Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1»
|
Скачать 1.65 Mb.
|
|
УТВЕРЖДЕНА приказом ГУЗ «СОКБ №1» от ____________№_______ «Об утверждении инструкции по делопроизводству в ГУЗ «СОКБ №1» ИНСТРУКЦИЯпо делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1» г. Екатеринбург 2010 г. 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними и обеспечения контроля их исполнения. 1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации Государственного учреждения здравоохранения «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – больница). Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные сиcтемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Соблюдение настоящей Инструкции обязательно для всех работников больницы. 1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в структурных подразделениях больницы осуществляется отделом делопроизводства. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений назначают ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции и сохранность документов. 1.5. При работе с документами, переданными в структурные подразделения больницы, не разрешается вносить в них исправления и работать с ними вне служебных помещений. Передача служебной информации или документов сторонним организациям осуществляется только по разрешению руководства больницы. 1.6. При увольнении, выбытии в командировку, уходе в отпуск или перемещении имеющиеся у сотрудников документы должны быть переданы: исполненные в отдел делопроизводства, не исполненные после согласования с руководителем структурного подразделения – другому работнику для исполнения. 1.7. При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает руководителю структурного подразделения, который сообщает об этом заведующему отделом делопроизводства. Руководителем структурного подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заведующий отделом делопроизводства. 2. Документация больницы 2.1 Деятельность больницы обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации (положение о больнице, о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты, записки, справки и др). При подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации. 2.2. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись. 2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Qyr размером № 12 (для оформления табличных материалов) 13, 14 через 1-2 интервала (для текстового материала). 2.4. Бланки документов 2.4.1. Документы больницы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги. 2.4.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20мм – левое, 10мм – правое, 20мм - верхнее, 20мм – нижнее. 2.4.3. В больнице применяются следующие виды бланков:
Общий бланк включает следующие реквизиты: эмблема, наименование вышестоящей организации – министерства, наименование учреждения, дата документа, место составления документа. Общий бланк используется для изготовления любых видов документа, кроме письма. Бланк письма включает в себя реквизиты: эмблема, наименование вышестоящей организации – министерства, наименование учреждения и код учреждения, (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование учреждения, справочные данные, дата и регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, номер телефона и факса, адрес электронной почты. Бланк приказа включает реквизиты: эмблема, наименование вышестоящей организации – министерства, наименование учреждения, наименование вида документа, место составления документа, дата и регистрационный номер. Бланки документов изготавливаются полиграфическим способом, допускается воспроизводить их с помощью компьютерной техники непосредственно при изготовлении документов. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на фирменном бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии печатью больницы. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главного врача. Соответствующие предложения вносятся заведующим отдела делопроизводства с образцами прилагаемых бланков. Для заявлений, объяснительных записок, справок и т.п. используется стандартный лист бумаги. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 3. Правила оформления документов При подготовке организационно-распорядительных, методических и других документов работники больницы должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже: 3.1. Заголовок к тексту документа. Заголовок – краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно определять смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, отвечать на вопрос: «О чем?». Например: приказ (о чем?) «О создании…», «Об изменении…», «Об отмене…»; карточка (чего?) «Учета движения основных средств». Заголовок не проставляется на телефонограммах и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210 мм). Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. 3.2. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма), для документа, принимаемого коллективным органом, - дата принятия, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события, для утверждаемых документов (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения. Датой документа, составленного несколькими организациями, является дата подписания его последней организацией. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Способ написания даты зависит от характера документа: в приказах, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2010 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 6 сентября 2010 г. следует оформлять 06.09.2010. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.09.06. 3.3. Регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, через тире-номера дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, через косую черту – порядкового номера. Регистрационный номер документа составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставленных через косую черту, в порядке указания авторов в документе. 3.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты получения документа тексте документа – ответа. 3.5. Место составления документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 3.6. Подпись документа. Документы, направляемые больницей в вышестоящие органы, областные органы исполнительной и судебной власти, подписываются главным врачом или по его поручению заместителем главного врача. Документы, направляемые подчиненным и другим сторонним организациям, гражданам, подписываются главным врачом, его заместителями и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное наименование должности указывается, если документ оформлен не на бланке, сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Главный врач ГУЗ «Свердловская областная клиническая больница №1» (личная подпись) Ф.И.Бадаев или на бланке: Главный врач (личная подпись) Ф.И.Бадаев При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в документе не указывается. Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Заместитель главного врача ГУЗ «Свердловская областная (личная подпись) Н.Ф.Климушева клиническая больница №1» При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Главный врач (личная подпись) Ф.И.Бадаев Главный бухгалтер (личная подпись) О.В.Шашкова При подписании документа несколькими лицами равных должностей, но представляющим разные организации, либо несоподчиненных друг другу, их подписи располагают на одном уровне, например: Главный врач ГУЗ «Свердловская областная Главный врач МУ «Городская клиническая больница №1» клиническая больница №40» (личная подпись) Ф.И.Бадаев (личная подпись) А.И.Степанов или Заместитель главного врача Председатель профсоюзного комитета ГУЗ «СОКБ №1» ГУЗ «СОКБ №1» ___________Н.Ф.Климушева __________________С.А.Трифонова (личная подпись) (личная подпись) В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии (личная подпись) Е.М.Авдеева |
Похожие:
 |
Техническое задание на выполнение работ по проектированию информационно-коммуникационной... Государственном бюджетном учреждении здравоохранения города Москвы «Детская инфекционная клиническая больница №6 Департамента здравоохранения... |
|
Методические рекомендации: «Организация межведомственной работы по... ... |
|
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Ленинградская... Ленинградская областная клиническая больница (гбуз локб), именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице исполняющего обязанности Главного... |
|
«Областная клиническая больница» Объект закупки: поставка медикаментов для гбуз яо «Областная клиническая больница» |
|
Министерство здравоохранения свердловской области государственное... Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в структурных подразделениях гуз «сокб №1»,... |
|
О защите персональных данных работников и пациентов в Государственном... Государственном бюджетном учреждении здравоохранения Московской области «Чеховская районная больница №1» |
 |
Акт по результатам плановой проверки буз во «Воронежская областная клиническая больница №1» «о» и на основании удостоверения от 17. 03. 2017 №7 проведена плановая проверка соблюдения требований законодательства РФ о контрактной... |
|
Антимонопольная служба управление Бюджетное учреждение здравоохранения Вологодской области «Вологодская областная клиническая больница №2» |
|
Е. Н. Черных документация об электронном аукционе Заказчик: бюджетное учреждение здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
|
Инструкция по заполнению заявки на участие в аукционе и примерные... Заказчик: бюджетное учреждение здравоохранения Орловской области «Детская областная клиническая больница» |
|
Неотложная помощь при преэклампсии и её осложнениях (эклампсия, hellp-синдром) Клинические рекомендации А. В. Куликов, Е. М. Шифман, С. Р. Беломестнов, А. Л. Левит Уральская государственная медицинская академия... |
|
И. Н. Трошина документация об электронном аукционе Главный врач бюджетного учреждение здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
|
Е. Н. Черных документация об электронном аукционе Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
|
Е. Н. Черных документация об электронном аукционе Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
|
И. Н. Трошина документация об электронном аукционе Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |
|
Е. Н. Черных документация об электронном аукционе Главный врач бюджетного учреждения здравоохранения Орловской области «Орловская областная клиническая больница» |