5.1. Организация доставки документов
5.1.1. Доставка документов в Колледж осуществляется средствами почтовой, курьерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
5.1.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
5.2. Порядок прохождения
и исполнения поступающей корреспонденции
5.2.1. Вся корреспонденция, поступающая в Колледж, принимается соответствующим работником Отдела кадров.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
5.2.2. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве доказательства факта получения корреспонденции.
5.2.3. Полученный документ регистрируется в журнале регистрации входящих документов кроме нерегистрируемых документов, согласно перечня (приложение 14).
5.2.4. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
5.2.5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через секретаря руководителя.
5.2.6. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
5.2.7. Текст поступившей телефонограммы записывается и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
5.2.8. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.
5.2.9. Получив документы на исполнение, работник Колледжа должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
5.2.10. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.
5.2.11. Каждый работник колледжа обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.
5.2.12. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
5.3. Порядок подготовки
и прохождения исходящих и внутренних документов
5.3.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.
5.3.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
5.3.3. До передачи документа на подпись, он в случае необходимости проходит процедуру согласования в порядке, определенном настоящей инструкцией применительно к проекту приказа.
5.3.4. Документы, подписанные директором или заместителями директора, регистрируются секретарем руководителя, и отправляются адресатам через органы почтовой связи работниками Учебной части или Отдела кадров (или в пределах города - курьером).
5.3.5. Внутренние документы (служебные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
5.3.6. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах колледжа.
5.3.7. Документы для отправки в другие организации должны передаваться работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, секретарю руководителя.
5.4. Организация доставки документов
Доставка документов внутри колледжа осуществляется работниками Колледжа, отвечающими за обеспечение делопроизводства в структурных подразделениях.
Срочная корреспонденция доставляется немедленно. Входящие документы доставляются в структурные подразделения, как правило, в день наложения на них резолюции директором Колледжа.
6. Регистрация и индексация документов
6.1. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы - в день подписания.
6.2. Устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
7. Работа исполнителей с документами
7.1. Руководители структурных подразделений колледжа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.
7.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.
7.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) директором колледжа или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
7.4. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.
7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа.
7.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.
8. Печатание и тиражирование документов
8.1. Печатание документов, направляемых в другие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы.
8.2. Тиражирование документов, может производиться в типографии, информационно-методическом центре, а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.
8.3. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности колледжа. Тиражирование документов с грифом «Для служебного пользования» не допускается.
8.4. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях осуществляется руководителями структурных подразделений.
|
