ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в РА»
|
Код документа
|
ДП 02.09.
|
Испытательный лабораторный центр
Работа с заказчиком
|
Страница
из 85
|
Дата издания
|
10.05.2016г.
|
Издание
|
№ 3
|
Содержание
2 Область применения и ответственность 3
3 Ссылки 3
4 Определения и сокращения 3
5. Действия 4
5. 1 Порядок взаимодействия с заказчиком 4
5.2 Анализ заявления на проведение лабораторных испытаний и заключение договора на проведение испытаний 5
5.4 Доставка и кодирование проб 7
5.6 Выписка протоколов и выдача Заказчику результатов испытания 9
Журнал регистрации заявлений услугополучателей 14
Ф 3 ДП 02.09 15
Журнал регистрации 21
неудовлетворенных обращений заказчиков 21
Ф 5 ДП 02.09 22
Ф 6 ДП 02.09 24
Ф 8 ДП 02.09 26
Журнал несоответствий 26
Указанная проба не соответствует требованиям _________________________ 32
Ф 13 ДП 02.09 33
Журнал выдачи протоколов 33
Журнал посуды 38
1 Предназначение
1.1 Предназначение данной процедуры – описание порядка подачи заявления заказчиком, анализ заявления, заключения договора на проведение испытаний, отбор, доставку и кодирование проб, выписка протоколов и выдача результатов испытания, описание обратной связи с Заказчиком в Центре и филиале.
2 Область применения и ответственность
2.1 Процедура применима во всех структурных подразделениях Центра и филиалах.
2.2 Руководители структурных подразделений Центра и филиала несут ответственность за выполнение требований данной процедуры на своих участках.
2.3 Контроль за внедрением данной процедуры осуществляет руководитель ИЛЦ.
3 Ссылки
3.1 ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2009 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»
3.2. ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.»
3.3. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования.»
4 Определения и сокращения
4.1 Центр – ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея»
4.2 Филиал – обособленное подразделение Центра
4.3 ООУ – отдел оказания услуг
4.4 ИЛЦ – испытательный лабораторный центр
4.5 НД – нормативная документация
4.6 СГЛ – санитарно-гигиеническая лаборатория
4.7 МБЛ – микробиологическая лаборатория
4.8 СГО - санитарно-гигиенический отдел
4.9 ППК – программа производственного контроля
4.10 ПЗ – производственное задание
4.11 ОПП – отделение приема проб
4.12 СЭО – санитарно-эпидемиологический отдел
4.13 РИ – рабочие инструкции;
4.14 Заказчик – лицо, выдавшее ПЗ в ИЛЦ;
4.15 Потребитель услуг – организация или лицо, получающее услуги ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея» (услугополучатель).
4.16 РК – руководство по качеству
5. Действия
ИЛЦ проводит лабораторные исследования, испытания, измерения для оценки влияния неблагоприятных факторов среды обитания на состояние здоровья человека с целью обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения Республики Адыгея и в сфере защиты прав потребителей в рамках государственного задания, а также оказывает услуги по проведению лабораторных испытаний, исследований объектов внешней среды.
Проведение испытаний, исследований в ИЛЦ включает в себя следующие этапы:
- прием поручения (Заявки) на оказание услуг;
- оформление договора на оказание услуг;
- оформление производственного задания;
- отбор проб;
- доставка проб;
- регистрация и кодирование проб;
- поступление проб в лаборатории;
- выполнение испытаний;
- выдача протоколов испытаний;
- хранение и утилизация остатков образцов.
5. 1 Порядок взаимодействия с заказчиком
5.1.1 Поручения Управления Роспотребнадзора по Республике Адыгея и его территориальных отделов по вопросу организации проведения лабораторных испытаний, исследований, измерений в рамках государственного задания поступают в приемную главного врача ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея», визируются, передаются в канцелярию для регистрации и дальнейшего оформления производственного задания в отделах (сан-гиг отдел, эпид. отдел, орг. отдел).
5.1.2 Прием «Заявление на оказание услуг» (Ф1 ДП 02.09) от заказчиков осуществляется в отделе оказания услуг (ООУ) Центра, в филиале - в секретариате.
5.1.3 При проведении лабораторных испытаний по производственному контролю к заявлению предоставляется ППК заказчика. Отбор проб осуществляют специалисты ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея».
5.1.4 Регистрация заявления осуществляется в «Журнале регистрации заявлений услугополучателей» Ф 2 ДП 02.09 с присвоением входящего номера, специалистам ООУ формируется договор (Ф3 ДП 02.09.) в программе «1S БУХ» и оформляется производственное задание (Ф 18 ДП 02.09) в компьютерной программе «АСКИД».
5.2 Анализ заявления на проведение лабораторных испытаний и заключение договора на проведение испытаний
5.2.1 Специалист ООУ анализирует данное заявление, при необходимости с привлечением профильного специалиста ИЛЦ для определения перечня определяемых показателей.
5.2.2 Специалист совместно с заказчиком определяет перечень необходимых показателей в соответствии с ППК.
5.2.3 Специалист ООУ согласовывает с заказчиком:
методики выполнения испытаний,
точность выдачи результата испытания (погрешность или неопределенность),
необходимость отбора проб, методы отбора проб;
сроки проведения испытаний;
порядок возврата проб (при необходимости);
возможность привлечения субподрядных организаций.
5.2.4 Заведующие отделов лаборатории устанавливают наличие технических, трудовых, информационных, и других ресурсов для проведения исследований, испытаний, а именно:
наличие объектов исследований, испытаний и заявленных показателей в действующей Области аккредитации Центра или филиала;
производственные возможности лабораторий для проведения исследований, испытаний;
наличие технической возможности лаборатории для выполнения заявленных исследований, испытаний.
5.2.5 В случае невозможности выполнения испытаний, Заказчик немедленно извещается об этом. При необходимости, оформляется письменный отказ специалистом ООУ в течение 3 дней. Отказ регистрируется в «Журнале регистрации неудовлетворенных обращений заказчиков» (Ф 4 ДП 02.09).
5.2.6 При необходимости привлечения субподрядных организаций для проведения испытаний, специалист ООУ или отдела обеспечения санитарного надзора совместно с Заказчиком согласовывает субподрядную организацию (РК) с учетом необходимости наличия подтверждающих компетентность документов. Заказчик сам может выбрать субподрядную организацию. К Договору оформляется приложение с перечнем и видом субподрядных работ.
5.2.7 После заключения договора «заказчику» оформляется счет (Ф 5 ДП 02.09) и «Акт об оказании услуг» (Ф 6 ДП 02.09).
5.2.8 Специалист ООУ согласовывает с Заказчиком время отбора образцов, стандартные методы отбора, технические возможности для проведения исследований (испытаний), сроки отбора образцов и устанавливает наличие специальных средств отбора.
5.3 Подготовка к отбору проб
5.3.1 На основании поручения или заявки специалист ООУ оформляет «Производственное задание» Ф 3 ДП 02.09, в котором определяется объем и виды работ, прописываются сроки исполнения и фамилии ответственных лиц за организацию отбора образцов проб, проведение лабораторных исследований и испытаний, формирование отчетов. Производственные задания под роспись передаются ответственным исполнителям в Центре и филиалах, которые регистрируют их в «Журнале учета производственных заданий» Ф 7 ДП 02.09.
5.3.2 При необходимости проведения измерений, производственное задание получает заведующий отделением радиационного контроля и физических факторов, регистрирует в «Журнале учета поручений и производственных заданий» (Ф 7 ДП 02.09) и организовывает выезд на объект и проведение измерений.
5.3.3 В случае необходимости привлечения персонала ИЛЦ к работам по отбору проб, в производственном задании делается запись об этом, и оно передается в ОПП, где оно регистрируется в «Журнале учета поручений и производственных заданий» Ф 7 ДП 02.09, и заведующий ОПП организовывает отбор проб.
5.3.4 Посуда для отбора проб хранится в ОПП и выдается по мере необходимости специалистам с регистрацией факта выдачи в «Журнале посуды»
Ф 17 ДП 02.09.
5.3.5.В присутствии Заказчика осуществляется отбор проб (образцов) и составление акта отбора проб:
смывов Ф 19 ДП 02.09;
биотестов Ф 20 ДП 02.09;
материала на стерильность Ф 21 ДП 02.09;
воздуха для бактериологических исследований Ф 22 ДП 02.09;
дез. средств Ф 23 ДП 02.09;
продовольственного сырья и пищевых продуктов Ф 24 ДП 02.09;
воды Ф 25 ДП 02 .09;
почвы Ф 26 ДП02.09;
непродовольственных товаров, материалов и изделий Ф 27 ДП 02.09.
5.3.6 Заказчика знакомят со сроками проведения испытаний, и он расписывается в акте отбора проб.
5.3.7 Отобранные образцы изолируют от основной продукции, упаковывают (при необходимости), пломбируют или опечатывают на месте отбора.
5.3.8 На испытание образцы принимаются в упаковке и таре, предусмотренной НД на отбор и РИ.
5.3.9 Специалист, проводивший отбор ставит свою подпись в акте (протоколе) отбора проб.
5.3.10 Отобранные образцы проб с актом (протоколом) отбора и производственным заданием доставляются в отделение приема проб.
5.4 Доставка и кодирование проб
5.4.1 Отобранные пробы (образцы) доставляются в ИЛЦ специалистом в сумках холодильниках (при необходимости).
5.4.2 При доставке проб учитываются условия, сроки и средства доставки, предъявляемых к данным образцам.
5.4.3 Сумки-холодильники снабжены термометрами для контроля температурного режима (при необходимости). Температура хранения и доставки, срок доставки фиксируются в акте отбора проб.
5.4.4 При приеме проб (образцов) специалистом ОПП проводится их идентификация, проверяется внешний вид, маркировка, соответствие номеров партии и образцов, указанных на упаковке и в сопроводительной документации. Образцы, поступившие с какими-либо повреждениями или не идентифицируемые по акту отбора проб, на испытания не принимаются; при случайных повреждениях немедленно ставится в известность МК.
5.4.5 В случае несоответствия условий доставки требованиям НД, отобранные пробы (образцы) не принимаются и регистрируются в журнале «Журнал несоответствий» Ф 8 ДП 02.09 начальником отделения приема проб. Данные пробы (образцы) откладывают в место хранения несоответствующей продукции.
5.4.6 Если возможно проведение испытаний несоответствующей продукции и согласования с заказчиком о возможных отклонениях, данная проба принимается на испытания.
5.4.7 При отказе в приеме на испытания, несоответствующая продукция утилизируется согласно ДП 02.13 «Утилизация отходов», составляется «Акт списания остатков образцов» Ф 13 ДП 02.13.
5.4.8 Специалист ОПП присваивает регистрационный номер и код прошедшим экспертизу пробам (образцам). Код проставляется на каждой упаковочной единице образца, согласно правилам регистрации и кодирования образцов, принятой в ИЛЦ.
5.4.9. Информация с актов (протоколов) отбора проб вводится в компьютерную базу ИЛЦ, формируется «Направление пробы на проведение лабораторных исследований» Ф 10 ДП 02.09 (Ф 43 ДП 02.09. для диагностических исследований), которое прилагается к кодированной пробе.
5.4.10 После регистрации и кодирования проб сотрудник ОПП вносит запись в «Журнал учета поступивших и переданных на анализ проб» Ф 9 ДП 02.09, здесь же регистрируется номер производственного задания и определяется дата выдачи протокола лабораторных испытаний с учетом выходных и праздничных дней и проба передается в лабораторию.
5.4.10. По мере окончания проведения исследований (испытаний) персонал вводя полученные результаты исследований (испытаний) формирует протокол лабораторных испытаний.
5.5. Порядок реагирования и взаимодействия структурных подразделений в случае получения в ИЛЦ неудовлетворительного результата анализа
5.5.1. При проведении надзорных мероприятий
5.5.1.1. При обнаружении нестандартного образца пробы, исполнитель немедленно информирует заведующего отделением в устной форме, последний совместно с комиссией компетентных специалистов по качеству проводимых исследований (назначена приказом главного врача) проверяет информацию, выносит решение о необходимости проведения контрольных исследований, измерений, устно информирует руководителя ИЛЦ. Исполнитель делает запись о полученном результате в «Журнале учета нестандартных проб» (Ф 11 ДП 02.09) в ОПП.
5.5.1.2. Заведующий ОПП в течение часа, пишет «Информационную записку» заказчику (Ф 12 ДП 02.09), оформляется протокол лабораторных испытаний, дополнительный экземпляр подшивается в папку «Копий протоколов нестандартных проб».
5.5.1.3. Если нестандартный результат (токсичные элементы, нитраты, бенз(а)пирен, пестициды, патогенные микроорганизмы, радиологические и физико-химические показатели, показатели идентификации продукции характеризующим фальсификацию) получен до 12:00 информация предоставляется до 14:00, если позже 13:00 - до 16:00 текущего дня.
5.5.1.4. Филиалы ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея» предоставляют информационную записку в Центр на имя главного врача в срок не позже 3 часов после обнаружения неудовлетворительного результата, но не позднее 14:00.
5.5.1.5. Заказчик (лицо, выдавшее производственное задание в ИЛЦ) пишет письмо, заверенное главным врачом (зам. главного врача) ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея» в Управление Роспотребнадзора в срок не позже 2 часов после обнаружения неудовлетворительного результата, но не позднее 15:00 и оформляет экспертное заключение на основании поручения.
5.5.2. При оказании платных услуг
В случае выявление нестандартного образца при оказании услуг по осуществлению производственного контроля или по заявке, процедуры аналогичны тем, что прописаны в п. 5.5.1.1. и п. 5.5.1.2.
Начальник отдела оказания услуг пишет письмо на имя потребителя, заверенное главным врачом (зам. главного врача), в котором указывается о необходимости проведения повторных испытаний, измерений, исследований.
Потребитель услуг устраняет возможные причины получения нестандартной пробы и отдел оказания услуг, по договоренности осуществляет повторный отбор проб.
В случае повторного получения нестандартных результатов испытаний, исследований, измерений Управление Роспотребнадзора в РА ставится в известность информационным письмом.
|
