1: Управление как целенаправленный процесс

Скачать 2.57 Mb.

Название	1: Управление как целенаправленный процесс
страница	18/18
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

1 ... 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Анализ использования времени

Одним из способов анализа использования времени может служить составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы

(СЛАЙД) – анализ видов деятельности и расхода времени

(СЛАЙД) – листок «дневных помех» (перерывов в работе). Сюда заносятся все помехи, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры, незаявленные посетители, время, потраченное на ожидание и т.п.

(РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ) с помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов вы можете сами проанализировать практиковавший вами до сих рабочий стиль и определить, в каких сферах вы теряете время.

ФУНКЦИИ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой, и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

(СЛАЙД) Деятельность руководителя можно представить через следующие виды деятельности или функции.

Постановка цели. Анализ и формирование личных целей.
Планирование. Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.
Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
Контроль. Самоконтроль и контроль итогов.

Во внутреннем круге расположена дополнительная функция.

Информация и коммуникация. Вокруг этой функции в известной мере вращаются все остальные функции, поскольку коммуникация как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ

Процесс постановки цели охватывает три фазы (СЛАЙД)

Обеспечьте сначала ясность цели, для чего с помощью предложенный вопросов опишите сначала, чего вы конкретно хотите достичь (жизненные цели)

ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование в круге самоменеджмента означает подготовку к реализации целей. Затрачивая больше времени на планирование, вы сокращает время на исполнение и экономите время в целом.

Правила и принципы планирования.

1. основное соотношение 60 : 40. Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%. События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители времени»), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиков. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

(СЛАЙД)

2. реалистичное планирование. Планируйте лишь тот объем, с которым вы реально можете справиться.

3. письменная форма. В этом случае ничего не будет потеряно и вы будете всегда иметь полный обзор дел.

4. фиксация результатов вместо действий. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие – либо действия.

Пример: вместо «позвонить господину Иванову» лучше «согласовать с г-ном Ивановым программу для компьютера»

5. установление временных норм. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своей плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

Опыт показывает: На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнут намного быстрее.

При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий

Ту или иную работу выполняют обычно столько, сколько времени имеется в распоряжении. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что угодно, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в говорильню, где шуму много, а толку мало. Чаще всего деловые встречи назначают на 10 часов утра, и длятся подобные переговоры до обеда. Между тем, если переговоры назначать на 11 часов утра, то они также непременно закончатся к обеду, причем результат их будет не только не хуже, а возможно и лучше. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т. п. Время — деньги, и если последние постоянно просчитываются, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитываются крайне редко.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность.

Ключ к успеху: ежедневно делать следующее:

Перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решения о приоритетах, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Если вы убедитесь в ценности этой системы, передайте ее дальше своим сотрудникам. Испытывайте ее столь долго, сколько сочтет нужным, а затем выпишите мне чек на сумму, которой, по вашему мнению, эта система стоит. Спустя несколько недель президент прислал советнику чек на 25 000 долларов.

Установить приоритетность – означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение.

ПРИНЦИП ПАРЕТО

Был сформулирован итальянским экономистом (1848 – 1923), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Перенесение закономерности Парето на деятельность руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразясь с их значением и важностью.

Сначала – немногие жизненно важные проблемы, а уже потом – многочисленные второстепенные.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ

С помощью анализа АБВ вы обеспечивает упорядочение задач по их значимости и ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.

С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие руководители уже работают по этому принципу, и к важнейшим задачам они приступают в первую очередь.

Используйте анализ АБВ, чтобы дополнить свой опыт путем систематического планирования и усовершенствовать методику работы!

—> Планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел!

Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %.
На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя.
Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю —порядка 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые он должен или хотел бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день некоторые прихватывают в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас добивает сознание того, что мы не успели закончить работу! Единственная возможность справиться с потоком дел, заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно устанавливать приоритеты по системе дел А, Б, В, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел.

Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту.

РЕАЛИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: Работа должна подчиняться мне, а не наоборот.

Есть некоторые правила и принципы, они не носят характер обязывающих рекомендаций. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Эти организационные принципы можно разделить на три группы

Начало дня
Основная часть дня
Конец дня

Организационные принципы распорядка дня

(СЛАЙД) Правила начала дня

(СЛАЙД) правила завершения рабочего дня

завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок) старайтесь завершать в течение одного дня. Отсрочка их выполнения может привести к завалам и дополнительным затратам труда.

Контроль за результатами. Сравнение намеченного в вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений.

План на следующий день. Обязательно составляйте накануне вечером.

Домой – с хорошим настроением.

Кульминация дня. Недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем. Какие возможности вы видите для себя – семья, дети, театр, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления – чтобы день достиг своей кульминации.

(СЛАЙД)

Крупные задания выполнять небольшими частями (тактика «нарезания салями»)

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом сразу за действием непосредственно следует результат. Именно по причине отдаленного по времени результата людям свойственно увиливать от выполнения крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря «откладывать в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты следует также делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени. Для этого следует каждый день отводить на эту работу примерно по два часа. При достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.

Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)

«Утренний час дарит золотом нас.» Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы путают непредвиденные обстоятельства, нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т. п. перечеркивают все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее, например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т. п., создает ощущение истинного успеха, результат ранней работы никто уже не сможет у Вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или по крайней мере начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

(СЛАЙД)

Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды подъема работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводит собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами.

1 ... 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Похожие:

	Мониторинг сми период времени: 14-11-2016 Где найти профессиональных сотрудников? Как ускорить процесс погружения молодого специалиста в рабочий процесс? Какими гарантиями...		1. Воспитательный процесс и его характеристика Тема Воспитательный... Артамонова Е. Р., к психол н., доцент кафедры общей и педагогической психологии Гуми влГУ
	Что такое бизнес-процесс? Набор связанных процедур, направленных на достижение определенного результата. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в...		Процессуальный аспект Как помочь учащимся не поверхностно, наспех, а продуманно, глубоко осмыслить идеи великих писателей? Как заинтересовать детей чтением?...
	Памятка: Как записаться на экзамены в гибдд Вам необходимо зарегистрироваться на портале госуслуг Gosuslugi ru. Процесс создания учетной записи мы рассмотрим пошагово ниже,...		Оглавление Земли — это объективный процесс. В рамках эволюционного процесса протекает глобальный исторический процесс, т е процесс изменения...
	Нашего урока: «Отрочество особая пора жизни» Цели: познакомить с характерными физическими и психологическими чертами подростков; дать представление о том, как переходный возраст...		Управление гостехнадзора Псковской области информирует жителей региона... Для этого нужно быть владельцем удостоверения тракториста-машиниста, подтверждающего наличие права на управление внедорожными мототранспортными...
	Сергей Матвеев cto, Технический директор Местоположение Управление проектами, Управление продуктами, Управление людьми, Построение команды, Управление разработкой, Проектное планирование,...		Программа государственного междисциплинарного экзамена по специальности... Процесс обучения студентов специальности 080502. 65 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)» завершается итоговой аттестацией,...
	Республика Северная Осетия Алания Министерство образования и науки... Победитель республиканского конкурса «Внедрение в образовательный процесс современных информационно-коммуникационных технологий»		Республика Северная Осетия Алания Министерство образования и науки... Победитель республиканского конкурса «Внедрение в образовательный процесс современных информационно-коммуникационных технологий»
	Урок Как Совмещать формы? Урок Как Использовать функцию «Отрежь и Сшей (оверлоком)» Если Вы хотите хорошо посадить изделие на фигуре, приходится тщательно работать с выкройкой. Особенно хлопотный процесс, когда (с...		Методическая разработка практического занятия по теме: «лекарственная... Цель занятия: освоение навыков постановки диагноза и тактики ведения пациентов с лекарственной болезнью (целенаправленный сбор анамнеза,...
	Уральский филиал фгуп «росдорнии» утверждаю заместитель начальника... Правила приемки, транспортирования и хранения исходных материалов и материалов, обеспечивающих технологический процесс. 18		Республика Северная Осетия Алания Министерство образования и науки... Победитель республиканского конкурса «Внедрение в образовательный процесс современных информационно-коммуникационных технологий»

Руководство, инструкция по применению