Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,
|
Скачать 336.04 Kb.
|
| ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 31 июля 2009 г. № 164-р ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается). 2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства области, органов исполнительной власти Ярославской области обеспечить соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области при организации документооборота, исполнении служебных документов и подготовке проектов служебных документов в возглавляемых структурных подразделениях, органах власти. 3. Признать утратившими силу: - распоряжение главы администрации области от 18.01.1994 № 21-р "О замене бланков писем, постановлений и распоряжений главы администрации области"; - распоряжения Губернатора области: от 10.02.1997 № 17-р "Об утверждении бланков Администрации Ярославской области"; от 31.10.1997 № 176-р "Об организации делопроизводства в Администрации области"; от 05.04.2000 № 50-р "Об утверждении бланков"; от 19.06.2000 № 101-р "О внесении дополнений в распоряжение Губернатора области от 05.04.2000 № 50-р"; от 07.08.2001 № 173-р "Об утверждении бланков"; от 19.06.2002 № 109-р "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ярославской области"; от 10.04.2007 № 83-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора области от 07.08.2001 № 173-р"; от 14.02.2008 № 23-р "Об утверждении бланков". 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Березкина С.В. 5. Распоряжение вступает в силу с 1 августа 2009 года. Губернатор Ярославской области С.А.ВАХРУКОВ Утверждена распоряжением Губернатора области от 31.07.2009 № 164-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. 2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы со служебными документами (далее - документы) в Правительстве Ярославской области (далее - Правительство области) и определяет основные правила подготовки, оформления, организации работы с документами и контроля их исполнения в Правительстве области и его структурных подразделениях (далее - структурные подразделения, структурное подразделение). 3. Инструкция разработана в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), регламентом Правительства Ярославской области (далее - Регламент). 4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и хранение, контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. 6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях осуществляется административно-контрольным управлением Правительства Ярославской области (далее - административно-контрольное управление). 7. Делопроизводство в Правительстве области организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство". Программное и информационное обеспечение автоматизированной системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется департаментом информатизации и связи Ярославской области (далее - департамент информатизации и связи). 8. Органы исполнительной власти Ярославской области (далее - органы исполнительной власти, орган исполнительной власти) организуют и ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативных методических документов, не противоречащих законодательству и Инструкции. Требования подраздела 2 раздела III Инструкции являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти. 9. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений. Работники структурных подразделений несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов. 10. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются отдельным постановлением Губернатора области. 11. Ведение секретного делопроизводства осуществляется первым отделом Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией № 3-1, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. 12. Регистрация и учет служебных документов, поступивших по каналам специальной документальной связи, осуществляется отделом специальной документальной связи Правительства Ярославской области в соответствии с Инструкцией, утвержденной распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 апреля 1996 года № 738с. 13. Порядок рассмотрения обращений граждан и организация их приема в Правительстве области определяются Административным регламентомрассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области, утвержденным постановлением Губернатора области от 19.06.2008 № 453 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области". II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ 1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется специалистами, определяемыми руководителем структурного подразделения. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей: - прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в структурном подразделении; - передача корреспонденции на рассмотрение руководству структурного подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю; - ознакомление работников с правовыми, организационно-распорядительными и информационными документами; - учет, хранение, выдача бланков документов; - систематическое информирование руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения документов и поручений; - выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом; - оформление исходящих документов, передача их на отправку; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел; - подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год; - подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению; - организация уничтожения служебных документов в соответствии с установленным порядком; - ознакомление вновь принятых работников с Инструкцией, Регламентом и другими нормативными актами по вопросам работы с документами и ведению делопроизводства; - проведение инструктажа работников структурного подразделения по вопросам организации работы с документами. 2. Должностные обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях определяются должностными регламентами. 3. При работе с документами, поступившими в Правительство области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией. 4. Работать с документами вне служебных помещений Правительства области запрещается. 5. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения. 6. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю структурного подразделения и в административно-контрольное управление. В этом случае руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника административно-контрольного управления. Передача работниками структурных подразделений документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей структурных подразделений. 7. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется управлением коммуникаций и общественных связей Правительства Ярославской области. III. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1. Бланки документов 1.1. Документы в Правительстве области должны, как правило, оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, располагаемых в соответствии с пунктом 2.3 подраздела 2 данного раздела Инструкции. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги различных форматов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Бланки документов форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) используются для изготовления служебных писем, правовых актов, учредительных и организационно-распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и других документов. На листах формата А6 (105 x 148 мм) изготавливаются особые виды должностных бланков. Они используются, например, для оформления резолюции (поручения) руководителя. Для изготовления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблицы со множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 x 297 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Такие размеры устанавливаются с учетом необходимости размещения некоторых реквизитов, подшивки документов и для удобства прочтения документов в сброшюрованном виде. При подготовке документа на нескольких листах все листы должны иметь одинаковые размеры полей. 1.2. В Правительстве области применяются следующие бланки: бланк письма Губернатора Ярославской области (приложение 1 к Инструкции); бланк письма Правительства Ярославской области (приложение 2 к Инструкции); бланк постановления Губернатора Ярославской области (приложение 3 к Инструкции); бланк распоряжения Губернатора Ярославской области (приложение 4 к Инструкции); бланк постановления Правительства Ярославской области (приложение 5 к Инструкции); бланк приказа Правительства Ярославской области (приложение 6 к Инструкции). Бланки документов структурных подразделений разрабатываются этими подразделениями с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, и постановления Губернатора области от 05.09.2008 № 671 "О порядке использования многоцветного и одноцветного вариантов герба Ярославской области на бланках в органах исполнительной власти Ярославской области". Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи соответствующего документа. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 1.3. Бланки с использованием герба Ярославской области, необходимые для обеспечения деятельности Губернатора области и Правительства области, изготавливаются типографским способом по заказу административно-контрольного управления. Бланки подлежат строгому учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Использование ксерокопий бланков для создания документов не допускается. Учет, выдачу, хранение бланков с использованием герба Ярославской области осуществляет административно-контрольное управление, а в структурных подразделениях, органах исполнительной власти области - персонально ответственные за это лица, назначенные руководителем соответствующего структурного подразделения или органа. Эти сотрудники имеют право получать указанные бланки в административно-контрольном управлении. Бланки писем Губернатора области выдаются только в приемную Губернатора области, приемные первого заместителя и заместителей Губернатора области, представительство Правительства области при Правительстве Российской Федерации, машинописное бюро административно-контрольного управления, первый отдел, второй отдел, государственно-правовое управление Правительства Ярославской области, отдел наград управления государственной службы Правительства Ярославской области. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 1.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, может иметь другие оттенки светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволит зрительно отличать подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра. 2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, писем, подписываемых Губернатором области 2.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области (далее - проекты постановлений, распоряжений) производится структурными подразделениями, органами исполнительной власти в соответствии с требованиями Регламента. 2.2. Проект постановления, распоряжения печатается на бланке установленной формы (приложения 3 - 5 к Инструкции) красками насыщенного цвета, шрифтом Times New Roman 14-го размера. 2.3. Постановление, распоряжение имеет следующие реквизиты: герб Ярославской области; наименование органа, издавшего документ: ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на постановлениях и распоряжениях Губернатора области; ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ - на постановлениях Правительства области; наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. Перечисленные реквизиты входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии. Дата проставляется после подписания при регистрации, оформляется цифровым способом и состоит из предлога "от" и даты подписания документа, например, "от 21.11.2007". Предлог "от" и знак "N" печатаются при изготовлении бланка в типографии. Номер проставляется после подписания при регистрации, оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
 |
Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства... Республики Марий Эл (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения... |
|
Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения... «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
|
Инструкция по делопроизводству в Контрольно-счётной палате Алатырского... Чувашской Республики и в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации... |
|
Инструкция о делопроизводстве в Муниципальном образовательном учреждении... Дод «Дом детского творчества» г. Бронницы (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
|
Инструкция по делопроизводству в контрольно-счетной палате города Череповца общие положения Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением, повышения его эффективности... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке Республики... Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке Республики Коми (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
|
Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного... «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
|
Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке Республики... В соответствии Положением о Министерстве юстиции Республики Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 22.... |
|
Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном... В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Общие положения В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи устанавливает... Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
|
Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области Инструкция по делопроизводству на судебном участке мирового судьи Ульяновской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
|
Инструкция по делопроизводству шифр Настоящая инструкция разработана в целях рациональной организации службы документационного обеспечения управления в Бийском технологическом... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред.... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |