических данных, но часто не дает возможности оценить его эмоциональную окраску, а иногда понять подтекст сообщения. В телефонных разговорах дополнительную информацию, не содержащуюся в самом тексте, могут дать интонация говорящего, паузы, повторы. В этом смысле более эффективны коммуникации шлицом к лицу», позволяющие расширить объем получаемой информации за счет невербальной составляющей: мимики, жестов, движений и т. п. Обобщая полученные данные, Ленгел и Дафт утверждают, что для простых и очень доступных сообщений должны использоваться простые средства, если сообщения сложные или непостоянные сложные средства. Например, требование, чтобы сотрудники организации перестали использовать при сборке механизма деталь определенного типа и заменили ее другой, более дешевой, необходимо передать письменно или по электронной почте, а приглашение на работу ведущего специалиста фирмы-конкурента должно быть сделано «лицом к лицу». Тот, на кого было направлено послание и кого оно достигло, называется получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации для того, чтобы процесс состоялся. Его роль заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для него значение. Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Оказывается, получить—еще не значит понять, а понять — еще не значит принять. Известно, что если кто-то вас понял, это не значит, что он с вами согласен. Эффективная коммуникация устраняет причину непринятия. В этом — главная сложность коммуникации. Так, например, направленное начальником предложение подчиненному повысить квалификацию может быть воспринято как обычная кадровая акция, а может и как специальное внимание с его стороны. В случае первого восприятия послание может быть понято как желание руководства впоследствии продвинуть работника в должности, и, естественно, оно будет принято с готовностью. Во втором случае оно может быть истолковано получателем как недовольство его работой со стороны начальства, что значительно снизит вероятность его принятия, хотя подчиненный посетит предписанные занятия. Оценка или принятие значения послания во многом базируется на той системе критериальных ценностей, которой придерживается получатель. Общий язык помогает раскодированию: «понять с полуслова». Точность коммуникации оценивается по отношению к идеальному состоянию, т. е. когда намерение значения отправителя послания равно интерпретации этого значения получателем. В этом отношении факты близки к идеальному состоянию. Четыре условия определяют результаты декодирования: 1) навыки, 2) установки, 3) знания и 4) социокультурная система. Результаты декодирования показывают, что разные люди по-разному понимают различные сообщения. Технический и профессиональный жаргоны могут быть непонятны. Необходимо разъяснение терминов, учет культурных различий, перевод с профессионального языка на доступный для всех. Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как все те же средства коммуникационного процесса от носителей до оценки принятой информации, используемые уже в этом случае в противоположных целях и намерениях, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т. д.), затрудняющие точную передачу сигнала. При наличии среды шум существует априори, т. е. он в определенной степени присутствует всегда. Поэтому необходимо иметь в виду, что на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания. Шум влияет на частоту повторения сигнала или на повышение его интенсивности. Эффективный руководитель попытается максимально преодолеть имеющийся шум или снизить его уровень и передать смысл своего послания как можно точнее. Примерами наличия шума могут быть следующие: звуковые ошибки в произношении; наличие более сильного параллельного сигнала; языковые ошибки; искажения в линиях связи; добавление к посланию «своего» на различных уровнях и т. д. Основная составляющая коммуникационного обмена – обнаружение общего смысла, для этой цели служит механизм обратной связи. Обратная связь — это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении. Обратная связь появляется в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем, а отправитель—получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую-то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может быть прямой (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенной (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т. п.). И то и другое свидетельствует как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах. Коммуникационные барьеры В процессе общения важно правильное понимание информации, отсюда проблема интерпретации сообщения. Коммуникативные барьеры - психологические препятствия на пути адекватной передачи информации между партнерами по общению. Такие барьеры искажают информации, иногда делают ее восприятие практически невозможным. Выделяют 3 группы коммуникативных барьеров: 1) барьеры непонимания; 2) барьеры, связанные с социокультурными различиями; 3) барьеры отношений. Барьеры непонимания. 1) барьеры фонематической природы: различие языков, дефекты речи и дикции, искаженный грамматический строй речи, скороговорки. |
Похожие:
 |
Мониторинг сми период времени: 14-11-2016 Где найти профессиональных сотрудников? Как ускорить процесс погружения молодого специалиста в рабочий процесс? Какими гарантиями... |
 |
1. Воспитательный процесс и его характеристика Тема Воспитательный... Артамонова Е. Р., к психол н., доцент кафедры общей и педагогической психологии Гуми влГУ |
|
Что такое бизнес-процесс? Набор связанных процедур, направленных на достижение определенного результата. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в... |
|
Процессуальный аспект Как помочь учащимся не поверхностно, наспех, а продуманно, глубоко осмыслить идеи великих писателей? Как заинтересовать детей чтением?... |
|
Памятка: Как записаться на экзамены в гибдд Вам необходимо зарегистрироваться на портале госуслуг Gosuslugi ru. Процесс создания учетной записи мы рассмотрим пошагово ниже,... |
|
Оглавление Земли — это объективный процесс. В рамках эволюционного процесса протекает глобальный исторический процесс, т е процесс изменения... |
|
Нашего урока: «Отрочество особая пора жизни» Цели: познакомить с характерными физическими и психологическими чертами подростков; дать представление о том, как переходный возраст... |
|
Управление гостехнадзора Псковской области информирует жителей региона... Для этого нужно быть владельцем удостоверения тракториста-машиниста, подтверждающего наличие права на управление внедорожными мототранспортными... |
|
Сергей Матвеев cto, Технический директор Местоположение Управление проектами, Управление продуктами, Управление людьми, Построение команды, Управление разработкой, Проектное планирование,... |
|
Программа государственного междисциплинарного экзамена по специальности... Процесс обучения студентов специальности 080502. 65 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» завершается итоговой аттестацией,... |
|
Республика Северная Осетия Алания Министерство образования и науки... Победитель республиканского конкурса «Внедрение в образовательный процесс современных информационно-коммуникационных технологий» |
|
Республика Северная Осетия Алания Министерство образования и науки... Победитель республиканского конкурса «Внедрение в образовательный процесс современных информационно-коммуникационных технологий» |
|
Урок Как Совмещать формы? Урок Как Использовать функцию «Отрежь и Сшей (оверлоком)» Если Вы хотите хорошо посадить изделие на фигуре, приходится тщательно работать с выкройкой. Особенно хлопотный процесс, когда (с... |
|
Методическая разработка практического занятия по теме: «лекарственная... Цель занятия: освоение навыков постановки диагноза и тактики ведения пациентов с лекарственной болезнью (целенаправленный сбор анамнеза,... |
|
Уральский филиал фгуп «росдорнии» утверждаю заместитель начальника... Правила приемки, транспортирования и хранения исходных материалов и материалов, обеспечивающих технологический процесс. 18 |
|
Республика Северная Осетия Алания Министерство образования и науки... Победитель республиканского конкурса «Внедрение в образовательный процесс современных информационно-коммуникационных технологий» |