Анализ состояния делопроизводства и архивного дела в организациях источниках комплектования муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)

Скачать 42.74 Kb.

Название	Анализ состояния делопроизводства и архивного дела в организациях источниках комплектования муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)
Тип	Анализ

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Анализ

Анализ состояния делопроизводства и архивного дела

в организациях источниках комплектования

муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)

Анализ состояния делопроизводства и архивного дела в организациях источниках комплектования муниципальных архивов проводится Департаментом по архивному делу РС (Я) впервые.

Данный анализ проведен исходя из того, что одной из приоритетных задач 2014 г. было согласование с ЭПК Департамента по архивному делу РС (Я) списков источников комплектования муниципальных архивов. Информацию о согласовании списков сейчас озвучила Лыткина Т.П.

Следует отметить, что не предоставили сведения Кобяйский, Хангаласский, Усть-Майский улусы (причины в основном уважительные: отпуск, больничные).

Следующий этап работы с источниками комплектования связан с выяснением состояния работы по делопроизводству и архивному делу в 1004 организациях, что и показал проведенный анализ.

Первый показатель: наличие в организациях назначенных ответственных за делопроизводство и архив приказом или обязанности по делопроизводству включены в должностные инструкции. Имеются районы, где в 100% организаций такие ответственные назначены: Верхоянский, Оленекский, Усть-Алданский. Во многих улусах процент выше 50%. Но есть районы, где работа в данном направлении не ведется. Наличие ответственных означает, что в организации имеется сотрудник, с которого с одной стороны можно «спросить», с другой стороны только с ним, в основном и ведется работа, т.е. это своеобразный ваш «проводник».

Следующий показатель наличие положений об ЭК, который свидетельствует о наличии ЭК в организации и о том, что руководитель и члены ЭК имеют представление о той работе, которая проводиться данной комиссией, так как там четко прописаны функции. К сожалению, только в 11 улусах в организациях имеются согласованные положения об ЭК, что составляет 30% муниципальных архивов. То есть большая часть архивов не ведут данную работу, а это не очень сложно осуществить, так как имеется типовое положение. Департамент считает, что данный вид работы возможно осуществить в течение 2015 г. во всех улусах 100%, что должно найти отражение в планах работы. На сегодняшний день можно отметить, что лучше всех эта работа поставлена в Мегино-Кангаласском улусе – 64 % организаций имеют согласованные положения. Неплохо поставлена работа в Намском (44%), Горном (42%) улусах. Можно отметить Чурапчинский (27%) и г. Якутск (25%).

Важный показатель – наличие инструкций по делопроизводству. Если в организации имеется согласованная инструкция, то это свидетельствует о правильном оформлении документов. Правильно оформленный документ основа качественно сформированного дела. В каждой организации должна быть индивидуальная инструкция по делопроизводству описывающая прохождение документопотоков и ответственность за регистрацию, исполнение и контроль за исполнением документов. К сожалению, во многих улусах в организациях отсутствуют такие инструкции. Так, только в 10 улусах в организациях имеются согласованные инструкции, что составляет 27% муниципальных архивов. То есть большая часть архивов не ведут данную работу. На сегодняшний день можно отметить, что лучше всех эта работа поставлена в Чурапчинский (59%), в Намском (44%) улусах. Неплохо поставлена работа в Горном (31%) улусе. Можно отметить и г. Якутск (27%).

Показатель «Согласование номенклатуры дел» свидетельствует о том, что в организации проведен первый этап экспертизы ценности документов. В 14 улусах часть организаций имеет согласованные номенклатуры дел. Лучше всего эта работа проведена в Чурапчинском улусе (62 %), Усть-Алданском (58%), Горном (42%), Намском (39%), в г. Якутске (34%) организаций имеют согласованные номенклатуры дел. В 19 улусах нет ни одной организации, имеющей согласованную номенклатуру дел.

«Задолженность по упорядочению» - 100% имеется в 17 улусах. Наименьший процент, т.е. лучше всех обстоят дела в Нерюнгринском (56%), в Амгинском (61%), Алданском (78%) районах. В остальных улусах задолженность по упорядочению на уровне 93-96 %. Причем во всех почти улусах она меньше 100% за счет упорядочения документов ликвидированных ФКУ, а не работы архивов. Обращаем ваше внимание, что от этого показателя напрямую зависит прием документов на постоянное хранение в муниципальный архив, так как архив в соответствии с правилами имеет право принимать на хранение только упорядоченные документы, после утверждения соответствующих описей на ЭПК Департамента по архивному делу РС (Я).

«Задолженность по передаче документов на постоянное хранение». По данному показателю лучше всех работа проводится в Алданском (43 %) и Амгинском (33%) районах, т.к. у них наименьший процент задолженности, особенно по государственным учреждениям. Можно также отметить положительно работу Нерюнгринского (60%) и Чурапчинского (65 %) архивов.

В остальных архивах имеется почти 100% задолженность по передаче документов на государственное хранение.

Сбор сведений показал, что системной работы с источниками во многих архивах не ведется. Во время проверок, кураторы неоднократно говорили о том, что необходимо вести картотеку учета работы с организациями. Сведения, которые мы запрашивали, должны быть внесены в карточки, и тогда составление таблицы не представляет затруднений. Если такой картотеки нет, то сведения берутся из наблюдательных дел, паспорта организации или обзваниваются организации, что занимает гораздо больше времени.

Следует отметить, что те архивы, которые ведут данную работу систематически предоставили необходимые сведения в срок, например, Нерюнгринский, Алданский, Сунтарский, Нюрбинский, Чурапчинский, Горный, Намский, Мегино-Кангаласский улусы.

Данный анализ Департамент планирует проводить систематически. Советуем всем муниципальным архивам заполнять регулярно таблицу по работе с источниками.

Мы советуем вам начать работу с администраций наслегов, так как в основном у них формируются аналогичные дела, они часто собираются на различные совещания, где можно раздать примерные положения и номенклатуры, инструкции.

Еще раз напоминаем, что результаты данного анализа должны быть учтены при составлении планов на 2015 г. и Департамент выражает уверенность, что после того как каждый муниципальный архив увидел наглядно общую картину состояния делопроизводства и архивного дела в своём районе, воспримет это как руководство к действию.

Заместитель руководителя

Департамента по архивному делу РС (Я) Н.Н. Комкова
30.10.2014

Похожие:

	Должностная инструкция главного архивиста архивного отдела администрации... «Алданский район», осуществляющий отдельные госполномочия в области архивного дела, назначается и освобождается от должности распоряжением...		Правительство республики саха (якутия) постановлени е О внесении изменений в постановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 30 октября 2015 г. №410 «Об утверждении Положения...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия)		Отчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в... В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных...
	И оценке эффективности государственных программ О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Республике Саха (Якутия)", Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 27 мая 2013...		И оценке эффективности государственных программ О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Республике Саха (Якутия)", Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 27 мая 2013...
	Виды проверок, основания и организация их проведения Целью проверки является обеспечение соблюдения порядка судебного делопроизводства, архивного дела на судебном участке, информирования...		Инструкция ведущего специалиста архивного отдела администрации муниципального... «Алданский район», осуществляющий отдельные госполномочия в области архивного дела, назначается и освобождается от должности распоряжением...
	Постановление от 30 октября 2015 г. N 410 о порядке надзора за эксплуатацией... Республике Саха (Якутия), в целях обеспечения надзора за техническим состоянием аттракционной техники на территории Республики Саха...		Населенных пунктов Министерство образования Республики Саха (Якутия), в рамках проекта «Инновационное развитие дошкольных образовательных учреждений...
	Положени е Чувашской Республики; проведение государственной политики в развитии архивного дела, осуществлению межотраслевой координации работы...		Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской...
	Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными...		Отчет о деятельности Государственного комитета юстиции Республики Саха (Якутия) за 2013 год Всего по состоянию на 31 декабря 2013 года Государственным комитетом юстиции Республики Саха (Якутия) разработано 47 проекта правовых...
	Мвд россии министерство внутренних дел по республике саха (якутия) Указом Президента Республики Саха (Якутия) №1224 от 17 февраля 2012 года учрежден День охотника в Республике Саха (Якутия) и отмечается...		Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела... В 2006 году работа Главного архивного управления Московской области была направлена на принятие ряда распорядительных и плановых...

Руководство, инструкция по применению